信息化環(huán)境下高職院校微視檔案資源管理研究

于金霞

【摘 要】隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”理念的不斷推行，檔案行業(yè)的管理也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代潮流，形成檔案管理的新形態(tài)、新常態(tài)。對(duì)高職院校而言，微視檔案對(duì)記錄學(xué)校的一系列活動(dòng)具有重要的意義，作為“高校記憶”的重要組成部分，微視檔案具有直觀、生動(dòng)的特點(diǎn)。隨著數(shù)字化理念和檔案電子化管理的不斷推行，在當(dāng)前信息化環(huán)境下微視檔案資源的優(yōu)化整合利用成為檔案管理人員熱點(diǎn)關(guān)注的話題。本文將在分析微視檔案管理問(wèn)題的基礎(chǔ)上，提出高職院校微視檔案的管理策略。

【關(guān)鍵詞】高職 微視 檔案管理

微視檔案全稱微型視頻檔案，是利用數(shù)字多媒體技術(shù)，對(duì)一系列實(shí)踐活動(dòng)進(jìn)行拍攝、制作和展播等影像化處理，形成的聲像記錄視頻文件。就高職院校目前的微視檔案管理來(lái)看，無(wú)論是檔案的資源整理、保存還是利用，都不盡如人意。而如今信息化社會(huì)下，發(fā)展微視檔案是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，因此在信息化環(huán)境下，對(duì)微視檔案的資源管理展開研究具有實(shí)踐和理論雙重意義。

高校微視檔案管理現(xiàn)狀

第一，管理制度不健全或有制度不落實(shí)?，F(xiàn)有的高職院校的微視檔案管理主要有三種形式：一是由基層各組織單位和處室管理；二是每個(gè)科室自行管理，每年遞交至檔案室統(tǒng)一管理；三是由檔案室統(tǒng)一管理，各組織單位隨時(shí)進(jìn)行匯交。由此可見，目前微視檔案的管理上并沒有形成一個(gè)統(tǒng)一的原則和管理制度。

第二，不重視微視檔案的管理。微視檔案由于存儲(chǔ)介質(zhì)的特殊性，使得其管理比較復(fù)雜，目前主要的保存方式有存儲(chǔ)卡、硬盤、光盤等形式。從管理現(xiàn)狀來(lái)看，只有極少數(shù)的高職院校擁有視頻檔案專柜，大部分高職院校將微視檔案直接置于文書柜內(nèi)，但是視頻檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)于外部的物理環(huán)境有著較高的要求，當(dāng)濕度、溫度，以及輻射保護(hù)環(huán)境都無(wú)法滿足要求時(shí)，則將引起存儲(chǔ)介質(zhì)的損壞，從而遺失檔案。

第三，微視檔案過(guò)度分散、缺乏系統(tǒng)性的資源整合。和普通視頻檔案不同，微視檔案由于時(shí)間較短，一般在三十秒到二十分鐘之間，其內(nèi)容也是多樣化的，具有短、快、精的特征。而高職院校的微視檔案資源十分分散，各系部、檔案館、網(wǎng)絡(luò)中心、學(xué)生處、教務(wù)處等都有微視檔案，一方面檔案管理質(zhì)量良莠不齊，另一方面缺乏統(tǒng)一的資源整合，使得微視資源無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。因此對(duì)微視檔案進(jìn)行優(yōu)化整理具有緊迫性意義。

第四，檔案管理存在壁壘。鑒于微視檔案的獨(dú)特性，其資源整理需要多個(gè)技術(shù)部門來(lái)完成歸檔整理，而技術(shù)部門和檔案管理部門之間缺乏溝通與協(xié)調(diào)，甚至是相互推諉檔案管理工作和任務(wù)，使得微視檔案得不到有效的歸檔整理，資源被浪費(fèi)，形成檔案管理壁壘。

