信息時(shí)代背景下的企業(yè)檔案管理

丁益穎

摘 要：現(xiàn)如今正是信息大爆炸時(shí)期，企業(yè)單位都處于信息時(shí)代的背景之下，其中保存的檔案和文件都是以電子文件為載體，大部分的企業(yè)都設(shè)立了專門的檔案管理部門，并且在其中建立了數(shù)據(jù)庫，但是在實(shí)際的工作之中，檔案的查找仍然具有單一性的特征，單機(jī)和手工查找仍舊在生產(chǎn)工作中使用，時(shí)常出現(xiàn)查找信息不全等情況，在企業(yè)的發(fā)展過程中無法發(fā)揮出有利的作用，因此本文研究了在信息時(shí)代背景下的企業(yè)檔案管理，促進(jìn)其創(chuàng)新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；企業(yè)；檔案管理

中圖分類號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2016）27-0029-02

目前信息技術(shù)的發(fā)展速度越來越快，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式無法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求，不僅無法促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)步，還弱化了檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用。企業(yè)的檔案管理工作存在的問題越來越突出，同時(shí)也面臨著較大的挑戰(zhàn)。但是在信息技術(shù)發(fā)展的過程中，為企業(yè)的檔案管理工作提供技術(shù)上的支持，在企業(yè)的各個(gè)層級(jí)中融入企業(yè)檔案管理，逐漸成為企業(yè)發(fā)展的靈魂，為企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門和員工服務(wù)。

1 企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

在信息時(shí)代這個(gè)大背景之下，信息技術(shù)的發(fā)展十分的迅速，整個(gè)企業(yè)市場經(jīng)濟(jì)的變化帶動(dòng)著企業(yè)市場化的改革，因此企業(yè)極其需要針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新改革，解決現(xiàn)代信息資源中開發(fā)手段落后的問題，解決二者之間的矛盾，但是目前的企業(yè)檔案部門中，檔案管理工作不受重視，無法在企業(yè)發(fā)展之中發(fā)揮作用。

1.1 觀念上的落后

從企業(yè)的決策部門角度進(jìn)行分析，在整個(gè)企業(yè)當(dāng)中無法明確檔案部門的地位，在觀念上對(duì)其認(rèn)識(shí)不足，只是將檔案工作簡單的定義為資料整理工作，無法直接給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)和社會(huì)上的效益，因此大多數(shù)企業(yè)都沒有將企業(yè)資金投入到檔案部門當(dāng)中進(jìn)行建設(shè)。

1.2 職能不斷弱化

從檔案部門為出發(fā)點(diǎn)進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)其部分職能更偏向于檔案收藏，忽視了檔案的利用，大部分業(yè)務(wù)都集中在收集檔案、鑒定檔案以及整理和保管檔案上，沒有積極的為企業(yè)的工作進(jìn)行服務(wù)，起不到現(xiàn)實(shí)的作用。

1.3 硬件管理水平低下

隨著信息時(shí)代的到來，信息化技術(shù)的應(yīng)用涉及到社會(huì)的方方面面，在企業(yè)部門當(dāng)中也涌現(xiàn)了大量的電子文件，因此在檔案工作的信息化逐漸降低的基礎(chǔ)上，檔案管理部門的職能逐漸弱化，企業(yè)對(duì)檔案管理部門的依賴性逐漸降低，以至于大量的電子文件在歸檔以及管理中存在較大的問題，企業(yè)的各個(gè)部門之間缺少溝通和交流，導(dǎo)致企業(yè)人員凝聚力不強(qiáng)。

1.4 技術(shù)上的落后

企業(yè)在檔案管理當(dāng)中，更加注重信息化的管理方式，也就離不開科學(xué)技術(shù)的支持，雖然我國企業(yè)都有專門的設(shè)置電子信息檔案管理系統(tǒng)，但是技術(shù)手段相對(duì)比較落后，更有部分企業(yè)的檔案管理模式仍然依賴于傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理和人工管理，不利于發(fā)揮檔案的優(yōu)勢(shì)，限制了未來企業(yè)的發(fā)展。

