高?？蒲许?xiàng)目文檔的質(zhì)量控制研究

魏扣+田祎嫻+郝琦

摘要：高?？蒲形臋n是記錄整個(gè)科研項(xiàng)目研究過(guò)程的原始記錄，對(duì)這些文檔進(jìn)行完整性、可靠性和可信性等方面的質(zhì)量控制至關(guān)重要。本文分析了高?？蒲许?xiàng)目文檔質(zhì)量控制的內(nèi)涵和要求，針對(duì)當(dāng)前高?？蒲许?xiàng)目文檔管理現(xiàn)狀，結(jié)合高?？蒲许?xiàng)目文檔的特殊性，提出高校科研項(xiàng)目文檔質(zhì)量控制的建議。

關(guān)鍵詞：高等院?？蒲许?xiàng)目文檔質(zhì)量控制

Abstract：The scientific research documents are the original records of the whole process of the research project.The quality control of these docu？ ments （such as the integrity， reliability and credibili？ ty of these documents） is very important.This paper analyzes the content and requirements of the quali？ ty control of university scientific research project documents.In view of the current situation of univer？ sity scientific research project documents manage？ ment and combine with the particularity of universi？ ty scientific research project document， and then puts forward the recommended measures of the quality control of university scientific research proj？ ect document.

Keywords：University； Research project； Docu？ ment； Quality control

隨著國(guó)家科研創(chuàng)新體系的建立，受資助的科研項(xiàng)目數(shù)量和經(jīng)費(fèi)呈現(xiàn)不斷上升趨勢(shì)，在此背景下，高校正成為承擔(dān)科研項(xiàng)目的主陣地?？蒲许?xiàng)目的研究過(guò)程作為一種創(chuàng)造性活動(dòng)，在其活動(dòng)過(guò)程中形成的所有文檔均具有重要的記錄意義，確保這些文檔的完整性、可靠性和可信性對(duì)于提高科研項(xiàng)目質(zhì)量具有重要的參考作用?；诖耍枰獙?duì)作為高?？蒲许?xiàng)目證據(jù)、記憶的，伴隨整個(gè)科研過(guò)程中所形成的文檔進(jìn)行質(zhì)量控制。

一、高?？蒲许?xiàng)目文檔質(zhì)量控制的必要性

（一）高校科研項(xiàng)目檔案的特殊性，要求對(duì)文檔進(jìn)行質(zhì)量控制

1.文檔形成時(shí)間分散，難以掌控的特點(diǎn)，要求對(duì)其進(jìn)行質(zhì)量控制。高?？蒲许?xiàng)目不同于其他項(xiàng)目，課題專業(yè)性強(qiáng)，研究周期長(zhǎng)，特別是隨著項(xiàng)目來(lái)源渠道的拓寬，以往立項(xiàng)時(shí)間的固定性正逐漸被打破，使得其隨機(jī)性增強(qiáng)。同時(shí)，為確保項(xiàng)目研究成果質(zhì)量，高?？蒲许?xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)項(xiàng)，每個(gè)研究節(jié)點(diǎn)都需要經(jīng)過(guò)反復(fù)推敲論證，因此整個(gè)項(xiàng)目往往需要較長(zhǎng)的周期。如此一來(lái)，導(dǎo)致高?？蒲许?xiàng)目文檔形成時(shí)間節(jié)點(diǎn)分散隨機(jī)，項(xiàng)目文檔的收集、跟蹤和管理難以掌控，最終致使項(xiàng)目文檔的質(zhì)量控制難度加大。

2.文檔質(zhì)量體現(xiàn)得不夠直觀，需要對(duì)其進(jìn)行質(zhì)量控制。與其他文檔相比，科研項(xiàng)目文檔質(zhì)量的評(píng)價(jià)鑒定更為復(fù)雜。在對(duì)科研項(xiàng)目文檔價(jià)值進(jìn)行評(píng)價(jià)時(shí)，需要充分考慮其創(chuàng)新性、先進(jìn)性、實(shí)用性、效用轉(zhuǎn)換能力和社會(huì)效益，而這些質(zhì)量評(píng)價(jià)和價(jià)值鑒定必須借助多樣化的手段才能檢驗(yàn)。加上科研活動(dòng)本身就是一項(xiàng)探究性活動(dòng)，是一個(gè)通過(guò)已知探索未知的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中存在諸多不確定性因素，這些都會(huì)導(dǎo)致科研項(xiàng)目文檔質(zhì)量體現(xiàn)得不夠直觀，具體體現(xiàn)為：一是科研條件的不同，使得科研項(xiàng)目特別是人文社科領(lǐng)域的科研項(xiàng)目，其實(shí)現(xiàn)價(jià)值差異加大；二是科研項(xiàng)目的產(chǎn)出屬于知識(shí)性產(chǎn)品，有時(shí)候其產(chǎn)出價(jià)值需要很長(zhǎng)時(shí)間或被不同程度的物化后才能有所體現(xiàn)。

