倉庫與采購管理信息系統(tǒng)在公益二類事業(yè)單位管理中的應(yīng)用

徐柏英

（佛山市祖廟博物館，廣東佛山528000）

倉庫與采購管理信息系統(tǒng)在公益二類事業(yè)單位管理中的應(yīng)用

徐柏英

（佛山市祖廟博物館，廣東佛山528000）

根據(jù)公益二類事業(yè)單位的特點，在妥善完成面向社會提供公益產(chǎn)品和公共服務(wù)的同時，還需要積極經(jīng)營自營業(yè)務(wù)。作為公益二類事業(yè)單位的第二利潤源泉，倉庫管理與采購成本的節(jié)約受到前所未有的重視，凸顯了節(jié)流的重要性。加之當(dāng)前社會廣泛提倡廉政建設(shè)，電子倉庫與采購管理作為陽光管理的科學(xué)利器，目前備受關(guān)注，以至從傳統(tǒng)倉庫與采購管理向電子倉庫與采購管理的轉(zhuǎn)變，已然日漸成為當(dāng)下公益二類事業(yè)單位信息化建設(shè)的焦點。本文擬通過對公益二類事業(yè)單位的倉庫與采購管理的現(xiàn)狀及存在問題進(jìn)行分析，探討使用倉庫與采購管理信息系統(tǒng)對公益二類事業(yè)單位的管理與經(jīng)營效益所帶來的變革創(chuàng)新與作用。

公益二類事業(yè)單位；倉庫管理信息系統(tǒng)；采購管理信息系統(tǒng)

一、公益二類事業(yè)單位倉庫與采購管理的現(xiàn)狀

目前，公益二類事業(yè)單位在倉庫與采購管理方面存在著許多問題，具體表現(xiàn)在如下方面：

1.管理方式落后。由于種種原因，許多公益二類事業(yè)單位的倉庫與采購管理基本上停留在手工操作階段，管理水平處于非常落后的狀態(tài)，主要表現(xiàn)在：（1）采購管理過程中，由于所管理的物品種類繁多，同時又必須將經(jīng)營性物資和非經(jīng)營性物資區(qū)分開，從而造成工作量巨大，不得不形成多頭管理。（2）倉庫管理過程中，物品入庫時，記賬過程中只能設(shè)置一到二級明細(xì)賬或少數(shù)的輔助賬，因為明細(xì)賬的級次和輔助賬過多會造成極大的工作量和重復(fù)勞動。（3）物品從采購、入庫、出庫過程中，對物品所處狀況不明了，導(dǎo)致物品不能被合理使用或妥善保管，以致最終報廢處理，造成浪費。

2.信息化程度低。計算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)和普及，為信息處理提供了物美價廉的手段，但由于種種原因，許多公益二類事業(yè)單位的信息化程度還相當(dāng)?shù)停h(yuǎn)不能滿足信息化變革的需要，主要表現(xiàn)在：（1）硬件建設(shè)落后。倉庫與采購管理由于主要采用手工操作，因此計算機(jī)沒有按信息化需求進(jìn)行配置，服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)更無從談起。（2）軟件投入不足。（3）信息技術(shù)人力資源不足。要進(jìn)行倉庫與采購管理信息化，必須具有一些既了解倉庫與采購管理、又精通信息技術(shù)的人才，這是進(jìn)行信息化管理的關(guān)鍵因素，目前的人才儲備尚未達(dá)到這種要求。

如此進(jìn)行倉庫與采購管理所產(chǎn)生的后果是：（1）重復(fù)購置物資占用了運營資金，購置后處在閑置狀態(tài)的物資又必須騰出空間存放，于是又增加了庫存成本；（2）不能及時提供領(lǐng)用人所需物品又影響了單位工作的連續(xù)性；（3）缺乏動態(tài)管理，長久運作以后容易造成賬賬不符與賬實不符。領(lǐng)導(dǎo)所需信息往往不能及時提供，信息的準(zhǔn)確度亦不高，這與公益二類單位的現(xiàn)代化管理的要求大相徑庭。

