檔案管理防御行為的成因及應對

文/中南出版?zhèn)髅郊瘓F辦公室　康惠　吳紹龍

檔案管理防御行為的成因及應對

文/中南出版?zhèn)髅郊瘓F辦公室康惠吳紹龍

本文提出要從構建檔案從業(yè)人員技能提升體系、構建檔案職業(yè)倫理體系，強化檔案職業(yè)倫理教育、加強檔案職業(yè)管理防御行為研究、針對性監(jiān)督管理和激勵制度等方面應對檔案從業(yè)人員的職業(yè)管理防御行為。

檔案管理防御行為；影響；成因；應對

檔案從業(yè)人員是檔案事業(yè)發(fā)展的保障。檔案從業(yè)人員職業(yè)行為當與不當直接影響檔案工作的效能。而在檔案機構的工作中，經(jīng)常出現(xiàn)諸如因業(yè)務技能不足等原因對檔案管理實施的規(guī)避行為。本文將這類規(guī)避行為定義為檔案管理防御，從其影響、成因與應對策略展開討論。

一、檔案管理防御行為的概念

管理防御(Managerial Entrenchment)指管理者面臨激勵和約束，選擇有利于維護自身職位并追求自身效用最大化的行為。目前，對管理防御的研究集中于中醫(yī)療衛(wèi)生、公司治理等領域，檔案領域對管理防御的討論較少。

檔案管理領域對檔案從業(yè)人員職業(yè)行為的研究集中于職業(yè)倦怠領域?，F(xiàn)有文獻中，“工作疲沓、不思進取、被動應付、敷衍了事、消極怠工”等不作為或規(guī)避行為都是檔案從業(yè)人員檔案管理防御的體現(xiàn)。因此，本文認為檔案管理防御行為是檔案從業(yè)人員在檔案管理中為規(guī)避風險、維護職業(yè)利益和自身效用而采取的防御性職業(yè)行為總和。如檔案機構強調用戶導向，但由于用戶導向的服務需要檔案從業(yè)人員與機構付出更多的時間精力提供服務，具體的管理者從自身利益考慮仍選擇機構導向的行為就是一種管理防御行為。

二、檔案管理防御行為的影響

檔案管理防御行為對檔案工作的影響主要體現(xiàn)在正負兩個方面。正面的影響主要體現(xiàn)在檔案從業(yè)人員的管理防御行為客觀上減少因技能不足、激進行為帶來的管理失當。檔案從業(yè)人員在職業(yè)發(fā)展初期，其技能等有待提高，在檔案工作中采取管理防御行為，以謹慎的態(tài)度對待具體的業(yè)務，有利于業(yè)務的學習，提高業(yè)務開展效能。當然，在職業(yè)發(fā)展過程中，檔案從業(yè)者由于技能與知識盲區(qū)，采用的防御行為，也客觀減少了行為失當對業(yè)務管理的干擾。由于檔案從業(yè)人員采用防御行為，不能積極進取、開展積極服務，勢必造成個體惰性，影響檔案管理效能。

具體而言，檔案從業(yè)人員采取檔案管理防御行為在一定程度上維護了個體的利益。但是，采用防御行為，有違檔案職業(yè)倫理，但也不能提升個人技能，最終導致個人職業(yè)發(fā)展受阻礙。對檔案機構而言，檔案從業(yè)人員的防御行為，降低了機構業(yè)務失當?shù)奈ｋU，但也可降低機構的管理能力降低，職能發(fā)揮不足。

三、檔案管理防御行為的成因

檔案從業(yè)人員的管理防御行為是從業(yè)人員個體選擇的結果。因此，檔案從業(yè)人員的檔案管理防御行為的成因需要從影響檔案從業(yè)人員行為的內(nèi)外部考察。內(nèi)部原因主要是檔案從業(yè)人員個體的相關因素，外部原因則包括監(jiān)督激勵的制度等。

