檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思路

文/陜西省延安市延長縣王家川采油廠辦公室　宋雪蓮

檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思路

文/陜西省延安市延長縣王家川采油廠辦公室宋雪蓮

檔案管理包括檔案信息資料的收集、整理、歸類、保存等工作，具有工作量大、專業(yè)要求高等特點，傳統(tǒng)的檔案管理需要耗費大量的人力和時間，并且管理效率不高，難以適應(yīng)當前工作需要。將信息化系統(tǒng)引入到檔案管理工作中，借助于計算機網(wǎng)絡(luò)和電子信息工程的強大數(shù)據(jù)分析和管理能力，確保檔案管理能夠高效、安全進行。文章首先概述了檔案信息化建設(shè)的基本特征，隨后分析了信息化建設(shè)的基本內(nèi)容，最后提出了信息化條件下優(yōu)化管理的具體措施。

檔案管理；信息化建設(shè)；特征；措施

一、檔案信息化建設(shè)的主要特征

（一）創(chuàng)新性。信息化系統(tǒng)的引進，給傳統(tǒng)檔案管理工作注入了新的活力，其創(chuàng)新性具體表現(xiàn)為工作分工創(chuàng)新、工作機構(gòu)創(chuàng)新和管理職能創(chuàng)新三部分。首先，傳統(tǒng)的檔案管理由于對人力依賴程度較大，因此要想保證檔案管理效率，必須占用較多人力資源，細化分工，在檔案的收集、分類、查閱等各個環(huán)節(jié)都要安排專業(yè)的工作人員。而實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)后，許多管理工作可以由計算機代替完成，精簡了檔案管理部門的內(nèi)部分工。其次，工作分工的創(chuàng)新，必然會引起人事崗位的削減和調(diào)動，相應(yīng)的工作機構(gòu)也會同步變化。最后，傳統(tǒng)檔案管理人員的工作較為煩瑣，對于職工的專業(yè)技術(shù)和工作態(tài)度都有著相對嚴格的考驗，而信息化建設(shè)后，管理人員則需要借助于計算機和網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)遠程控制，管理職能也發(fā)生了變化。

（二）時效性。檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)，包括硬件設(shè)備安裝和軟件系統(tǒng)調(diào)試兩部分，除此之外還包括設(shè)備選購、系統(tǒng)規(guī)劃與布局等外延工作，因此整個信息化系統(tǒng)建設(shè)需要耗費較長的周期。眾所周知，信息化系統(tǒng)的硬軟件更新速度非常快，往往在幾年或數(shù)月之內(nèi)就會完成一次換代升級。總體來說，新的信息化管理系統(tǒng)具有更加完善的功能和更加人性化的操作體驗，這就要求檔案管理部門必須密切關(guān)注信息化發(fā)展趨勢，及時做好檔案管理系統(tǒng)的更新與升級，確保信息化系統(tǒng)滿足現(xiàn)階段檔案管理的需要，發(fā)揮更大的應(yīng)用價值。

（三）價值性。檔案管理不僅是對原有資料的保存，更重要的是對當前或今后的工作提供借鑒經(jīng)驗，從而實現(xiàn)“以史為鏡”的利用價值。以往的檔案管理，由于檔案管理不善，造成珍貴檔案缺失，或是由于檔案總量巨大，人工檢索麻煩等問題，導致檔案的利用率較低，不能為檔案使用者提供實際性的幫助。而實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)后，利用計算機強大的數(shù)據(jù)分析能力，可以在極短時間內(nèi)查找到所需的檔案資料，從而實現(xiàn)了“死檔案”向“活資料”的轉(zhuǎn)變，發(fā)揮其經(jīng)濟價值、文化價值和社會價值。

