完善會計檔案管理內(nèi)部控制制度策略分析

張紫蓓

摘 要：當(dāng)前，我國社會正處于轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，在這個時期內(nèi)，雖然給各大企業(yè)帶來了很大的沖擊力，但是也帶來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇，企業(yè)如何抓住這次發(fā)展機(jī)遇，實現(xiàn)質(zhì)的飛躍，這就需要企業(yè)做好會計檔案管理工作，制定出完善的內(nèi)部控制制度，從而推動自身的發(fā)展?；诖耍疚闹饕獙ν晟茣嫏n案管理內(nèi)部控制制度的策略進(jìn)行了探討

關(guān)鍵詞：會計；檔案管理；內(nèi)部控制

企業(yè)內(nèi)部會計控制方法、控制手段等都發(fā)生了顯著了變化，在這樣的情況下，要求著各大企業(yè)要不斷健全會計檔案管理工作措施，構(gòu)建起完善的內(nèi)部會計制度，嚴(yán)格按照此制度執(zhí)行會計檔案管理工作，確保會計檔案管理工作的順利有序進(jìn)行，同時提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，進(jìn)而確保檔案管理內(nèi)部制度充分發(fā)揮作用，提高各大企業(yè)檔案管理工作效率。

1 會計檔案管理的現(xiàn)狀

1.單位領(lǐng)導(dǎo)會計檔案管理意識淡薄

在日常工作過程中，單位領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)工作人員只重視會計記錄，忽略了收集文件資料、整理文件等工作，致使會計業(yè)務(wù)與會計檔案管理流程出現(xiàn)脫節(jié)情況，出現(xiàn)這一情況，究其原因在于檔案管理制度的不完善、檔案知識宣傳力度不夠，造成很多檔案工作人員沒有從根本上意識到檔案管理的重要性。

2.會計檔案人員綜合素質(zhì)低

國內(nèi)會計檔案管理工作者工作素養(yǎng)低、業(yè)務(wù)能力低，甚至有的檔案管理工作人員是兼職從事這份工作，導(dǎo)致在管理檔案中出現(xiàn)很多問題。再加上檔案管理者普遍缺乏檔案工作基本技能，在工作中都是無序的、雜亂的堆積材料。具體表現(xiàn)在檔案立卷中、目錄不全面、檔案封面內(nèi)容不詳細(xì)、分類不規(guī)范等，在保管會計檔案中，一般都是由出納工作者負(fù)責(zé)對會計檔案進(jìn)行保管，沒有指定的檔案室，經(jīng)常出現(xiàn)違規(guī)操作的情況，上述這些問題的存在，無疑是阻礙檔案管理工作有序進(jìn)行的主要原因。

3.會計檔案信息化水平低

在形成、使用和保管會計檔案中，體現(xiàn)出利用率高、專業(yè)性強(qiáng)等特征，在科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展下，要求著各大企業(yè)必須要不斷創(chuàng)新、與時俱進(jìn)，否則就會面臨著淘汰。在傳統(tǒng)會計檔案管理中，采用的是人工管理方法，會計檔案以紙質(zhì)形式保存，既浪費(fèi)了人力資源，同時工作效率也很低下，致使會計檔案管理水平普遍低下。在信息時代的今天，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展完善了傳統(tǒng)檔案管理中的不足。但從實際情況上而言，我國各大企業(yè)在管理檔案中，并未充分利用信息技術(shù)，會計檔案管理信息化水平較低，導(dǎo)致會計檔案管理水平停滯不前。

