中學(xué)檔案管理水平提升途徑探析

魯文麗

摘 要： 眾所周知，檔案管理是中學(xué)學(xué)校日常管理工作中非常重要的一部分，它不僅是保證學(xué)校各項(xiàng)工作開展的基礎(chǔ)前提，還能衡量學(xué)校教學(xué)品質(zhì)以及管理成效的重要表現(xiàn)，因此提升中學(xué)檔案管理水平就變得非常重要了。文章從現(xiàn)階段中學(xué)檔案管理現(xiàn)狀以及提升途徑兩方面進(jìn)行深入探究，希望能夠更好的推動(dòng)檔案管理水平的提高，更好的為中學(xué)發(fā)展和完善進(jìn)行服務(wù)。

關(guān)鍵詞：中學(xué) 檔案管理 提升策略

中圖分類號(hào)：G63 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2016）06-0029-01

在中學(xué)日常管理工作中，檔案管理是其中一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容。因?yàn)闄n案管理把學(xué)校各項(xiàng)工作、活動(dòng)以及科研等活動(dòng)過程中所涉及的資料進(jìn)行收集、整理和歸檔，進(jìn)而對(duì)學(xué)校發(fā)展歷程的信息進(jìn)行記錄。雖然最近幾年各中學(xué)都加強(qiáng)了對(duì)檔案管理工作的重視，獲得了一定的成效，但是在實(shí)際管理過程中還是存在一定的不足以及欠缺，使得檔案管理工作水平提升受到了一定的限制，因此加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作水平提升的策略進(jìn)行探究，就變得非常重要了。

一、中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員管理意識(shí)水平較低

在中學(xué)進(jìn)行檔案管理過程中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)自身的檔案意識(shí)相對(duì)較為薄弱，對(duì)檔案管理工作重視水平不足，使得學(xué)校檔案出現(xiàn)收集困難、投資不足等現(xiàn)象的發(fā)生，長(zhǎng)時(shí)間如此就導(dǎo)致檔案管理人員自身責(zé)任感等方面的缺失，在平時(shí)工作中多是應(yīng)付了事，致使檔案管理水平長(zhǎng)時(shí)間得不到提升[1]。而現(xiàn)階段中學(xué)檔案管理工作人員大多數(shù)都是兼職，專職進(jìn)行檔案管理的人員不是很多，并且他們?cè)谝欢ǔ潭壬弦矝]有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案管理教育以及培訓(xùn)，導(dǎo)致其在進(jìn)行檔案管理工作期間不能對(duì)相應(yīng)的工作內(nèi)容進(jìn)行掌握。加之這些管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)操作、知識(shí)等方面掌握的不足，使得他們不能利用計(jì)算機(jī)開展較為個(gè)性化的服務(wù)。

2.檔案管理制度的不完善

雖然我國(guó)頒布并實(shí)施了有關(guān)法律來保證學(xué)校檔案工作順利進(jìn)行，然而實(shí)際上中學(xué)檔案管理的規(guī)章制度一般只是走走形式，管理不統(tǒng)一、混亂以及歸檔方法不科學(xué)的現(xiàn)象普遍存在，而在檔案的完善以及使用等方面還存在重保管輕使用的現(xiàn)象，致使檔案管理的優(yōu)勢(shì)和作用不能被有效發(fā)揮出來，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面上：首先，在對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、編目以及歸檔時(shí)，都沒有相對(duì)完善和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案管理出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象[2]。其次，由于缺少有序化的管理，使得學(xué)校檔案管理系統(tǒng)化缺失，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理的接收以及移交等出現(xiàn)困難。最后，由于缺少相應(yīng)的檢索工具和標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案檢索工作十分的不完善。

3.檔案管理設(shè)備以及介質(zhì)的不足

此外，許多學(xué)校沒設(shè)專門的檔案室（柜），不具有保管檔案所需求的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火等條件，檔案材料大多隨處散放，保管設(shè)施不齊全，造成學(xué)校檔案的保管和使用沒有任何效果。由于檔案介質(zhì)太過單一，加之受條件和設(shè)備等方面的限制，使得大多學(xué)校的原始檔案為紙質(zhì)打印檔案，甚至有一部分依然在使用手工方式來進(jìn)行檔案抄寫，并且頁(yè)面規(guī)格不一的案卷，而像電子光盤、音像等較為先進(jìn)檔案介質(zhì)就更加欠缺。

