哈爾濱車展現(xiàn)場管理問題及對策研究

郝華

摘要：隨著越來越多的車展、服裝展等會展活動的出現(xiàn)，車展已成為人們生活中熟悉的社會活動。車展現(xiàn)場管理是短時間匯集大量的人力、物資，會出現(xiàn)大量的交叉任務(wù)，而哈爾濱車展面臨的是展館設(shè)施設(shè)備不健全、參展商不配合以及自身管理制度存在漏洞。所以通過加強對場館的維護、完善自身以度參展商管理制度等措施來使這些問題能有效解決。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)場管理：哈爾濱車展；車展現(xiàn)場管理

一、緒論

針對哈爾濱車展現(xiàn)場管理的現(xiàn)狀以及出現(xiàn)的困難和問題結(jié)合競爭理論、現(xiàn)場管理理論和營銷理論以制定適合哈爾濱車展的管理策略。通過對哈爾濱車展現(xiàn)場管理的研究分析現(xiàn)有哈車展的現(xiàn)狀及問題針對其具體情況充分利用其優(yōu)勢避開其劣勢制定正確、實用的改革策略以便準確把握車展上的管理節(jié)奏與模式提高專業(yè)觀眾和參展商對車展的滿意程度擴大銷量和盈利最終提出完善改良現(xiàn)場管理策略的對策通過策略的實施對于提高哈車展現(xiàn)有的現(xiàn)場管理水平、拓寬盈利空間、提高競爭實力具有一定的理論和實踐意義。

二、會展現(xiàn)場管理工作的作用和重要性

（一）會展現(xiàn)場管理工作的作用

會展現(xiàn)場管理都是短時間集中了大量的人群、物品等就在這短時間內(nèi)會大量的任務(wù)會交叉出現(xiàn)需要通過一種科學(xué)的方法使這些交叉任務(wù)能有效地分配并且合理地控制是大家共同關(guān)注的問題。也是車展現(xiàn)場管理的意義。

眾所周知會展現(xiàn)場管理是辦展至關(guān)重要的成功因素和致勝環(huán)節(jié)。而會展活動現(xiàn)場管理的成功與否將決定專業(yè)觀眾和參展商對本展會的滿意度以及提升展會的知名度和美譽度。而常久以來大型活動現(xiàn)場管理一直是全球會展活動組織者頭疼的問題。前期精心而充分準備，現(xiàn)場還是難免發(fā)生各類事件。隨著現(xiàn)代會展業(yè)的日驅(qū)成熟，人們已開始意識到會展活動現(xiàn)場是否能順利進行與前期的組織設(shè)計、任務(wù)分工、責(zé)權(quán)分配等有很大關(guān)系。現(xiàn)場管理不到位直接影響會展活動的成敗。以現(xiàn)場管理優(yōu)化為基礎(chǔ)把管理的重點放在現(xiàn)場各職能科室，主動地為現(xiàn)場服務(wù)提供良好的工作條件?，F(xiàn)場管理搞好了企業(yè)管理的整體優(yōu)化才可能實現(xiàn)。

（二）會展現(xiàn)場管理工作的重要性

會展活動現(xiàn)場管理具體體現(xiàn)在對參展商和觀眾的優(yōu)質(zhì)服務(wù)上。它是展覽計劃的具體落實也是直接反映和衡量辦展水平的必要環(huán)節(jié)，理應(yīng)備受會展組織活動組織者的重視。然而會展現(xiàn)場管理、控制和協(xié)調(diào)的內(nèi)容相當(dāng)復(fù)雜，如若處理不當(dāng)突發(fā)事件必將會釀成大的問題。所以要求現(xiàn)場管理的指揮協(xié)調(diào)成員對展會相關(guān)事宜全盤了解并能及時、果斷做出英明決策。

