淺議大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理問題

張新月

摘 要 大數(shù)據(jù)作為一種數(shù)據(jù)管理新的理念和方式，是伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)而出現(xiàn)，同時(shí)也是人類社會(huì)所積累的數(shù)據(jù)高速增長的結(jié)果。檔案管理作為一種典型的數(shù)據(jù)管理活動(dòng)，也勢必會(huì)受到影響。盡管檔案大數(shù)據(jù)技術(shù)的研究還處于起步階段，依然面臨諸多問題和爭議，但檔案信息中蘊(yùn)涵的巨大知識(shí)寶藏，對(duì)于肩負(fù)主管歷史記錄和信息資源的檔案部門來說，主動(dòng)地去開發(fā)和利用，是義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù) 檔案 檔案管理

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的發(fā)展趨勢及特點(diǎn)

檔案是人類智慧的一種物態(tài)結(jié)晶，是人類認(rèn)識(shí)和改造世界的原始記錄，學(xué)術(shù)界尊之為“歷史文明之母”。透過檔案，人們可以繼承和發(fā)揚(yáng)優(yōu)良的文化傳統(tǒng)，借鑒和吸取人類社會(huì)優(yōu)秀的文明成果，以服務(wù)于和諧社會(huì)的建設(shè)。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，對(duì)檔案管理產(chǎn)生了廣泛而深刻的影響。首先從思想觀念角度來說，要轉(zhuǎn)變認(rèn)為歷史上積累下來的大量檔案信息、文檔已經(jīng)沒有利用的價(jià)值，已經(jīng)完成其使用價(jià)值的舊觀念。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，要對(duì)這些海量信息進(jìn)行整合重組，建立統(tǒng)一的平臺(tái)，并使那些從前分割、封閉的檔案架構(gòu)邁向大數(shù)據(jù)時(shí)代的開放、協(xié)同、互動(dòng)的架構(gòu)，建立跨系統(tǒng)、跨越平臺(tái)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的檔案信息服務(wù)平臺(tái)，達(dá)到有效合理地利用這些“過時(shí)”的檔案信息。

2檔案管理引入大數(shù)據(jù)帶來的新挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)改變了傳統(tǒng)的管理方式，在信息來源、處理方式等方面都會(huì)帶來革命性的變化。檔案管理部門必須主動(dòng)轉(zhuǎn)變檔案管理舊的思維方式，學(xué)習(xí)和利用大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)新檔案工作，樹立服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化思維、信息化思維、技術(shù)性思維和資源共享性思維，并在實(shí)踐中學(xué)會(huì)主動(dòng)運(yùn)用，以便滿足未來利用者的需求。

傳統(tǒng)的檔案管理主要基于手工整理、編目，主要是以紙質(zhì)檔案為主。在計(jì)算機(jī)管理時(shí)代，通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)和相關(guān)軟件進(jìn)行檔案管理，出現(xiàn)了紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理將實(shí)現(xiàn)云平臺(tái)上建設(shè)云檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)云儲(chǔ)存。將各類有價(jià)值的信息資源整合、分析、挖掘，形成檔案的知識(shí)庫，為決策提供服務(wù)，創(chuàng)造價(jià)值。

檔案管理主要是收集、整理、利用3 個(gè)環(huán)節(jié)，在傳統(tǒng)的方式中收集是由各個(gè)部門移交，整理主要是手工，利用是被動(dòng)式的服務(wù)。在信息化時(shí)代，采取部門移交和電子文檔歸檔相結(jié)合的方式，整理可以利用計(jì)算機(jī)輔助進(jìn)行，利用是對(duì)現(xiàn)有信息進(jìn)行二次加工和編研，更像是對(duì)以往信息的歸類總結(jié)，對(duì)現(xiàn)實(shí)缺乏指導(dǎo)意義。大數(shù)據(jù)時(shí)代，收集將會(huì)是數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)、自動(dòng)歸檔，整理將實(shí)現(xiàn)云平臺(tái)存儲(chǔ)、分析，利用則是針對(duì)現(xiàn)實(shí)需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、計(jì)算和預(yù)測，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，對(duì)現(xiàn)實(shí)更有指導(dǎo)作用。

