三證合一后統(tǒng)一代碼檔案管理工作探討

王 芳

濟(jì)南市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局信息中心 山東濟(jì)南

三證合一后統(tǒng)一代碼檔案管理工作探討

王 芳

濟(jì)南市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局信息中心 山東濟(jì)南

我國的組織機(jī)構(gòu)代碼工作歷經(jīng)20余年，不僅完整保存了大量的組織機(jī)構(gòu)代碼業(yè)務(wù)檔案，更建立了完善的代碼檔案數(shù)據(jù)庫，為保證代碼數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性起到了很大的推動作用。按照國務(wù)院辦公廳的要求，2015年底前全國實行了“三證合一”，“一照一碼”登記模式，建立以組織機(jī)構(gòu)代碼為基礎(chǔ)的法人和其他組織統(tǒng)一社會信用代碼（以下簡稱統(tǒng)一代碼）制度，如何對原來產(chǎn)生的大量的組織機(jī)構(gòu)代碼檔案和“三證合一”后產(chǎn)生的統(tǒng)一代碼檔案進(jìn)行有機(jī)整合和妥善管理呢？本文就此提出一些不成熟的建議，僅供參考。

三證合一；代碼；檔案管理工作；策略

國務(wù)院批轉(zhuǎn)的發(fā)展改革委等部門《法人和其他組織統(tǒng)一社會信用代碼制度建設(shè)總體方案》中明確了要建立覆蓋全面、穩(wěn)定且唯一的以組織機(jī)構(gòu)代碼為基礎(chǔ)的法人和其他組織統(tǒng)一社會信用代碼制度，加大力度探討三證合一后代碼檔案管理工作，并提出科學(xué)化的管理策略，對于三證合一后檔案資料的保存和綜合發(fā)展具有相當(dāng)重要的意義。

一、三證合一登記制度概述及統(tǒng)一社會信用代碼的構(gòu)成

所謂“三證合一”登記制度，是指將企業(yè)登記時依次申請，分別由工商行政管理部門核發(fā)工商營業(yè)執(zhí)照、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督部門核發(fā)組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)部門核發(fā)稅務(wù)登記證，改為一次申請、由工商行政管理部門核發(fā)一個營業(yè)執(zhí)照的登記制度。

“三證合一”的最終目標(biāo)是實行“一照一碼”模式，“一碼”即統(tǒng)一社會信用代碼，按照《法人和其他組織統(tǒng)一社會信用代碼編碼規(guī)則》（GB 32100-2015）的規(guī)定， 統(tǒng)一社會信用代碼由十八位的阿拉伯?dāng)?shù)字或大寫英文字母（不使用I、O、Z、S、V）組成，第一位即登記管理部門代碼，第二位是機(jī)構(gòu)類別代碼，第三位到第八位為登記管理機(jī)關(guān)行政區(qū)劃碼，第九位到第十七位為主體標(biāo)識碼（即組織機(jī)構(gòu)代碼），第十八位為校驗碼，由此可見，第九位到第十七位是區(qū)分單個組織機(jī)構(gòu)的最顯著特征，而這部分就是該機(jī)構(gòu)原來的組織機(jī)構(gòu)代碼，所以，三證合一登記制度實行后，我們可以借助原來組織機(jī)構(gòu)代碼業(yè)務(wù)檔案管理基礎(chǔ)摸索建立統(tǒng)一社會信用代碼檔案的管理模式。

二、三證合一后統(tǒng)一社會信用代碼業(yè)務(wù)檔案管理更為重要

首先，隨著統(tǒng)一社會信用代碼工作的不斷發(fā)展，每年收集的檔案數(shù)量也在增長，需要長時間保存。各類機(jī)構(gòu)對原始代碼檔案資料的查詢、調(diào)用、應(yīng)用越來越多；其次，“三證合一”登記制度要求“一個窗口”統(tǒng)一受理企業(yè)申請并審核后，申請材料和審核信息在部門間共享，實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換、檔案互認(rèn)，統(tǒng)一社會信用代碼檔案的管理由過去的各個部門單方面的獨立保管發(fā)展為相關(guān)部門間檔案信息共享，對這些業(yè)務(wù)檔案的真實性和安全性提出新的挑戰(zhàn)；第三，統(tǒng)一社會信用代碼制度不僅是國家宏觀管理的有效手段，其所提供的大量數(shù)據(jù)信息為政府部門合理分析社會組織機(jī)構(gòu)構(gòu)成、預(yù)測經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢起到了舉足輕重的作用。

