計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的運(yùn)用及意義探尋

張志明　王世侖

摘 要：科學(xué)技術(shù)的發(fā)展讓各行各業(yè)的工作都變得更加便捷，這主要是歸結(jié)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，尤其是在企業(yè)的辦公方面，計(jì)算機(jī)讓辦公走向自動(dòng)化和智能化，減少了更多人工力量的付出，并且讓工作效率大大的提升。基于此，本文對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的運(yùn)用以及意義進(jìn)行分析和研究。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；辦公自動(dòng)化；運(yùn)用；意義

時(shí)代在發(fā)展，科技在進(jìn)步，人們的辦公環(huán)境以及辦公設(shè)備也在不斷的改善和優(yōu)化，在當(dāng)今情況下，人們已經(jīng)開(kāi)始關(guān)注辦公自動(dòng)化，這樣人們的雙手在繁重的勞動(dòng)中解脫出來(lái)，而且也提升了勞動(dòng)生產(chǎn)的效率。這都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用。因此本文對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的運(yùn)用以及意義進(jìn)行探尋。

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的意義

（一）計(jì)算機(jī)為辦公自動(dòng)化的運(yùn)用提供技術(shù)支撐

在當(dāng)今的時(shí)代發(fā)展過(guò)程中，辦公室的工作量越來(lái)越大，并且內(nèi)容也越來(lái)越復(fù)雜，因此對(duì)于這些問(wèn)題的解決需要使用辦公自動(dòng)化技術(shù)，這就離不開(kāi)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用和推廣，其中比較關(guān)鍵的一個(gè)步驟就是對(duì)辦公軟件的開(kāi)發(fā)和利用。例如，辦公室中常用的Word以及Excel，讓人們從繁瑣的勞動(dòng)中解脫出來(lái)，這都需要計(jì)算機(jī)的支撐作用。互聯(lián)網(wǎng)的產(chǎn)生也讓辦公自動(dòng)化的發(fā)展更進(jìn)一步，并且市場(chǎng)的變化讓互聯(lián)網(wǎng)成為辦公自動(dòng)化不可缺少的一個(gè)組成部分[ 1 ]。

（二）計(jì)算機(jī)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用提升了決策的科學(xué)性

企業(yè)的電信會(huì)議是計(jì)算機(jī)和辦公自動(dòng)化相結(jié)合的成果，因此這種活動(dòng)也體現(xiàn)出了企業(yè)活動(dòng)和企業(yè)會(huì)議的高端性，讓人們能夠在第一時(shí)間內(nèi)對(duì)會(huì)議的內(nèi)容進(jìn)行掌握和了解，并且提出有建設(shè)性的意見(jiàn)和建議，促進(jìn)企業(yè)的良好發(fā)展，提升企業(yè)的工作效率。另外，計(jì)算機(jī)作用下的辦公自動(dòng)化還能讓地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入一個(gè)新的狀態(tài)下，由于辦公自動(dòng)化能夠加大企業(yè)的工作效率，緊密的將國(guó)家、地區(qū)之間的發(fā)展聯(lián)系在一起，這樣商品的溝通和往來(lái)也便捷了許多，對(duì)于經(jīng)濟(jì)的長(zhǎng)期發(fā)展具有極大的推動(dòng)意義。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)支持下辦公自動(dòng)化的要素以及應(yīng)用分析

（一）辦公自動(dòng)化的組成要素

辦公自動(dòng)化的第一要素就是人的參與，因?yàn)檗k公自動(dòng)化是一項(xiàng)技術(shù)比較高的工作，需要有人的操作，并且其中涉及到的一些技能要求也比較多，過(guò)程復(fù)雜，因此辦公自動(dòng)化的順利運(yùn)行需要人為因素的支持。組織機(jī)構(gòu)的層次也決定了辦公室的等級(jí)和層次，因此在計(jì)算機(jī)管理組織過(guò)程中，需要充分的體現(xiàn)出計(jì)算機(jī)組織管理機(jī)構(gòu)的靈活性以及可變性。另外辦公室制度也是一個(gè)必不可少的要素，辦公室制度能夠讓各個(gè)部門(mén)有效的遵守辦公室的行為規(guī)范，并且通過(guò)這些機(jī)制的約束讓辦公更加準(zhǔn)確和順利，讓辦公制度和辦公自動(dòng)化之間有更好的融合，以此再不斷的完善和發(fā)展，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展以及科學(xué)的需要。計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)的結(jié)合可以讓辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)中不相聯(lián)系的要素結(jié)合在一起，以此形成一個(gè)相互關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)，共同使用其中的信息和資源，不斷提升辦公質(zhì)量以及工作效率[ 2 ]。