為了改善、提高公益二類事業(yè)單位倉庫與采購管理水平，必須通過倉庫、采購管理信息系統(tǒng)來逐步推動、促進(jìn)公益二類事業(yè)單位的管理制度建設(shè)，優(yōu)化倉庫與采購管理流程，使倉庫與采購管理工作能達(dá)到管理目標(biāo)，滿足領(lǐng)導(dǎo)的管理需求。

二、實施倉庫與采購管理信息化系統(tǒng)的規(guī)劃與步驟

因公益二類事業(yè)單位倉庫與采購管理的業(yè)務(wù)需求而誕生的信息化系統(tǒng),涉及事前、事中、事后全流程管理。從系統(tǒng)規(guī)劃與實施建設(shè)的步驟上,基本上可以分為三步推進(jìn)。

1.信息化系統(tǒng)的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)建設(shè)和工具性應(yīng)用。所謂“基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)”,包含如數(shù)據(jù)字典、物資類別、物資編碼、組織機(jī)構(gòu)管理、角色管理、權(quán)限管理、審批流程管理等項目設(shè)置;而“工具性應(yīng)用”,則包含如庫存查詢、詢比價、競價采購、供應(yīng)商等內(nèi)容。

2.倉庫與采購全流程的電子化管理與應(yīng)用。具體項目建設(shè)包含入庫、儲存、出庫，采購計劃、訂單協(xié)同、合同管理、分散采購與集中采購的統(tǒng)一等。另外，這一階段通常涉及倉庫與采購系統(tǒng)與財務(wù)、OA等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接管理,加強(qiáng)對接環(huán)節(jié)的構(gòu)建，將有利于實現(xiàn)事業(yè)單位管理的一體化和全流程的信息化管理。

3.倉庫與采購管理深化的系統(tǒng)擴(kuò)展應(yīng)用。具體內(nèi)容包括倉庫管理流程中出入庫方式的細(xì)分，物資領(lǐng)用按部門、類型、用途等區(qū)分，對應(yīng)部門領(lǐng)用物資情況的核算，供應(yīng)商的績效評估管理、成本明細(xì)分析管理、工程采購管理、開支分析的深化管理等。

針對各個部門物資使用情況進(jìn)行核算，供應(yīng)商績效評估和成本明細(xì)管理對于事業(yè)單位自身管理水平的要求較高。相對于辦公設(shè)備、日常用品、接待物品和后勤服務(wù)等低值易耗品而言，工程采購管理功能要復(fù)雜許多,對事業(yè)單位自身的電子倉庫與采購應(yīng)用水平的要求同樣較高。而開支分析往往是建立在較完整的物流數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上進(jìn)行的，因此在某一管理需求上的深化應(yīng)用一般是放在第三步推進(jìn)。

以上三步推進(jìn)法,是從系統(tǒng)建設(shè)實施的整體規(guī)劃和步驟角度所給予的建議。在實施倉庫與采購管理信息化系統(tǒng)過程中，事業(yè)單位可以根據(jù)自身的組織特點、物資需求特點、管理人員素質(zhì)和管理水平等，對系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化。

三、倉庫與采購信息化管理系統(tǒng)實施過程中遇到的問題和解決方法

現(xiàn)如今很多企事業(yè)單位都采用了信息管理系統(tǒng)，但由于不同程度的各種影響，從實施效果來看，仍有較多不盡人意的地方。而且在不同的發(fā)展階段所表現(xiàn)出來的問題也存在著某種程度上的差異。以下主要分析公益二類事業(yè)單位信息化管理系統(tǒng)存在的問題及解決方法。

（一）信息化管理系統(tǒng)選型階段

所謂信息化管理系統(tǒng)選型：是根據(jù)單位管理需求選擇市場上已應(yīng)用很成熟的信息化管理軟件，還是按單位管理需求進(jìn)行外包開發(fā)或單位內(nèi)部組織團(tuán)隊研發(fā)等。