三、三證合一后統(tǒng)一代碼檔案管理的具體策略

“三證合一”模式下，統(tǒng)一代碼檔案管理工作具有一定特殊性，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化原則，結(jié)合檔案管理的實際需求，選取最佳的代碼檔案管理方式，以紙質(zhì)代碼檔案為基礎(chǔ)，堅持循序漸進(jìn)的原則，對代碼檔案全過程進(jìn)行科學(xué)化管理，推進(jìn)代碼檔案管理工作的順利有序開展。

在“一照一碼”登記制度實行之前，組織機(jī)構(gòu)代碼由8位數(shù)字（或大寫拉丁字母）本體代碼和1位數(shù)字（或大寫拉丁字母）校驗碼組成，本體代碼采用系列（即分區(qū)段）順序編碼方法，所以組織機(jī)構(gòu)代碼業(yè)務(wù)檔案基本按組織機(jī)構(gòu)代碼號為索引整理歸檔，就濟(jì)南市而言，分期分批從代碼數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)中提取已使用的代碼號，導(dǎo)出電子表格，按代碼前八位數(shù)字的大小順序排序，打印出代碼標(biāo)簽貼到檔案盒上，然后按順序依次排列進(jìn)檔案密集架，日常工作中產(chǎn)生的代碼業(yè)務(wù)檔案在移交后，由檔案管理人員先按組織機(jī)構(gòu)代碼號分類排列，再放入相應(yīng)的檔案盒。此后同一機(jī)構(gòu)歷次業(yè)務(wù)辦理中形成的檔案都放入同一個卷宗。為了便于查詢，每組密集架上會標(biāo)識碼段范圍。每個由于組織機(jī)構(gòu)代碼具有唯一性和終身不變性原則，所以這種歸檔方法完美地保持了一個組織機(jī)構(gòu)的歷史沿革，便于查詢和了解一個機(jī)構(gòu)的完整歷史。

先看下表：

表1　登記管理部門代碼標(biāo)識

表2　 機(jī)構(gòu)類別代碼標(biāo)識

由于統(tǒng)一代碼相對于原來的組織機(jī)構(gòu)代碼擴(kuò)充了登記管理部門、機(jī)構(gòu)類別、登記管理機(jī)關(guān)行政區(qū)劃碼等信息，這使統(tǒng)一代碼業(yè)務(wù)檔案的管理歸檔產(chǎn)生了新情況。鑒于當(dāng)前業(yè)務(wù)檔案都是在登記管理部門內(nèi)部各自保管的現(xiàn)狀，可以暫時不考慮登記管理部門以及登記管理機(jī)關(guān)行政區(qū)劃信息，僅增加機(jī)構(gòu)類別代碼信息。可將檔案存放場所按照各自的機(jī)構(gòu)類別分類劃分為不同的區(qū)域，再按照上述組織機(jī)構(gòu)代碼檔案的歸檔方法進(jìn)行整理入檔。

四、結(jié)束語

總而言之，“三證合一”模式下，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循安全和方便利用的原則，對統(tǒng)一代碼檔案資源進(jìn)行妥善的保存與管理，加大檔案數(shù)據(jù)的研究力度，為推進(jìn)檔案事業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展和促進(jìn)政府宏觀經(jīng)濟(jì)管理做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

［1］發(fā)展改革委《法人和其他組織統(tǒng)一社會信用代碼制度建設(shè)總體方案》國發(fā)【2015】33號.