影響檔案利用因素的實證研究

文 / 陸偉華 鄧素媛

影響檔案利用因素的實證研究

文 / 陸偉華 鄧素媛

文章以廣西高校檔案館作為研究對象，根據(jù)歷年數(shù)據(jù)統(tǒng)計，從社會意識、政策支持、館藏結(jié)構(gòu)、服務(wù)方式與理念及用戶需求等角度分析了影響高校檔案利用的主要因素，并結(jié)合高校檔案工作探尋解決對策。

高校檔案；利用

高校檔案管理工作的意義在于開發(fā)利用檔案資源，充分挖掘和利用檔案的價值，為高校的教學(xué)、科研、管理等工作提供服務(wù)。在當(dāng)前社會各行各業(yè)都十分重視工作效益的情況下，檔案利用效果尤其令人關(guān)注。筆者選取了廣西壯族自治區(qū)比較有代表性的三所高校檔案館作為樣本，調(diào)查分析2015年度各檔案館的館藏、年度接收進(jìn)館檔案、檔案利用人次以及檔案利用現(xiàn)狀。

表1 2015年度各檔案館檔案利用情況

由表1可看出，三個檔案館的館藏檔案資源及接收進(jìn)館的檔案數(shù)量眾多，然檔案的利用人次及檔案利用卷/件數(shù)不足館藏資源的10%，館藏檔案資源并未得到充分的利用。分析影響高校檔案利用的原因，拓展高校檔案館的服務(wù)功能，是檔案部門的一項重要任務(wù)。

一、影響檔案利用的因素

（一）社會檔案意識

由于社會檔案意識程度不同，發(fā)展水平不一，人們對檔案缺乏足夠的了解，利用者不知道高校檔案館藏有哪些檔案，不懂通過哪些渠道來參與檔案利用實踐，以解決自己在社會工作、生活中遇到的問題。在實際工作中經(jīng)常會遇到這樣的狀況，如有些檔案的應(yīng)有價值雖然被檔案管理者所認(rèn)知，但人們的利用行為卻寥寥無幾；一些人在利用檔案的過程中無法正確表達(dá)自己的需求，利用了許多檔案卻始終找不到自己所需的信息。社會對檔案的需求是廣泛的，但是只有得到實際利用的檔案價值才能轉(zhuǎn)化為效益。而未被利用檔案的潛在價值仍無法轉(zhuǎn)化為顯性的現(xiàn)實價值，影響了檔案效益的發(fā)揮。

（二）政策的投入

當(dāng)今社會無論是經(jīng)濟(jì)效益還是社會效益，人們看重的往往是直接的、現(xiàn)實的效益。檔案價值規(guī)律決定了檔案在實現(xiàn)第一價值之后需要一段時間的過渡才能實現(xiàn)第二價值（即效益）。檔案工作不會在短時間內(nèi)產(chǎn)生很大的效益，屬于“慢效益”工作，相關(guān)部門往往會因此忽視對檔案工作的支持與投入。有些領(lǐng)導(dǎo)部門甚至認(rèn)為減少對檔案工作的投入短期內(nèi)不會造成什么危害，不如將經(jīng)費(fèi)投到可以獲取現(xiàn)實效益的高校建設(shè)項目。

政策的支持和投入是檔案工作的基本保障，管理是服務(wù)的基礎(chǔ)，檔案事業(yè)費(fèi)的投入影響著整個檔案工作，也間接影響著檔案的利用。由表2可以看出，近十幾年來A館的檔案事業(yè)費(fèi)投入并無明顯增幅。檔案保管需要經(jīng)費(fèi)投入，檔案整理利用同樣需要經(jīng)費(fèi)支出。A館的館藏量每年都有明顯增加，每年接收進(jìn)館的檔案數(shù)目增多，然而事業(yè)費(fèi)投入?yún)s無明顯改變。在有限的條件下，檔案數(shù)量不斷增加，檔案保管已是十分困難，檔案部門又何來精力提供檔案利用？

表2 A館近幾年檔案事業(yè)發(fā)展情況

（三）館藏結(jié)構(gòu)

高校檔案館的館藏結(jié)構(gòu)對檔案利用有著舉足輕重的影響。館藏結(jié)構(gòu)單一，則不能滿足高校不同層次利用者的需要。利用者可能會因為一次利用檔案所取得的效益不佳而不再注重檔案。目前，大部分高校檔案館保存的都是各部門在從事本職工作中形成的各類文書檔案，“亮點”的特色檔案相對較少；大部分高校館藏檔案是紙質(zhì)檔案，電子檔案以及光盤、錄像等聲像檔案較少。高校單一的館藏結(jié)構(gòu)使得檔案的利用面變窄，在一定程度上限制了開放利用檔案信息的范圍，難以滿足不同層次檔案利用者的需求，影響了檔案的利用率。

