淺議存貨購進(jìn)環(huán)節(jié)的內(nèi)部會計(jì)控制

叢遠(yuǎn)兵

摘 要：存貨占據(jù)了企業(yè)流動資產(chǎn)的半壁江山，完善的存貨內(nèi)部控制一方面使得存貨資產(chǎn)的完整性得以保證，另一方面對存貨流程關(guān)鍵點(diǎn)加以控制，能夠有效地降低經(jīng)營風(fēng)險和采購成本。因此，建立健全有效的存貨內(nèi)部控制對于企業(yè)而言刻不容緩。本論文主要針對企業(yè)存貨購進(jìn)環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的問題，結(jié)合存貨的基本業(yè)務(wù)流程，從存貨采購計(jì)劃及其實(shí)施，存貨采購環(huán)節(jié)的合同控制，存貨采購業(yè)務(wù)會計(jì)控制幾個方面進(jìn)行研究，以求通過對內(nèi)部會計(jì)控制來保證資產(chǎn)的安全性和完整性。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部會計(jì)控制；存貨；采購

一、存貨購進(jìn)環(huán)節(jié)內(nèi)部會計(jì)控制現(xiàn)狀分析

1.存貨購進(jìn)環(huán)節(jié)內(nèi)部會計(jì)控制的現(xiàn)狀分析

存貨占了流動資產(chǎn)比重的40%-60%，在生產(chǎn)制造環(huán)節(jié)以及銷售過程中的重要價值，不少人企圖用它來控制利潤，達(dá)到偷稅漏稅的目的。

對工業(yè)生產(chǎn)型企業(yè)來說，采購環(huán)節(jié)是生產(chǎn)經(jīng)營的初始環(huán)節(jié)，目的是要及時采購原材料符合生產(chǎn)需要，價格實(shí)惠，質(zhì)量過關(guān)。因?yàn)椴少徶苯雨P(guān)系到貨幣資金的減少以及負(fù)債的增加且業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁，工作量大，涉及部門多。在缺乏透明度還不夠科學(xué)完善的內(nèi)部制度的影響下，及其容易產(chǎn)生種種管理漏洞。比如采購人員中飽私囊，與供應(yīng)商簽訂虛假合同；有的放棄物美價廉的商品，犧牲企業(yè)的利益，搞人情買賣，從中拿回扣傭金，這些都是現(xiàn)實(shí)中常見的現(xiàn)象。類似于以權(quán)謀私、偷梁換柱等問題，都會導(dǎo)致企業(yè)無法采購到合適的商品，高價卻不一定買到好的商品或原料，這就容易造成資金的浪費(fèi)和損失。

2.存貨購進(jìn)環(huán)節(jié)內(nèi)部會計(jì)控制中存在的問題

企業(yè)在存貨購進(jìn)環(huán)節(jié)的主要問題如下：

（1）弄虛作假，故意混淆采購成本與其他有關(guān)費(fèi)用

許多公司為了直接扣除，將在采購過程中發(fā)生的本應(yīng)計(jì)入采購成本的運(yùn)輸成本，裝卸成本，保險費(fèi)，入庫前的挑選整理費(fèi)和整理費(fèi)用和其他費(fèi)用，直接計(jì)入當(dāng)期損益；采購環(huán)節(jié)發(fā)生退貨時，不做存貨的進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出，卻計(jì)入作為“營業(yè)外收入”、“其他業(yè)務(wù)收入”、“應(yīng)付賬款”等會計(jì)科目進(jìn)行作假處理，用來虛增收入和利潤。

（2）采購人員圖謀私利

詢價與確定供應(yīng)商業(yè)務(wù)未分離，使得采購人員有機(jī)會圖謀私利，簽訂假合同騙取企業(yè)貨款。

（3）監(jiān)守自盜、虛報(bào)損失

材料保管人員監(jiān)守自盜，利用職務(wù)之便將存貨財(cái)產(chǎn)轉(zhuǎn)移私下出售，虛報(bào)夸大損失，借此謀取個人私利。

（4）實(shí)施“調(diào)包計(jì)”

將采購或庫存物資進(jìn)行調(diào)換，以舊換新，以次充好。混淆不同型號、不同價格的物資，用來滿足個人私欲。

存貨內(nèi)部會計(jì)控制能否實(shí)施對企業(yè)而言是一個亟待解決的問題。存貨會對企業(yè)流動資產(chǎn)產(chǎn)生很大的影響，所以揭示存貨購進(jìn)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)中業(yè)務(wù)的脆弱性，對確保資產(chǎn)的安全和有效使用具有非常重要的意義。

