淺談檔案管理信息化建設(shè)

徐明芳

摘 要：檔案管理要適應(yīng)信息化潮流，加快融入信息化社會(huì)。本文分析了信息化條件下，檔案管理的信息化建設(shè)制約因素和發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；網(wǎng)絡(luò)化

一、引言

科學(xué)規(guī)范的檔案管理，能夠?yàn)椴樽C歷史提供第一手資料，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)決策提供重要依據(jù)。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，新的方法理念和技術(shù)手段對(duì)檔案管理產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，檔案管理與信息技術(shù)必將結(jié)合得越來越緊密。因此，大力推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，加快檔案工作融入信息社會(huì)的步伐，是對(duì)檔案管理部門的新的必然要求。

二、檔案管理信息化的含義

（一）檔案管理信息化的概念。

檔案管理信息化是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。其核心目標(biāo)是發(fā)展檔案業(yè)務(wù)，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，挖掘檔案的社會(huì)價(jià)值，提高全民族的文化素養(yǎng)，造福于后代[1]。

檔案管理信息化建設(shè)是動(dòng)態(tài)發(fā)展的一個(gè)過程：由于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，新的技術(shù)手段引入到檔案管理工作當(dāng)中來，在檔案管理中得到了廣泛應(yīng)用，極大的提高了檔案管理的效率。由此催生了新的檔案管理理念和方法，以適應(yīng)信息化條件下的檔案管理工作的要求。另一方面，通過實(shí)踐研究信息化條件下的檔案管理的原則、理論與方法，能夠從宏觀上指導(dǎo)和把握檔案管理信息化發(fā)展的途徑和方向，能夠更加科學(xué)有效的利用信息化技術(shù)手段促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，最終使檔案信息能更好地發(fā)揮價(jià)值作用，滿足社會(huì)各方面的需求。

（二）檔案管理信息化的特點(diǎn)

1.信息的存取實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化。數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，是將以往存儲(chǔ)在紙質(zhì)等傳統(tǒng)介質(zhì)上信息變成數(shù)字信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)硬盤等新型存儲(chǔ)介質(zhì)中，極大地提高了檔案信息存儲(chǔ)的容量，也方便管理。同時(shí)，數(shù)字化使得信息采集手段、存取形式更為多樣，除了傳統(tǒng)的文字、數(shù)據(jù)、圖像等形式，還可以實(shí)現(xiàn)多媒體音視頻、虛擬現(xiàn)實(shí)等多種展現(xiàn)形式。

2.網(wǎng)絡(luò)使服務(wù)更社會(huì)化。檔案管理借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以更方便的實(shí)現(xiàn)信息的查詢、共享、傳輸、管理等功能，服務(wù)的范圍更加廣泛。最終目標(biāo)是最大限度延長(zhǎng)檔案信息滿足社會(huì)各界的需求，更好地為檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。

3.檔案資源趨向標(biāo)準(zhǔn)化。為了便于對(duì)檔案資源的存取傳輸和開發(fā)利用，需要對(duì)分散的檔案資源實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化。在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，將檔案管理同數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)相結(jié)合，可以對(duì)檔案資源進(jìn)行深度的開發(fā)和利用[2]。

三、檔案管理信息化過程中的制約因素

（一）重視程度不足，資金投入不到位。

檔案管理信息化建設(shè)需要對(duì)軟硬件設(shè)施進(jìn)行更新?lián)Q代，升級(jí)改造，包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，影印設(shè)備的升級(jí)，管理軟件的開發(fā)，信息安全的防護(hù)等都需要投入大量的資金。同時(shí)信息化設(shè)備更新?lián)Q代快，管理維護(hù)復(fù)雜，后期仍需要大筆資金投入，不可能一步到位。而各單位財(cái)力投入不同，重視程度不同，因此資金成為了重要制約因素。

（二）體系不規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。

檔案管理信息化建設(shè)離不開規(guī)范的體系和嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)階段，檔案管理隨著信息化程度越來越高，變得日趨復(fù)雜和多樣。舊的體系標(biāo)準(zhǔn)不能完全適應(yīng)新的情況。許多部門往往只片面重視發(fā)展先進(jìn)電子設(shè)備和購置高檔計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，卻忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，結(jié)果是有路無車，投入巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)無法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)和科學(xué)發(fā)展的催化劑。

（三）專業(yè)素質(zhì)要求高，缺乏專業(yè)人才。

檔案管理信息化建設(shè)涉及到檔案管理，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，數(shù)據(jù)分析等多個(gè)專業(yè)領(lǐng)域，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求越來越高，綜合素質(zhì)全面的人才越來越受到歡迎。而現(xiàn)實(shí)情況是，目前相當(dāng)一部分檔案管理人員對(duì)信息化知識(shí)缺乏足夠的掌握，專業(yè)知識(shí)面較狹窄，無法適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的需求。