（四）服務(wù)方式

高校保存的紙質(zhì)檔案許多有且只有一份，特別是科研和基建類檔案，一般情況下不允許借出，只能在檔案室查閱。這使得利用者難以在短時間內(nèi)獲得自己想要的信息，而長期的翻閱也不利于檔案的完整保存。長此以往，會使得一些有價值的檔案資源無法共享，從而在一定程度上造成檔案資源的浪費(fèi)或遺失。

此外，一些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理認(rèn)識不足，將主要精力投入在高校其他日常行政事務(wù)上，忽視檔案管理工作。上級領(lǐng)導(dǎo)的不重視，使得高校檔案工作者缺乏對工作的主動性與積極性，安于現(xiàn)狀。[1]高校檔案服務(wù)工作缺乏必要的利用與服務(wù)功能，無法滿足不同層次利用者的需求。

（五）檔案利用需求

檔案利用需求是利用者渴望獲得檔案信息的一種心理狀態(tài)。檔案利用需求在檔案利用行為中發(fā)揮著重要作用，影響著檔案價值的實現(xiàn)。只有在利用者對檔案有利用需求的情況下，才會產(chǎn)生檔案利用行為。[2]在現(xiàn)有館藏資源下，人們在利用檔案的過程中能直觀地表達(dá)想要獲取的檔案信息。這類顯性的需求往往能夠得到滿足，從而實現(xiàn)檔案的利用價值。反之，在利用檔案的行為過程中，利用者不能直接指出、清楚描述自己的需求，則較難獲取滿意的信息。檔案利用建立在利用需求的基礎(chǔ)上，如果缺乏利用需求，即使檔案館館藏檔案資源再豐富，檔案利用也無從談起。

由表3看出，2015年A館單位用戶利用的檔案類別主要有教學(xué)、會計憑證、行政、基建、黨群、科研、聲像等檔案，且利用率較低，占了2015年總檔案利用人次的11.9%，僅為個人用戶利用檔案人次的13.6%。個人用戶利用較多的是教學(xué)、會計憑證、行政以及科研檔案，其中僅教學(xué)檔案一項就占了2015年總檔案利用人次的87.2%。結(jié)合表2可知，A館的館藏檔案資源數(shù)量十分可觀，然而檔案利用率并不高，且主要集中在利用教學(xué)檔案。據(jù)了解，用戶利用教學(xué)檔案主要是為了滿足學(xué)籍信息查詢、認(rèn)證學(xué)歷、翻譯出國材料、補(bǔ)全人事檔案等方面的需求。

表3 2015年A館用戶利用檔案情況

二、建議

根據(jù)前文分析，提出以下幾點建議，以期對高校檔案利用服務(wù)工作有所幫助。

（一）加強(qiáng)檔案宣傳推廣

檔案宣傳工作直接影響著社會公眾對檔案、檔案館的認(rèn)識。檔案如同生命，一旦消逝則無法補(bǔ)救。只有讓更多的人知道檔案館藏資源、關(guān)注檔案工作、理解檔案，讓社會重視檔案工作，才能更好地保存和利用檔案，提高公眾的社會檔案意識，避免因檔案遺失等問題造成悲劇。

隨著社交媒體、視頻直播等新技術(shù)的發(fā)展，檔案行業(yè)也呈現(xiàn)出新的變化。據(jù)統(tǒng)計，截止2016年11月30日，中國新媒體大數(shù)據(jù)平臺清博指數(shù)共收錄了全國383個檔案微信公眾號，其中高校檔案館微信公眾號37個。在日常工作中，檔案部門可深度挖掘檔案價值，利用微信、微博等平臺或特定載體發(fā)布檔案信息和信息資源共享，為社會提供高質(zhì)量的檔案信息，擴(kuò)大檔案的影響力。檔案部門可以定期舉辦展覽、座談會，讓更多的人接觸和了解高校檔案，提升檔案利用價值，如每年6月9日是國際檔案日，高校檔案部門也可以根據(jù)自身的館藏資源確定宣傳活動的主題，繪制印刷宣傳掛圖和宣傳冊，向社會公眾展覽，進(jìn)一步增加公民的檔案意識，向廣大師生普及檔案工作和檔案文化。[3]

