J電氣公司銷售與收款內(nèi)部控制問題研究

唐曉帆

(江蘇食品藥品職業(yè)技術(shù)學(xué)院,江蘇　淮安　223002)

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J電氣公司銷售與收款內(nèi)部控制問題研究

唐曉帆

(江蘇食品藥品職業(yè)技術(shù)學(xué)院,江蘇淮安223002)

J電氣公司是一家從事電氣設(shè)備生產(chǎn)安裝中小民營企業(yè)。文章將J電氣公司銷售與收款內(nèi)部控制作為研究對象。通過在企業(yè)的實(shí)地調(diào)查、訪談等方法,結(jié)合內(nèi)部控制理論的研究,查找出貫穿于銷售與收款環(huán)節(jié)中的不足之處,包括：內(nèi)部控制環(huán)境不完善,風(fēng)險(xiǎn)評估不規(guī)范,控制活動(dòng)不全面,信息溝通不通暢,監(jiān)督機(jī)制缺失。然后運(yùn)用理論聯(lián)系實(shí)際的方法,針對銷售與收款的要素提出改進(jìn)銷售與收款內(nèi)部控制的意見。

內(nèi)部控制；銷售與收款；風(fēng)險(xiǎn)控制

1　J電氣公司概述

J電氣公司是J電器設(shè)備廠經(jīng)增資擴(kuò)股、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)調(diào)整更新重組而成的一家民營企業(yè),公司產(chǎn)業(yè)主要涉及發(fā)電設(shè)備行業(yè)。公司主營業(yè)務(wù)收入主要來源于電氣產(chǎn)品、電氣工程設(shè)計(jì)、施工、維護(hù)。目前已通過ISO9001國際質(zhì)量體系認(rèn)證,被評為省民營科技企業(yè)。目前企業(yè)有員工320人,注冊資本10000多萬。非專利技術(shù)出資為7888萬元,貨幣出資為3000萬元。

2　J電氣公司銷售與收款內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

2.1銷售與收款內(nèi)部環(huán)境不完善

2.1.1組織架構(gòu)不健全

J電氣公司的組織結(jié)構(gòu)較為簡單。不設(shè)董事會(huì)和監(jiān)事會(huì),也沒有單獨(dú)設(shè)立客戶信用管理部門、人力資源部門和內(nèi)部審計(jì)部門?？偨?jīng)理是企業(yè)第一大股東,在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下,設(shè)立八個(gè)部門分別負(fù)責(zé)公司各項(xiàng)事務(wù),分別是管理中心、行政部、營銷中心、生產(chǎn)中心、技術(shù)中心、研發(fā)中心、采購中心、質(zhì)量中心。由此看出，在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)上存在一些不合理,首先沒有考慮重要性原則,沒有將重要部門單獨(dú)列出。如財(cái)務(wù)部、人事部這些有關(guān)現(xiàn)金、人事任免的部門應(yīng)該獨(dú)立成立責(zé)任中心,單獨(dú)對總經(jīng)理負(fù)責(zé)。其次,公司在設(shè)置組織部門時(shí)沒有考慮到相關(guān)性,將技術(shù)和研發(fā)人為地分割管理,不利于專業(yè)技術(shù)人員的交流和工作流程的連貫性。

2.1.2企業(yè)文化建設(shè)滯后

J電氣公司在員工入職時(shí),由總經(jīng)理工作部以5～10分鐘的PPT講解對職員進(jìn)行公司文化、員工行為規(guī)范、安全生產(chǎn)方面的教育培訓(xùn),形式單一,時(shí)間較短,宣傳流于表面,并沒有深入滲透進(jìn)平時(shí)的工作流程中。另外由于缺少專門的人力資源部門,不便于對員工組織專業(yè)技能教育培訓(xùn)。企業(yè)文化教育和專業(yè)技能教育的滯后使員工很難在公司中找到歸屬感,建立責(zé)任感。這影響了公司發(fā)展的穩(wěn)定性,制約了公司的發(fā)展。

2.2銷售與收款風(fēng)險(xiǎn)評估不規(guī)范

在銷售與收款的環(huán)節(jié)中,企業(yè)應(yīng)該在事前、事中、事后三個(gè)環(huán)節(jié)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)識別和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對。J電氣公司在事前雖然有客戶信用管理,但是流程和制度不規(guī)范,增加了信用風(fēng)險(xiǎn)；在事中訂立合同時(shí),由于采用成本加成的定價(jià)方法,缺乏對市場上同類產(chǎn)品價(jià)格變化的考慮,增加了預(yù)算風(fēng)險(xiǎn)；在事后的應(yīng)收賬款催收環(huán)節(jié)中,沒有明確的催收方法和催收結(jié)果應(yīng)對機(jī)制,增加了現(xiàn)金流風(fēng)險(xiǎn)。J電氣公司應(yīng)該充分考慮經(jīng)營過程中的各種風(fēng)險(xiǎn),并在此基礎(chǔ)上使各部門間加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào),完善銷售與收款環(huán)節(jié)上的風(fēng)險(xiǎn)識別和應(yīng)對機(jī)制。

