淺議如何提升地勘事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理水平

豐偉

摘 要：地勘事業(yè)單位的文書檔案是有關(guān)地勘單位工作的真實(shí)記載，它反映了地勘單位在各個(gè)時(shí)期的生產(chǎn)、經(jīng)營、文化等各方面的狀態(tài)，準(zhǔn)確地記載了地勘事業(yè)的變化和改革進(jìn)程，是地勘單位一份不可再生的資源和十分稀有的財(cái)富。本文就如何提升地勘事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理水平，提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：地勘單位；文書檔案；規(guī)范化管理

地勘單位文書檔案記載了地勘單位的改革進(jìn)程，它真實(shí)、準(zhǔn)確地反映了各個(gè)歷史階段地勘工作的發(fā)展和變化情況，是非常珍貴的歷史憑證和資料，它對于地勘單位未來的發(fā)展起著重要的作用。但是因?yàn)闆]有得到單位的足夠重視，出現(xiàn)了諸多管理上的薄弱環(huán)節(jié)，使地勘單位文書檔案管理工作缺乏規(guī)范化。

1地勘單位文書檔案管理工作現(xiàn)狀

當(dāng)前，雖然許多地勘事業(yè)單位的文書檔案管理工作都建立了管理制度，但該工作一般歸口行政辦公室管理，并由行政文秘兼職管理，由于行政文秘工作任務(wù)繁、雜、重，并沒有足夠的時(shí)間和心思及時(shí)對文書檔案進(jìn)行歸檔管理。在地勘事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)方面，因地勘單位當(dāng)前的工作重心是抓項(xiàng)目、抓市場，對基礎(chǔ)管理的很多環(huán)節(jié)都沒有引起足夠的重視，故文書檔案管理等人員被外送培訓(xùn)，學(xué)習(xí)前沿理論和掌握新方法的機(jī)會(huì)少之又少，管理意識總是停留在原有制度的固定層面，無法與時(shí)俱進(jìn)。業(yè)務(wù)能力的不足，直接導(dǎo)致其管理水平的落伍，致使文書檔案管理水平得不到有效的提高。

2 地勘單位文書檔案規(guī)范化管理的重要意義

地勘工作是社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)性、先行性工作，其范圍涉及社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域。地勘工作所形成的文書檔案材料是地勘服務(wù)于社會(huì)的主要載體。通過設(shè)立完整的地勘文書檔案共享和社會(huì)化服務(wù)系統(tǒng)，應(yīng)用現(xiàn)代化方法，科學(xué)管理文書檔案，將會(huì)為社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生更大貢獻(xiàn)。由此觀之，地勘文書檔案規(guī)范化十分重要，且意義重大。

3 提升地勘單位文書檔案的規(guī)范化工作的措施

1、加強(qiáng)組織管理

若要實(shí)現(xiàn)文書檔案工作規(guī)范化管理，必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)真組織實(shí)施。地勘單位應(yīng)成立專門的文書檔案室，安排專業(yè)人員進(jìn)行管理，單位有領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)主管，使文書檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，歸口管理，文書檔案工作規(guī)范化才能有序開展和不斷推進(jìn)。

2、建立健全管理制度

完善檔案管理制度，切實(shí)提高文書檔案管理水平文書檔案管理對一個(gè)單位的管理有著重要作用，單位領(lǐng)導(dǎo)要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度，使文書檔案工作有規(guī)律可循，有法可依。同時(shí)完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實(shí)施，促進(jìn)文書檔案管理規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，切實(shí)提高文書管理水平。比如，從各類管理文件的草擬與編號、分發(fā)與回收、歸檔和保管、作廢文件處理等一系列公文處理流程，建立一套完整的管理制度，切實(shí)以制度管人，以制度管事，嚴(yán)格照章辦理，保證各類文件的準(zhǔn)確、完整，使文書檔案得以規(guī)范化管理。

3、改進(jìn)管理模式

3.1.建立文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫。地勘單位從建立至今，形成了大量的文書檔案，在這龐大的信息資源中，若要查找其中某份文件，靠以前的簿式目錄或卡片目錄手工檢索，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力不說，其工作還難度非常大。但是用計(jì)算機(jī)信息化管理，對所產(chǎn)生的文件全部進(jìn)行電腦信息錄入，就能輕松實(shí)現(xiàn)案卷級目錄和文件級目錄的檢索，可以從檔案號、時(shí)間、責(zé)任人、題名、關(guān)鍵詞、編著單位等多方面方面進(jìn)行檢索，能夠方便、快捷、準(zhǔn)確地查詢到自己所需的檔案，大大地提高了查找的速度。