1.存在問題。信息化管理系統(tǒng)選型階段過程中首要問題就是信息管理系統(tǒng)項目依靠什么方式？是采用市場已成熟的應(yīng)用軟件還是按本單位的管理模式進(jìn)行研發(fā)？如果采用外包式軟件，開發(fā)商需要承擔(dān)軟件開發(fā)及維護(hù)等一系列的工作；如果采用內(nèi)部研發(fā)方式，公益二類事業(yè)單位員工則需要承擔(dān)上述同類工作，如此一來，對單位信息管理研發(fā)人員的要求比較高。就目前國內(nèi)情況來說，現(xiàn)在一部分公益二類事業(yè)單位都采用研發(fā)外包的方式，但是研發(fā)外包往往導(dǎo)致單位不重視調(diào)研和開發(fā)，容易出現(xiàn)應(yīng)用中軟件不符合實際需求的情況。

2.解決對策。系統(tǒng)選型工作需要建立在需求調(diào)研的基礎(chǔ)上。如果在實際調(diào)研方面缺乏基層管理者的參與，只由上層領(lǐng)導(dǎo)獨自決定，容易造成信息管理系統(tǒng)不能滿足整個事業(yè)單位機(jī)構(gòu)的真實需要，造成資源的浪費和效率提高不明顯的結(jié)果。因此技術(shù)人員需要在基層管理者的幫助下進(jìn)行技術(shù)建模，因地制宜地定制出適合公益二類事業(yè)單位倉庫與采購管理的信息管理系統(tǒng)。

（二）信息化管理系統(tǒng)初始化階段

信息化管理系統(tǒng)初始化：對應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置、基礎(chǔ)資料設(shè)置、輸入各原始數(shù)據(jù)記錄等。

1.存在問題。公益二類事業(yè)單位在應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)之前必須明確了解其目的性。為了滿足公益二類事業(yè)單位對龐雜的初始數(shù)據(jù)進(jìn)行有效整理的需要，有關(guān)單位必須對系統(tǒng)應(yīng)用、實施過程中所需的人力、物力、財力作好充分的預(yù)期與計劃。信息管理系統(tǒng)的思想載體反映一種先進(jìn)的管理思維，需要相關(guān)建設(shè)人員對單位的業(yè)務(wù)流程的改變有更充分認(rèn)識與優(yōu)化意欲。

2.解決對策。第一，提前完成準(zhǔn)備工作，以便為接下來的初始化工作奠定基礎(chǔ)。第二，強(qiáng)化上層管理者對實施信息化管理的意識，充分認(rèn)識采用信息化管理的利弊，從而最終影響到基層對信息管理系統(tǒng)的認(rèn)識與實施效果。

（三）信息化系統(tǒng)試運行階段

信息化系統(tǒng)試運行：通過對實際業(yè)務(wù)的模擬操作，檢驗系統(tǒng)設(shè)計和實現(xiàn)的功能是否真正滿足單位的實際業(yè)務(wù)需求，根據(jù)試運行的效果和評價指標(biāo)，對信息化系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)，達(dá)到系統(tǒng)易操作、好用、滿足管理要求。

1.存在問題。在運行階段需要解決的問題，更多是屬于“人”的問題，因為信息管理系統(tǒng)既是一個技術(shù)問題，也是“人”的問題。管理信息系統(tǒng)需要靠人來實施，而系統(tǒng)的實施往往對員工的舊觀念與工作內(nèi)容產(chǎn)生實質(zhì)性沖擊，預(yù)期的反應(yīng)可能對系統(tǒng)應(yīng)用的預(yù)期效益產(chǎn)生影響。

2.解決對策。公益二類事業(yè)單位在信息化管理系統(tǒng)的實施過程中需要考慮很多有關(guān)“人”的因素，想要一步到位實現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)較難做到，而應(yīng)該根據(jù)實際情況不斷地推進(jìn)系統(tǒng)應(yīng)用。

倉庫與采購信息化管理系統(tǒng)將對于公益二類事業(yè)單位的整體管理水平提升有重要作用，不僅有助于降低管理成本，亦提高了在崗人員的工作效率與質(zhì)量。隨著現(xiàn)代企業(yè)管理理論與管理手段、技術(shù)的發(fā)展，為滿足各項業(yè)務(wù)活動的開展、削減不必要的管理成本，公益二類事業(yè)單位同樣應(yīng)該學(xué)習(xí)現(xiàn)代企業(yè)管理的理念和方法，加快公益二類事業(yè)單位信息化系統(tǒng)的建設(shè)與推廣應(yīng)用。

D632.9

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1005-5312（2016）05-0274-02