辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理研究

文/內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院副院長 楊建民

辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理研究

文/內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院副院長 楊建民

信息時(shí)代的到來促進(jìn)了自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化也開始在各行各業(yè)中得到應(yīng)用及推廣，在醫(yī)院中的檔案管理工作也受到了辦公自動(dòng)化的影響，在這種環(huán)境下，醫(yī)院應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到自身檔案管理工作中存在的不足，通過辦公自動(dòng)化的發(fā)展應(yīng)用促進(jìn)管理的科學(xué)化進(jìn)步，使得醫(yī)院整體的檔案管理水平得到提升，為醫(yī)院的健康發(fā)展提供更好的檔案服務(wù)。

辦公自動(dòng)化；醫(yī)院；檔案管理

醫(yī)院檔案管理工作的有效開展能夠?yàn)獒t(yī)療服務(wù)以及設(shè)施配置等相關(guān)工作提供重要的參考信息，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理也有了新的發(fā)展，其信息化、自動(dòng)化的趨勢(shì)都更加明顯，在管理方法及思想上都有了一定程度的創(chuàng)新發(fā)展，使得醫(yī)院相關(guān)的檔案資料保存更加完整，信息的提取也更加準(zhǔn)確，為醫(yī)院檔案管理水平的提升做出了非常大的貢獻(xiàn)。

一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀分析

在當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理中其信息化程度仍然比較低，一部分醫(yī)院因?yàn)橘Y金、技術(shù)等方面實(shí)力不足，對(duì)檔案管理工作存在較低的信息化認(rèn)知水平，管理中涉及的軟硬件設(shè)施都不健全，阻礙了信息化管理的發(fā)展，辦公自動(dòng)化也就達(dá)不到要求，這種發(fā)展緩慢的情況對(duì)醫(yī)院檔案管理工作水平的提升是一種很大的阻礙。另外，醫(yī)院的各項(xiàng)管理工作繁雜，管理系統(tǒng)龐大，各個(gè)科室產(chǎn)生的相關(guān)資料也非常多，檔案管理起來容易出現(xiàn)混亂的情況，管理工作具有一定的難度，在查閱相關(guān)資料的時(shí)候也比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力，使得醫(yī)院整體的檔案管理水平較低。此外，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院的檔案管理工作的開展離不開專業(yè)技術(shù)人員的參與，但是當(dāng)前醫(yī)院大部分的檔案管理人員在綜合素質(zhì)方面不合格，對(duì)檔案管理工作存在認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，在日常工作中也不能認(rèn)真地對(duì)待，存在不重視檔案管理的問題，工作中表現(xiàn)出的積極性及主動(dòng)性都不高，有的醫(yī)院更是為了減少人力資源方面的支出，安排兼職人員或非專業(yè)人員從事檔案管理工作，很多人都缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，在實(shí)際的管理工作中就容易出現(xiàn)不同方面的問題。

二、辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)

（一）辦公自動(dòng)化環(huán)境下檔案存儲(chǔ)更加安全。辦公自動(dòng)化是為了滿足辦公需要，利用各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，高效地管理醫(yī)院檔案信息，規(guī)范和存儲(chǔ)醫(yī)院檔案資料，促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)不斷發(fā)展。依托于高新科技及信息技術(shù)，醫(yī)院的檔案管理工作能夠提升其信息的共享水平，進(jìn)行信息的自動(dòng)傳輸，使得信息更加安全、真實(shí)。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)存儲(chǔ)的安全化發(fā)展，原有的紙質(zhì)檔案容易受到空氣、溫度等因素的影響，使用壽命受到了限制，往往在長時(shí)間的存放之后，容易出現(xiàn)檔案資料損壞的情況，尤其是紙質(zhì)檔案資料，上面的文字會(huì)變得模糊，影像資料中的畫面質(zhì)量也會(huì)變差，對(duì)檔案的應(yīng)用產(chǎn)生不利影響。而辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化、信息化的發(fā)展，檔案資料存儲(chǔ)為電子版，依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存在，大量的資料可以集中存儲(chǔ)在一個(gè)小的芯片中，不僅節(jié)約了檔案管理的時(shí)間與空間，為檔案管理工作增加了便利，而且還能夠延長檔案的使用壽命。

（二）辦公自動(dòng)化環(huán)境下檔案管理效率高。醫(yī)院檔案管理工作主要就是對(duì)器材設(shè)備、醫(yī)療檔案、病歷等材料信息進(jìn)行整理、收集、存放，以前的管理工作中都是通過管理人員對(duì)各種紙質(zhì)資料進(jìn)行歸檔管理，工作量繁雜，管理效率也不高，而且存放檔案需要占據(jù)很大的空間面積。而在當(dāng)前這種辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院的檔案管理工作也得到了發(fā)展，一些專門的管理軟件被應(yīng)用到工作之中，依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對(duì)大量的檔案資料進(jìn)行歸整，實(shí)現(xiàn)信息化的處理，能夠大大地提高檔案資料的歸檔速度以及信息的檢索質(zhì)量。

