試論事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展

羅杰峰

摘要：在信息化時(shí)代下，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用非常廣泛，其不僅在各個(gè)行業(yè)中得到廣泛的應(yīng)用，同時(shí)也被運(yùn)用到檔案管理工作中。本文主要對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息管理化的特點(diǎn)與任務(wù)進(jìn)行分析，同時(shí)分析了事業(yè)單位檔案管理信息化存在的一些問題，并且針對(duì)問題給出針對(duì)性的措施與建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；事業(yè)單位

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）002-0000-02

一、檔案管理信息化的特點(diǎn)

當(dāng)前，很多的事業(yè)檔案管理都在不斷的走向信息化建設(shè)，其主要目的是為了讓傳統(tǒng)性的管理方式得到改變，讓更多的檔案信息得到同享。讓檔案信息化向現(xiàn)代化靠近，讓單位的檔案信息可以實(shí)現(xiàn)快捷的探索，這在一定的程度上能夠?qū)⑹聵I(yè)單位的辦公、工作效率提升，能夠給單位檔案管理的發(fā)展奠定穩(wěn)固的基礎(chǔ)。

第一，檔案管理工作對(duì)所有企業(yè)單位來說是必不可少的一部分，單位的檔案信息化管理建設(shè)可以引導(dǎo)著單位的管理向信息化建設(shè)方向發(fā)展。隨著電子信息的不斷進(jìn)步，電子設(shè)備的廣泛應(yīng)用，使信息文件也慢慢走向電子信息化。因此，怎樣去高效的對(duì)這些資源進(jìn)行管理以及應(yīng)用，使其能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，這些問題已經(jīng)是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中急需解決的問題。

第二，對(duì)于檔案價(jià)值挖掘與擴(kuò)展事業(yè)單位而言，檔案信息化能夠起著重要的作用。在工作過程中它的發(fā)展能夠覆蓋檔案?jìng)鹘y(tǒng)性管理在時(shí)代上的弊端，在工作過程中，不管我們處于何種位置或是任意時(shí)間，都能將需求的信息查詢，可以大大的提高了檔案的資源使用率，擺脫了傳統(tǒng)性管理受地點(diǎn)的限制。

第三，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，它能在本質(zhì)上將檔案信息化的管理方式與途徑改變。

在實(shí)踐的工作過程中，傳統(tǒng)的管理方式采用的是紙質(zhì)作為媒介，通過人工方式轉(zhuǎn)變成網(wǎng)絡(luò)信息化的方式，另外，信息化能夠讓檔案從職能上得到相依的改變，它能夠有效地將傳統(tǒng)的保存于運(yùn)用轉(zhuǎn)換成信息化資源的儲(chǔ)存、管理以及服務(wù)，這對(duì)于檔案信息資源的管理與運(yùn)用起到了極大的促進(jìn)作用。

二、針對(duì)事業(yè)單位檔案管理建設(shè)存在的問題的探析

近年來，眾多事業(yè)單位已經(jīng)重視檔案管理信息化的建設(shè)工作，但是在建設(shè)的過程中我們發(fā)現(xiàn)，檔案管理的建設(shè)過程中還是訊在一些問題，在建設(shè)的過程中各個(gè)事業(yè)單位還是存在比較大的差距。

（一）很多相關(guān)的工作人員對(duì)檔案管理的工作認(rèn)識(shí)還不夠透徹

在檔案事業(yè)不斷發(fā)展的過程中，事業(yè)單位的檔案管理工作也在不斷的進(jìn)入軌道，在實(shí)踐中，檔案使用者對(duì)于檔案管理意識(shí)也在一定的程度上得到了提升，檔案工作無論是在高效的科研或是企業(yè)的管理中都有著重要的作用，但是相對(duì)來說，還是有一部分的工作人員對(duì)管理檔案工作不夠重視，沒有意識(shí)到檔案工作的重要性與作用，因而在實(shí)際的工作過程中導(dǎo)致檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)信息化管理。

（二）資金問題帶來的影響

在事業(yè)單位在實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)這一項(xiàng)目過程中，如果在資金方面沒有得到全力支持，那么，這一項(xiàng)目必定在一定程度上受限，例如，在檔案信息建設(shè)系統(tǒng)上是各種所需的設(shè)施設(shè)備不能及時(shí)安裝，同時(shí)也使硬件、軟件方面上都不能及時(shí)的獲取到信息，不利于檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。最終導(dǎo)致檔案工作仍然受到傳統(tǒng)管理的限制，倘若沒有設(shè)備的支持，檔案管理的信息化趨勢(shì)就比較難掌握，使檔案信息化管理在工作上受到了限制，這樣一來，不但耽誤了工作的進(jìn)程，還給未來的信息化建設(shè)帶來的困擾。

（三）檔案管理的工作人員的素質(zhì)有待提高

管理人員短缺是近年來檔案管理工作遇到的一個(gè)難題，盡管有很多的事業(yè)或者企業(yè)在檔案信息化管理建設(shè)這一項(xiàng)目中投入了很多的資金，但是總體來說，很多從事檔案管理的員工并沒有專業(yè)的計(jì)算機(jī)和軟件知識(shí)，都是一些初出茅廬的人員，由于知識(shí)有限，而電腦信息的不斷更新，信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步使他們的步伐跟不上，對(duì)檔案信息化管理的技術(shù)運(yùn)用不專業(yè)。最終導(dǎo)致檔案管理建設(shè)的優(yōu)勢(shì)得不到發(fā)掘，卻依然保留著原有的手工輸入這種落后的管理方式，使建設(shè)進(jìn)程受到阻礙。