（二）高校科研項(xiàng)目文件數(shù)量急速增加，以及文檔內(nèi)容、載體形態(tài)日益多樣化，要求對(duì)文檔進(jìn)行質(zhì)量控制

隨著高等教育事業(yè)和國(guó)家科技事業(yè)的不斷深化和發(fā)展，近年來(lái)高校科研項(xiàng)目來(lái)源渠道逐漸拓寬、經(jīng)費(fèi)不斷提升，科研項(xiàng)目立項(xiàng)數(shù)量也在逐步增加。相關(guān)數(shù)據(jù)顯示：在五大社科研究系統(tǒng)中，高校系統(tǒng)約占立項(xiàng)總數(shù)的85%。另外，從國(guó)家自然科學(xué)基金網(wǎng)站提供的相關(guān)數(shù)據(jù)來(lái)看，國(guó)家自然科學(xué)基金面上項(xiàng)目資助項(xiàng)目數(shù)、資助金額和單項(xiàng)平均資助金額也不斷增加，其中項(xiàng)目資助金額超過(guò)2000萬(wàn)元的單位中，高校約占總數(shù)的80%。在這種背景下，形成的項(xiàng)目文檔數(shù)量也呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)趨勢(shì)。同時(shí)，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化技術(shù)手段的利用越來(lái)越頻繁，文檔記錄載體不再僅限于文本化，電子化載體和其他載體在文檔載體中所占的比例越來(lái)越大。此外，從科研項(xiàng)目來(lái)源渠道來(lái)看，由單一的縱向基金管理部門(mén)資助向多部門(mén)多層次橫縱交叉的趨勢(shì)越來(lái)越明顯，記載研究活動(dòng)和過(guò)程的文檔內(nèi)容、載體形態(tài)也逐漸多樣化。在上述背景下，對(duì)這些科研項(xiàng)目文檔進(jìn)行質(zhì)量控制，是確保其符合科研項(xiàng)目和文檔管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的必然要求。

（三）“兩頭多，中間少”的管理模式，要求對(duì)文檔進(jìn)行質(zhì)量控制

目前科研人員根據(jù)科研計(jì)劃指南和委托方的需求，向項(xiàng)目主管部門(mén)或委托方遞交項(xiàng)目申請(qǐng)，項(xiàng)目申請(qǐng)確立之后，科研人員取得資助并開(kāi)展相關(guān)科研活動(dòng)。期間，科研負(fù)責(zé)人對(duì)課題項(xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行管理和控制。最后，項(xiàng)目主管部門(mén)或委托方對(duì)項(xiàng)目成果進(jìn)行驗(yàn)收。在整個(gè)申報(bào)立項(xiàng)、執(zhí)行控制和結(jié)題驗(yàn)收的環(huán)節(jié)中，高?？蒲泄芾砣藛T將主要精力專注于項(xiàng)目的立項(xiàng)和結(jié)題驗(yàn)收環(huán)節(jié)。這種管理模式，直接導(dǎo)致每一個(gè)科研項(xiàng)目最終留存下來(lái)的文檔主要集中在項(xiàng)目立項(xiàng)和結(jié)項(xiàng)“兩頭”，而中間能夠體現(xiàn)項(xiàng)目正常開(kāi)展的文檔較少，一定程度上造成科研項(xiàng)目管理過(guò)程與科研文檔管理過(guò)程相分離。[1]由此可見(jiàn)，對(duì)高?？蒲形臋n進(jìn)行質(zhì)量控制，有利于改善科研過(guò)程中文檔“兩頭多，中間少”的現(xiàn)象。

二、高?？蒲许?xiàng)目文檔質(zhì)量控制的內(nèi)涵與要求

高?？蒲许?xiàng)目文檔是高校進(jìn)行科學(xué)研究活動(dòng)的歷史記錄，是重要的知識(shí)資源。由于文檔本身及其管理主體具有多層次性和多元性，為了更好地發(fā)揮最大效用，就需要對(duì)科研項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)、開(kāi)題、中期檢查、結(jié)項(xiàng)驗(yàn)收以及永久保存或銷毀的全過(guò)程中所形成的文檔進(jìn)行質(zhì)量控制。其中，文檔質(zhì)量控制主要表現(xiàn)在要確保所有文檔材料的完整性（成套性）、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，同時(shí)還需要確保整個(gè)過(guò)程中所形成的文檔質(zhì)量符合相應(yīng)的規(guī)范要求。