（三）辦公自動(dòng)化環(huán)境下檔案管理實(shí)現(xiàn)資源共享。利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開展醫(yī)院檔案管理工作，工作效率能夠得到顯著的提升，工作過程也更加的快捷，其發(fā)揮的最大優(yōu)勢(shì)就是資源的共享，能夠利用微博、QQ以及微信等軟件，能夠進(jìn)行檔案信息的實(shí)時(shí)傳輸與共享，使得醫(yī)院檔案管理工作的技術(shù)性及規(guī)范性都有了很大的提高，檔案管理的質(zhì)量水平也獲得顯著的提升，管理人員通過相關(guān)的信息系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)短時(shí)間搜索、確定目標(biāo)檔案文件，利用文件檢索功能可以立即找到相應(yīng)的文件，并將其進(jìn)行共享，這種形式下的檔案信息在共享的過程中受空間及時(shí)間上的限制也是微乎其微的，是對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式的創(chuàng)新，節(jié)省了大量人力及時(shí)間。

三、辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)

（一）辦公自動(dòng)化要與醫(yī)院檔案管理結(jié)合，提升其規(guī)范化水平。醫(yī)院檔案管理工作的開展，在新時(shí)期下迎來了新的發(fā)展階段，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不再符合當(dāng)下的發(fā)展需求，對(duì)傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變也已經(jīng)是勢(shì)在必行。辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院的檔案管理工作需要朝著效率化的方向發(fā)展，實(shí)際的檔案管理工作的開展應(yīng)該滿足醫(yī)院發(fā)展的需要，將辦公自動(dòng)化與醫(yī)院檔案管理相結(jié)合發(fā)展，提升實(shí)際的檔案管理工作效率，讓檔案管理工作的開展能夠更好地服務(wù)于醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展，推動(dòng)醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷進(jìn)步。檔案管理工作中，自動(dòng)化的管理模式能夠顯著的提升檔案管理的效率，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具備的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能是非常強(qiáng)大的，能夠提升檔案管理先進(jìn)性及實(shí)用性水平。醫(yī)院的檔案管理工作成了辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的組成部分，能夠借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)管理工作的直接監(jiān)管，實(shí)現(xiàn)各個(gè)工作環(huán)節(jié)過程的技術(shù)性規(guī)范，在實(shí)際的信息應(yīng)用中，能夠更加快速便捷的調(diào)出信息，節(jié)省時(shí)間。

（二）提高醫(yī)院部門之間的有效合作。檔案管理只是辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)中的一部分獨(dú)立內(nèi)容，但這與傳統(tǒng)的檔案管理模式又有著較大差別，通過自動(dòng)化管理系統(tǒng)，能更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的管理。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，辦公自動(dòng)化環(huán)境下開展的醫(yī)院檔案管理工作，會(huì)對(duì)醫(yī)院各個(gè)部門之間的合作更加重視，檔案部門與信息技術(shù)部門之間建立良好的合作關(guān)系，才能更加順利的實(shí)現(xiàn)信息的存儲(chǔ)，確保檔案管理工作的正常開展。在借助辦公系統(tǒng)實(shí)行檔案管理工作的時(shí)候，系統(tǒng)所具備的實(shí)際性能對(duì)檔案管理工作也會(huì)產(chǎn)生很大的影響，因此，加強(qiáng)系統(tǒng)性能需要的是部門之間的通力合作。由此可見，辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理，需要特別注重不同部門之間的協(xié)作，這對(duì)于檔案管理工作的順利實(shí)施是非常有利的。

（三）注重專業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)。當(dāng)前醫(yī)院工作人員對(duì)辦公自動(dòng)化雖然有了一定的了解，但是還缺乏熟練的操作能力，要想實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理工作中的高效應(yīng)用，就要注重專業(yè)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的科技含量較高，是對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的一種實(shí)際應(yīng)用，能更好地滿足人們的辦公需要。要想提升辦公效率就需要對(duì)這一工作系統(tǒng)有一個(gè)具體、全面的了解，在醫(yī)院建設(shè)一支專業(yè)化的檔案管理人才隊(duì)伍，需要注意幾個(gè)方面的內(nèi)容: 一方面，檔案管理人員應(yīng)該做到與時(shí)俱進(jìn)，了解最新的檔案管理的相關(guān)知識(shí)技術(shù)，不斷地提升自身的計(jì)算機(jī)操作能力；另一方面，還需要加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)能力的提高，使得檔案管理人員更加熟練的操作信息管理系統(tǒng)，提升信息錄入、調(diào)取的效率；最后，要加強(qiáng)對(duì)管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)考核，形成完善的評(píng)估機(jī)制，建立檔案管理人員的安危意識(shí)，使其能夠積極地投身到醫(yī)院檔案管理工作之中。

四、結(jié)束語

在當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理工作中，在管理意識(shí)及管理方法上還存在一些不足之處，醫(yī)院需要根據(jù)新形勢(shì)的發(fā)展做出相應(yīng)的改變，對(duì)原有的檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的支持，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的信息化、數(shù)字化發(fā)展，提升醫(yī)院檔案管理的整體意識(shí)，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，更好地為醫(yī)院各項(xiàng)工作的發(fā)展服務(wù)。

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