辦公自動化中計算機技術(shù)的應(yīng)用

王劍

摘 要

隨著科學(xué)技術(shù)的進步，計算機技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用于各行各業(yè)之中，而且，傳統(tǒng)的信息處理的模式也不能夠滿足我們的需求，因此，本文針對辦公自動化進行簡要的介紹，了解到計算機技術(shù)是實現(xiàn)辦公自動化的基礎(chǔ)，然后，根據(jù)此說法，闡述計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，了解其優(yōu)點。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化 計算機技術(shù) 應(yīng)用

現(xiàn)如今，科學(xué)技術(shù)越來越發(fā)達，最為明顯的一個標志就是辦公自動化，在我們的日常生活中計算機已經(jīng)成為必不可少的一部分，尤其是在工作中，以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動化，不僅能夠提高工作的效率，還能夠及時的處理繁瑣的信息，進行資料的整合與儲存，但是，網(wǎng)絡(luò)是一把雙刃劍，具有一定危險性，較容易泄露公司重要的信息，因此，要針對該問題提出相應(yīng)的解決措施，從而保障辦公信息的安全性。此外，本文重點講解辦公自動化中計算機技術(shù)的應(yīng)用，介紹其基本的應(yīng)用特征，了解辦公自動化中計算機技術(shù)的應(yīng)用策略。

1 辦公自動化的應(yīng)用

1.1 辦公自動化

辦公自動化的意思是，由于辦公的主要過程都是通過計算機來完成，所以，這種工作的方式被稱為辦公自動化，主要是指利用計算機的技術(shù)來完成辦公室里的各種業(yè)務(wù)，其中有對數(shù)據(jù)進行處理、整合重要資源和對檔案進行儲存等工作。它主要是在利用計算機技術(shù)的基礎(chǔ)上，再結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)以及信息管理技術(shù)來進行工作。然后，相關(guān)的辦公人員就是通過利用計算機設(shè)備和一些專業(yè)的處理軟件，來加工和管理搜集到的各種信息，接著，就是利用網(wǎng)絡(luò)，把已經(jīng)處理好的信息進行存儲上傳。

1.2 現(xiàn)狀

辦公自動化已經(jīng)被廣泛的使用，再結(jié)合計算機技術(shù)，已經(jīng)實現(xiàn)了人、機和信息三位一體的管理體系，有效的提高了公司的工作質(zhì)量和工作效率，而且，辦公自動化主要是對文字和數(shù)據(jù)進行自動化的處理，通過使用相關(guān)軟件，改變文本的板式和格式，最終，使得文字更加的規(guī)范和直觀，可是，計算機技術(shù)畢竟是一把雙刃劍，有利有弊，雖然方便了大家，可惜存在著未知的安全問題，比如說，利用網(wǎng)絡(luò)進行工作時，辦公的信息安全得不到保障，極有可能出現(xiàn)泄漏、丟失或被竊取的問題，因此，必須加強網(wǎng)絡(luò)管理，實施安全系數(shù)高的計算機技術(shù)，從而保障各公司的利益。

2 辦公自動化中計算機技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)點及特征

2.1 優(yōu)點

2.1.1 能夠擴大辦公的區(qū)域，起到優(yōu)化辦公環(huán)境的作用

有了計算機技術(shù)之后，人們可以不用再獨立的進行工作，可以通過網(wǎng)絡(luò)在線連接，相互協(xié)調(diào)，共同合作，實現(xiàn)自動化管理，同時，還能夠進行跨行業(yè)以及跨地域的交流，全面實行自動化管理的體系，從而擴大辦公的區(qū)域，優(yōu)化辦公的環(huán)境。

2.1.2 能夠降低管理成本

在利用計算機技術(shù)進行管理的同時，可以減少辦公時所需的材料，所見一定的成本支出，這樣在實行自動化管理的同時，既可以提高大家的工作效率，還能夠有效的節(jié)約成本。而且，還可以減少辦公人員，降低用人的成本，將公司的利益實現(xiàn)到最大化。例如，微軟公司通過采用計算機技術(shù)，來實行動化管理，到年末進行結(jié)算，發(fā)現(xiàn)這年節(jié)省了四千萬美元；中國的惠普公司也是如此，進行自動化管理后，它的辦公經(jīng)費也比以往縮減了三分之一。所以，辦公自動化中計算機的應(yīng)用，在縮減辦公成本的時候，保障了公司的經(jīng)濟效益。

