如何規(guī)范職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)檔案管理，提高經(jīng)濟(jì)管理水平

陳琳

【摘 要】職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)檔案管理是院校財(cái)務(wù)工作的重要組成部分，既是院校財(cái)務(wù)活動(dòng)的重要依據(jù)，也是財(cái)務(wù)開支真實(shí)記錄的保存，同時(shí)對(duì)于院校分析資金開支情況是十分重要的。建立系統(tǒng)的管理體制，不僅有利于完善院校財(cái)務(wù)管理體系，還能有效的提高職業(yè)技術(shù)學(xué)院的經(jīng)濟(jì)管理水平。

【關(guān)鍵詞】職業(yè)技術(shù)學(xué)院；財(cái)務(wù)檔案管理；經(jīng)濟(jì)管理水平

財(cái)務(wù)檔案是指在財(cái)務(wù)核算過程中產(chǎn)生的具有一定保存意義和實(shí)際價(jià)值的財(cái)務(wù)記錄，起著保存信息、監(jiān)督管理的作用，也是財(cái)務(wù)開支的重要憑證。職業(yè)技術(shù)學(xué)校在提高經(jīng)濟(jì)管理水平的過程中，首先要做的就是加強(qiáng)學(xué)院的財(cái)務(wù)檔案管理，將院校的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和情況整理分類，落實(shí)實(shí)際情況，從而保證職業(yè)學(xué)院財(cái)務(wù)開支的透明性和科學(xué)性。本文就是從規(guī)范職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)管理出發(fā)，提出具體的管理措施，促進(jìn)技術(shù)學(xué)院的經(jīng)濟(jì)管理水平。

一、職業(yè)技術(shù)學(xué)院加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的作用

職業(yè)院校的財(cái)務(wù)檔案管理包括了院校財(cái)務(wù)開支的全部活動(dòng)資料，是整個(gè)財(cái)務(wù)工作的具體反映和寫照。因此，高校的財(cái)務(wù)檔案保存可以作為日后研究院校財(cái)務(wù)狀況的重要憑證，對(duì)日后工作人員找尋資料也提供了方便的途徑，大大促進(jìn)了高校的經(jīng)濟(jì)管理。對(duì)于有些財(cái)務(wù)管理中的問題分析，院校財(cái)務(wù)檔案中的資料可以作為重要的參考，為事件處理提供可靠地?cái)?shù)據(jù)資料，節(jié)省工作時(shí)間，提高效率。還有一些財(cái)務(wù)分析的工作，需要使用之前的財(cái)務(wù)檔案，此時(shí)數(shù)據(jù)保存完善的檔案就會(huì)發(fā)揮重要作用。

對(duì)于職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)開支，難以避免會(huì)有些問題的出現(xiàn)，挪用公款、支出不合理都是很可能出現(xiàn)的，為了避免這種情況的發(fā)生，加強(qiáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)管理也是一種有效的途徑。對(duì)財(cái)務(wù)開支情況進(jìn)行記錄，能有效的減少不正常財(cái)務(wù)開支情況的發(fā)生，從而加強(qiáng)職業(yè)院校的經(jīng)濟(jì)管理。

通過分析職業(yè)高校的財(cái)務(wù)檔案還可以為工作人員工作質(zhì)量的評(píng)定提供參考，在分析過程中，院校財(cái)務(wù)支出的具體情況都會(huì)體現(xiàn)出來，對(duì)于各項(xiàng)支出和領(lǐng)導(dǎo)者的決策是否合理，都能夠很明顯的體現(xiàn)出來。而且，職業(yè)技術(shù)學(xué)院通過建立完善的財(cái)務(wù)檔案管理體系，對(duì)于管理過程中的不足和缺陷都能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并且得到解決，促進(jìn)財(cái)務(wù)管理的科學(xué)化、完善化。

