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    深入推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)努力打造新時期高效智慧水務(wù)

    2016-11-11 02:08:27昆明自來水集團(tuán)有限公司辦公室秦紹偉
    辦公室業(yè)務(wù) 2016年20期
    關(guān)鍵詞:紙質(zhì)文檔辦公室

    文/昆明自來水集團(tuán)有限公司辦公室 秦紹偉

    深入推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)努力打造新時期高效智慧水務(wù)

    文/昆明自來水集團(tuán)有限公司辦公室秦紹偉

    本文介紹了昆明自來水集團(tuán)有限公司檔案信息化建設(shè)工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。分析了檔案管理信息化后對當(dāng)前工作的推進(jìn)和幫助。

    企業(yè)檔案;信息化建設(shè);提高效率

    昆明自來水集團(tuán)有限公司成立于1915年,經(jīng)過100多年的發(fā)展,已成為集水源開發(fā)、供水生產(chǎn)經(jīng)營、水質(zhì)監(jiān)測、供水工程設(shè)計(jì)和建設(shè)等配套服務(wù)為一體的綜合性大型供水企業(yè)集團(tuán)。承擔(dān)著昆明市約500萬人口的生產(chǎn)、生活和消防供水任務(wù)。作為文書檔案的具體管理部門,集團(tuán)公司辦公室每年收到來自市委、市政府及下屬各子公司發(fā)送的各類公文約4700份,內(nèi)容涵蓋政府下發(fā)的各類公文、企業(yè)內(nèi)部間的請示、報(bào)告及各類工程項(xiàng)目施工圖紙。面對種類紛雜的各類檔案,如何加強(qiáng)對檔案的科學(xué)管理及有效提高檔案利用率就成為集團(tuán)辦公室亟待解決的一項(xiàng)關(guān)鍵工作。

    一、全力推進(jìn)檔案管理的信息化、數(shù)字化建設(shè)工作

    為確保檔案的數(shù)據(jù)完整性和有效提高檔案使用率,集團(tuán)公司通過公開招標(biāo),優(yōu)中選優(yōu),最終選擇中國知名檔案系統(tǒng)開發(fā)商北京量子偉業(yè)科技有限公司作為集團(tuán)公司網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)開發(fā)商并最終完成了集團(tuán)檔案系統(tǒng)建設(shè)。該系統(tǒng)基于當(dāng)前主流的B/S構(gòu)架,全面支持網(wǎng)絡(luò)查詢管理及模糊查詢,檢索系統(tǒng)內(nèi)的1萬份檔案僅需5秒。

    與此同時,還主動投入10多萬元用于原始老舊檔案的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)工作,通過運(yùn)用專業(yè)的掃描技術(shù),將集團(tuán)公司自1915年建司以來的各類紙質(zhì)檔案共計(jì)315168份,全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化并錄入網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)。在實(shí)施檔案數(shù)字化的過程中,通過專業(yè)檔案人員的全程參與,嚴(yán)格注意電子文檔的采集、鑒定和及時歸檔,確保了檔案管理系統(tǒng)內(nèi)電子文檔的真實(shí)性、完整性和有效性。

    二、加強(qiáng)檔案管理設(shè)備投入,為檔案資料的高效運(yùn)用夯實(shí)基礎(chǔ)

    除了做好紙質(zhì)文檔的收集、存檔工作,辦公室還要收集涉及企業(yè)經(jīng)營管理的其他檔案材料、音像材料、實(shí)物(獎牌)和其他電子文件。為此,辦公室專門采購了多功能一體機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、錄音筆、視頻編輯軟件等設(shè)備,并積極引入具備流程再造功能的大連華天動力辦公自動化系統(tǒng),通過近3個月的工作流程梳理及8次修改,有針對性地將以往需要人工轉(zhuǎn)辦的全部工作流程轉(zhuǎn)化為符合集團(tuán)辦公需求的電子簽批程序,通過執(zhí)行預(yù)先設(shè)定好的系統(tǒng)流程,自動完成各項(xiàng)轉(zhuǎn)辦工作。