2 分析完善會計檔案管理內(nèi)部控制的對策

1.強(qiáng)化會計核算資料控制

對于企業(yè)發(fā)展而言，會計資料是機(jī)密的，一旦泄露，會給企業(yè)帶來很大的經(jīng)濟(jì)損失，但磁性介質(zhì)自身的可復(fù)制特征，導(dǎo)致會計資料很容易泄露，同時還不容易發(fā)現(xiàn)，會計電算化系統(tǒng)工作中，無論是輸出磁性文件，還是在打印工作資料中，在輸出后按照有關(guān)規(guī)定嚴(yán)格管理，避免被他人竊取。會計檔案保管工作人員應(yīng)專門負(fù)責(zé)保管磁性資料；在系統(tǒng)操作日常上，記錄著打印資料的時間、文件頁數(shù)等，并在第一時間內(nèi)送達(dá)到有關(guān)工作者的手里；在簽收中，要標(biāo)明收件日期、收件人，便于日后查看和管理；保障會計軟件與會計算數(shù)據(jù)的保密性、安全性，避免非法修改或者非法刪除數(shù)據(jù)，在磁性介質(zhì)中存儲的數(shù)據(jù)應(yīng)備份好。在修改或者升級會計核算軟件中，要嚴(yán)格按照審批手續(xù)進(jìn)行，確保實際會計數(shù)據(jù)的安全性、可靠性，由有關(guān)工作者全權(quán)監(jiān)督和負(fù)責(zé)，避免出現(xiàn)問題。

2.會計電子檔案格式的不斷升級

在財務(wù)軟件選擇中，既要選擇功能完善的，也要選擇信譽(yù)好、資金能力強(qiáng)的軟件開發(fā)者。在此基礎(chǔ)上，注重會計電子檔案和選擇財務(wù)軟件版本的一致性，不斷升級會計電子檔案格式，確保電子檔案的可兼容性、穩(wěn)定性。另外，應(yīng)明確的是，會計信息檔案與普通會計電算化檔案是有很大差異的，會計信息化檔案中還包括運(yùn)算和分析會計數(shù)據(jù)所獲取的企業(yè)決策參考信息，所以，在保存會計信息化檔案中，應(yīng)明確這些信息和會計數(shù)據(jù)二者的關(guān)系，以便更好的管理。

3.構(gòu)建完善的會計檔案管理制度

在會計檔案的收集、立卷、保管、銷毀等過程中，應(yīng)制定出完善的管理制度。一是，構(gòu)建歸檔制度。確保資料完善，第一時間內(nèi)做好檔案歸檔。開發(fā)和使用一整套的軟件程序，注重會計檔案的管理，結(jié)合檔案類別、時間等，對機(jī)讀會計數(shù)據(jù)、紙質(zhì)會計檔案版本等實施立卷歸檔。二是，建立健全的借閱手續(xù)制度。會計檔案查閱中，應(yīng)通過有關(guān)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，結(jié)合有關(guān)具體規(guī)定進(jìn)行檔案借閱，其他部門的人員查閱本部門的會計檔案必須要有單位介紹信，并通過財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)和簽字，并及時做好查閱記錄。三是，在保管期滿后，應(yīng)及時銷毀電算化會計檔案，通過批準(zhǔn)后，編制相應(yīng)的銷毀手冊，并在有關(guān)工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行。

4.加強(qiáng)會計檔案人員素質(zhì)素養(yǎng)

一是，不斷完善和優(yōu)化會計檔案工作，建設(shè)出高素養(yǎng)、高水平的會計檔案管理隊伍，這是做好檔案管理工作的前提。作為一名檔案管理工作人員，必須要嚴(yán)格要求自己，正確、合理的運(yùn)用自身的權(quán)力，確保檔案管理工作的有序展開；二是，會計檔案內(nèi)容具備嚴(yán)密性、專業(yè)性等特征。所以，與其他檔案對比，會計檔案應(yīng)實施專業(yè)化管理。所謂的專業(yè)化管理，要求檔案管理工作者不但要熟練應(yīng)用檔案管理的基本專業(yè)知識，而且還要熟練掌握一些財務(wù)專業(yè)知識，在利用信息軟件的基礎(chǔ)上，提高檔案管理的工作效率。所以，企業(yè)應(yīng)該定期或者不定期對檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，以此來豐富他們的知識體系，拓展他們的知識視野，促使他們的工作能力能夠滿足現(xiàn)代檔案管理的多樣化需求。另外，加強(qiáng)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平，促使企業(yè)會計檔案管理科學(xué)化、合理化，進(jìn)而推動企業(yè)的發(fā)展。

3 結(jié)語

總而言之，會計檔案管理水平對于企業(yè)的發(fā)展而言至關(guān)重要，在這個竟?fàn)幦绱思ち业氖袌錾?，企業(yè)想要取得可持續(xù)發(fā)展，必須要做好會計檔案管理工作。因此，這就要求企業(yè)加大對會計檔案管理工作投入力度，不斷提高檔案管理人員的工作素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，從而不斷提高會計檔案管理質(zhì)量。

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