2.1.3 能夠激發(fā)辦公人員的創(chuàng)造力，提高辦公人員的工作效率

在公司采用自動化管理系統(tǒng)后，具有辦公流程具體化、管理規(guī)范化以及交流自由化等特點，因此，可以將辦公人員從枯燥的工作中解放出來，將繁瑣的事務(wù)簡單化，讓工作變得輕松起來，讓辦公人員在輕松的環(huán)境中發(fā)揮自己的創(chuàng)造力，作出創(chuàng)新。而且，由于自動化管理的系統(tǒng)較為復(fù)雜，所以需要具有高技術(shù)和高知識的人來進行操作，這時，就可以充分的激發(fā)出他們的創(chuàng)造力，畢竟，物競天擇、適者生存，所以，計算機技術(shù)的應(yīng)用還能夠激發(fā)辦公人員的創(chuàng)造力，達到提高工作效率的目的。

2.2 特征

2.2.1 計算機技術(shù)具有邏輯結(jié)構(gòu)不會互相干擾的特征

首先，辦公人員在辦公的時候，會分為兩個步驟，獲取信息時，先從辦公的數(shù)據(jù)庫里調(diào)出使用，然后再采用專門的軟件來處理信息。雖然慢，但是如果軟件與數(shù)據(jù)庫同時工作的話，極易出現(xiàn)數(shù)據(jù)紊亂的狀況，使得導(dǎo)出的數(shù)據(jù)不完整，更甚至，有可能出現(xiàn)亂碼的現(xiàn)象，這樣就嚴重影響了正常辦公的進度，所以，計算機具有邏輯結(jié)果，使得數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間不會相互干擾，從而保障處理出來的數(shù)據(jù)具有一定的準確性。

2.2.2 辦公的數(shù)據(jù)庫能夠?qū)崿F(xiàn)自動更新

由于在使用辦公自動化來完成各項工作時，會用計算機來調(diào)出數(shù)據(jù)庫的信息和數(shù)據(jù)，進而實現(xiàn)辦公自動化的功能，但是，按照辦公用戶的需求，為了同一用戶在使用不同的計算機設(shè)備或者不同的地區(qū)登陸辦公軟件時，能夠直接的調(diào)用用過的數(shù)據(jù)庫，就使得數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容能夠進行異地同步更新，最終，保障了異地辦公的工作效率。

2.2.3 增強了辦公信息的安全性

在整個自動化辦公的過程中，保障辦公信息的安全是最為主要的問題，目前，也有了相應(yīng)的解決措施。

（1）對數(shù)據(jù)進行加密，是指在面對安全等級較高的文件時，應(yīng)當列為重點保護的文件，并進行數(shù)據(jù)加密，然后，若有用戶進行非法訪問的時候，該安全防護就會發(fā)揮作用，保護文件。

（2）就是對數(shù)據(jù)進行授權(quán)，實施動態(tài)監(jiān)控。

（3）可以啟用防火墻。這時最為常見的一種保護系統(tǒng)，可以對信息進行過濾和掃描，有效的防止病毒入侵，從而保障計算機的安全。

3 結(jié)束語

綜上所述，發(fā)現(xiàn)計算機技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用到各行各業(yè)之中，尤其是辦公自動化中的計算機技術(shù)的應(yīng)有，為辦公系統(tǒng)帶來了極大的變化，顯著的提高了工作效率，增加了一定的科學(xué)性，但是，由于網(wǎng)絡(luò)具有一定的危險性，所以，在應(yīng)用的同時，應(yīng)當加強重視，避免辦公信息的泄露及丟失，因此，一定要對辦公自動化的技術(shù)進行完善，為各個公司的利益做出保障。

參考文獻

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