微視檔案管理的思路

第一，嚴(yán)格規(guī)劃過(guò)程管理。微視檔案屬于數(shù)字資源，數(shù)字資源的管理需要有專門的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字化工作流程加以約束，建立管理制度和標(biāo)準(zhǔn)管理流程辦法，從而實(shí)現(xiàn)微視資源的高效率管理。

第二，建立微視資源的專業(yè)化采集隊(duì)伍。微視檔案資源的采集過(guò)程，需要檔案人員對(duì)原始視頻進(jìn)行制作、保存和銷毀等處理，需要專業(yè)人員對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、編目，而后期的微視檔案資源的管理也需要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)，因此微視檔案的管理很大程度上依賴于人力資源的質(zhì)量。

第三，完善的硬件設(shè)施。微視檔案本身的色彩、清晰度、音質(zhì)等條件是微視檔案的核心價(jià)值，而微視檔案的保存對(duì)硬件設(shè)施要求條件更高，完善的硬件設(shè)施是微視檔案管理的基礎(chǔ)條件，要引入高質(zhì)量、高容量的硬件設(shè)施，同時(shí)嚴(yán)格控制微視檔案的保存環(huán)境，配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設(shè)施，保證檔案存儲(chǔ)介質(zhì)不發(fā)生損壞而遺失。

高職院校微視檔案的資源整合與利用措施

1.建設(shè)微視檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)

根據(jù)《聲像檔案質(zhì)量要求》和《數(shù)字聲像檔案著錄規(guī)則（征求意見稿）》的規(guī)范建立微視檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)，做到統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調(diào)分工；遵循系統(tǒng)性、完整性原則；規(guī)范數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)。這其中微視檔案要保證其完整、連貫，符合視頻格式標(biāo)準(zhǔn)，避免微視資源重復(fù)建設(shè)和低水平建設(shè)。

第一，建設(shè)內(nèi)容。從微視檔案的內(nèi)容價(jià)值、價(jià)值利用需求、微視資源質(zhì)量三個(gè)角度來(lái)建立數(shù)據(jù)庫(kù)資源，優(yōu)先考慮高質(zhì)量和高價(jià)值的微視檔案，以實(shí)際價(jià)值利用為導(dǎo)向建立微視資源數(shù)據(jù)庫(kù)。

第二，著錄信息管理。主要包括微視檔案資源的責(zé)任者、版權(quán)、語(yǔ)種、格式、來(lái)源、關(guān)聯(lián)、權(quán)限管理等。

2.視頻檔案的編研工作

高校檔案部門可圍繞重點(diǎn)活動(dòng)內(nèi)容來(lái)進(jìn)行微視資源的編研選題，基于館藏微視檔案資源進(jìn)行二次開發(fā)，運(yùn)用多媒體技術(shù)手段，制作專題，形成微視檔案資源開發(fā)的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。

在編碼的時(shí)候把以前記錄不清楚的視頻素材進(jìn)行整理歸類，將視頻素材保存為最普通的視頻文件格式（MPEG、WMV格式），對(duì)整理好的視頻素材按“年份+主題內(nèi)容”的命名方式進(jìn)行命名。與此同時(shí)，對(duì)編輯好的視頻，可記錄更加詳細(xì)的內(nèi)容，如“時(shí)間+主題內(nèi)容+分類+級(jí)別+儲(chǔ)存位置”。

3.微視檔案的質(zhì)量控制和成本控制

微視檔案的文件風(fēng)險(xiǎn)管理不當(dāng)，極易造成視頻文件質(zhì)量缺損。低質(zhì)量或不合格的微視檔案不但造成微視檔案資源價(jià)值貶值，還可能造成社會(huì)活動(dòng)和科技生產(chǎn)活動(dòng)的混亂，甚至造成經(jīng)濟(jì)、政治、歷史文化等方面的損失。因此，對(duì)微視檔案進(jìn)行質(zhì)量控制，是保證微視檔案資源整合和利用順利進(jìn)行的重要環(huán)節(jié)。

參考文獻(xiàn)：

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作者單位：寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陜西寶雞