1.5 缺乏健全管理制度

不健全的企業(yè)檔案管理制度是企業(yè)檔案管理中亟待解決的一個(gè)問題：

首先可以表現(xiàn)在規(guī)范的檔案整理，大部分企業(yè)都不夠重視收集檔案和整體檔案，十分容易導(dǎo)致檔案丟失的情況發(fā)生，并且也影響到了檔案的整理效率。同時(shí)檔案管理部門的工作人員的專業(yè)素質(zhì)也無法得到保證，所以在檔案管理的過程之中也容易出現(xiàn)不規(guī)范的問題；

其次是企業(yè)檔案的利用和檔案評(píng)估方面存在較大的問題，由于在收集和整理檔案的過程之中存在著較多不規(guī)范、不合理的地方，所以經(jīng)常出現(xiàn)檔案缺失的問題，檔案的利用價(jià)值受到了極大的影響，由于企業(yè)沒有相對(duì)科學(xué)的檔案評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，缺少該方面的工作經(jīng)驗(yàn)，因此無法有效增加檔案的利用率，提高其利用價(jià)值，不利于企業(yè)的發(fā)展。

因此在面對(duì)企業(yè)檔案管理的各個(gè)問題中我們發(fā)現(xiàn)，落后的觀念是導(dǎo)致檔案管理無法發(fā)揮作用的主要原因，人們沒有意識(shí)到檔案工作在目前的信息時(shí)代中的重要性，所以企業(yè)對(duì)檔案部門的資金投入較少，缺少檔案管理的人才，無法在企業(yè)活動(dòng)當(dāng)中發(fā)揮其作用。

2 信息時(shí)代背景下檔案管理工作的新思路

信息時(shí)代下進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作一般是檔案的物質(zhì)實(shí)體雙重結(jié)構(gòu)作為檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的創(chuàng)新發(fā)展，其主要是由文件實(shí)體集合與檔案歷史聯(lián)系的記錄兩部分構(gòu)成的，二者都作為物質(zhì)實(shí)體，在檔案形成過程中是無法單獨(dú)存在的，二者之間聯(lián)系密切，若是缺少其一就無法構(gòu)成完整的檔案。

而檔案物質(zhì)實(shí)體的雙重構(gòu)成就是將二者結(jié)合在一起，并且電子檔案也能夠歸類于檔案的物質(zhì)實(shí)體，需要對(duì)電子檔案的物質(zhì)屬性進(jìn)行了解，發(fā)現(xiàn)其檔案物質(zhì)實(shí)體雙重構(gòu)成的存在。

2.1 工作重心從實(shí)體轉(zhuǎn)移到信息

在檔案物質(zhì)實(shí)體雙重構(gòu)成理論的基礎(chǔ)之上，我們可以將檔案管理活動(dòng)分為兩個(gè)部分：其一是檔案實(shí)體管理；其二是檔案信息整理，將這兩部分整合在一起就形成了二元檔案實(shí)踐體系。

檔案實(shí)體整理在傳統(tǒng)檔案整理實(shí)踐之中占據(jù)著較大的比重，其主要是對(duì)檔案的物流控制過程，在以往的條件下只能進(jìn)行傳統(tǒng)手工的紙質(zhì)檔案整理，通過對(duì)文件實(shí)體的排序來記錄文件之間的歷史關(guān)系，這種技術(shù)實(shí)踐在傳統(tǒng)的檔案實(shí)體整理實(shí)踐之中，將文件之間的歷史關(guān)系、信息處理與檔案實(shí)體整理、檔案歷史聯(lián)系的信息整理結(jié)合在一起，同步形成，沒有辦法針對(duì)某一項(xiàng)單獨(dú)剝離出來。所以在傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理之中，歷史信息的整理比一般信息的整理地位更高。

在現(xiàn)如今的電子信息時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案思想已經(jīng)跟不上檔案數(shù)字化的發(fā)展，無法解決相關(guān)的數(shù)字化問題，但是利用檔案物質(zhì)實(shí)體雙重構(gòu)成理論就能夠?qū)n案歷史聯(lián)系記錄與文件實(shí)體集合相互分離，成為相對(duì)獨(dú)立的個(gè)體歷史信息，并且檔案歷史聯(lián)系的信息不再包含于實(shí)體管理活動(dòng)之中，將實(shí)體管理的地位逐漸弱化。在信息時(shí)代的檔案管理工作當(dāng)中，檔案的實(shí)體管理工作更加簡單化，只需要考慮到文件幾何的完整性和真實(shí)性特點(diǎn)，為企業(yè)今后的工作提供更加真實(shí)可靠的原始憑證。而檔案歷史信息的整理被分離出來之后，其地位逐漸提高，通過虛擬整理技術(shù)展開多維的整理，在計(jì)算機(jī)內(nèi)形成完整的歷史聯(lián)系記錄，將企業(yè)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)更加真實(shí)的反映出來。