二、存貨購進(jìn)環(huán)節(jié)內(nèi)部會計(jì)控制中問題的成因

1.會計(jì)系統(tǒng)沒有充分考慮到內(nèi)部控制

企業(yè)沒有充分考慮到內(nèi)部會計(jì)控制的存貨采購業(yè)務(wù)，導(dǎo)致在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的設(shè)計(jì)中的會計(jì)制度，保留了缺陷。若是缺少日常會計(jì)記錄，過度簡化會計(jì)資料會使得經(jīng)濟(jì)活動發(fā)展的軌跡無法得到連續(xù)的反映。

2.內(nèi)部控制缺乏具體的標(biāo)準(zhǔn)和尺度

不同類型的單位建立的內(nèi)部控制模式也大相庭徑。比如大型企業(yè)的內(nèi)部控制較為嚴(yán)密；而中小型企業(yè)為了達(dá)到人力資源使用率的最大化，內(nèi)部控制就較為粗糙，內(nèi)部控制評價就會缺乏具體的標(biāo)準(zhǔn)，而所有這些業(yè)務(wù)處理都應(yīng)有一個明確的標(biāo)準(zhǔn)。比如對采購業(yè)務(wù)，先付款后提貨如何處理，貨到后發(fā)票未到又如何處理，商品發(fā)生現(xiàn)金折扣、商業(yè)折扣等又如何處理等等。

3.存貨內(nèi)部控制意識薄弱及職責(zé)不明確

現(xiàn)實(shí)中，因?yàn)榇尕洈?shù)量較大，容易造假，存貨內(nèi)部控制輕微疏忽，就會給予貪污盜竊者腐敗和盜竊機(jī)會。因此在存貨的采購過程中出現(xiàn)了虛假購買的現(xiàn)象。

企業(yè)應(yīng)完善崗位責(zé)任制，對企業(yè)進(jìn)行庫存管理，明確各部門之間的職責(zé)和崗位，特別是不相容的崗位之間要形成相互分離、相互制約和監(jiān)督。在實(shí)際工作中，庫存采購，驗(yàn)收和付款，這些業(yè)務(wù)在正常運(yùn)作中，一般不允許個人獨(dú)立運(yùn)作。如果詢價與確定供應(yīng)商的職務(wù)未分離，會導(dǎo)致個人吃回扣，損失企業(yè)的利益。

三、加強(qiáng)企業(yè)存貨購進(jìn)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的對策和建議

1.完善企業(yè)存貨的內(nèi)部控制制度

（1）建立科學(xué)合理的內(nèi)部會計(jì)控制體系

①引導(dǎo)經(jīng)營管理思想。存貨內(nèi)部控制是內(nèi)部會計(jì)控制的重要環(huán)節(jié)，以保證會計(jì)信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，以達(dá)到企業(yè)的利潤更為豐厚的目的。

②實(shí)現(xiàn)企業(yè)穩(wěn)定經(jīng)營。建立和完善合理有效的庫存內(nèi)部控制管理體系，不僅可以記錄錯誤的預(yù)防和控制，對人員舞弊行為，盡快查明原因，以便準(zhǔn)確、及時地制定和采取糾正措施。還可以達(dá)到有效地降低經(jīng)營風(fēng)險和采購成本的目的，保證企業(yè)持續(xù)經(jīng)營穩(wěn)定發(fā)展，達(dá)到效益最大化。

③實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。內(nèi)部控制是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)和前提。只有全面強(qiáng)化內(nèi)部控制，才能保證責(zé)任制的真正落實(shí)。

④糾正不正當(dāng)行為。實(shí)行現(xiàn)代審計(jì)方法的前提就是內(nèi)部控制。完善內(nèi)部控制制度，才能明確內(nèi)部控制的范圍和內(nèi)容，健全的內(nèi)部控制制度是為基礎(chǔ)審計(jì)保駕護(hù)航。完善內(nèi)部控制制度，是審計(jì)的基礎(chǔ)。

（2）建立健全存貨購進(jìn)環(huán)節(jié)的計(jì)劃、合同的訂立和審批制度

作為存貨會計(jì)控制的一個組成部分，采購的計(jì)劃執(zhí)行也很重要。企業(yè)必須嚴(yán)格按照計(jì)劃對存貨購進(jìn)環(huán)節(jié)發(fā)生的業(yè)務(wù)進(jìn)行申報(bào)，并將不同業(yè)務(wù)分為不同崗位的人員完成。由采購部門根據(jù)生產(chǎn)部門提供的物料需求計(jì)劃和材料請購單制定采購計(jì)劃，從而提出具體的采購目錄，經(jīng)由關(guān)主管人員簽字審批。會計(jì)人員需要及時、準(zhǔn)確地計(jì)算存貨的采購成本，以保證會計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

