關(guān)于實施檔案異質(zhì)異地備份的幾點思考

周官標

摘 要： 中國第二歷史檔案館積極響應(yīng)國家檔案局號召，開始全面實施檔案數(shù)字化和異質(zhì)異地備份工作。為了做好檔案的異質(zhì)異地備份，首先要讓全體職工認識到異質(zhì)異地備份工作的重要性，抓緊制定實施檔案異質(zhì)異地備份的原則和實施方法，解決在異質(zhì)異地備份工作中的幾個問題。

關(guān)鍵詞： 民國檔案 數(shù)字化 異質(zhì)異地備份

檔案，特別是歷史檔案，是國家的特殊戰(zhàn)略資源，與其他資源不同，檔案具有不可再生性，一旦損毀將造成無法估量的嚴重后果。檔案安全在檔案工作中始終處于重要的位置，是檔案工作的生命線。我館的前身是于1951年2月1日成立的中國科學院近代史研究所南京史料整理處。其任務(wù)是搜集、整理和保管1912年至1949年期間南京臨時政府，廣州、武漢國民政府，民國北京政府，國民黨政府和汪偽政權(quán)中央機關(guān)的檔案。所存檔案都是孤本，任何閃失都會讓我們遺恨千古。唯有實施異質(zhì)異地備份，方可倍增檔案的安全系數(shù)，確保我們黨和國家的歷史記憶永不消失。

傳統(tǒng)檔案安全保護主要是針對溫度、濕度、霉蟲、紙張、字跡等威脅檔案實體安全的環(huán)境和技術(shù)因素而展開的，目的是為了延長檔案本身的自然壽命。然而，事實告訴我們，影響檔案安全的因素遠不止這些，有的甚至是毀滅性的。

根據(jù)國外的調(diào)查機構(gòu)對發(fā)生的自然災(zāi)害和人為災(zāi)害進行的調(diào)查統(tǒng)計表明，自然災(zāi)害和人為災(zāi)害損比率為1：5.4，損失大部分是由自然災(zāi)害造成的，這表明自然災(zāi)害對人類造成的損失是巨大的。2008年的汶川地震、青海玉樹地震、舟曲特大山洪泥石流等特大自然災(zāi)害導(dǎo)致幾十萬卷檔案被毀。這些由地震、海嘯、泥石流、山體滑坡等地質(zhì)災(zāi)害和臺風、龍卷風、洪水、雷擊等氣象災(zāi)害所引發(fā)的自然災(zāi)害無疑是在提醒我們：要確保檔案萬一，就必須早做準備。

有鑒于此，實施檔案的異質(zhì)異地備份保管，不僅是檔案安全保管的重要措施，還是防災(zāi)減災(zāi)的必要手段。

所謂檔案異質(zhì)異地備份，就是以防范風險、安全管理為目的，將原始檔案信息通過專門的技術(shù)手段復(fù)錄到其他介質(zhì)，形成不同載體的多份信息存儲，并將其與檔案原件分別保存在不同地點的工作過程和管理形態(tài)。我館檔案的異質(zhì)異地備份是新形勢下我館檔案安全體系建設(shè)最重要的內(nèi)容之一，也是現(xiàn)階段亟待解決的問題之一。

一、檔案異質(zhì)異地備份的可行性和緊迫性

我館直屬國家檔案局領(lǐng)導(dǎo)，為中央級檔案館，所以在檔案異地備份方面優(yōu)勢十分明顯。我國幅員廣闊，地理環(huán)境豐富，地形結(jié)構(gòu)多樣，為我館實施異地備份創(chuàng)造了很好的條件。現(xiàn)代信息技術(shù)和檔案保護技術(shù)日趨成熟和廣泛應(yīng)用，為異質(zhì)備份打下了堅實的基礎(chǔ)。我館檔案異質(zhì)已由過去單純復(fù)印發(fā)展為縮微、數(shù)字化、高仿真復(fù)制、館用小型服務(wù)器存儲等多種手段和方法，形成膠片、計算機網(wǎng)絡(luò)、光盤等多種載體形式的備份。我們可以同時采取多種形式、多種載體，形成多套異質(zhì)備份。