2.2 整理原則從一維來源原則轉(zhuǎn)化為多維歷史發(fā)展原則

隨著現(xiàn)代檔案實(shí)踐的不斷快速發(fā)展，檔案的歷史聯(lián)系整理原則內(nèi)涵也在不斷的變化，由原先的來源原則發(fā)展成為歷史原則。

首先，在傳統(tǒng)的檔案整理當(dāng)中，實(shí)體整理是最為關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，但是其受到文件實(shí)體排序的約束，文件實(shí)體排序的根據(jù)范圍過于狹小，只能利用來源特征來維持文件之間的歷史聯(lián)系，這就稱為“來源原則”，但是在這種原則的基礎(chǔ)之上形成的檔案，不能夠?qū)v史完整的記錄下來，具有較大的局限性。

時(shí)代的發(fā)展促進(jìn)著電子文件的產(chǎn)生和應(yīng)用，針對(duì)電子文件的實(shí)體排序不具備任何的意義，因此虛擬整理技術(shù)應(yīng)人們的需求產(chǎn)生。在檔案的歷史聯(lián)系虛擬整理中，與文件實(shí)體排序沒有直接的聯(lián)系，而是單獨(dú)的利用檔案歷史聯(lián)系信息系統(tǒng)來進(jìn)行檔案記錄，使用者可以根據(jù)文件之間的歷史關(guān)系特征來形成相關(guān)記錄，不斷的固化和揭示檔案之間的歷史聯(lián)系，由一維逐漸發(fā)展為多維歷史原則。

2.3 檔案的價(jià)值從憑證價(jià)值發(fā)展為記錄歷史的文化價(jià)值

檔案中最基本的特點(diǎn)就是其憑證價(jià)值，通過這個(gè)特點(diǎn)能夠?qū)⑵渑c其他各種資料區(qū)分開來，在以往的檔案利用工作當(dāng)中，檔案是最為常見的歷史事實(shí)依據(jù)，發(fā)揮出檔案的憑證作用。

在檔案物質(zhì)實(shí)體雙重構(gòu)成理論當(dāng)中，獲得事件的內(nèi)容可以通過文件實(shí)體的集合進(jìn)行，檔案歷史聯(lián)系整理則是起到關(guān)聯(lián)文件實(shí)體事件的作用，而在信息時(shí)代的背景下，文件實(shí)體集合與歷史聯(lián)系記錄相互分離開，并且展開了多維歷史聯(lián)系整理，從而產(chǎn)生多維的歷史聯(lián)系記錄，有利于在閱讀檔案的過程中，幫助閱讀者依照檔案人員記錄檔案中的歷史聯(lián)系，將不同文件中的內(nèi)容相結(jié)合，最終形成完整的歷史，將檔案的價(jià)值由傳統(tǒng)的憑證價(jià)值發(fā)展成為歷史文化價(jià)值。

3 結(jié) 語

在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作之中，工作人員需要針對(duì)外界環(huán)境的變化來進(jìn)行工作變動(dòng)，從之前的檔案工作困境之中走出來，若是僅依靠檔案修補(bǔ)已經(jīng)無法滿足實(shí)際的檔案需求，只有對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新性的改革，才能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理方式，科學(xué)的對(duì)檔案信息進(jìn)行儲(chǔ)存，合理管理檔案知識(shí)。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理服務(wù)具有單一性和滯后性等特點(diǎn)，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理活動(dòng)已經(jīng)逐漸的融入到企業(yè)的核心活動(dòng)當(dāng)中，主動(dòng)為企業(yè)創(chuàng)造有利于企業(yè)發(fā)展的價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)利潤最大化，不斷提高企業(yè)的核心競爭力，所以企業(yè)需要重視企業(yè)檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用，所以本文主要研究了在信息時(shí)代背景下的企業(yè)檔案管理，從長遠(yuǎn)的角度來定位檔案部門的地位，發(fā)揮其作用，將現(xiàn)代信息化技術(shù)融入其中，更加凸顯檔案部門在企業(yè)的作用。

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