2.3銷售與收款控制活動(dòng)不全面

2.3.1產(chǎn)品定價(jià)方式不合理

商務(wù)部對銷售的價(jià)格一般采用成本加成法,以產(chǎn)品變動(dòng)成本為基礎(chǔ),在成本加成率范圍內(nèi)商務(wù)部有自主定價(jià)權(quán)。在投標(biāo)過程中,J電氣公司制定了較高的成本加成率,產(chǎn)品定價(jià)過高。為了彌補(bǔ)這一劣勢,公司采用創(chuàng)新的技術(shù)設(shè)計(jì)和寬松的付款方式吸引客戶。雖然保持了較高的銷售毛利,但是過高的定價(jià)和寬松的付款方式給應(yīng)收賬款的收回帶來了不利的影響。

2.3.2賬款催收機(jī)制不健全

根據(jù)行業(yè)特點(diǎn),J電氣公司從事的生產(chǎn)和安裝調(diào)試工作雖然項(xiàng)目期較長,價(jià)款分時(shí)段按比例收取,但是項(xiàng)目工程期一般不應(yīng)超過一個(gè)會(huì)計(jì)期間。但是J電氣公司應(yīng)收賬款數(shù)額居高不下,主要表現(xiàn)在以下方面。

催收主體方面：應(yīng)收賬款的催收工作僅由銷售人員負(fù)責(zé),且不與銷售績效掛鉤,不受財(cái)務(wù)部監(jiān)督,一定程度上削弱了催收效果。

催收方法方面：沒有針對客戶的特點(diǎn)采用適合的方法,而是千篇一律的通過傳統(tǒng)的電話、郵件、傳真的方法,不僅沒有效果還浪費(fèi)了公司的人力和財(cái)力。

2.4銷售與收款信息溝通不通暢

J電氣公司雖然已采用較為先進(jìn)的企業(yè)信息管理系統(tǒng)對公司的各個(gè)部門進(jìn)行管理,但是公司的ERP系統(tǒng)還沒有在部門間共享,員工僅僅將ERP系統(tǒng)作為本部門內(nèi)部工作的工具,這給部門間的溝通帶來不便。此外,在使用系統(tǒng)時(shí),部分員工沒有及時(shí)更新錄入數(shù)據(jù),降低了部門內(nèi)ERP系統(tǒng)溝通的準(zhǔn)確性有效性,這需要公司針對現(xiàn)行的主要業(yè)務(wù)流程重新梳理,規(guī)范各模塊的信息。

正是由于ERP系統(tǒng)的不健全,限制了員工的溝通途徑和方式,員工和部門之間在溝通時(shí)往往還是按照傳統(tǒng)書面或者口頭溝通方式操作,導(dǎo)致傳遞效率較低,還經(jīng)常發(fā)生文件丟失的現(xiàn)象。這不僅降低了信息溝通的及時(shí)性和準(zhǔn)確性,還增加了員工不必要的工作量,不利于信息溝通。

2.5銷售與收款監(jiān)督機(jī)制缺失

目前J電氣公司的組織結(jié)構(gòu)包括八大部門,但是對每個(gè)部門的工作情況,對企業(yè)經(jīng)營過程中可能出現(xiàn)舞弊的關(guān)鍵點(diǎn),J電氣公司既沒有成立相對獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)部門,也沒有設(shè)置完整的內(nèi)部控制流程重點(diǎn)。一旦公司經(jīng)營出現(xiàn)特殊情況,由部門負(fù)責(zé)人對緊急情況進(jìn)行處理,但這些處理措施常常是在事后采取,事前事中都放任自流。同時(shí),由于部門負(fù)責(zé)人權(quán)限的限制性,只能追查本部門職員的紕漏,對于其他部門人員需要再溝通審批,長久以后很容易不了了之。另外,企業(yè)采取的內(nèi)部控制內(nèi)部審計(jì)措施是針對某個(gè)項(xiàng)目或某些突發(fā)事件,一旦解決,之前制定的措施很少能繼續(xù)沿用。

3　J電氣公司銷售與收款內(nèi)部控制改進(jìn)建議

3.1建設(shè)內(nèi)部環(huán)境

3.1.1完善企業(yè)組織結(jié)構(gòu)

