高校檔案管理中存在的問題及對策

陳寧

摘 要：檔案管理是高校管理的重要組成部分。檔案是記錄著高校在長期發(fā)展過程中基建、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)的重要文件，對高校的發(fā)展來說具有重要意義。本文首先分析了高校檔案管理中存在的問題，進(jìn)而提出了完善高校檔案管理的對策，希望能夠有效促進(jìn)高校檔案管理效率的提升。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；問題；對策

中圖分類號： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）28-32-2

0 引言

當(dāng)前，隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，各高校也逐漸進(jìn)行了擴(kuò)招，這就給高校檔案管理部門帶來了很大的壓力。檔案是單位、組織和個(gè)人在特定的社會(huì)環(huán)境下參與各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的具體記錄，是銜接過去、現(xiàn)在與未來的重要紐帶。對于高校來說，檔案當(dāng)中記錄著高校發(fā)展過程中基建、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)的重要信息，并且以文字、圖片、影像等多種形式保存下來，對于高校未來的建設(shè)發(fā)展具有重要的歷史參考意義。高校的壯大、信息社會(huì)的發(fā)展給高校檔案管理工作帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，為了盡快適應(yīng)社會(huì)形勢的發(fā)展，高校要不斷改進(jìn)檔案管理方式，提升檔案管理水平。

1 高校檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理工作沒有得到足夠的重視

當(dāng)前高校檔案管理水平不高的一個(gè)關(guān)鍵因素就是對檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識，很多高校都認(rèn)為檔案管理工作不會(huì)給學(xué)校帶來實(shí)質(zhì)性的效益，這種錯(cuò)誤觀念嚴(yán)重影響著檔案資源的開發(fā)利用，也不利于檔案管理整體水平的提高。另外，高校在制定發(fā)展規(guī)劃和戰(zhàn)略目標(biāo)的時(shí)候也很少將檔案管理工作包括在內(nèi)。重視程度不足成了制約高校檔案管理水平提升的一個(gè)關(guān)鍵因素。

1.2 高校檔案管理方式落后

當(dāng)前，很多高校檔案管理一直采用的是傳統(tǒng)管理方式，沒有將現(xiàn)代化信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入進(jìn)去，導(dǎo)致了管理方式落后，跟不上形勢的發(fā)展。由于管理方式落后，很多檔案在查找過程中非常不方便，降低了工作效率不說，還很難配合其他部門開展工作。

1.3 檔案管理設(shè)施建設(shè)滯后

檔案管理設(shè)施建設(shè)關(guān)系著管理水平的提高，但由于高校管理人員對檔案管理的不重視，導(dǎo)致資金投入不足，檔案管理設(shè)施的建設(shè)存在較大的滯后性，尤其是檔案存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，有的高校檔案室破舊，存儲(chǔ)環(huán)境惡劣，造成檔案資料破壞嚴(yán)重，無法再利用。同時(shí)管理人員的安全意識不足，將檔案資料與一些危險(xiǎn)物品放置在一起，加上缺乏完善的保護(hù)設(shè)施，對檔案資料產(chǎn)生極大的威脅。甚至部分高校并沒有專門的檔案管理部門，現(xiàn)代化檔案管理水平偏低，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的高效開展。

1.4 相關(guān)制度體系不夠完善

從目前的情況來看，由于思想認(rèn)識上的誤區(qū)以及對檔案管理的不重視，很多高校都沒有根據(jù)自身實(shí)際情況建立一套完善的檔案管理制度體系，甚至部分學(xué)校都沒有配備專門的檔案管理部門和人員，導(dǎo)致檔案管理工作隨意性較強(qiáng)，檔案整體不及時(shí)、不規(guī)范，檔案信息不完整、檔案遺失等問題普遍存在。因此，要想切實(shí)提高高校檔案管理水平，必須要制定完善的制度體系，為檔案管理工作的規(guī)范有序開展提供依據(jù)。

2 完善高校檔案管理的對策

2.1 轉(zhuǎn)變觀念，提高對檔案管理的重視

要想從根本上提高檔案管理的綜合水平，最為關(guān)鍵的就是需要高校及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識到檔案管理對于高校建設(shè)發(fā)展的重要意義，從資金、政策、人力資源等方面予以支持，并將檔案管理工作納入到高校整體的發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中。加強(qiáng)對檔案管理的宣傳，從整體上樹立檔案管理意識，使學(xué)校各部門積極配合檔案管理工作的開展，為檔案管理工作的有序、高效進(jìn)行營造良好的氛圍。

2.2 創(chuàng)新檔案管理方式

2.2.1 加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)

為了實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化建設(shè)，必須要利用現(xiàn)代信息技術(shù)加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，將大量的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換成為數(shù)字形式，這樣不僅方便了檔案人員的管理，同時(shí)還使檔案資料更易于保存，提升了高校檔案資源的利用率。

2.2.2 建立檔案管理信息化網(wǎng)站

為了提高高校檔案資源的利用效率，檔案管理人員可以通過網(wǎng)站的建設(shè)，給檔案使用人員提供方便。這是當(dāng)前一種非常有效的檔案管理方法，這種方法能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的快速流轉(zhuǎn)和高效傳遞。高校檔案管理網(wǎng)站的建立，適應(yīng)了當(dāng)前信息化發(fā)展的潮流，提高了資源的使用效率，促進(jìn)了高校檔案管理工作的開展。