二、檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容

（一）基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。信息化系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)施，主要包括硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)。在選購硬件設(shè)備時，要結(jié)合本單位檔案管理的工作量和工作特點，確保硬件設(shè)備能夠支持后期信息化系統(tǒng)的正常運行。同時，硬件設(shè)備的安裝與布局也要根據(jù)檔案管理機構(gòu)的實際情況來進行調(diào)整。在調(diào)試軟件系統(tǒng)時，既要滿足本單位日常檔案管理的實際需要，還要與其他檔案管理部門進行網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，實現(xiàn)相互之間的信息共享。計算機網(wǎng)絡(luò)的廣泛普及，為這一功能的實現(xiàn)提供了必要基礎(chǔ)，但是仍然要注意局域網(wǎng)內(nèi)檔案信息的安全性問題。

（二）應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)。在完成初步的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并調(diào)試運行后，還需要根據(jù)檔案管理工作的具體需要，設(shè)置一些常用的應(yīng)用系統(tǒng)。通常來說，信息化系統(tǒng)的應(yīng)用功能主要有：檔案資源收集、檔案整理分類、檔案備份保存、檔案查閱調(diào)用等幾項。但是不排除個別部門出于工作需要，增加非常規(guī)應(yīng)用的情況。例如政府部門的檔案信息化管理對保密性要求極高，因此還必須增加防火墻應(yīng)用。根據(jù)單位需求設(shè)置完應(yīng)用系統(tǒng)后，通過調(diào)試運行，檢查各個應(yīng)用系統(tǒng)之間是否存在不兼容現(xiàn)象，確保各項功能可以正常使用。

（三）標準體系的建設(shè)。檔案信息化系統(tǒng)的標準規(guī)范體系主要是對信息化系統(tǒng)的運行流程進行統(tǒng)一規(guī)范。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，各部分工作的流程都相對恒定，例如一份檔案資料需要經(jīng)過收集、整理、歸類，最后放于資料庫進行保存，當有使用者需要查閱檔案資料時，在通過檢索找到該檔案。在實行信息化管理后，首先將檔案資料轉(zhuǎn)換為計算機可識別的二進制數(shù)據(jù)，隨后進行整理。這一過程中也必須按照統(tǒng)一的標準規(guī)范，以此來確保檔案信息的真實性。標準體系的建設(shè)和應(yīng)用，為協(xié)調(diào)不同單位之間檔案資源的分享和共用提供了網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，對于實現(xiàn)檔案資料價值的最大化起到了積極作用。

三、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施建議

進行檔案信息化建設(shè)的過程中，技術(shù)是不可獲取的重要因素之一，而各種設(shè)施的建設(shè)則需要大量的資金投入。因此，除了要健全技術(shù)支撐體系之外，還要確保相關(guān)資金充足到位。這樣才能保證檔案信息化系統(tǒng)運行穩(wěn)定，檔案信息安全、可靠。首先，應(yīng)完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。可將檔案信息化建設(shè)資金納入到財政預算當中，并以年為單位投入基建和運維費用。同時，可采取合作開發(fā)集服務(wù)外包的方式，來創(chuàng)新檔案信息化投入機制，并積極鼓勵各級檔案部門開展技術(shù)攻關(guān)。其次，強化軟、硬件建設(shè)。除配備相關(guān)的設(shè)施及設(shè)備外，還要對現(xiàn)有的設(shè)備進行及時更新，為檔案信息化工作的開展提供良好的環(huán)境。對于檔案信息化管理與應(yīng)用軟件，應(yīng)加大相關(guān)軟件的研發(fā)力度，可在全國范圍內(nèi)構(gòu)建起統(tǒng)一的技術(shù)標準，并對技術(shù)開發(fā)企業(yè)進行分級資質(zhì)認證。

［1］賀秀麗，李慶章.檔案管理信息化建設(shè)所面臨的問題與對策［J］.中國管理信息化，2011（16）：131-133.

［2］馬巧燕，周志敏.加強檔案信息化建設(shè)促進檔案管理現(xiàn)代化［J］.科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2012（07）：164-165.