就檔案從業(yè)人員個體而言，檔案管理防御行為產(chǎn)生的個體因素在于技能的不足、職業(yè)倫理失調。檔案管理防御行為的形成，首先應歸因于從業(yè)人員技能的不足。2015版《職業(yè)分類大典》首次單列檔案專業(yè)人員小類，體現(xiàn)了檔案職業(yè)的專業(yè)性要求進一步提升。職業(yè)的專業(yè)化要求與技能的不足的矛盾是導致檔案管理防御行為的重要因素。其次，職業(yè)倫理失調也是導致檔案從業(yè)人員管理防御行為的另一原因。檔案從業(yè)者應恪守求實保真、主動服務與尊重權益等三個職業(yè)倫理原則。而一些檔案從業(yè)人員本著“少做少錯，不做不錯”的心理，工作態(tài)度消極、服務被動，由此，產(chǎn)生管理防御行為。

就檔案從業(yè)人員檔案管理防御行為產(chǎn)生的外部原因主要包括監(jiān)管不力、激勵不足等。首先是監(jiān)督不力。由于檔案管理防御行為的隱蔽性，其識別較難。而相關的監(jiān)管制度、考核制度無法涉及。組織機構的實際不同，相關的監(jiān)管、考核制度不同，執(zhí)行力度不同都是產(chǎn)生檔案管理防御行為的誘因。其次是激勵不足。檔案機構對從業(yè)人員的激勵普遍不高。其直接導致的是從業(yè)人員產(chǎn)生干多干少都一樣，進而從自身利益角度出發(fā)，進而形成管理防御行為。另外，個體職業(yè)發(fā)展的支援體系仍不完善也是導致檔案從業(yè)人員檔案管理防御行為的重要原因。

四、檔案管理防御行為的應對

首先，構建檔案從業(yè)人員技能提升體系。目前，檔案從業(yè)人員的上崗培訓較多，但覆蓋檔案職業(yè)全程的技能培訓平臺較少。資源整合力度不足，內(nèi)容重復。因此，要構建符合檔案從業(yè)人員職業(yè)要求的提升體系。形成一個從上崗、技能培訓、免費或補貼的技能提升體系。職業(yè)技能不斷提升。

其次，構建檔案職業(yè)倫理體系，強化檔案職業(yè)倫理教育。通過建設符合我國檔案職業(yè)的倫理體系，通過職業(yè)倫理教育，提高職業(yè)認同、與職業(yè)榮譽，提升職業(yè)自覺。

再次，加強檔案職業(yè)管理防御行為研究。雖然，無直接數(shù)據(jù)表明檔案職業(yè)存在管理防御行為，但在工作實際中通過加強相關研究，梳理檔案職業(yè)管理防御行為的形成與治理，有利于在檔案職業(yè)從業(yè)人員的管理效率直接影響檔案工作的效能。

另外，在相關研究識別檔案職業(yè)管理防御行為的基礎上，檔案機構指定相應的更具針對性監(jiān)督管理和激勵制度，將檔案職業(yè)管理行為置于可控狀態(tài)，真正去發(fā)掘檔案從業(yè)人員的職業(yè)價值。

五、結語

隨著形勢的發(fā)展，檔案人員需要有高度的責任性使命感，投入檔案工作中。因此，需要進一步厘清檔案從業(yè)人員管理防御行為的動機、行為模式以及應援體系，從而解決檔案管理的非效率問題，進而促進檔案工作的發(fā)展，檔案人員的發(fā)展訴求。

[1]趙惠芳等.經(jīng)理管理防御與企業(yè)非效率投資相關性研究.財會通訊(綜合版),2010(33).

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[3]蔣娟.高校檔案館員工職業(yè)怠倦探析.云南檔案,2010(01).

[4]梁琨.“檔案專業(yè)人員”首次單獨列入新版《職業(yè)分類大典》小類“檔案業(yè)務人員”更名為“檔案專業(yè)人員”.中國檔案報,2016-4-14,第一版.

[5]蔣冠等.檔案職業(yè)倫理芻議.山西檔案，2007(02).