試論訴訟檔案管理工作的問題

尚寶艷

（713800 三原縣人民法院 陜西 咸陽）

試論訴訟檔案管理工作的問題

尚寶艷

（713800 三原縣人民法院 陜西 咸陽）

訴訟檔案是記錄和反映審判全過程的重要材料，對原被告雙方都有著十分重要的意義。檔案管理工作逐步走上電子化、數(shù)字化道路，改變了檔案服務模式，規(guī)范了司法行為，使得審判過程更加公開透明。但當前訴訟檔案管理工作還存在亟需解決的問題，以便全面完善訴訟檔案管理體系，增強訴訟檔案管理工作的科學性和規(guī)范性。

訴訟檔案；管理；措施

法院訴訟檔案管理工作的具體方式和管理力度存在著很大的差別?；鶎臃ㄔ涸跈n案管理工作中投入的資金、人力是有限的，但檔案保存的時間跨度長、檔案電子化程度地；省級法院以及更高級別的法院訴訟檔案電子化，但管理系統(tǒng)存在著很大的不足，不同省份的訴訟檔案管理制度不同，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃的標準，資源整合能力差。開展對訴訟檔案管理工作的研究對不同級別的法院工作都有積極作用。

一、訴訟檔案管理工作的意義

訴訟檔案是對審判現(xiàn)場的文字記錄，對維護公開、公正、公平的法律原則有著重要的意義。訴訟檔案是核實訴訟案件處理過程的依據(jù)，也是國家更新法律，完善法制體系的參考資料。除此之外，訴訟檔案記錄的法院處理辦法和結果，對日后類似案件具有借鑒意義。根據(jù)《人民法院檔案管理辦法》規(guī)定，訴訟檔案管理需要長期儲存，并進行電子卷宗和紙質(zhì)檔案同步存檔，為后期的審查、借用、更新提供基礎保障。隨著全國法院審判信息管理系統(tǒng)的投入使用，訴訟檔案審查方式更加便捷，使得訴訟檔案管理工作具有更加特殊的意義。

二、訴訟檔案管理工作存在的問題

訴訟檔案管理工作已經(jīng)成為社會關注的焦點問題之一。針對以上指出的檔案管理工作問題，進行了分析和總結，提出以下幾點建設性意見：

（一）檔案管理工作人員分配不合理

在實際工作中，法院一般會設置1到3名專職檔案管理人員?；鶎臃ㄔ涸V訟案件總量比較少，專職檔案管理人員1人或者有其他部門的管理人員進行輪流管理。省級及以上檔案管理因其卷宗總量較大，會分配多名專職檔案管理人員，但與法律規(guī)定的人員配比標準還存在很大差別。工作人員無法在順利完成平日工作的同時開展檔案編研工作，減慢了檔案管理工作的理論研究進程。檔案管理人員的缺乏是人員配比上的最大問題，也是難以解決的現(xiàn)實問題。

（二）管理制度更新速度慢，缺乏科學性

檔案管理制度涉及到檔案庫房的設置、保存方式的規(guī)定、激勵措施的落實情況等。首先，訴訟檔案的不斷增加使得檔案庫房的使用空間十分緊張，早期的建筑結構已經(jīng)無法滿足紙質(zhì)版檔案的存儲需要；其次，訴訟檔案的保管時間長短是按照案件涉及資金數(shù)量的多少而定的。我國目前采用的存儲標準是1991年規(guī)定的，與當前發(fā)展存在很大差異，導致大量的萬元訴訟檔案長期保存，占用了太多庫存資源；最后，各個法院根據(jù)自身的發(fā)展情況制定了個性化的管理方式，為跨院、跨省借閱訴訟檔案帶來極大不便，甚至檢法兩院對檔案的調(diào)動有需要經(jīng)過復雜的程序。

（三）檔案電子化管理系統(tǒng)不完善

訴訟檔案電子化過程包括掃描和軟件開發(fā)利用兩個方面。訴訟檔案的電子化處理系統(tǒng)可以分為三種來源：①檔案局推薦。這類軟件不是針對檔案管理而建的，更適合社會公司和單位進行日常的檔案管理，整體管理效果不佳；②法院獨立購買的軟件。這種軟件集掃描和數(shù)字化集中于一體，效率高、方法簡單，但保密性差，缺乏統(tǒng)一性；③高校購買。這種軟件具有較強的針對性和實用性，但軟件的完善程度以及與其他軟件的融合度還存在很大問題?？偟膩砜矗瑱n案管理電子化缺乏統(tǒng)一性，檔案電子化的平臺還需要進一步完善。

三、訴訟檔案管理的完善措施

（一）加大對檔案管理的資金投入

檔案管理人員不足的根本原因是法院沒有足夠的資金支付費用，只能通過減少管理人員縮小開支。政府和法院應認識到檔案管理的重要性，為檔案管理提供足夠的資金。比如，政府制定相關的照顧政策，在檔案管理工作中加入補貼，并將補貼轉(zhuǎn)化到檔案管理工作人員的報酬中。法院也應調(diào)整內(nèi)部結構，為檔案管理建立起完善的人員制度，確保將人力資源發(fā)揮到最大。只有政府和法院聯(lián)合起來，才可以解決檔案管理的人員分配問題。

（二）完善檔案管理制度，做到與時俱進

訴訟檔案管理制度更新和完善的關鍵在于更新檔案管理標準，符合與時俱進要求。比如：經(jīng)濟訴訟案件的長期存檔標準應從10萬元上調(diào)至50萬，減少大量的低額經(jīng)濟訴訟案件存檔管理工作，從而減少紙質(zhì)檔案的庫存量。以此同時，檔案的借閱制度、查看細則都應進行統(tǒng)一管理，建立起全國通用模式，達到保密、便捷、完整的要求。法院可以開展針對性的檔案管理制度更新，在個體權限之內(nèi)進行合理調(diào)整。

（三）統(tǒng)一電子化檔案系統(tǒng)，便于借閱

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案電子化儲存模式將成為管理主流。政府應發(fā)揮主動性，為訴訟檔案的電子化處理提供統(tǒng)一掃描和軟件處理系統(tǒng)，為電子檔案的統(tǒng)一平臺提供客觀基礎。電子檔案系統(tǒng)的制作和完善應充分考慮到訴訟檔案的各種屬性和劃分標準，設置對應的查看權限，提高訴訟檔案的一體化程度。紙質(zhì)檔案向電子卷宗轉(zhuǎn)化的過程需要注意轉(zhuǎn)化質(zhì)量和完整性，降低數(shù)據(jù)統(tǒng)計錯誤，提高服務質(zhì)量。

四、結語

訴訟檔案管理工作是進行審判的主要依據(jù)，也是更新法律制度、完善法治社會的重要手段。法院和政府應該對檔案管理工作引起高度重視，不斷克服現(xiàn)實中的困難，促進檔案管理工作的發(fā)展。檔案管理工作人員也應端正職業(yè)態(tài)度，主動進行編研工作，為檔案管理的改革提供有效的一手資料。

［1］周婷，董金鳳.基層法院檔案信息化建設的重要性［N］.江蘇經(jīng)濟報，2013-1-1（B03）.

［2］金萍.法院訴訟檔案管理探析［J］.法制與社會，2012.11（下）.