考慮重要性原則。針對重要部門將職權(quán)獨(dú)立出來,另外為了確保內(nèi)部控制的有效性,應(yīng)該單獨(dú)設(shè)立監(jiān)事會(huì)負(fù)責(zé)審計(jì)監(jiān)督?？紤]相關(guān)性原則,應(yīng)該對研發(fā)部和技術(shù)部進(jìn)行整合。促進(jìn)技術(shù)交流和專業(yè)知識的溝通。所以在總經(jīng)理下設(shè)財(cái)務(wù)中心、市場中心、倉管中心、生產(chǎn)中心、技術(shù)中心和行政中心。其中財(cái)務(wù)中心下設(shè)會(huì)計(jì)部和審計(jì)部,行政中心下單獨(dú)設(shè)立人力資源部進(jìn)行人事管理,設(shè)置綜合管理部進(jìn)行其他行政事務(wù)處理。市場中心下單獨(dú)設(shè)立客戶管理部進(jìn)行客戶信用管理跟蹤。研發(fā)部和技術(shù)部統(tǒng)一歸科研中心管理。

3.1.2加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)

企業(yè)文化作為一種無形力量,對企業(yè)的發(fā)展有著潛移默化的影響。因此,管理者樹立良好的企業(yè)文化意識是前提,管理層重視加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)是基礎(chǔ),定期對員工進(jìn)行宣傳教育是手段,使員工自覺的認(rèn)可遵從是目標(biāo)。尤其是對銷售人員這樣特殊的群體,他們工作自由度較大,有的長期外派,公司的一些規(guī)章制度對他們的約束力很低,加強(qiáng)對公司文化的理解和推崇可以使他們從道德的角度進(jìn)行自我約束,這比規(guī)章制度更加有效用力。

3.2規(guī)范風(fēng)險(xiǎn)評估和制定應(yīng)對措施

J電氣公司應(yīng)該充分考慮經(jīng)營過程中的各種風(fēng)險(xiǎn),并在此基礎(chǔ)上使各部門間溝通協(xié)調(diào),完善銷售與收款環(huán)節(jié)上的風(fēng)險(xiǎn)識別和應(yīng)對機(jī)制。識別事前市場調(diào)查風(fēng)險(xiǎn),加強(qiáng)對外部信息的重視,調(diào)查與行業(yè)相關(guān)的信息,制定合理的銷售預(yù)算和適用的營銷策略。同時(shí)建立客戶動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng),在進(jìn)行客戶信用管理的基礎(chǔ)上,做好資料的整理和保存,并根據(jù)交易狀況及時(shí)更新客戶信息,強(qiáng)化客戶的動(dòng)態(tài)管理,及時(shí)更新事中風(fēng)險(xiǎn)。

同時(shí)要針對不同風(fēng)險(xiǎn)類型制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。對于J電氣公司銷售與收款業(yè)務(wù)的潛在風(fēng)險(xiǎn),可以運(yùn)用軟控制：加強(qiáng)對銷售人員的教育和引導(dǎo),用道德規(guī)范指引,以企業(yè)文化潛移默化。在具體環(huán)節(jié)上可以采用硬手段,通過制度、流程等強(qiáng)制性手段。合理可行的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施有助于企業(yè)降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率,緩沖風(fēng)險(xiǎn)對企業(yè)的沖擊作用,確保企業(yè)資產(chǎn)安全。

3.3健全控制活動(dòng)

3.3.1規(guī)范產(chǎn)品定價(jià)方法

電氣機(jī)械制造業(yè)的行業(yè)存在著市場競爭者眾多,產(chǎn)品產(chǎn)業(yè)高度集中,技術(shù)創(chuàng)新優(yōu)勢匱乏,行業(yè)內(nèi)產(chǎn)品定價(jià)不斷下降的趨勢。面對這樣的市場環(huán)境,J電氣公司應(yīng)該根據(jù)產(chǎn)品特點(diǎn)規(guī)范定價(jià)體系。

針對技術(shù)含量不高,競爭壓力大,需求彈性低的產(chǎn)品,可以選擇競爭導(dǎo)向產(chǎn)品定價(jià)法,同時(shí)配合較嚴(yán)格的付款方案。以市場上同類產(chǎn)品和技術(shù)服務(wù)的定價(jià)和浮動(dòng)范圍為基礎(chǔ),結(jié)合本企業(yè)的成本費(fèi)用情況,調(diào)整自己產(chǎn)品的價(jià)格水平,使產(chǎn)品在場上獲得價(jià)格優(yōu)勢,而嚴(yán)格的付款政策也有利于貨款的回收。針對設(shè)計(jì)難度大,特異性強(qiáng),需求彈性高的產(chǎn)品,可以繼續(xù)選擇以前使用的成本加成定價(jià)方法,以較高的價(jià)格體現(xiàn)產(chǎn)品在技術(shù)上的附加價(jià)值。但是應(yīng)該將產(chǎn)品的變動(dòng)成本和固定成本都考慮到成本基數(shù)中,并將成本加成率保持在適當(dāng)?shù)姆秶鷥?nèi)。

