新時期疾控機(jī)構(gòu)檔案現(xiàn)代化管理

朱海龍

作為疾病防控的重要組成部分，疾控機(jī)構(gòu)基本檔案資料從時間的維度反映了疾控工作綜合情況，特別是進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+時代”，對疾控檔案現(xiàn)代化管理的要求更加迫切。掌握新時期疾控機(jī)構(gòu)檔案現(xiàn)代化管理的基本情況，對疾控機(jī)構(gòu)檔案管理問題進(jìn)行分析，探索適合新時期疾控機(jī)構(gòu)檔案現(xiàn)代化管理的對策，有利于促進(jìn)疾病防控事業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

伴隨社會經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，疾控機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)代化已是發(fā)展趨勢，檔案管理傳統(tǒng)模式未能與時代發(fā)展要求相匹配，制約了檔案事業(yè)的快速發(fā)展。作為我國公共衛(wèi)生的重要組成部分，疾控機(jī)構(gòu)檔案真正實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，將有效促進(jìn)疾病防控事業(yè)發(fā)展。

疾控機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀

疾控機(jī)構(gòu)檔案主要有機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)資料、重要工作材料、主要會議記錄、業(yè)務(wù)工作數(shù)據(jù)等內(nèi)容，疾控機(jī)構(gòu)檔案管理水平會對疾病預(yù)防控制能力產(chǎn)生影響。長期以來，受制于社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及事業(yè)單位固有特點的影響，我國疾控機(jī)構(gòu)檔案管理未能及時跟上時代前進(jìn)的步伐，主要表現(xiàn)為檔案基礎(chǔ)設(shè)施較為落后，檔案意識薄弱，檔案紙質(zhì)化狀態(tài)較普遍，檔案管理缺乏專業(yè)人員，檔案管理機(jī)制不健全，檔案工作與業(yè)務(wù)活動結(jié)合性不足等方面。

檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后。疾控機(jī)構(gòu)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的落后已經(jīng)影響公共衛(wèi)生服務(wù)能力的提升。當(dāng)前疾控機(jī)構(gòu)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的落后主要有以下幾個方面：一是檔案室內(nèi)部基礎(chǔ)配套較差，內(nèi)部布局設(shè)置不合理，有些檔案室建設(shè)格局仍停留在計劃經(jīng)濟(jì)時代，結(jié)構(gòu)不盡合理；二是檔案資源種類、數(shù)量較少，檔案安全基礎(chǔ)薄弱；三是檔案信息化建設(shè)跟不上，查找文件或者歷史資料大多是人工翻找，耗費時間較多?？傮w講，檔案基礎(chǔ)設(shè)施的落后有諸多原因，其中檔案資源、安全體系等還不夠完善，其根源在于檔案的資源體系、利用系統(tǒng)、安全體系尚不健全，未能跟上業(yè)務(wù)工作發(fā)展。

疾控機(jī)構(gòu)工作人員檔案意識薄弱。疾控機(jī)構(gòu)檔案資料的管理是一個系統(tǒng)的、連貫的過程，這需要辦公室、人事、后勤等保障部門的配合，也需要傳染病防制、慢性病防制、免疫規(guī)劃等具體業(yè)務(wù)部門的大力支持?？梢哉f，疾控機(jī)構(gòu)檔案管理離不開任何一個科室、部門的支持與協(xié)作，每一位工作人員均可以是疾控檔案資料的參與者與管理者。一方面，尊重事實，客觀完整是疾控機(jī)構(gòu)檔案人員基本檔案意識，保存好每一份檔案材料，經(jīng)得起時間考驗。特別是重大傳染病防控時期的相關(guān)檔案資料，不僅是對特殊時期最好記錄，更是將來防控重大疾病值得借鑒的寶貴經(jīng)驗。另一方面，檔案知識更新學(xué)習(xí)意識不足也是制約疾控機(jī)構(gòu)檔案發(fā)展的重要因素。尤其是疾控機(jī)構(gòu)專業(yè)性強(qiáng)，新發(fā)傳染病疫情變化復(fù)雜，對檔案資料的要求更高，檔案管理人員學(xué)習(xí)意識尤為關(guān)鍵。

疾控機(jī)構(gòu)檔案管理缺乏專業(yè)人員。一方面，當(dāng)前我國部分疾控機(jī)構(gòu)的檔案從業(yè)人員并不是科班出身，具有專業(yè)知識、技能的工作人員較少，缺乏專職管理檔案的從業(yè)人員，檔案管理專業(yè)程度并不高。另一方面，部分疾控機(jī)構(gòu)的檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)不合理，多是年齡較大者從事此項工作，接受前沿檔案管理知識和技能培訓(xùn)的能力不足，而年輕人從事檔案管理的意愿不夠強(qiáng)烈，年齡結(jié)構(gòu)老化現(xiàn)象較為突出，檔案室成為“養(yǎng)老院”。