（二）適當(dāng)增加政策性投入

缺少政策扶持的檔案工作就如同“無米之炊”，再巧的婦人面對“無米之炊”也是無從下手。檔案工作雖然默默無聞，但它與人民的生活、社會的發(fā)展密切相關(guān)。做好高校檔案工作，有利于發(fā)揮檔案在領(lǐng)導(dǎo)決策、學(xué)校發(fā)展、專業(yè)整合、學(xué)科優(yōu)化、人員調(diào)配等方面的價值。檔案館作為文化性機(jī)構(gòu)，雖不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，但在數(shù)字環(huán)境下，它能使現(xiàn)代政府信息與知識服務(wù)變得更有效便捷，能使公眾充分利用知識與信息提升能力和維護(hù)權(quán)益。相關(guān)部門可以考慮適當(dāng)增加對檔案事業(yè)的政策性支持和投入。

高校檔案館除了依托政策扶持和財政投入進(jìn)行相應(yīng)的發(fā)展外，還可以適當(dāng)?shù)匮邪l(fā)檔案產(chǎn)品，如利用豐富的館藏資源，對檔案信息進(jìn)行整理加工，積極開發(fā)檔案編研產(chǎn)品和檔案文化品牌，使得檔案信息更符合或更貼近利用需求，滿足工作需要和社會利用，實現(xiàn)檔案的增值服務(wù)。

（三）豐富館藏結(jié)構(gòu)，建立特色資源

館藏結(jié)構(gòu)是高校檔案提供利用的基礎(chǔ)，豐富的館藏可以盡可能地滿足不同層次利用者的需求。高校檔案部門可以根據(jù)館藏檔案資源，建立特色檔案資源數(shù)據(jù)庫，運(yùn)用多種技術(shù)手段，針對不同利用對象，通過不同渠道，實現(xiàn)檔案信息資源分層共享，不入庫房也能完成專題檔案的查詢、調(diào)閱和提供利用，方便、快捷地滿足各類用戶的利用需求。這既能提高檔案信息資源管理水平和信息查閱服務(wù)效率，又能有效地保護(hù)檔案原件。我們要創(chuàng)建高?？谑鍪窋?shù)據(jù)庫，深化學(xué)校積淀，完善館藏，豐富館藏結(jié)構(gòu)。每一所高校都有獨(dú)特的大學(xué)精神和文化傳承，這與高校的建校史息息相關(guān)。高?？谑鍪返慕ㄔO(shè)需要動員廣大師生的力量參與建設(shè)，通過采訪知名學(xué)者、教授、校友以口述錄音錄像等方式記錄保存相關(guān)的口述資料，“讓普通公眾既成為檔案的形成者，又成為檔案的收集者及檔案的受益人”[4]。此外，檔案部門還可以與圖書館合作，將廣大師生感興趣的檔案盡可能收集到檔案館中，形成多元化的檔案資源館藏體系。收集和獲取檔案的過程，也是提升檔案館的知名度和影響力的過程。

（四）積極打造信息化平臺，轉(zhuǎn)變服務(wù)方式

檔案部門根據(jù)用戶不同層次的需求，積極打造信息化平臺，提升智能化管理水平，便于用戶從網(wǎng)上獲取信息。檔案管理部門應(yīng)該在“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施、資源共享、確保安全”的原則上，利用互聯(lián)網(wǎng)+，構(gòu)建安全可靠、使用便捷的檔案資源公共信息平臺，建立文書、聲像等檔案目錄資源庫、包括教學(xué)、行政、科研等類目詳細(xì)的電子資源庫，改變傳統(tǒng)的服務(wù)方式滿足不同層次檔案利用者和檔案管理者的需求；利用搜索引擎，對檔案利用行為進(jìn)行管理，提供檔案目錄、原文數(shù)據(jù)的備份，方便利用者快速查詢和調(diào)閱檔案。

A館的檔案信息管理系統(tǒng)結(jié)合智慧校園建設(shè)，把數(shù)字檔案館硬件、軟件建設(shè)與學(xué)校的信息化硬件、軟件建設(shè)相銜接，將檔案信息平臺融入學(xué)校數(shù)字化校園平臺，采用分散整理集中管理的檔案整理模式，建設(shè)若干個文書檔案全文數(shù)據(jù)庫、高校圖片數(shù)據(jù)庫、重大活動聲像檔案以及科研教學(xué)等專類檔案數(shù)據(jù)庫。這為檔案管理和利用帶來了極大的便利。

