淺議疾控中心兩種檔案管理模式

文/濟(jì)南市市中區(qū)疾病預(yù)防控制中心　索文杰

淺議疾控中心兩種檔案管理模式

文/濟(jì)南市市中區(qū)疾病預(yù)防控制中心索文杰

由于疾病控制中心的工作繁雜且重要，所以在工作中形成的大量的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案都需要進(jìn)行科學(xué)而有效的管理，讓每一份業(yè)務(wù)技術(shù)檔案發(fā)揮出其自身的作用。本文將簡(jiǎn)述在疾控中心檔案管理過程當(dāng)中經(jīng)常使用的兩種管理模式——中心管理模式和科室管理模式。

疾控中心；檔案管理；管理模式

疾病控制中心是我國(guó)政府職能部門當(dāng)中十分重要的組成部分，它對(duì)國(guó)家和公民負(fù)責(zé)，負(fù)責(zé)疾病的預(yù)防和控制。疾病控制中心的工作質(zhì)量直接關(guān)系著每一位公民的健康和國(guó)家的穩(wěn)定，在疾病控制中心進(jìn)行各種疾病的監(jiān)測(cè)、分析和防治工作過程當(dāng)中不可避免會(huì)出現(xiàn)大量的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，這些檔案可以為傳染病的預(yù)防控制、疫情分析提供重要參考依據(jù)。因此，疾病控制中心的檔案管理是其日常工作的重要組成部分，對(duì)于公共衛(wèi)生安全有著不可替代的作用。

一、中心級(jí)檔案管理模式和科室級(jí)檔案管理模式相關(guān)概念

疾病控制中心的檔案管理過程當(dāng)中在衛(wèi)生行政部門和上級(jí)疾病控制中心的統(tǒng)一管理指導(dǎo)下對(duì)疾病控制中心在檢測(cè)、分析和防治工作過程當(dāng)中形成的大量業(yè)務(wù)技術(shù)檔案分為中心級(jí)業(yè)務(wù)檔案和科室級(jí)業(yè)務(wù)檔案兩個(gè)層次的管理模式。

目前，我國(guó)疾病控制中心常用中心管理模式和科室管理模式兩種模式來對(duì)檔案進(jìn)行管理，同時(shí)這兩種管理模式也在疾病控制中心的工作中起到了很大的作用。

二、中心級(jí)檔案管理模式和科室級(jí)檔案管理模式的構(gòu)建

中心級(jí)檔案管理模式和科室級(jí)檔案管理模式既有相同點(diǎn)又有不同點(diǎn)，兩種檔案管理模式相輔相成在實(shí)際疾控中心的檔案管理工作中發(fā)揮各自作用來提高疾控中心檔案管理效率。在這兩種檔案管理模式的構(gòu)建過程當(dāng)中需要考慮到各自的職責(zé)、組織體系、制度建立、管理范圍以及人員責(zé)任，對(duì)這些內(nèi)容分別進(jìn)行劃分和確定。

（一）兩種檔案管理模式的職責(zé)。明確了兩種檔案管理模式的職責(zé)才能做到管理清晰、責(zé)任到人，同時(shí)分工明確、相輔相成才能幫助疾控中心更好地管理業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。對(duì)于屬于科室級(jí)檔案管理的相關(guān)檔案，需要由科室的檔案員進(jìn)行檔案收集、整理和歸檔工作，由科室檔案室進(jìn)行管理工作；而對(duì)于中心級(jí)檔案管理的相關(guān)檔案，則需要由科室的檔案員進(jìn)行檔案收集和整理工作，將檔案定期提交給中心檔案室，由中心檔案室進(jìn)行管理工作。