（一）確保高?？蒲许?xiàng)目文檔的完整性（成套性）

與其他文檔相比，科研項(xiàng)目文檔對(duì)完整性（成套性）的要求更高。科研活動(dòng)的開(kāi)展是一個(gè)具有周期性的運(yùn)行過(guò)程，從項(xiàng)目立項(xiàng)到最后的成果驗(yàn)收是一個(gè)完整的體系。因此，確?？蒲许?xiàng)目文檔的完整性就是要能夠準(zhǔn)確體現(xiàn)整個(gè)科研項(xiàng)目的運(yùn)行過(guò)程，準(zhǔn)確反映科研項(xiàng)目申報(bào)立項(xiàng)、執(zhí)行控制和結(jié)題驗(yàn)收這三個(gè)階段的連續(xù)性和各項(xiàng)研究活動(dòng)的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，構(gòu)成一個(gè)清晰完整的系統(tǒng)性體系。也就是說(shuō)，圍繞高校科研項(xiàng)目的展開(kāi)，經(jīng)費(fèi)來(lái)源單位、項(xiàng)目依托單位、高校科研管理部門(mén)以及科研項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)等各管理主體單位所形成的各個(gè)階段、各個(gè)內(nèi)容模塊、各種載體的文件材料能夠全面地記錄科研項(xiàng)目的全部過(guò)程，并能夠反映各階段之間、各協(xié)作團(tuán)隊(duì)之間的內(nèi)在聯(lián)系。

（二）確保高?？蒲形臋n的長(zhǎng)期可利用性，以便更好地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源

對(duì)于高?？蒲许?xiàng)目文檔，既要確保當(dāng)前可用，又要確保將來(lái)的永久使用。可以說(shuō)，只有維護(hù)科研項(xiàng)目文檔的長(zhǎng)期可利用性，才能深入開(kāi)發(fā)其利用價(jià)值，而這就需要做好科研項(xiàng)目文檔的前端控制工作。馮惠玲教授曾提到，我國(guó)推行的文檔一體化管理，實(shí)際上是前端控制思想的體現(xiàn)。[2]對(duì)于高校科研項(xiàng)目文檔的質(zhì)量控制，可以借助文檔一體化的思想，實(shí)現(xiàn)從文檔的形成、整理到保存歸檔的全過(guò)程管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息結(jié)構(gòu)的一致化，文檔數(shù)據(jù)著錄的結(jié)構(gòu)化、資料信息的一致化，查找利用的標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而更好地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源。

（三）依托技術(shù)保障，進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)和規(guī)劃

全面的設(shè)計(jì)規(guī)劃和信息技術(shù)是相互配套、互為依托的。信息技術(shù)手段的介入，使原本的手工操作或以手工方式進(jìn)行管理的模式向信息化、自動(dòng)化模式轉(zhuǎn)變，更好地實(shí)現(xiàn)從項(xiàng)目管理模式向過(guò)程管理模式轉(zhuǎn)變。自上而下的頂層設(shè)計(jì)配套相應(yīng)的信息技術(shù)手段，能夠有效地減少文檔“孤島”現(xiàn)象的發(fā)生，確保文檔的完整性，進(jìn)一步提高科研項(xiàng)目文檔的利用效率。

三、加強(qiáng)我國(guó)高?？蒲许?xiàng)目文檔質(zhì)量控制的建議

（一）建立統(tǒng)一管理的聯(lián)合法規(guī)，建立健全科研項(xiàng)目文檔管理規(guī)章制度

1.規(guī)范科研項(xiàng)目文檔管理工作，提高文檔管理質(zhì)量，必須強(qiáng)調(diào)聯(lián)合法規(guī)的統(tǒng)一性。針對(duì)聯(lián)合法規(guī)統(tǒng)一性的要求，目前國(guó)際上有國(guó)際檔案理事會(huì)頒布的通用性較強(qiáng)的《電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求》，國(guó)內(nèi)則有《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》。在實(shí)際操作中，對(duì)于國(guó)際和國(guó)內(nèi)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的采用，要注意保證數(shù)據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)化，管理標(biāo)志的一體化。除了要確保規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性以外，還要保障相關(guān)文檔管理政策法規(guī)的一致性。特別是在項(xiàng)目來(lái)源多元化、科研團(tuán)隊(duì)跨組織跨領(lǐng)域化的背景下，可以借鑒國(guó)外的經(jīng)驗(yàn)，將科研項(xiàng)目文件看成是科研活動(dòng)過(guò)程的有機(jī)組成，建立具有連貫性的國(guó)家法律法規(guī)、科研學(xué)術(shù)規(guī)范和文檔管理聯(lián)合規(guī)范，確保在科研活動(dòng)運(yùn)轉(zhuǎn)流程中跨組織、跨領(lǐng)域、跨階段的項(xiàng)目文檔能夠相互銜接、相互利用或反復(fù)利用。