（二）計(jì)算機(jī)技術(shù)下的辦公自動(dòng)化應(yīng)用分析

首先，辦公自動(dòng)化過(guò)程中對(duì)數(shù)據(jù)的處理。數(shù)據(jù)處理時(shí)現(xiàn)代化管理過(guò)程中的一個(gè)重要性標(biāo)志，應(yīng)該在定量分析方面予以加強(qiáng)，并且數(shù)據(jù)定量也是分析的一個(gè)基礎(chǔ)。在辦公室中，一般性的任務(wù)都是對(duì)信息進(jìn)行處理，因此這個(gè)過(guò)程就涉及到大量的數(shù)據(jù)，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的加入能夠讓數(shù)據(jù)再輸入以及增加和刪除方面做到更加準(zhǔn)確的操作，還有儲(chǔ)存和分類(lèi)以及索引的作用，刪減一些比較冗長(zhǎng)的數(shù)據(jù)，進(jìn)而保障數(shù)據(jù)的獨(dú)立性和靈活性。對(duì)于文字的處理主要是使用Word/wps等之類(lèi)的計(jì)算排版工具，讓文字在版式方面、設(shè)計(jì)方面以及打印和映像的處理方面更加快速簡(jiǎn)單，效率大大提升，并且形式比較美觀[ 3 ]。

其次，表格的處理。在表格的處理過(guò)程中，一般會(huì)使用Excel，并且在計(jì)算機(jī)屏幕上就能夠完成對(duì)于表格的設(shè)計(jì)、處理以及制作，以此實(shí)現(xiàn)表格處理各個(gè)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化。表格能夠應(yīng)用在多種辦公事件中，對(duì)信息加以嚴(yán)格的統(tǒng)計(jì)，并且在數(shù)值上傾向于更加準(zhǔn)確，減少?gòu)?fù)雜的運(yùn)算給工作人員帶來(lái)的問(wèn)題。

最后，語(yǔ)音的處理。計(jì)算機(jī)作用下的辦公自動(dòng)化處理還包含語(yǔ)音部分，并且能夠完成對(duì)語(yǔ)音的識(shí)別、合成等等，在對(duì)文件進(jìn)行輸入的過(guò)程中還要保證個(gè)人保密以及鑒別方面的運(yùn)用。

與此同時(shí)，圖像以及圖形的處理也是計(jì)算機(jī)作用下辦公自動(dòng)化的一項(xiàng)功能，使用計(jì)算機(jī)的圖形處理功能可以完成一些統(tǒng)計(jì)圖的繪制，以此讓工作人員對(duì)各個(gè)信息之間的相互聯(lián)系進(jìn)行認(rèn)識(shí)。另外，使用不同的色彩標(biāo)記不同的信息，可以對(duì)科室的局部進(jìn)行多方面的規(guī)劃，以此實(shí)現(xiàn)科室的合理化布局。

使用計(jì)算機(jī)的圖像處理能力，可以一邊輸入照片一邊對(duì)圖像進(jìn)行鑒別，并且對(duì)它們采取處理工作，傳遞出一些真實(shí)的信息，在企業(yè)中還能召開(kāi)電視會(huì)議，做保密文件以及圖像信息等等。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中對(duì)于企業(yè)中各項(xiàng)計(jì)劃的完成情況進(jìn)行顯示，并且對(duì)未來(lái)的基本情況加以預(yù)測(cè)，發(fā)給企業(yè)工作人員提供一些有參考性的信息，以此讓方案更加完整，讓決策更加準(zhǔn)確。高性能的復(fù)印機(jī)和計(jì)算機(jī)軟件硬件之間的結(jié)合能夠讓計(jì)算機(jī)的輸出更加準(zhǔn)確和方便。電子郵件是辦公自動(dòng)化中一種經(jīng)常使用功能，可以對(duì)信息進(jìn)行傳遞，并且改變以往通信時(shí)間長(zhǎng)，容易延誤等問(wèn)題。讓辦公自動(dòng)化下的信息傳遞更具有實(shí)效性，更加方便，不受時(shí)空和時(shí)間的限制。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，本文對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化過(guò)程中的應(yīng)用以及意義進(jìn)行了分析和研究，并且也對(duì)具體項(xiàng)目和活動(dòng)的操作處理加以闡述，希望在本文的研究基礎(chǔ)上，能夠更加完善計(jì)算機(jī)技術(shù)，讓其在辦公自動(dòng)化當(dāng)中發(fā)揮出更多的作用，促進(jìn)工作效率的提升，并且讓企業(yè)的辦公實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和智能化，減輕人們的工作量。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張永春.計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化上應(yīng)用策略探討[J].數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用，2015（7）：205.

[2] 劉俊.對(duì)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建的分析[J].電子制作，2014（3）：141，143.

[3] 許敏.計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用研究[J].大科技，2015（15）：260.

作者簡(jiǎn)介：張志明，計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)，張家口市生產(chǎn)力促進(jìn)中心。