我國是個有著五千多年悠久歷史的國家，早在隋唐時期就有明確檔案備份的制度。當時皇家珍貴檔案都要求抄寫幾套甚至幾十套放在不同的地方，以確保安全。上個世紀三十年代的戰(zhàn)爭時期，黨中央的所有檔案都要求準備三套，分別存放在三個不同的機關(guān)保管。國外也有不少成功經(jīng)驗值得借鑒，如二戰(zhàn)時期，英國為了在戰(zhàn)爭中保證國家檔案的安全，將國家檔案備份存在美國國家檔案館。

近年來，我國國家檔案安全建設(shè)和異質(zhì)異地備份的工作進步較快，為此，國家檔案局還專門召開了會議指出：“檔案的安全備份，既是要防止火災(zāi)、蟲災(zāi)、盜竊、溫濕度損害等較小范圍破壞對檔案的損害，更主要的還是防止地震、洪水、戰(zhàn)爭、群體性事件等較大范圍破壞對檔案的損害。”所有這些理論探索和歷史實踐，都為實施檔案異質(zhì)異地備份提供了很好的歷史對照和策略選擇。異質(zhì)方面，從1985年開始，我館就開展縮微復(fù)制工作，至2008年年底，對館藏南京臨時政府檔案、陸海軍大元帥大本營檔案、廣州和武漢國民政府檔案、國民政府行政院、國立中央大學、國民政府總統(tǒng)府和戰(zhàn)史編纂委員會等全宗檔案和海關(guān)檔案史料選編、山西省情報軍事檔案選編、抗日戰(zhàn)爭正面戰(zhàn)場等專題檔案進行縮微復(fù)制，共計4264盤膠卷、1千多萬畫幅。從上世紀九十年末我館就開始利用光盤作為檔案信息的存儲介質(zhì)，至2008年，本館檔案光盤制作并存貯的總畫幅數(shù)已達760多萬畫幅。從2009年開始我館根據(jù)國家檔案局的要求，全面加快了館藏民國檔案數(shù)字化工程建設(shè)速度，重點開始啟動館藏民國檔案全宗檔案整理、全宗及專題全文數(shù)字化、各類數(shù)據(jù)庫建設(shè)。異地方面，我館更有優(yōu)勢，由于我館是國家級檔案館，在異地備份方面有更多選擇，既有北京的國家館和一史館可選，又可選擇全國的任一省館相互結(jié)對，可以省略一大部分經(jīng)費，由此，在我館實施檔案異質(zhì)異地備份已經(jīng)具備了比較可靠的基礎(chǔ)，時機已經(jīng)成熟，而所要做的就是抓住機遇，全面展開，盡快落實。

二、檔案異質(zhì)異地備份的基本原則和方法

（一）基本原則

1.因情而異。目前我館所收藏的檔案生成的年代不同，載體不同，記錄的方式不同，保管條件不同，完好程度不同等，決定了檔案異質(zhì)異地備份工作必須從實際出發(fā)，針對不同情況，采取不同的方法和措施，確保質(zhì)量效益。

2.穩(wěn)妥可靠。確保檔案載體和信息安全是檔案異質(zhì)異地備份的唯一目的。檔案異質(zhì)異地備份絕不是簡單的異質(zhì)異地存放，而是針對各種風險、極端情況采取的預(yù)備措施。異質(zhì)異地備份檔案應(yīng)與檔案館館藏檔案的日常管理一樣，同時具備恒溫恒濕、防蟲防霉、防火防盜等綜合防護能力，使備份檔案始終處于嚴格的監(jiān)控之中。