在職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)過程中，一些與經(jīng)濟(jì)管理相關(guān)的專業(yè)，都需要大量的實(shí)踐和案例，與理論教學(xué)相結(jié)合，促進(jìn)教學(xué)工作的提高。而本職業(yè)院校的財(cái)務(wù)檔案剛好可以作為教學(xué)的參考和依據(jù)，將實(shí)際引用到教學(xué)過程中，既為教學(xué)提供了大量的真實(shí)案例，又促進(jìn)學(xué)生的能力提高，一舉兩得。

二、目前職業(yè)院校財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問題

（一）對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理重要性意識(shí)不夠

通過之前簡(jiǎn)述，可知對(duì)職業(yè)技術(shù)學(xué)校來說，財(cái)務(wù)檔案管理有著重要的地位和作用。但是在大多數(shù)職業(yè)院校中，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重視性都不高，一般只重視財(cái)務(wù)工作的開展，對(duì)于具體的證明、數(shù)據(jù)并不重視，只要求有簡(jiǎn)單的證明就可以了，并沒有將檔案管理工作落實(shí)到位。在之后的數(shù)據(jù)、資料整理過程中，大都只使用了財(cái)務(wù)工作中的簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)，并沒有將整個(gè)過程的數(shù)據(jù)收集完整，導(dǎo)致即使檔案管理工作開展落實(shí)后，整個(gè)資料檔案都并不完整，達(dá)不到預(yù)期的效果。

對(duì)檔案管理工作的重視不夠，從根本上來說，是由于領(lǐng)導(dǎo)者的重視不夠，在職業(yè)技術(shù)學(xué)院中，主要原因就是由于學(xué)校管理者對(duì)于檔案管理工作的重視不夠。由于管理者不重視該工作的開展落實(shí)，所以具體的工作人員更難以將管理工作很好的落實(shí)到位。在初期的財(cái)務(wù)開支證明時(shí)就缺乏統(tǒng)一的規(guī)范要求，在之后收集資料時(shí)，數(shù)據(jù)也就難以完善。

（二）財(cái)務(wù)檔案管理工作不夠規(guī)范

相關(guān)工作人員缺乏專業(yè)的知識(shí)技能是造成檔案管理工作不規(guī)范的主要原因之一。對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理工作，沒有統(tǒng)一的要求，不同的工作人員有不同的處理方法，造成檔案管理工作的秩序混亂，影響檔案管理工作的質(zhì)量。其次，職業(yè)技術(shù)學(xué)院中沒有設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，很少有專門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理的工作人員，大都是由其他職能的工作人員代理，更容易造成管理工作中的不完善問題。而有些職業(yè)院校中，雖然有專門的管理機(jī)構(gòu)，但是由于各部分之間的權(quán)責(zé)劃分不明確，并且缺乏專業(yè)的知識(shí)技能培訓(xùn)，難以對(duì)管理工作統(tǒng)一約束。除此之外，資源配置情況也是影響職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)管理工作的重要原因，沒有具體的檔案存放地點(diǎn)，信息數(shù)據(jù)沒有具體的收集、保存途徑，即使工作人員有較好的職業(yè)素養(yǎng)，也難以將工作規(guī)范完善。

（三）缺乏統(tǒng)一的要求和標(biāo)準(zhǔn)

我國(guó)高校的財(cái)務(wù)管理工作發(fā)展較晚，目前還沒有統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，所以職業(yè)技術(shù)學(xué)院在財(cái)務(wù)檔案管理工作中更是難以達(dá)到預(yù)期要求，將財(cái)務(wù)檔案管理的有益作用完全發(fā)揮出來。有部分職業(yè)技術(shù)院校雖然對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理制定有一定的要求，但是都只在小范圍或者自己學(xué)校里實(shí)行，并沒有擴(kuò)展到整個(gè)行業(yè)，沒有形成有規(guī)范的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

三、規(guī)范職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)檔案管理

（一）加強(qiáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)檔案管理的意識(shí)