三、哈爾濱車展現(xiàn)場管理存在的問題及成因

（一）哈爾濱車展的現(xiàn)狀

哈爾濱國際汽車工業(yè)展覽會（哈爾濱國際車展）是由中國汽車工業(yè)協(xié)會、中國汽車工程學(xué)會、黑龍江省經(jīng)濟委員會、哈爾濱市人民政府、哈爾濱長城國際展覽有限公司等單位共同主辦的國際性行業(yè)展會。展會歷經(jīng)16屆，規(guī)模檔次不斷提升，展出面積逐年擴大，得到了整車廠商、零部件企業(yè)和汽車后產(chǎn)品廠家的熱情加盟和積極參與，是國內(nèi)著名的五大車展之一。

哈爾濱國際車展秉承“國際化、專業(yè)化、品牌化、特色化”的定位在展會規(guī)模、運作水準、展會檔次、精品車型、各展區(qū)特色營造和車展活動六個方面均實現(xiàn)了歷史性突破。哈爾濱國際車展將以其強大的參展陣容、精選的品牌展品、各具魅力的特色展臺、豐富而強烈的文化氣息、悉心地組織策劃來展示世界汽車工業(yè)在新世紀的新風(fēng)采和新趨向，并一如既往地為廣大參展企業(yè)提供更完善、更專業(yè)、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（二）哈爾濱車展現(xiàn)場管理存在的問題及成因

盡管哈爾濱車展辦得風(fēng)生水起具有較高的知名度和較大的影響力，被各界人士所看好，得到業(yè)界的肯定和認可。但是由于車展觀眾參與人次超負荷參展商也日益增多的情況下組展商對應(yīng)的工作人員也在逐步增加，長城會展公司歷屆都會聘請大量的學(xué)生志愿者加入管理現(xiàn)場秩序的大軍，分別聘用安保人員及消防官兵來統(tǒng)一配合協(xié)調(diào)車展現(xiàn)場管理。因此車展現(xiàn)場的管理還存在著一些問題，以下是哈爾濱車展現(xiàn)場管理的一些問題和產(chǎn)生的原因。

1.車展布展階段的問題及成因

展會布展是展會開幕前的現(xiàn)場籌備工作，車展的布展時間往往需要一個星期：展位畫線工作、參展商報到和進場、展位搭建協(xié)調(diào)工作、現(xiàn)場施工管理和驗收、現(xiàn)場安保工作、現(xiàn)場清潔和布展垃圾等的處理，展會布展正式開始后展會要對布展工作進行全面協(xié)調(diào)和管理。但其中存在著組展方、參展方等多方的問題。

2.車展展期階段的問題及成因

一個展覽會從籌備到開展其周期至少在一年以上，而作為展覽開展階段的重點往往只有三到五天?？梢哉f展會現(xiàn)場是一個展覽會的關(guān)鍵，而展會現(xiàn)場管理是重中之重。展會現(xiàn)場管理是展覽計劃的具體落實和辦展水平的直接反映，因而備受主辦方和參展單位的重視。同時展會現(xiàn)場管理、控制和協(xié)調(diào)的內(nèi)容十分龐雜。如果任何一件小事處理不當(dāng)都有可能發(fā)展成大問題繼而影響整個展會的效果。參展商沒有配合組展方工作，沒能認真閱讀展會要求，為了一己私欲而違反規(guī)定。這種做法不僅影響其他的同業(yè)展商還害得自己承受不必要的經(jīng)濟罰款。

3.車展撤展階段的問題及成因

展覽結(jié)束后應(yīng)首先配合客戶把展品撤離現(xiàn)場，再進行展位的拆除。如果客戶有些材料需要再次使用的應(yīng)幫助其對包運輸如果是需要保存的應(yīng)拆裝。撤展時退回前期預(yù)付的相關(guān)費用，進行成本計算，向展館或主辦方退回事先預(yù)付的電插頭、停車證押金等費用。撤展需要參展商的配合，由于車展撤展程序和標準不嚴格，導(dǎo)致不僅是自身的利益受損。如果因為參展商不配合造成的損失只會由他們自己承擔(dān)，同時影響到其他參展商和搭建商關(guān)于撤展的相關(guān)事宜，造成的損失也是由該參展商負責(zé)賠償。

