淺談秘書信息工作的重要性

【摘要】收集、整理好領(lǐng)導(dǎo)所需信息是秘書具有敏銳犀利的眼光和洞察力表現(xiàn)之一。秘書的信息工作有助于領(lǐng)導(dǎo)決策、管理、開拓思路，還可以轉(zhuǎn)變辦公室職能轉(zhuǎn)變的作用；秘書應(yīng)該提高信息的質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】秘書；信息工作；重要性；信息質(zhì)量

生活在一個充滿信息的時代，面對錯綜復(fù)雜、撲朔迷離的各種現(xiàn)象，作為秘書要細心的觀察，透過現(xiàn)象看本質(zhì)，撥開迷霧抓要害，通過敏銳的觀察力來捕捉各種能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)和參考的信息。要真正做到，不為信號所困擾，不為現(xiàn)象所迷惑，才能夠抓住那些對領(lǐng)導(dǎo)決策有用的信息。秘書的信息工作具有以下重要作用：

一、輔助領(lǐng)導(dǎo)者做出正確決策

企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)班子要對各方面工作做出決策，掌握大量的信息是至關(guān)重要的。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的直接服務(wù)機構(gòu)，承擔(dān)著為領(lǐng)導(dǎo)決策提供文件、資料、信息和建議的任務(wù)。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營工作中經(jīng)常會遇到很多實際需要解決的困難和問題。在這種情況下，辦公室作為企業(yè)信息部門就要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時了解企業(yè)的生產(chǎn)情況和職工的心理動態(tài)和出現(xiàn)的新情況、新問題，并及時采取措施加以解決。這就需要辦公室靈敏地捕捉信息，充分地利用信息，在對信息進行分析研究的基礎(chǔ)上找出問題的原因和癥結(jié)，確定解決矛盾的最佳方案?？梢哉f，決策的過程，就是信息的輸入、處理、輸出的過程。決策的形成需要借助信息進行判斷，決策的實施需要借助信息進行控制，決策執(zhí)行終結(jié)后，需要借助信息進行總結(jié)，為新的決策創(chuàng)造條件。因此，辦公室所做的信息工作做得好不好，提供的信息及時不及時、真實不真實、全面不全面，將直接影響到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策和對全局工作的把握。

二、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者做好科學(xué)管理

管理信息化是指企業(yè)廣泛利用現(xiàn)代信息技術(shù)，開發(fā)信息資源，把先進技術(shù)、管理理念引

入到管理流程中，實現(xiàn)管理自動化，提高企業(yè)管理效率和水平，從而促進管理現(xiàn)代化，轉(zhuǎn)換經(jīng)營機制，建立現(xiàn)代企業(yè)制度，實現(xiàn)有效降低成本，加快技術(shù)進步，增強核心競爭力。信息化的實現(xiàn)，會使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營模式發(fā)生深刻的變化。對信息的快速反應(yīng)能力是檢驗工作效率和競爭力的重要標志，建立企業(yè)和部門信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)信息化既是社會需求，也是企業(yè)適應(yīng)市場，促進自身發(fā)展的需要。只要管理方式正確，有良好的工作氛圍，員工也會全力以赴地工作。

三、開闊領(lǐng)導(dǎo)者的思路

好的信息，不僅可以讓領(lǐng)導(dǎo)者做出好的決策，還可以讓領(lǐng)導(dǎo)者的思路開闊。企業(yè)秘書要獲取多方面的信息，著力跟蹤前沿信息，服務(wù)于現(xiàn)實的需要，幫助領(lǐng)導(dǎo)開闊視野、更新觀念、提升能力。創(chuàng)新是衡量一個人、一個企業(yè)是否有核心競爭能力的重要標志。為領(lǐng)導(dǎo)者提供有效的信息，讓領(lǐng)導(dǎo)者不斷地從工作中發(fā)現(xiàn)問題、研究問題、解決問題。而解決問題的過程，也就是向創(chuàng)新邁進的過程，這也提高了領(lǐng)導(dǎo)者的執(zhí)行力。

四、促進辦公室工作職能轉(zhuǎn)變

加強企業(yè)信息工作，是促進辦公室工作職能轉(zhuǎn)變的需要。辦公室是重要的綜合協(xié)調(diào)、信息處理、反饋部門，是企業(yè)機關(guān)的樞紐、窗口和門面，是領(lǐng)導(dǎo)重要的參謀和助手。在新形勢下，辦公室要適應(yīng)電子辦公的需要，積極推動自身職能的轉(zhuǎn)變。在工作內(nèi)容上，要由以往主要做事務(wù)性工作，向事務(wù)和政務(wù)相結(jié)合、以政務(wù)性工作和輔助決策為主、當(dāng)好參謀助手的方向轉(zhuǎn)變；在工作重心上，要由以往主要服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，向服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)與服務(wù)部門、服務(wù)車間班組、服務(wù)職工相結(jié)合，促進綜合協(xié)調(diào)、確保政令暢通方向轉(zhuǎn)變；在工作方法上，要由以往主要依靠行政手段，向多種手段綜合運用、加強信息服務(wù)和信息引導(dǎo)方向轉(zhuǎn)變。做好信息工作，是辦公室實現(xiàn)上述三個轉(zhuǎn)變的重要載體。信息工作既是上下級機關(guān)進行工作聯(lián)系和溝通的必要環(huán)節(jié)和重要紐帶，是上情下達、下情上達、左右通達的快速、便捷的通道。它便于下級向上級匯報工作，便于向上級及時反映工作中的問題，求得支持，便于下級及時與上級溝通工作思路，創(chuàng)造性地開展工作。

五、既然信息工作如此重要，那么秘書怎樣提高信息的質(zhì)量

1.挖掘潛在的信息。小周工作的單位主要以內(nèi)銷的模式面向市場，在中國已加入WTO的環(huán)境下，對外交往關(guān)系的不斷密切，對外開拓業(yè)務(wù)是具有很好的發(fā)展前景的。小周向經(jīng)理反映了這個想法，經(jīng)理肯定了他這個想法，并準備成立外貿(mào)部，專門完善落實其對外開展業(yè)務(wù)的工作。

2.要加強信息開發(fā)。信息是可再生的資源，人們可利用失去原有價值的信息經(jīng)過加工而得到新的信息。對信息進行增值開發(fā)，是進一步豐富信息資源的重要手段。信息的增值開發(fā)可通過下面途徑獲得。我們應(yīng)該立足微觀、著眼宏觀，抓住對全局有一定借鑒作用的微觀信息，挖出潛藏的、對宏觀有指導(dǎo)價值的信息進行細整理、精加工，努力使其上質(zhì)量上檔次。使原有的信息大幅度增值。信息的價值大部分是潛在的，為使信息不斷增值，秘書人員不僅要主動去發(fā)現(xiàn)和捕捉苗頭性信息，還要進行深入分析和研究，多發(fā)現(xiàn)有傾向性的信息，以更能好地發(fā)揮參謀助手作用。

【參考文獻】

[1]廖小鷗，《第一次當(dāng)秘書》[M]，北京大學(xué)出版社2006

[2]王守福，論現(xiàn)代秘書人才的信息素養(yǎng)[J]，經(jīng)營管理者，2009（19）

[3]馮俊伶，新形式下秘書人員如何做好做好信息工作之我見[J]，河北軟件職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2003，5（1）。

[4]張小慰，《秘書工作綜合流程解析》[M]，河南大學(xué)出版社2006。

作者簡介：張保明（1966—），男，南昌工學(xué)院民族教育學(xué)院專職教師。