（四）數(shù)據(jù)保護(hù)存風(fēng)險(xiǎn)，信息安全受挑戰(zhàn)。

在數(shù)據(jù)安全保護(hù)上，雖然有防火墻、密碼保護(hù)等防護(hù)措施，但是單純從技術(shù)角度上只能被動(dòng)防護(hù)，而網(wǎng)絡(luò)及軟件本身可能存在漏洞，計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊也層出不窮，不斷變換升級(jí)。另外，數(shù)據(jù)信息在存儲(chǔ)傳輸過程中存在被修改、丟失、泄露的風(fēng)險(xiǎn)，難以保證數(shù)據(jù)的原始可靠性和保密性。所以檔案管理信息化帶來便利的同時(shí)，也面臨信息安全方面巨大的挑戰(zhàn)。

四、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的建議

檔案管理信息化，其核心是管理手段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化，管理手段的現(xiàn)代化，主要是采用計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)備，縮微機(jī)及其相關(guān)設(shè)備，保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化，主要是檔案存儲(chǔ)環(huán)境控制檔案存儲(chǔ)載體更新改造的科學(xué)化。檔案工作人員要充分認(rèn)識(shí)檔案管理信息化的內(nèi)涵，提高檔案管理的效率，積極開展信息化過程中的各項(xiàng)工作，促使檔案信息化建設(shè)快速有效地開展，主要做好幾方面的工作。

（一）轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。

檔案事業(yè)改革創(chuàng)新，關(guān)鍵在于管檔案的人。加強(qiáng)檔案管理信息化的建設(shè)，首先要深化檔案人員的認(rèn)識(shí)。作為領(lǐng)導(dǎo)要提高現(xiàn)代化管理水平和信息化認(rèn)識(shí)水平，以適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化管理的需要。要把檔案管理信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，構(gòu)建起各級(jí)檔案信息平臺(tái)，努力提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。

（二）完善設(shè)施，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

配置完備的信息化硬件設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、影印設(shè)備等，研究開發(fā)系統(tǒng)軟件、專業(yè)應(yīng)用軟件，組織檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使之熟練應(yīng)用系統(tǒng)軟件，并從實(shí)踐角度對(duì)完善系統(tǒng)軟件提出寶貴建議。另一方面要規(guī)范軟硬件的標(biāo)準(zhǔn)，使其具備通用性。進(jìn)行檔案管理時(shí)，檔案內(nèi)容、編號(hào)、及分類、目錄的編制必須符合標(biāo)準(zhǔn)化要求，將各部門移交匯總的資料歸檔，從信息的源頭抓起建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，避免重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率，實(shí)施實(shí)體檔案和數(shù)字檔案的 “雙套制” 工作模式。防止檔案信息資源的重復(fù)開發(fā)利用，避免浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)合理共享。

（三）提高檔案信息獲取能力，完善檔案信息數(shù)據(jù)庫。

信息時(shí)代，社會(huì)將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評(píng)價(jià)檔案部門，檔案部門要擺脫“重藏輕用”的局面。檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息獲取能力，充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢(shì)，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)存儲(chǔ)的傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ)，建設(shè)好數(shù)字檔案館。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)加快數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檢索質(zhì)量。有條件的單位可逐步建設(shè)全文數(shù)字化和多媒體檔案館，不斷提高檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量。

（四）加強(qiáng)信息安全防護(hù)，做好數(shù)據(jù)保護(hù)工作。

配置完備的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)設(shè)施，及時(shí)更新安全防護(hù)設(shè)備和防護(hù)策略。在網(wǎng)絡(luò)中盡量運(yùn)用數(shù)據(jù)加密技術(shù)以及身份認(rèn)證技術(shù)，嚴(yán)格區(qū)分管理檔案信息訪問者身份授權(quán)，保護(hù)數(shù)據(jù)不被輕易泄露和更改。對(duì)于能夠上網(wǎng)查詢的檔案信息進(jìn)行保密定級(jí)，對(duì)查詢者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗(yàn)證，不同的身份提供不同級(jí)別的信息查詢權(quán)限，保證網(wǎng)上查詢檔案信息的安全性。

（五）培養(yǎng)和引進(jìn)專業(yè)人才，提高檔案工作者素質(zhì)。

提高人員素質(zhì)，培養(yǎng)管理人才。積極更新、改善設(shè)備和管理手段是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的先決條件，但現(xiàn)代化設(shè)備要求管理人員必須有較高的素質(zhì)。要努力培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)需要的系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)人才、數(shù)據(jù)分析與開發(fā)人才、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與管理人才。檔案工作人員除了自學(xué)的方式外，還可以參加各類專業(yè)培訓(xùn)班、繼續(xù)教育等，充分利用多方優(yōu)勢(shì)，用最短的時(shí)間系統(tǒng)地掌握最新的知識(shí)和技能，為以后優(yōu)質(zhì)、高效地完成檔案工作奠定基礎(chǔ)。另外要加強(qiáng)理論研討，增進(jìn)學(xué)術(shù)交流，提高編研水平。

[參考文獻(xiàn)]

[1]楊公之：《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論，中國(guó)檔案出版社.

[2]唐寶蓮，吳建華：《檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化及三者的關(guān)系》，《科技檔案》， 2006（3）.

[3]林小娟：《檔案管理的信息化建設(shè)》，《信息技術(shù)》，2012（7）.

（作者單位：青島市李滄區(qū)統(tǒng)計(jì)局，山東 青島 266100）