四、提高哈爾濱車展現(xiàn)場管理水平的建議

（一）車展布展階段問題的解決對策

1.確保展位畫線和地毯鋪設(shè)正確

首先對組展人員進行嚴格專業(yè)的培訓(xùn)，并且按照各參展單位租用的場地面積和位置畫好每一個展位的地域范圍，確定每一個展位的具體位置方便參展商在自己租用的地方搭建展位和陳列展品。展位畫線工作涉及每一個參展商租用展位的具體位置和面積大小，辦展機構(gòu)要認真仔細一絲不茍要按照事先對參展商的承諾如實辦理。在展館計劃鋪設(shè)地毯的地方按計劃鋪設(shè)地毯，如展館的公共區(qū)域、某些標準展位等。地毯鋪設(shè)一定要緊貼地面，要美觀且不能妨礙行人通行。

2.督促現(xiàn)場安全保衛(wèi)工作

布展期間現(xiàn)場人員眾多，各單位布展施工涉及用水用電，有一定的危險性。展會要負責(zé)展會的一般安全保衛(wèi)工作，但對參展商的展品丟失、損壞和人員傷亡等不負責(zé)任。所有的展位布置完畢以后展會還要陪同消防和安保部門對所有的展位進行一次全面系統(tǒng)的檢查，保證展會符合消防和安全要求，徹底清除展會現(xiàn)場可能存在的安全隱患。為保護自己的展品和人員安全參展商一般還要對自己的展品和員工投保。除了一些特裝展位由參展商自己搭建以外，展會一般還要負責(zé)搭建一些標準展位。不管是標準展位還是特裝展位展會要監(jiān)督所有的承建商按展會要求搭建：對于展位搭建中出現(xiàn)的各種問題要及時協(xié)調(diào)處理。

3.加強現(xiàn)場施工管理和驗收

展會要派出專門人員管理各承建商的現(xiàn)場施工，如現(xiàn)場用電、用火、噪聲、展位高度控制、電線線纜的安裝和走向、燈光的設(shè)計和使用、搭建展位的材料的防火性能、展位之間通道寬度的控制、重型機械的地面承重控制、標準展位的標準配置等。要及時查驗避免施工現(xiàn)場秩序混亂和出現(xiàn)安全隱患。

（二）車展開展階段問題的解決對策

1.定期對場館硬件設(shè)施進行系統(tǒng)維護

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的普及智能化、科技化管理正在成為現(xiàn)代會展場館經(jīng)營管理的趨勢。對物流平臺進行嚴格劃分，加強人手控制物流平臺，提高物流平臺的管理，嚴禁明火多，派工作人員進行巡邏加以看管：與場館協(xié)調(diào)溝通，對場館進行維護維修，防止漏雨和停電的發(fā)生以免對參展商造成損失：合理配置有限的停車位，并盡量增加合理停車位以保證車商和專業(yè)觀眾的車有位置?？?。會展場館的智能化管理可以通過智能化管理系統(tǒng)來實現(xiàn)。

2.完善組展商管理制度與機制

會展專業(yè)人才的系統(tǒng)管理，加強對員工的管理和約束，完善公司人員管理制度，調(diào)整人員支援關(guān)系以保證人員流動減緩甚至是留下來繼續(xù)效力。定期為員工設(shè)置培訓(xùn)課程相關(guān)的出差項目，以增進員工上升的積極性，提高員工的福利待遇，增多旅游機會，經(jīng)常與員工互動。

五、結(jié)論

通過對哈爾濱車展現(xiàn)場管理的研究，分析現(xiàn)有哈車展的現(xiàn)狀及問題。針對其具體情況并充分利用其優(yōu)勢避開其劣勢，制定正確、實用的改革策略，以便準確把握車展上的管理節(jié)奏與模式，提高專業(yè)觀眾和參展商對車展的滿意程度，完善場館設(shè)施維護和組展商的管理機制，以擴大銷量和盈利，最終提出完善改良現(xiàn)場管理策略的對策，通過策略的實施，對提高哈車展現(xiàn)有的現(xiàn)場管理水平具有一定的理論和實踐意義。