3.3.2加強(qiáng)應(yīng)收賬款催收

要加強(qiáng)應(yīng)收賬款的催收和管理,主要從催收主體、催收方法、兩方面把握。

催收主體方面：落實(shí)銷售人員的責(zé)任主體地位,加強(qiáng)財(cái)務(wù)部對銷售人員催收的監(jiān)督工作。增加銷售人員績效考評中的財(cái)務(wù)考評指標(biāo),以達(dá)到督促催收的作用。財(cái)務(wù)部還要定期向客戶發(fā)出詢函確認(rèn)應(yīng)收賬款的準(zhǔn)確性,核實(shí)還款方式、還款時(shí)間和還款金額,防止銷售人員利用催收賬款的機(jī)會(huì)挪用公款。

催收方法方面：針對J公司客戶的特點(diǎn)采用不同的清賬方法。對于賬期較長且無銷售往來的客戶除了傳統(tǒng)的電話、郵件、傳真方法外,還可以采用上門追討、訴諸法律強(qiáng)制還款的方法。對于賬期較長且一直和公司有業(yè)務(wù)往來的客戶,可以通過提供銷售折扣、降低賒銷限額的方式催收賬款。

3.4暢通信息溝通

加強(qiáng)J電氣公司內(nèi)部信息的流通。提高信息溝通的效率和準(zhǔn)確性。要充分使用ERP系統(tǒng)。共享不同部門ERP模塊之間的查看權(quán)限,方便銷售與收款各環(huán)節(jié)人員查找和閱讀信息,了解項(xiàng)目進(jìn)度。

同時(shí)加強(qiáng)與企業(yè)關(guān)聯(lián)方的溝通。通過與客戶、供應(yīng)商的溝通,及時(shí)將信息反饋并反饋給市場部、財(cái)務(wù)部和售后部等,使他們盡快做出正確決策。同時(shí)還要加強(qiáng)與本公司有合作關(guān)系的會(huì)計(jì)師事務(wù)所的聯(lián)系和溝通,了解內(nèi)部控制是否存在設(shè)計(jì)及控制問題,參考重大項(xiàng)目服務(wù)和法律糾紛方面的建議和意見,確保各方工作的協(xié)調(diào)。

3.5建立監(jiān)督機(jī)制

3.5.1建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)

在新設(shè)的J電氣公司的組織結(jié)構(gòu)中,財(cái)務(wù)部下設(shè)內(nèi)審部,主要負(fù)責(zé)對銷售與收款中與資金相關(guān)的業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)。而新設(shè)的監(jiān)事會(huì)將從包括銷售與收款在內(nèi)的,企業(yè)經(jīng)營涉及的其他方面進(jìn)行監(jiān)督：比如客戶管理、定價(jià)方法是否恰當(dāng)。監(jiān)事會(huì)直接對董事會(huì)負(fù)責(zé),這個(gè)監(jiān)督體系不僅更加全面具體,也對總經(jīng)理的行為有一定的制約作用,保障了其他股東的利益。

3.5.2重視內(nèi)外部監(jiān)督

J電氣公司還可以根據(jù)自身需求,選擇具有一定資質(zhì)的中介咨詢機(jī)構(gòu)協(xié)助公司開展工作,相較于企業(yè)內(nèi)部自我評價(jià)而言,更具知識的專業(yè)性和審計(jì)的獨(dú)立性,能夠客觀公正的和同行業(yè)進(jìn)行比較,從行業(yè)全局的角度對銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制形成有效的監(jiān)督評價(jià),及時(shí)有效的完善內(nèi)部控制、提高經(jīng)營管理水平。

實(shí)施銷售與收款內(nèi)部控制是為了使企業(yè)經(jīng)營業(yè)績穩(wěn)定增長,為企業(yè)在擴(kuò)充市場份額的同時(shí)保駕護(hù)航。所以J電氣公司只有建立合理、高效的內(nèi)部控制體系并嚴(yán)格執(zhí)行,才能解決銷售與收款存在的問題,實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。

[1]張維維.YG公司銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制研究[D].沈陽：遼寧大學(xué),2014.

[2]黃祥慶.企業(yè)銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制[J].企業(yè)研究,2012(12):33-34.

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10.13939/j.cnki.zgsc.2016.35.055

唐曉帆(1989—),女,江蘇淮安人,江蘇食品藥品職業(yè)技術(shù)學(xué)院教師。研究方向：公司財(cái)務(wù)與治理、會(huì)計(jì)理論與實(shí)務(wù)。