    在OA設(shè)計(jì)之初,我們就予以充分考慮,通過數(shù)據(jù)處理,設(shè)置通用、規(guī)范的數(shù)據(jù)中間件,成功實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)的無縫對接。

    從電子政務(wù)系統(tǒng)中接收到的文件,只需要簡單的操作就能馬上錄入OA,錄入后一旦完成全部簽批流程,按照人為需求設(shè)置,次日下午4點(diǎn)即可在網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)(圖片、文檔、音頻、視頻)歸檔、查詢,確保了檔案數(shù)據(jù)收集的及時性和完整性。值得一提的是,兩個系統(tǒng)間的信息交換全部是基于數(shù)據(jù)庫間的數(shù)據(jù)字段的交換和存儲,而不僅只是簡單的圖片附件上傳或是PDF文件的生成和轉(zhuǎn)存。這對系統(tǒng)的安全性和數(shù)據(jù)的交換及冗余都提出了更高的要求。

    圖1:集團(tuán)公司辦公自動化系統(tǒng)界面截圖

    三、檔案管理信息化后對當(dāng)前工作的推進(jìn)和幫助

    (一)有效節(jié)約了人力資源成本。隨著OA和檔案管理系統(tǒng)間的同步運(yùn)轉(zhuǎn),辦公室僅需設(shè)置2名秘書(互為A/B角)、2名檔案管理人員就可以完成全集團(tuán)所有的公文流轉(zhuǎn)程序,在提倡機(jī)構(gòu)精簡、高效快捷的今天,既確保了整個辦公室的高效、正常運(yùn)作,節(jié)約了人力資源成本,還極大地提高了檔案文書的利用及時率。

    (二)極大地提高了珍貴檔案的資料完整性。通過對第一手資料的收集、整理,匯聚了文字、圖紙、音頻、視頻、實(shí)物的檔案資料能夠?qū)χ攸c(diǎn)項(xiàng)目、重大工程、重要活動形成全面、豐富、立體的情況反饋,對企業(yè)歷史文化的積淀和延續(xù),以及珍貴檔案的保存都起到了極大的作用,有效確保了檔案資料的數(shù)據(jù)完整性。

    (三)工作效率得以全面提升。檔案管理信息化完成后,再調(diào)閱相關(guān)文件,已無需到檔案室借閱紙質(zhì)檔案,只需通過檔案系統(tǒng)就能快速、準(zhǔn)確地定位、查詢相關(guān)文檔并進(jìn)行瀏覽、打印。以實(shí)際工作情況為例,某政府部門要調(diào)閱集團(tuán)公司98份歷史文檔(歷史跨度為10年),1名檔案管理人員利用檔案管理信息系統(tǒng)僅用時55分鐘就完成98份歷史檔案的調(diào)閱和打印工作。這在以前,是需要3名檔案管理人員2天才能完成的工作。

    (四)檔案利用率顯著提升。紙質(zhì)檔案電子化、數(shù)字化后,工作人員只要獲得相應(yīng)的授權(quán),就可以利用手機(jī)、平板、電腦登錄管理系統(tǒng)下載、查閱相關(guān)電子檔案,管理系統(tǒng)將模擬紙質(zhì)文檔的借閱流程,建立相應(yīng)的管理痕跡記錄,這樣一來,既符合檔案借閱登記管理的需求規(guī)范,同時還具備了不受時間、區(qū)域限制的便捷性查詢。極大地方便了檔案借閱人員。對于重要文件,還可以通過相應(yīng)的功能設(shè)置,使文檔僅具備只讀特性,不能被修改、下載和拷貝,確保了重要文檔的安全性,徹底杜絕了對原始文檔在借閱過程中可能出現(xiàn)的涂污、損壞的可能。電子化的檔案較紙質(zhì)檔案而言,具有較強(qiáng)的易用性、實(shí)用性,能夠立即得以使用,其利用率較紙質(zhì)文檔顯著提升。

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