出于財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，和目前職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，要重點(diǎn)落實(shí)增強(qiáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院對(duì)此管理的意識(shí)。職業(yè)院校要在充分意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理的重要性的前提下，改變之前對(duì)財(cái)務(wù)支出證明和資料收集的不重視情況，致力于完善院校財(cái)務(wù)檔案管理體系。先從領(lǐng)導(dǎo)者抓起，引導(dǎo)院系領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識(shí)財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)學(xué)校財(cái)務(wù)支出和日后工作的重要性，建立注重學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理的意識(shí)。在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者的帶領(lǐng)下，增強(qiáng)管理工作人員的重視，從而保證學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視程度提高和工作的落實(shí)，促進(jìn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)開支科學(xué)化，促進(jìn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的經(jīng)濟(jì)管理水平提高。

（二）提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

專業(yè)的管理人員不僅能提高財(cái)務(wù)檔案管理的效率，而且還能保證工作開展的有序和質(zhì)量，因此，提高職業(yè)技術(shù)學(xué)院的管理人員具有重要意義。財(cái)務(wù)檔案管理不是單純的一項(xiàng)管理工作，對(duì)于工作者還有一定的專業(yè)要求，才能保證工作的高效率和高質(zhì)量。對(duì)于從事財(cái)務(wù)檔案管理的人員應(yīng)定期的進(jìn)行技能培訓(xùn)，保證管理人員的專業(yè)能力，同時(shí)將要求和標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)傳授給工作人員及時(shí)落實(shí)到工作中。對(duì)于提出要求的落實(shí)情況對(duì)管理人員進(jìn)行考核，保證財(cái)務(wù)檔案管理的工作人員的專業(yè)素養(yǎng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，保證財(cái)務(wù)檔案管理能隨著發(fā)展不斷進(jìn)步。

（三）健全院校檔案管理制度

每個(gè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，要設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理體系的完善。對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理的支出證明，規(guī)定要有詳細(xì)的數(shù)據(jù)說明，既是為了之后檔案收集的便利，也是為了保證職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)支出合理，避免財(cái)務(wù)問題的出現(xiàn)。在之后的數(shù)據(jù)收集階段，要將各種資料收集完善，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性。職業(yè)學(xué)院在建立管理機(jī)制的前提下，對(duì)于各部門的分工，也要?jiǎng)澐置鞔_，將各個(gè)階段的具體工作劃分到部門或者人員，保證每項(xiàng)工作都有專業(yè)的負(fù)責(zé)人。除此之外，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理過程中需要的資源也要配置到位，檔案存放需要的空間、信息處理需要的計(jì)算機(jī)等其他資源，都要滿足工作人員的需要。將各部分都要落實(shí)完善，保證整個(gè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)檔案管理制度完善，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的正常運(yùn)行。

（四）提高財(cái)務(wù)檔案管理的信息化

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，目前我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)逐漸完善，人們的工作和生活都離不開網(wǎng)絡(luò)信息，對(duì)于職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)檔案管理工作，也要與時(shí)俱進(jìn)，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中來。相比傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理的各種紙質(zhì)資料，使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之后，各種財(cái)務(wù)檔案管理工作將更加簡(jiǎn)便快捷。特別是在進(jìn)行數(shù)據(jù)整理保存的階段，信息化的手段將大大提高工作效率。因此，在新時(shí)期，職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)檔案管理的信息化是發(fā)展的必然趨勢(shì)。

四、總結(jié)語(yǔ)

加強(qiáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范工作，不僅能有效的保存各種財(cái)務(wù)交易數(shù)據(jù)，促進(jìn)之后檢查管理工作的開展，而且對(duì)于保證職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)開支透明合理也具有重要意義。通過提高管理意識(shí)、工作者的職業(yè)素養(yǎng)、數(shù)據(jù)管理的信息化和健全管理機(jī)制，提高職業(yè)院校財(cái)務(wù)檔案管理工作的科學(xué)化，從而促進(jìn)職業(yè)高校的經(jīng)濟(jì)管理水平。

參考文獻(xiàn)：

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