3.2.積極推進(jìn)文書檔案數(shù)字化進(jìn)程。保存的文書檔案，隨著時(shí)間的推移，因?yàn)榻栝喓屠茫瑫?huì)老化、破損、褪色甚至霉變，我們要有前瞻性，在檔案未受損前采取搶救措施，隨著計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用，文件實(shí)現(xiàn)數(shù)字化已是不容質(zhì)疑的趨勢。文書檔案數(shù)字化的實(shí)質(zhì)是將單位館藏的各種紙質(zhì)等文書的檔案信息，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn)換成能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識別、處理的檔案信息，再遵循一定的格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可以在網(wǎng)絡(luò)上傳輸。這樣既可以使文書檔案不受到損害得以很好的保存，最大限度地延長了檔案的壽命，同時(shí)又可以實(shí)現(xiàn)文書檔案信息資源的利用，使文書檔案能夠更長久地為單位服務(wù)，一舉兩得，何樂而不為？

3.3、建設(shè)“自動(dòng)化”系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)一體化管理

隨著社會(huì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已成為現(xiàn)代社會(huì)管理的重要工具，我們應(yīng)該充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高文書檢索的速度，提高文書檔案管理的效率。在自動(dòng)化環(huán)境下，將實(shí)現(xiàn)淡化文書和檔案二者界限的效果。所有的文書將在相應(yīng)設(shè)定的系統(tǒng)下得到統(tǒng)一的體現(xiàn)，文書的儲(chǔ)存、分類、瀏覽等將更加容易、更加規(guī)范。在自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)時(shí)，需要考慮的是前期的文書處理以及后期的歸檔管理工作。將文書和檔案的信息歸入到相應(yīng)的系統(tǒng)之中，再通過計(jì)算機(jī)對其進(jìn)行有效的管理，從而達(dá)到資源共享的作用，并且能夠?qū)崿F(xiàn)文書、檔案工作合二為一的實(shí)現(xiàn)“多途徑檢索”“一次性輸入輸出”的信息化管理效果。這樣的情況下，能夠有效的將兩者的工作精密的結(jié)合起來，從根本上實(shí)現(xiàn)文書處理、檔案管理的一體化。

4、提高管理人員素養(yǎng)，提高管理質(zhì)量

4.1.是可通過各種形式宣傳《檔案法》《檔案人員職業(yè)道德》《文書學(xué)》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使檔案管理人員充分認(rèn)識到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)。

4.2.建立激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)管理人員積極性和能動(dòng)性。建立激勵(lì)機(jī)制，采取激勵(lì)機(jī)制充分激發(fā)工作人員的潛在能力和積極性，這對于提高工作質(zhì)量起著重要的作用。對于地勘單位文書檔案管理工作也不例外，需要進(jìn)一步完善激勵(lì)機(jī)制，做到賞罰分明，使管理人員在獲得激勵(lì)的同時(shí)，能夠更加認(rèn)識到自己工作的重要性，從而增強(qiáng)責(zé)任感。在建立激勵(lì)機(jī)制時(shí)應(yīng)該從工作人員職業(yè)資格開始，將文書檔案管理各方面均納入到考核評定指標(biāo)中，針對業(yè)績較為突出、工作能力較強(qiáng)等管理人員，應(yīng)當(dāng)給予其同等的晉升機(jī)會(huì)。通過物質(zhì)和精神雙重鼓勵(lì)的方法，不僅能夠大大增強(qiáng)管理人員對工作的熱愛，同時(shí)還能夠提高管理人員的創(chuàng)新能力和競爭意識，使管理人員以更加積極的態(tài)度面對工作，從而提高管理質(zhì)量。

4.3.重視管理人員培訓(xùn)，全面提高管理質(zhì)量。培訓(xùn)的目的是為了提高管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力，以適應(yīng)新的形勢和工作要求。當(dāng)管理人員上崗時(shí)必須對管理人員進(jìn)行全面的培訓(xùn)，使其明確自己的崗位職責(zé)和工作任務(wù)，進(jìn)一步了解地勘文書檔案管理的規(guī)范要求和內(nèi)部制度。由于社會(huì)發(fā)展快，管理技術(shù)更新快，單位應(yīng)該適時(shí)不定期地為管理人員安排適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)學(xué)習(xí)、進(jìn)修深造等機(jī)會(huì)，通過學(xué)習(xí)不斷提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力，進(jìn)而推動(dòng)地勘單位文書檔案規(guī)范化管理為單位未來的發(fā)展打下更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語

地勘文書檔案規(guī)范化是我國目前進(jìn)行的一項(xiàng)長期而又艱巨的任務(wù)，我們要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和應(yīng)用新的知識，不斷地改進(jìn)工作方法，不斷提升地勘事業(yè)單位文書檔案管理水平，使地勘文書檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，真實(shí)地記載地勘事業(yè)單位的改革發(fā)展歷程，為地勘經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)和保障，推進(jìn)地勘事業(yè)單位改革發(fā)展。

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