2.建立健全科研項(xiàng)目文檔管理規(guī)章制度。一是科研項(xiàng)目檔案作為記錄科研活動(dòng)全過(guò)程的一套完整文件材料，雖然歸檔程序是在科研項(xiàng)目研究活動(dòng)結(jié)束后完成的，但是文檔的收集和整理工作應(yīng)伴隨科研項(xiàng)目運(yùn)行的全過(guò)程，相應(yīng)的規(guī)章制度也要囊括到業(yè)務(wù)活動(dòng)的方方面面，以確保各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的有章可循，有法可依。因此，相關(guān)制度內(nèi)容應(yīng)包括科研項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)項(xiàng)整個(gè)管理過(guò)程，明確所有科研項(xiàng)目文檔歸檔的操作方式，如項(xiàng)目檔案的立卷方式、歸檔時(shí)間、收集內(nèi)容、整理方法、保管程序和提供利用等。[3]二是應(yīng)加快電子科研文檔管理規(guī)范的制定。在信息化建設(shè)的大環(huán)境下，更多的科研活動(dòng)依托于電子信息化平臺(tái)來(lái)進(jìn)行，電子科研項(xiàng)目文檔數(shù)量隨著信息技術(shù)手段的應(yīng)用急速增加，但目前國(guó)內(nèi)并未有相應(yīng)的管理規(guī)范，在電子科研項(xiàng)目文檔領(lǐng)域還存在制度空白。

（二）各管理主體分工合作，各司其職

縱觀整個(gè)高?？蒲许?xiàng)目文檔管理過(guò)程和研究活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程，完整的管理主體體系應(yīng)包括國(guó)家科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)來(lái)源單位、科研項(xiàng)目依托和承擔(dān)單位、高?？蒲泄芾聿块T(mén)、科研項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)以及檔案管理部門(mén)。在確保相關(guān)體系完整的前提下，針對(duì)管理主體體系多元化、多層次的特點(diǎn)，各管理主體部門(mén)應(yīng)有明確的分工與合作，并得到相應(yīng)的法律授權(quán)。例如：科研項(xiàng)目依托單位或承擔(dān)單位以及高?？蒲泄芾聿块T(mén)應(yīng)對(duì)文檔質(zhì)量的保證和管理?yè)?dān)負(fù)起責(zé)任的審查，相關(guān)的檔案管理部門(mén)對(duì)科研項(xiàng)目文檔的處置、保存或銷毀以及利用應(yīng)負(fù)有法律授權(quán)的重任。此外，還應(yīng)立足高校本身，對(duì)高校系統(tǒng)內(nèi)部涉及的各層級(jí)單位要明確相關(guān)的權(quán)責(zé)關(guān)系：高?？蒲泄芾聿块T(mén)應(yīng)連同檔案主管部門(mén)共同制定文檔質(zhì)量管理的總體規(guī)定和要求，同時(shí)對(duì)文檔管理過(guò)程負(fù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和服務(wù)的責(zé)任；科研團(tuán)隊(duì)要對(duì)其承擔(dān)科研項(xiàng)目的現(xiàn)行文檔的收集、整理和保管負(fù)主要責(zé)任；科研人員要對(duì)科研實(shí)踐活動(dòng)中文檔的形成負(fù)基本責(zé)任。

