淺談如何做好檔案管理工作

周德

摘要：在每個公司的發(fā)展歷程中，檔案扮演著十分重要的角色。它記載了一個公司的發(fā)展成長的全過程，真實(shí)的記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程。本文從檔案保管的重要性，檔案保管人員應(yīng)具備的素質(zhì)以及檔案保管中存在的問題、建議幾方面來論述。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；重要性；建議

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）002-0000-01

一、檔案的重要性

檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在企業(yè)發(fā)展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，它將為公司各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)起到一定的必備作用。傳統(tǒng)的企業(yè)文件檔案管理模式，是以保存在工作中產(chǎn)生的原始信息記錄為主要內(nèi)容，以實(shí)現(xiàn)歸檔信息在必要時刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。這種模式在以手工管理的時代不僅十分重要，而且也十分可行。然而，伴隨著自動化管理工具的成熟和普遍使用，企業(yè)對其所需信息的控制，已經(jīng)開始從庫房管理模式轉(zhuǎn)向資源管理模式，信息管理的要求和具體實(shí)施，已經(jīng)滲透到企業(yè)活動的方方面面。

二、加強(qiáng)檔案保管的保密工作

保密工作是檔案管理中的一項(xiàng)重要工作，貫穿了檔案收集、整理、利用、保存的各個環(huán)節(jié)，是維護(hù)檔案安全的重要手段，是檔案事業(yè)持續(xù)科學(xué)發(fā)展的重要保障。檔案管理部門保管著大量檔案材料，涉及了經(jīng)營管理的方方面面，有很多涉密內(nèi)容。一旦出現(xiàn)泄密，不但造成商業(yè)秘密的泄露，還影響了檔案管理部門的公信力。因此，保密工作始終都是檔案管理部門的重要職責(zé)。在日常管理中轉(zhuǎn)遞接收檔案時必須密封，收集整理材料由專人負(fù)責(zé)，檔案傳遞要走機(jī)要渠道，檔案不得由個人或非單位持有、保證檔案的完整性。此外檔案保管和查閱使用方面都要有嚴(yán)格的保密要求。

三、檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

檔案管理工作是單位管理工作的一部分，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。檔案人員所從事的工作，是一項(xiàng)崇高而光榮的工作，除了要求與其他工作人員一樣具備一定的基礎(chǔ)知識、基本技能、管理能力等基本能力外，我認(rèn)為，檔案人員還應(yīng)必備以下四點(diǎn)素質(zhì)。

（一）始終保持政治上的堅(jiān)定性

檔案人員必須從思想上、政治上、行動上自覺與黨中央保持高度一致，能夠站在大局的高度想問題、辦事情，自覺維護(hù)單位的團(tuán)結(jié)和榮譽(yù)，不折不扣地貫徹執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的工作部署，使自己的一切言行與黨的基本理論、基本路線和方針政策相符合。

（二）具備良好的道德素養(yǎng)

檔案工作是一項(xiàng)科學(xué)性、服務(wù)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致、繁瑣的工作。因此，檔案工作者必須有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、良好的職業(yè)道德修養(yǎng)和敬業(yè)精神，嚴(yán)守秘密的工作準(zhǔn)則。

（三）忠誠自己的事業(yè)

要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，正確地認(rèn)識檔案工作地位的特殊性、崗位重要、責(zé)任重大、使命光榮，把工作當(dāng)成對待生命的一種狀態(tài)，把工作當(dāng)做實(shí)現(xiàn)自身價值的需要，要全身心地投入自己為之奮斗的事業(yè)和人生。

（四）有較高的學(xué)習(xí)能力

檔案管理人員只有不斷地自我充電，才能從容應(yīng)對我們已見過和未見過的東西，也才能不至于出現(xiàn)力不從心的尷尬局面。為此，牢固樹立“學(xué)以立德，學(xué)以增才，學(xué)以致用”的理念，不斷提高政策理論水平，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，不斷開闊眼界胸襟，努力成為服務(wù)科學(xué)發(fā)展的行家里手，努力成為復(fù)合型、全能型人才，提高自身的學(xué)習(xí)能力。

四、當(dāng)前檔案管理中存在的問題

近來根據(jù)工作的要求，對本公司保管的檔案進(jìn)行了清理裝訂，更加體會到了檔案的重要性，同時也發(fā)現(xiàn)了檔案工作中存在的不足。

（一）普遍對檔案管理的重要性認(rèn)識不夠。大家普遍認(rèn)為檔案工作就是保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，應(yīng)歸盡歸，部分檔案內(nèi)容不全，少部分紙質(zhì)檔案與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)不一致，部分材料未及時入檔。

（二）硬件設(shè)施解決不完全到位。由于辦公條件所限，未設(shè)立專門檔案室，“六防”設(shè)備不完全配套，缺少設(shè)施設(shè)備。

（三）檔案管理人員管理水平不專，管理手段落后。由于檔案管理人員是兼職，培訓(xùn)力度不夠，檔案管理水平不夠?qū)I(yè)。

（四）檔案收集工作力度不夠。由于收集歸檔工作制度不健全，導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作被動、不及時、不全面，比如實(shí)物檔案，由于管理人員保管不善，部分實(shí)物無從查找。

五、對目前檔案管理的幾點(diǎn)建議

（一）提高認(rèn)識，進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理工作，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決意識。

（二）加大投入，進(jìn)一步夯實(shí)檔案基礎(chǔ)工作。在檔案工作上加大投入，特別是對檔案的檔案保管和檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用予以重點(diǎn)保障；要按標(biāo)準(zhǔn)按要求建設(shè)好規(guī)范化的檔案室、檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護(hù)措施，并添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)，配置專職檔案管理人員，落實(shí)管檔人員待遇。選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。

（四）注重檔案材料收集，提高檔案管理質(zhì)量。收集檔案材料是檔案工作的基礎(chǔ)，隨著企業(yè)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，給檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

（五）健全制度，進(jìn)一步規(guī)范檔案資料管理。實(shí)踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。

總之，加強(qiáng)檔案管理工作，不僅是當(dāng)前經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要，更是造福子孫后代的需要，只有提高對檔案管理工作的認(rèn)識，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，才能更好的為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會服務(wù)。