該檔案信息管理系統(tǒng)有以下幾個特點。一是卷件混合管理模式，即對內(nèi)容較多的“件”允許將其所包含的各子內(nèi)容作一個“子件”進(jìn)行描述，按照“組件”的方式進(jìn)行整理和管理，也就是將“案卷”作為“母件”，“卷內(nèi)文件”作為“母件”的“子件”進(jìn)行統(tǒng)一管理。二是實現(xiàn)電子文件在線實時歸檔與利用，即能接收OA系統(tǒng)里需要?dú)w檔的電子文件，并提供電子文件的在線整理、歸檔和利用功能。三是整合歷年檔案目錄數(shù)據(jù)，即整合A館現(xiàn)有三個全宗70多萬條目錄數(shù)據(jù)，將非保密的、異地分布的各類檔案做成聯(lián)合目錄，利用校園網(wǎng)和檔案信息平臺形成數(shù)據(jù)共享機(jī)制。四是可實現(xiàn)跨庫跨字段模糊檢索，并查看對應(yīng)檔案條目中所有字段內(nèi)容，盡可能地滿足了不同層次的利用需求。

（五）增強(qiáng)服務(wù)意識，滿足用戶需求

檔案的價值和功能通過服務(wù)方式體現(xiàn)。檔案部門需要研究和掌握用戶的心理，充分挖掘用戶潛在的信息需求，將用戶的隱性需求轉(zhuǎn)化為顯性需求；盡可能地將非目標(biāo)用戶轉(zhuǎn)化為目標(biāo)用戶，提高利用服務(wù)層次和效率。[5]檔案管理可利用自己獨(dú)特的專業(yè)知識和技能，分析用戶需求，對館藏檔案進(jìn)行挖掘加工，經(jīng)過知識信息的析取、重組、創(chuàng)新形成新的具有獨(dú)特價值的信息，并提供相應(yīng)的服務(wù)，為用戶解決其不能解決的問題，從而達(dá)到滿足用戶的顯性需求和隱性需求的目的；開通用戶利用信息反饋渠道，通過反饋，及時了解人們在利用中遇到的問題和用戶反映的意見，不斷完善，以實際行動來獲取社會公眾的了解和好評，滿足社會對檔案的需求。

圖1 用戶顯性需求與隱性需求轉(zhuǎn)化關(guān)系

以A館為例。根據(jù)用戶顯性需求情況，A館可將利用率較高的檔案進(jìn)行資源整合，提供專門的查詢導(dǎo)向，如明確學(xué)歷認(rèn)證一般所需的材料（如大學(xué)錄取登記表、成績單、畢業(yè)生名冊）供用戶選擇參考，完善服務(wù)功能，方便用戶準(zhǔn)確、快捷地獲取信息，滿足用戶學(xué)籍信息查詢、認(rèn)證學(xué)歷、翻譯出國材料、補(bǔ)全人事檔案等方面的利用需求。潛在用戶的檔案利用需求，如單位用戶常常需要教學(xué)、行政、科研等檔案作為參考，為教學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)決策、科研等服務(wù)。A館可在此基礎(chǔ)上深入挖據(jù)這幾類館藏檔案資源的價值，發(fā)揮檔案的情報價值和參考價值，盡可能地將非目標(biāo)的單位用戶轉(zhuǎn)化為目標(biāo)用戶。

高校檔案館藏資源是學(xué)校寶貴的財富。高校必須結(jié)合實際工作探尋影響檔案利用的因素，拓展檔案館的服務(wù)功能，最大限度地挖據(jù)和發(fā)揮檔案的價值。這是深化數(shù)字檔案館建設(shè)實踐的重要舉措，也是檔案界有效應(yīng)對知識經(jīng)濟(jì)時代挑戰(zhàn)的必然選擇。

[1]林虎.檔案館文化功能研究[D].合肥:安徽大學(xué),2013.

[2]丁雪琴.基于公眾需求視角的檔案館服務(wù)能力可及性研究[J].檔案,2013,(6).

[3]于寒星.檔案文化產(chǎn)品開發(fā)研究[D].濟(jì)南:山東大學(xué),2015.

[4]聶勇浩,熊健怡.構(gòu)建“全民記憶”——“城市記憶工程”中的社會參與[J].檔案學(xué)研究,2016,(1).

[5]畢建新,鄭建明.用戶目標(biāo)驅(qū)動的檔案知識服務(wù)模型研究[J].浙江檔案,2014,(8).

G273.5 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1005-9652（2016）06-0005-04

本文系2016年國家檔案局科技項目：檔案與社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展關(guān)系實證研究（項目編號：2016-R-12）的階段性成果。

（責(zé)任編輯：虞志堅）

陸偉華（1963- ），男，廣西大新人，廣西大學(xué)檔案館館長、副研究館員，研究方向：信息資源的開發(fā)和利用。

鄧素媛（1990- ），女，廣西隆安人，廣西大學(xué)檔案館館員，管理學(xué)碩士，研究方向：檔案學(xué)理論與實踐。