（三）應(yīng)用知識(shí)管理方法，進(jìn)行有效的質(zhì)量控制

1.強(qiáng)調(diào)科研項(xiàng)目文檔管理流程的一體化，以實(shí)現(xiàn)流程的最優(yōu)。引入知識(shí)管理方法，實(shí)現(xiàn)流程的一體化，其主要體現(xiàn)在實(shí)現(xiàn)知識(shí)的增值和流程運(yùn)行的循序漸進(jìn)上，即科研項(xiàng)目文件的形成、流轉(zhuǎn)、歸檔、保存或銷毀的過(guò)程以知識(shí)流向?yàn)榧~帶，互為聯(lián)系、互為依托，強(qiáng)調(diào)流程各環(huán)節(jié)之間的銜接性。同時(shí)，電子文檔由于長(zhǎng)期保存問(wèn)題尚未有最佳解決方案，元數(shù)據(jù)丟失的情況或有存在，即“雙套保管”在實(shí)際工作中可能都各自缺乏理應(yīng)具備的原始性要素，有用性和原始性在遭受不同程度的損壞。[4]因此，在流程優(yōu)化的過(guò)程中，要特別注意“雙軌制”與“雙套制”問(wèn)題的解決。在對(duì)科研項(xiàng)目文檔流程進(jìn)行重組優(yōu)化的過(guò)程中，可引入文檔版本控制的模式，即一個(gè)文檔可以有多個(gè)版本，每次修改完成之后的版本都要保存，以協(xié)調(diào)和減少“雙套保管”帶來(lái)的負(fù)效應(yīng)。

2.強(qiáng)調(diào)文檔管理信息系統(tǒng)平臺(tái)與功能設(shè)計(jì)的一體化，以實(shí)現(xiàn)平臺(tái)的最優(yōu)。檔案管理是文件管理的延伸和發(fā)展，文件管理和檔案管理是一個(gè)統(tǒng)一體的系統(tǒng)工程。[5]在這里，平臺(tái)最優(yōu)主要是指科研管理系統(tǒng)與檔案部門(mén)的檔案管理系統(tǒng)從建設(shè)之初就能夠在系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)以及系統(tǒng)管理等各個(gè)方面實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作能力。在系統(tǒng)運(yùn)行階段，二者之間能夠不斷兼容、實(shí)現(xiàn)文件與檔案之間的流傳互通；在系統(tǒng)維護(hù)階段，二者又能夠做到自動(dòng)化的無(wú)縫連接、共享維護(hù)文檔、盡量減少人工操作。這樣，就能夠通過(guò)平臺(tái)設(shè)計(jì)和功能的優(yōu)化來(lái)提高科研文檔的運(yùn)轉(zhuǎn)效率和利用率，最終促進(jìn)知識(shí)的流動(dòng)和共享。

（四）采用業(yè)務(wù)連續(xù)體管理模式

業(yè)務(wù)連續(xù)體管理模式是為解決科研項(xiàng)目過(guò)程與文件管理過(guò)程相分離問(wèn)題而引入的新管理模式，它不僅強(qiáng)調(diào)科研項(xiàng)目文檔全過(guò)程管理的連續(xù)性和完整性，而且更重視加強(qiáng)文件管理過(guò)程和業(yè)務(wù)過(guò)程的有機(jī)聯(lián)系，是一種動(dòng)態(tài)應(yīng)對(duì)的科研項(xiàng)目治理模式。采用業(yè)務(wù)連續(xù)體管理模式就是將科研項(xiàng)目文件看成科研活動(dòng)過(guò)程的有機(jī)組成部分。如圖1所示。具體而言，科學(xué)研究的活動(dòng)過(guò)程是一個(gè)開(kāi)放的流動(dòng)系統(tǒng)，為保證科研項(xiàng)目質(zhì)量，在運(yùn)行過(guò)程中運(yùn)用組織、參謀、控制、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)等手段對(duì)活動(dòng)的各要素進(jìn)行不同程度的干預(yù)，以確?？蒲许?xiàng)目高質(zhì)量運(yùn)行。[6]科研文檔從生成到處置的過(guò)程要與科研活動(dòng)過(guò)程相一致，原有的文件生命周期界限被模糊化，甚至被不同程度地切分，以融入科研項(xiàng)目的各項(xiàng)活動(dòng)中，通過(guò)梳理科研項(xiàng)目文件的管理過(guò)程可以清晰地還原出科研活動(dòng)的過(guò)程。在該模式中，對(duì)科研項(xiàng)目文檔管理實(shí)施過(guò)程控制時(shí)，需要注意的是過(guò)程控制要求的不是管理和控制一個(gè)階段、一次研究活動(dòng)、一個(gè)版本的文件，而是全階段、全活動(dòng)、全版本地進(jìn)行過(guò)程動(dòng)態(tài)控制，因此要在科研項(xiàng)目開(kāi)展的過(guò)程中，應(yīng)盡可能地還原文檔的原始性要素，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)科研項(xiàng)目文檔的質(zhì)量控制。

*本文為中國(guó)人民大學(xué)科學(xué)研究基金（中央高校基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)專項(xiàng)資金資助）“高?？蒲许?xiàng)目文檔的質(zhì)量控制研究”（項(xiàng)目批準(zhǔn)號(hào)：15XNE006）的項(xiàng)目研究成果。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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