將存貨采購計(jì)劃與存貨購買數(shù)量的計(jì)算結(jié)果進(jìn)行比較，可以檢測出該計(jì)劃的實(shí)施程度。會計(jì)控制人員除了檢查存貨計(jì)劃執(zhí)行完成的情況外，還要在檢查過程中對原始資料進(jìn)行核對，找出該計(jì)劃未能完成的客觀和主觀的原因，并對癥下藥提出改進(jìn)建議，以保證進(jìn)貨計(jì)劃的完成，滿足企業(yè)正常生產(chǎn)需要。

存貨的采購合同是由采購部負(fù)責(zé)管理和會計(jì)控制人員的這一部分負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查。檢查合同是否具有法律上的可行性、安全性和合同履行的情況，是會計(jì)的重要內(nèi)容。在合同簽訂前，會計(jì)控制部門應(yīng)根據(jù)授權(quán)情況對合同內(nèi)容進(jìn)行檢查。對于已經(jīng)簽訂的合同要進(jìn)行核對，包括購買數(shù)量和到貨時間。根據(jù)采購計(jì)劃和生產(chǎn)部門的需要，控制庫存數(shù)量的購買，根據(jù)生產(chǎn)需要控制的時間購買，有可以不缺的材料或停機(jī)現(xiàn)象。

存貨采購在采購人員授權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)下，按照合同規(guī)定，授權(quán)的內(nèi)容應(yīng)經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)；采購人員不得變更合同授權(quán)的內(nèi)容，根據(jù)計(jì)劃簽訂合同后，將合同副本送到會計(jì)部審核并保留。

在日常工作中，會計(jì)控制人員應(yīng)該對原輔材料等供應(yīng)商建立檔案，通過電話查詢或其他可進(jìn)行的方式了解供應(yīng)商的詳細(xì)信息。了解其信譽(yù)情況并對相關(guān)信用問題進(jìn)行核查。實(shí)踐證明，這一部分的會計(jì)控制也十分關(guān)鍵和必要的。

（3）采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制的其他措施

①請購。在購貨之前，采購業(yè)務(wù)必須按照申報(bào)程序走，倉儲部將生產(chǎn)經(jīng)物料需求計(jì)劃報(bào)送到采購部門，請購單由相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人審批并簽字同意之后，交到采購部門。

②采購。采購部門在接到請購單后，核實(shí)采購申請單是否合理，估算采購所需資金，由采購部門主管簽字審批。根據(jù)審批后的請購單，由采購部門派不關(guān)聯(lián)的人員對不同的供應(yīng)商進(jìn)行詢價，具體內(nèi)容包括價格、質(zhì)量、折扣和付款條件及交貨時間等，供應(yīng)商的確定由主管負(fù)責(zé)，隨后重新簽訂購買合同，合同內(nèi)容和采購訂單一致。采購合同簽訂后，由采購人員負(fù)責(zé)訂購和采購。

2.對存貨內(nèi)部控制環(huán)境加以改進(jìn)

控制環(huán)境的好壞影響到整個企業(yè)內(nèi)部控制的效果，要注重塑造企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境。企業(yè)管理者應(yīng)該加強(qiáng)內(nèi)部控制環(huán)境的建設(shè)，完善公司的各項(xiàng)的管理制度，重視培養(yǎng)各個部門員工的內(nèi)部控制意識，與存貨的購進(jìn)、保管、領(lǐng)用環(huán)節(jié)相關(guān)的部門尤其需要重視。

3.明確職責(zé)分工并分離不相容業(yè)務(wù)

企業(yè)應(yīng)將存貨管理部門不相容職務(wù)互相分離，明確職責(zé)分工，形成全面而科學(xué)的內(nèi)部牽制機(jī)制。

第一，將詢價與確定供應(yīng)商分開，由不關(guān)聯(lián)的人員負(fù)責(zé)，這就可以達(dá)到充分監(jiān)督的第一步。第二，物流和采購環(huán)節(jié)分開，例如采購授權(quán)批準(zhǔn)、執(zhí)行業(yè)務(wù)、監(jiān)督審核職務(wù)等幾項(xiàng)工作應(yīng)該分開為不同的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，進(jìn)而由兩個以上的人加以操作。第三，要加強(qiáng)監(jiān)督控制，派相關(guān)會計(jì)隨同倉庫保管員定時地對企業(yè)的倉庫存貨進(jìn)行盤查，發(fā)現(xiàn)問題時及時上報(bào)并糾正。例如，作為企業(yè)的材料會計(jì)人員必須給予企業(yè)存貨足夠的重視，必須在有效的時間內(nèi)及時反饋企業(yè)庫存數(shù)量和質(zhì)量，防止在庫存短缺的情況下，出現(xiàn)管理上的漏洞。

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