（四）相關(guān)方面應(yīng)用軟件的缺失

當(dāng)前，檔案管理信息化在檔案工作中得到了有效的應(yīng)用，但是眾多是企業(yè)單位由于缺少相應(yīng)的配到軟件，導(dǎo)致工作過程中不能夠?qū)崿F(xiàn)便捷工作。雖然一些事業(yè)單位是擁有相應(yīng)的配套軟件，但是由于對(duì)其功能的不熟悉，短時(shí)間內(nèi)不能夠有效對(duì)其進(jìn)行掌握，就會(huì)在相應(yīng)的程度上影響檔案信息化建設(shè)的開展。檔案管理軟件的廣泛應(yīng)用，使事業(yè)單位的內(nèi)部管理工作的效率得到了提高，出錯(cuò)的頻率也少了。同時(shí)，也給日后的維護(hù)工作中帶來了很大的方便。信息化檔案管理最突出的作用表現(xiàn)在：可以在人力資源上得以節(jié)約，提高了工作效率。如果在初期的時(shí)候能夠?qū)τ布蛙浖脑O(shè)備的開發(fā)投入了大量的資金，那么在后續(xù)的維護(hù)工作紅的花費(fèi)就會(huì)大大的減少。檔案管理的信息化管理在查閱上十分便利，檢查速度快、準(zhǔn)確的定位，只要是在檔案查閱的范圍之內(nèi)，無論何時(shí)何地都可以通過互聯(lián)網(wǎng)的作用在電腦上查詢到想要的信息。

三、針對(duì)以上的問題及原因提出一些建議

（一）提高相關(guān)工作人員的工作能力水平

由于電子軟件的飛速發(fā)展，信息化建設(shè)的不斷提高，使得很多的事業(yè)單位的檔案數(shù)量以及種類都有了明顯的增多。對(duì)檔案的分類、編輯和查詢方面存在不同程度的提出新的挑戰(zhàn)。另外一方面，由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在廣泛的被應(yīng)用，導(dǎo)致很多的事業(yè)單位在交流方面非常的活躍，傳統(tǒng)的檔案管理方式的落后也逐漸的突顯。因此，加快檔案信息化管理建設(shè)已是迫在眉睫，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)該重視該項(xiàng)技術(shù)的實(shí)現(xiàn)。所以，為了使事業(yè)單位的檔案管理這項(xiàng)工作得到全面的發(fā)展，必須要采取科學(xué)合理的方案實(shí)施工作。

（二）資金投入對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要性

不斷支持檔案管理工作的開展，完善檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)設(shè)施，這是當(dāng)前工作過程中主要面臨的重要任務(wù)。做好檔案信息化的建設(shè)能夠有助于促進(jìn)檔案管理項(xiàng)目進(jìn)步，能夠推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化的發(fā)展。

（三）檔案管理的應(yīng)用軟件開發(fā)的重要性

加大力度實(shí)現(xiàn)檔案信息化軟件的開發(fā)，對(duì)信息化建設(shè)的重視，有利于檔案管理技術(shù)的拓展，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（四）檔案工作人員的技術(shù)培訓(xùn)的重要性

很多事業(yè)單位的管理人員的工作能力往往影響著檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程和發(fā)展，因此，提高工作人員的工作能力在檔案信息化建設(shè)的過程中有著重要作用的。我們秉著“具體問題具體分析”的準(zhǔn)則，開展對(duì)檔案管理的工作人員在信息網(wǎng)絡(luò)上的能力培訓(xùn)課程，加強(qiáng)他們的電腦操作水平，提高他們的綜合素質(zhì)，多在電腦應(yīng)用、信息化知識(shí)方面上加強(qiáng)培訓(xùn)，提高思想道德水平主要是為了確保檔案管理人員的工作技術(shù)和個(gè)人的道德素質(zhì)達(dá)到崗位的條件，主要是為了給檔案管理化建設(shè)提供有能力的人才。

（五）實(shí)現(xiàn)人工智能技術(shù)的應(yīng)用

針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理不便捷這一問題，在實(shí)際的工作過程中，通過電子計(jì)算與人工智能技術(shù)的引入，能實(shí)現(xiàn)無紙化辦公能有效的將檔案管理的工作效率提升，從而能夠?qū)⒐ぷ鞯膹?fù)雜性降低。一般情況下，將光盤為載體的電子檔案根據(jù)來源進(jìn)行劃分，能夠規(guī)劃成兩大類；第一類是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中直接形成的一種電子文檔，另外一類是傳統(tǒng)紙質(zhì)材料或是其他材質(zhì)的文件，重新錄入數(shù)字化電子文檔之后的電子檔案。實(shí)現(xiàn)檔案電子化能夠?qū)⒐ぷ鬟^程中檔案管理中存在的難題解決。例如：工作的文件擬文以及簽發(fā)或是收發(fā)等工作都能夠通過一系列智能運(yùn)作實(shí)現(xiàn)，這有助于提升工作效率。

四、結(jié)語

總而言之，實(shí)現(xiàn)信息化是事業(yè)單位管理建過程中重要的目標(biāo)與任務(wù)，事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)性的工作，其涉及到的內(nèi)容方方面面，因此，在工作的過程中，我們需要不斷的對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，不斷的增強(qiáng)科研的力量，只有這樣在能夠做好事業(yè)單位檔案信息化的建設(shè)，才能實(shí)現(xiàn)可持續(xù)額發(fā)展。

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