2.3 加強(qiáng)檔案管理設(shè)施建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理設(shè)施建設(shè)必須要與現(xiàn)代化信息技術(shù)相結(jié)合。第一，建立一套完善的信息化檔案管理平臺(tái)，選擇或者開發(fā)適合自身檔案管理實(shí)際情況的檔案數(shù)字化管理軟件，保證軟件的規(guī)范性、兼容性和實(shí)用性，并且具備滿足高校檔案管理的基本功能需求，提高檔案信息化管理效率；第二，加強(qiáng)對電子檔案的收集整理和歸檔，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，科學(xué)保存不同類型的檔案存儲(chǔ)介質(zhì)，確保檔案資料的安全、完整，并對檔案資源進(jìn)行分類整理，深化檔案管理服務(wù)功能，從而為檔案資源的開發(fā)利用提供支持；第三，做好檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)工作，確保網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境安全，避免系統(tǒng)被入侵而造成檔案被泄露或損壞，確保檔案資源的安全完整。

2.4 加強(qiáng)高校檔案管理制度建設(shè)

對于高校來說，檔案管理工作涉及的部門較多，工作的內(nèi)容較為復(fù)雜，必須有一條完善的制度體系作為保障，才能確保檔案管理工作順利開展，減少管理過程中的疏漏，提高檔案管理水平。首先，高校要建立明確的責(zé)任制度體系，設(shè)立專門的檔案管理部門，并配備專業(yè)的檔案管理人員；其次，制定具體的檔案管理工作目標(biāo)，明確各部門的職責(zé)，使其積極配合高校檔案管理工作的開展。然后，建立完善的檔案工作工作規(guī)范，對檔案的收集、整理、裝訂、歸檔與借閱等各個(gè)流程均給予明晰的規(guī)定，確保制度的嚴(yán)格落實(shí)，對于違反規(guī)定的行為和人員要進(jìn)行嚴(yán)肅處理，從而提高高校檔案管理工作的整體效率和科學(xué)化水平。

2.5 加強(qiáng)監(jiān)管力度，保障高校檔案管理質(zhì)量

為保障高校檔案管理工作的順利進(jìn)行，檔案及各有關(guān)職能部門要加強(qiáng)行業(yè)監(jiān)管力度，保障服務(wù)質(zhì)量。在實(shí)際工作中，可以從以下幾點(diǎn)著手：第一，超前控制，高校檔案涉及的信息資源廣泛，利用價(jià)值較大，檔案行政管理部門要結(jié)合各個(gè)系部的檔案管理現(xiàn)狀，制定完善的控制手段和方法；第二，超前監(jiān)管，采用法律、行政、經(jīng)濟(jì)等有效手段，加強(qiáng)高校檔案的建設(shè)和管理工作，通過開展執(zhí)法監(jiān)督和管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)高校檔案管理中存在的問題，并及時(shí)采取措施解決；第三，超前服務(wù)，高校檔案管理工作者要積極謀劃服務(wù)方案，通過檔案目標(biāo)管理、檔案年檢、考核及示范檔案室創(chuàng)建活動(dòng)等多種形式，幫助各系部提高檔案業(yè)務(wù)水平。

2.6 不斷拓展檔案資源、全面豐富檔案信息

高校檔案主管部門，要集思廣益、開闊視野，努力擴(kuò)大歸檔范圍，不斷拓展檔案資源，盡可能多而全地收集各種檔案資料。要注重與各科研、教學(xué)部門進(jìn)行溝通和聯(lián)系，把握素質(zhì)教育目標(biāo)、準(zhǔn)確定位教學(xué)方向，特別是結(jié)合當(dāng)前教學(xué)動(dòng)態(tài)和人才培養(yǎng)計(jì)劃的實(shí)際情況，在此基礎(chǔ)上發(fā)動(dòng)各級資源力量，有序編研檔案信息。要在日常匯編收集中擅于發(fā)現(xiàn)、挖掘、積累精英信息、特色資料和功能素材，要在詳實(shí)而準(zhǔn)確歸檔的基礎(chǔ)上，善于在現(xiàn)有素材上進(jìn)行深層次開發(fā)，充分提煉與強(qiáng)化檔案材料的研究價(jià)值，以滿足素質(zhì)教育的需要。

3 加強(qiáng)檔案管理的意義

3.1 檔案能夠?yàn)楦咝５陌l(fā)展提供準(zhǔn)確、真實(shí)的數(shù)據(jù)

檔案資料能夠?yàn)楦咝５母黜?xiàng)工作的開展提供準(zhǔn)確、真實(shí)的數(shù)據(jù)信息，并且為高校未來的發(fā)展服務(wù)。比如學(xué)校過去科研活動(dòng)、教育成果的記錄都可以為當(dāng)前教育教學(xué)工作提供可借鑒的經(jīng)驗(yàn)；通過學(xué)生檔案能夠使教師對學(xué)生的了解更加全面，便于學(xué)生管理工作的高效開展。

3.2 為高校信息化建設(shè)提供信息支持

在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展時(shí)期，信息化已經(jīng)成為各行各業(yè)發(fā)展的一個(gè)主要趨勢，高校要想實(shí)現(xiàn)信息化和智能化轉(zhuǎn)型，必須依靠檔案資料中大量的數(shù)據(jù)信息資源，為高校信息化建設(shè)提供信息支持。

4 結(jié)語

總之，高校檔案管理工作是高校日常工作的重要組成部分。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。針對當(dāng)前檔案管理中存在的問題，高校首先要加強(qiáng)對檔案管理的重視，創(chuàng)新檔案管理方式，加強(qiáng)檔案設(shè)施建設(shè)和制度建設(shè)，提升高校檔案管理信息化水平，確保高校檔案管理工作能夠高效開展，從而提升高校檔案管理水平。

參 考 文 獻(xiàn)

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