3.突出重點。異質(zhì)備份是異地備份的基礎(chǔ)和前提。我館收藏的民國檔案共有1354個全宗、220多萬卷，要將如此眾多的民國檔案全部數(shù)字化、縮微化不是短時間可以完成的。因此，必須抓住重點，按照先重要后一般，先歷史后現(xiàn)行，先使用率高的后使用率低的檔案順序，分步實施，對已經(jīng)異質(zhì)備份的檔案，可以先行進行異地備份。這是一項長期的工作。要腳踏實地，防止急功近利。

（二）實施方法

目前，實施檔案異質(zhì)備份的方法主要有三種：

1.復(fù)制。目前主要包括靜電復(fù)制和高仿真復(fù)制。靜電復(fù)制也就是復(fù)印機復(fù)制，但紙墨壽命有待驗證，這個方面我館很少，可以忽略不計。高仿真復(fù)制可以以假亂真，需要專業(yè)人士和專業(yè)技能才能實現(xiàn)，成本太高，我館主要用在特別珍貴檔案的備份，數(shù)量也很少。

2.數(shù)字化。速度快，占用空間小，能夠生成多套備份，檢索也方便，便于安全利用檔案信息。缺點是技術(shù)依賴性太強，需專門的設(shè)備和系統(tǒng)環(huán)境支撐，而且容易篡改。目前我館有自己的服務(wù)器，有一批專業(yè)人員，有比較可靠的技術(shù)支撐。

3.縮微。存儲容量大，保管壽命長，醋酸片可使用百年以上，聚酯片更可使用五百年以上，設(shè)備依賴性小，使用方便。缺點是開展速度慢，消耗材料巨大。

上面所列述的幾種異質(zhì)備份各有利弊。筆者認為應(yīng)該以著眼未來，以發(fā)展的眼光看待問題和解決問題，檔案數(shù)字化是歷史潮流，光盤以其存儲適量、不可更改、壽命較長、價格低廉、便于查找、數(shù)據(jù)可監(jiān)測和壽命可監(jiān)測等突出優(yōu)點已經(jīng)在檔案行業(yè)電子文件保存方面得到普遍認可。我館從2009年開始了以光盤為檔案信息主要載體的工作。

三、檔案異質(zhì)異地備份工作必須解決的主要問題

檔案異質(zhì)異地備份工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，也是一項基礎(chǔ)性工作，在實踐工作中我們必須解決好幾個問題：

（一）要強化我館員工的安全意識。有什么樣的意識就會有什么樣的行動。實施檔案異質(zhì)異地備份，首先要樹立思想的安全防線，強化憂患意識和責任意識。

（二）要以發(fā)展的眼光來統(tǒng)籌規(guī)劃。應(yīng)當在深入調(diào)研科學論證的基礎(chǔ)上，認真做好整體規(guī)劃，組織實施才能有順序展開，避免資源的無謂消耗和浪費。

（三）要制定好檔案異質(zhì)異地備份的標準。標準體系的建設(shè)，是做好各項工作的前提。當前，我館在實行檔案異質(zhì)異地備份的紙張、照片、縮微品、聲像，以及電子光盤等新型載體的異質(zhì)標準方面有缺乏；異質(zhì)備份庫的建筑選址的標準；備份庫建設(shè)的標準；恒溫恒濕的標準等方面都還存在不少空白。

“為史存真，唯安是本！”，在追求技術(shù)領(lǐng)先與可靠安全這一對矛盾統(tǒng)一體中，檔案工作者解決的側(cè)重無疑應(yīng)該是后者——安全，而異質(zhì)異地備份恰恰起到了這種維護檔案安全的作用。我們相信，異質(zhì)異地備份將會證明中國檔案對世界檔案的作用不僅在于組建了全世界最宏大的檔案事業(yè)體系，更在于它對人類文明傳承所作出的貢獻。

參考文獻：

[1]中國檔案.

[2]檔案學通訊.

[3]百年潮.

[4]檔案春秋.