3大數(shù)據(jù)背景下提升檔案管理水平的對(duì)策

3.1改變傳統(tǒng)觀念

檔案館長期以來采取的是“供給導(dǎo)向”的發(fā)展模式，往往從自身業(yè)務(wù)的角度出發(fā)，有什么樣的內(nèi)容就提供什么樣的服務(wù)，利用者常常面臨著“提供的服務(wù)不需要，需要的服務(wù)找不到”的尷尬情況。隨著大數(shù)據(jù)在其他領(lǐng)域應(yīng)用優(yōu)勢的不斷凸顯，用戶對(duì)檔案館精品化、多元化、個(gè)性化的服務(wù)需求越來越強(qiáng)烈，如果繼續(xù)采取無所作為的觀念，那么檔案館將會(huì)失去未來的發(fā)展機(jī)會(huì)，甚至?xí)ゴ嬖诘囊饬x，成為一座“信息孤島”。因此，檔案館要實(shí)現(xiàn)從供給導(dǎo)向到需求導(dǎo)向的觀念轉(zhuǎn)變，以用戶的需求為導(dǎo)向，充分挖掘和利用各方面的資源和能力來滿足用戶的需求。

3.2加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，信息眾多無法管理。為此必須首先本著“確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長期可讀、便于共享”的原則制定標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的規(guī)范，避免信息雜亂無章。在檔案管理工作中，應(yīng)該根據(jù)工作實(shí)際，積極采用國際標(biāo)準(zhǔn)和國外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，制定、修訂各類適合我國檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并與圖書、情報(bào)的國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)相一致以便于信息互換和共享。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，根據(jù)電子文件管理的需要，應(yīng)該制定統(tǒng)一的電子文件形成標(biāo)準(zhǔn)和電子文件歸檔規(guī)范，以規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的形成。同時(shí)，還積極引入檔案（文件）管理體系國際標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各類檔案定期檢查梳理。

3.3重視檔案資源庫建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案館要盡可能多地收集和保存數(shù)據(jù)，做到全覆蓋，盡可能地為科研生產(chǎn)提供詳實(shí)的資料。首先，要做好存量檔案的數(shù)字化，把現(xiàn)有保存的紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。而在處理的過程中要按照利用程度的高低，分門別類、循序漸進(jìn)，行政黨群類的發(fā)文、收文；科研類中的獎(jiǎng)狀、證書、合同、課題；基建類的施工、竣工圖紙等，由于利用率非常髙，應(yīng)該是高校檔案數(shù)字化的重心。對(duì)已經(jīng)數(shù)字化處理的檔案材料要注重質(zhì)量，不但要保證掃描后的數(shù)字檔案內(nèi)容完整、畫面清晰，與原件對(duì)應(yīng)，還要確保其具有法律效力。不能出現(xiàn)漏掃、錯(cuò)掃、掃描不清、掃描不全等情況。通過全程、全面質(zhì)量控制方法來確保數(shù)字化質(zhì)量。

3.4構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案資源平臺(tái)

有了海量的檔案資源，而利用者無法有效利用，那樣只會(huì)浪費(fèi)資源。因此通過構(gòu)建檔案信息資源共享平臺(tái)，才能有效地提高檔案資源利用效率。目前國家建立了全國開放的檔案信息資源共享平臺(tái)，通過與各級(jí)檔案館已有的開放平臺(tái)連接，達(dá)到資源的共享。目前檔案館需要對(duì)已經(jīng)數(shù)字化的檔案，尚未放入信息資源共享平臺(tái)的要盡快放入數(shù)據(jù)庫或局域網(wǎng)提供內(nèi)部利用；對(duì)于尚未開放鑒定的要盡快鑒定開放，把盡可能多的檔案資源放入共享平臺(tái)，以便提供社會(huì)共享。

4結(jié)語

檔案部門在新媒介環(huán)境中開展檔案宣傳工作時(shí)，需要同時(shí)利用傳統(tǒng)媒介和新興媒介，雙管齊下，相互融合，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，彌補(bǔ)對(duì)方的缺點(diǎn)，以盡可能多的途徑和方式將民眾感興趣的檔案內(nèi)容傳遞給民眾，時(shí)刻感受到檔案的氣息。

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