二、提升中學(xué)檔案管理水平的策略

1.要加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視

在《檔案法》以及《中小學(xué)檔案管理暫行辦法中》指出，學(xué)校檔案是國(guó)家檔案中的重要組成部分，因此一定要將管理制度落實(shí)到實(shí)際中去，進(jìn)而提升學(xué)校檔案管理水平。因此在進(jìn)行檔案管理過程中，中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)一定要對(duì)檔案管理進(jìn)行重視，并將其作為學(xué)校日常管理工作中的重點(diǎn)來抓[3]。同時(shí)還要構(gòu)建起完善的學(xué)校檔案管理部門和領(lǐng)導(dǎo)小組，加大對(duì)檔案管理工作的重視，而負(fù)責(zé)檔案這項(xiàng)工作的小組應(yīng)該認(rèn)真處理檔案管理過程中存在的檔案用房、設(shè)備以及經(jīng)費(fèi)等諸多硬件問題，進(jìn)而為檔案管理工作的環(huán)境以及工作條件的完善奠定基礎(chǔ)，從而有效提升檔案工作水平。此外，還要構(gòu)建起能夠靈活進(jìn)行指揮的信息網(wǎng)絡(luò)，保證檔案管理工作可以和學(xué)校其他管理工作一同進(jìn)行，更好的提升學(xué)校檔案管理工作水平。

2.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

由于檔案管理工作本身就是一項(xiàng)具備較強(qiáng)政治性以及專業(yè)性的工作，所以不管是專職管理人員還是兼職管理人員，都必須具備十分良好的政治素養(yǎng)和覺悟，能夠在管理工作中做到盡職盡責(zé)、遵紀(jì)守法，進(jìn)而提升檔案管理工作水平。因此在實(shí)際管理過程中對(duì)檔案管理人員素質(zhì)進(jìn)行考察是非常必要的，所以學(xué)校要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠具備現(xiàn)代化的管理思想，更好的掌握管理知識(shí)以及管理技能，并不斷提升自身政治素養(yǎng)以及業(yè)務(wù)水平，進(jìn)而使其能夠更好的投入到管理工作中去。不僅如此，檔案管理人員還要掌握現(xiàn)代化的科技知識(shí)，進(jìn)而有效對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔，更好的滿足檔案管理發(fā)展的實(shí)際需求。此外，在日常教學(xué)生活中經(jīng)常組織廣大教職工認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，加強(qiáng)有關(guān)檔案法律知識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳，這樣學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都會(huì)逐漸認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案工作的重要意義。

3.對(duì)檔案建設(shè)工作進(jìn)行規(guī)范

不管學(xué)校規(guī)模大小，都應(yīng)選派一名思想素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、了解辦學(xué)規(guī)律和具有較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的教職員工負(fù)責(zé)檔案管理工作。同時(shí)還要制定完善的學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度，培養(yǎng)檔案管理方面的專業(yè)人才，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理人員專業(yè)化、固定化。所以，學(xué)校除了建立完善的崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度以及保密制度以外，還要嚴(yán)格按規(guī)章辦事，進(jìn)而保證檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。此外檔案員把相關(guān)檔案建立聯(lián)系、分類歸檔以便后續(xù)使用查找。與此同時(shí)學(xué)校檔案工作應(yīng)堅(jiān)持“以用為主，查找便捷”的立卷歸檔原則，把各種材料按月或按學(xué)期收集、整理、立卷、歸檔。

此外，在日常檔案管理過程中，檔案工作人員一定要先樹立起現(xiàn)代化管理意識(shí)，尤其是檔案管理的知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。不僅如此，管理員還要樹立“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，將社會(huì)、家長(zhǎng)以及教職員工的實(shí)際需求作為檔案管理工作中心環(huán)節(jié)和價(jià)值趨向，使用現(xiàn)代化理念和創(chuàng)新思維來加強(qiáng)檔案管理，進(jìn)而為檔案管理發(fā)展開辟一條新途徑。

總而言之，檔案管理工作作為中學(xué)各項(xiàng)工作開展的基礎(chǔ)，所以良好的檔案管理工作能夠保證學(xué)校發(fā)展的順利。而隨著信息時(shí)代的到來也給學(xué)校檔案管理提出了更高的要求，因此學(xué)校檔案管理只有不斷的進(jìn)行更新和完善，才能更好的提升管理成效和管理水品。

參考文獻(xiàn)

[1]肖玉珊.如何做好中學(xué)檔案管理的保密工作[J].課程教育研究（新教師教學(xué)），2014（32）：344-344.

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[3]王巧霞.如何做好中學(xué)檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型[J].華人時(shí)刊（下旬刊），2014（7）：222-223.