檔案服務(wù)疾病預(yù)防控制的功能不足。因疾控機(jī)構(gòu)專業(yè)性和獨特性，以防病為核心形成的各種資料普遍具有較高的指導(dǎo)和借鑒價值。疾控機(jī)構(gòu)新工作的開展離不開對過去檔案的梳理和學(xué)習(xí)，檔案服務(wù)防病工作的功能會得到彰顯。當(dāng)今社會，公眾對自身健康日益重視，疾病防控形勢更加嚴(yán)峻，我國疾控機(jī)構(gòu)檔案服務(wù)能力建設(shè)未能滿足以上形勢的需求，已有疾病防控檔案資料只是簡單堆放，未能及時進(jìn)行凝練和總結(jié)，對于疾病防控的貢獻(xiàn)不夠突出，特別是信息化建設(shè)滯后也影響論了檔案服務(wù)功能的發(fā)揮。

多措并舉，提升疾控機(jī)構(gòu)檔案管理水平

加強(qiáng)疾控機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)。一是結(jié)合單位業(yè)務(wù)工作開展情況，基于疾控機(jī)構(gòu)的專業(yè)化需求，制定完善的信息化建設(shè)方案，提升檔案辦公設(shè)備自動化水平，建立基礎(chǔ)疾控檔案數(shù)據(jù)庫，完善檔案信息化管理軟件系統(tǒng)，促其適應(yīng)疾控機(jī)構(gòu)檔案管理工作的發(fā)展需要。加強(qiáng)疾控檔案管理與電子信息化應(yīng)用相結(jié)合，將疾病防控檔案信息資料進(jìn)行電子化存儲，以便于檔案專業(yè)人員在查閱資料的時候，只需借助引擎搜索就可將所用資料及時調(diào)取。

加強(qiáng)檔案專業(yè)人才培養(yǎng)，提升疾控檔案創(chuàng)新能力。一是疾控機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對本機(jī)構(gòu)的檔案人才隊伍現(xiàn)狀、當(dāng)前存在的主要問題等進(jìn)行摸底調(diào)查，從檔案人員滿足疾控事業(yè)發(fā)展的角度出發(fā)，制定本單位檔案人才培養(yǎng)計劃、具體實施方案等，做好疾控機(jī)構(gòu)檔案人才建設(shè)的頂層設(shè)計。二是逐步完善檔案工作人員繼續(xù)教育培訓(xùn)制度。落實檔案從業(yè)人員繼續(xù)教育考核機(jī)制，并將考核情況納入登記，作為個人年度檔案工作考評重要指標(biāo)，倒逼疾控機(jī)構(gòu)檔案從業(yè)人員接受前沿理論知識、專業(yè)教育等基本檔案管理知識與技術(shù)能力。

提升檔案服務(wù)疾病防控的能力。檔案管理的重要特點是檔案的服務(wù)功能，服務(wù)疾病防控的新形勢和公眾對健康的迫切要求，加強(qiáng)疾控機(jī)構(gòu)檔案的服務(wù)能力勢在必行。新時期條件下，滿足不同病種、不同特點的多元化檔案需求應(yīng)是疾控機(jī)構(gòu)檔案工作的題中之義，這也離不開疾控機(jī)構(gòu)檔案服務(wù)功能的有效拓展。在日常工作中，可以將檔案的歷史記錄功能與現(xiàn)實服務(wù)防病工作的功能無縫銜接，一方面可以服務(wù)于政府部門的公共衛(wèi)生決策，便于政府決策部門作出科學(xué)合理、切實可行的防病戰(zhàn)略；另一方面，通過檔案記錄的歷史資料，積累防控疾病的經(jīng)驗，為社會公眾健康服好務(wù)，切實滿足公眾日益增長的健康需求。

新時期，“互聯(lián)網(wǎng)+”應(yīng)用廣泛，智能化、自動化速度加快，疾病防控形勢日益嚴(yán)峻，疾控機(jī)構(gòu)工作量逐步加大，疾控機(jī)構(gòu)檔案管理須跟上時代步伐，只有從信息化建設(shè)、檔案日常管理制度、檔案專業(yè)人才培養(yǎng)、檔案服務(wù)疾控工作等方面共同發(fā)力，才能有效提升新時期疾控機(jī)構(gòu)檔案現(xiàn)代化管理水平。