（二）兩種檔案管理模式的組織體系。檔案管理當(dāng)中的組織體系是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，是兩級(jí)檔案管理模式科學(xué)合理運(yùn)行的重要保障。對(duì)于兩級(jí)檔案管理模式組織體系的共同點(diǎn)來說，都需要成立綜合檔案室，由辦公室、財(cái)務(wù)科等行政職能部門和質(zhì)量管理科、免疫預(yù)防科、傳染病防治科、慢性與健康教育課、艾滋病防治科、衛(wèi)生檢驗(yàn)科、健康體檢科等具體業(yè)務(wù)科室共同構(gòu)成。兩者的不同點(diǎn)在于，中心級(jí)檔案管理模式下除了要做好中心檔案室檔案的管理工作以外還需要督促、指導(dǎo)科室級(jí)檔案室的檔案管理工作，而科室則只需要在中心檔案室的指導(dǎo)下對(duì)科室檔案室的檔案進(jìn)行日常管理就可以了。

（三）兩種檔案管理模式的制度建立。疾病控制中心的檔案種類繁雜，內(nèi)容多樣，這些都對(duì)檔案管理造成了一定難度，想要有效且高效地完成對(duì)這些檔案的管理就必須建立起完善的檔案管理制度。疾病控制中心可以根據(jù)當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況來確定當(dāng)?shù)貎杉?jí)檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，也就是檔案立卷的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)將直接影響到后期檔案調(diào)取和使用的效率，中心級(jí)檔案管理和科室級(jí)檔案管理都需要嚴(yán)格遵守這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。除此之外，嚴(yán)格的管理、調(diào)取、使用的檔案相關(guān)制度也必須完善，而根據(jù)保密原則建立的相關(guān)制度需要工作人員格外注意并且嚴(yán)格遵守。

（四）兩種檔案管理模式的管理范圍。中心級(jí)檔案管理和科室級(jí)檔案管理的工作側(cè)重點(diǎn)不同也就意味著兩者所管理的檔案資料內(nèi)容不盡相同，也就是兩種檔案管理模式的管理范圍不同。中心級(jí)檔案室檔案主要包括反映疾病控制業(yè)務(wù)水平的檔案、監(jiān)測(cè)過程中分析性、研究性和技術(shù)性的檔案和具有學(xué)術(shù)價(jià)值的檔案，總體來說中心級(jí)檔案室所管理的檔案就是具有代表性和科學(xué)性的檔案。而科室級(jí)檔案室檔案主要包括疾病控制中心日常工作中所收集到疾病相關(guān)資料的檔案，這些檔案通常都是一手資料，經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的累積和總結(jié)形成具有代表性和科學(xué)性的檔案后可向中心級(jí)檔案室提交立卷歸檔。

（五）兩種檔案管理模式的人員責(zé)任。不論是哪種檔案管理模式都需要相關(guān)工作人員認(rèn)真負(fù)責(zé)，疾病控制中心的檔案關(guān)系到國(guó)家的穩(wěn)定和公民的健康，因此工作人員必須要在檔案管理過程當(dāng)中嚴(yán)格遵守工作規(guī)范、對(duì)自己的工作內(nèi)容熟悉并且負(fù)責(zé)，在做好檔案立卷歸檔的過程當(dāng)中必須遵守保密原則，更好的為檔案的保管和使用做好基礎(chǔ)工作。

三、結(jié)束語

疾病控制中心的檔案管理工作是疾病控制中心整個(gè)日常工作的重點(diǎn)之一，是為我國(guó)預(yù)防、控制疾病工作提供重要依據(jù)和參考的工作，其重要意義自然不言而喻。大量的數(shù)據(jù)、資料和信息整理立卷歸檔之后，可以為我國(guó)公共衛(wèi)生安全做出不可替代的貢獻(xiàn)，所以疾病控制中心的檔案管理需要格外重視?，F(xiàn)階段我國(guó)很多地區(qū)施行的中心級(jí)檔案管理模式和科室級(jí)檔案管理模式已經(jīng)成為主流，它可以更好地幫助疾控中心針對(duì)不同的檔案進(jìn)行管理，將管理的科學(xué)性和有效性最大化。

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