淺談對基層檔案管理工作的認(rèn)識和展望

魏征　譚長可

【摘 要】基層檔案管理工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)，也同樣是當(dāng)前我國市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下發(fā)展檔案事業(yè)的重點和難點?；谏鲜銮闆r，在本文的研究中，從現(xiàn)階段基層檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，重點分析了我國當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)形勢下的檔案管理隊伍建設(shè)、檔案管理工作的現(xiàn)代化以及信息化相關(guān)內(nèi)容，并對基層檔案管理中存在的重點問題，給出針對性的意見和建議。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；現(xiàn)代化；信息化

1 當(dāng)前的基層檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)

現(xiàn)階段，基層檔案管理工作的主要包括文件存檔、會議記錄、檔案信息管理等各個方面，最突出的要求是在科學(xué)的檔案管理理念引領(lǐng)下為基層單位的日常工作提供堅實的數(shù)據(jù)支持。隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的快速騰飛以及科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，各領(lǐng)域新型技術(shù)不斷涌現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)與基層檔案管理工作的實際需求不再對稱。就目前的工作情況來說，許多基層檔案館還囿于傳統(tǒng)管理模式，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)舉步維艱，我國基層檔案的數(shù)字化管理水平仍然較低，基層檔案信息的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)度也十分緩慢。同時，基層檔案管理工作水平的較低，大多缺乏一支專業(yè)技術(shù)過硬的檔案管理人員隊伍，高素質(zhì)多技能的復(fù)合型檔案管理人才匱乏，無法適應(yīng)日新月異的檔案管理工作這種新常態(tài)。這些因素造成專業(yè)性較強(qiáng)的檔案龐雜紛亂，翻閱起來猶如大海撈針，得不到專業(yè)整理和收集。同時新形勢下，我國信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，為無紙化檔案管理工作的開展提供了必要的技術(shù)支持，但也出現(xiàn)了電子檔案、聲像檔案等新型檔案，客觀上要求我們必須改進(jìn)現(xiàn)有的基層檔案管理工作并加強(qiáng)其技術(shù)水平。這就如鳥之雙翼，車之雙輪，以上兩種情況必須同時加以解決才能扭轉(zhuǎn)目前的不利局面。

2 建設(shè)中的對策

2.1 提高基層單位檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理工作的改進(jìn)必須堅持“以人為本”的創(chuàng)新理念，換句話說就是檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低直接影響基層檔案管理水平的優(yōu)劣。檔案管理人員唯有愛崗敬業(yè)的工作作風(fēng)、嫻熟的業(yè)務(wù)技能、較高的綜合能力，才能在檔案管理和利用過程中發(fā)揮應(yīng)有的作用。所以要提高基層檔案管理工作，就必須一切從“人”抓起，這個“人”就是基層檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。龐大且系統(tǒng)的檔案管理工作對工作人員能力要求較高，不僅要及時更新專業(yè)知識、洞察社會熱點，擁有開闊的視野，還要有強(qiáng)大的知識儲備，較高的人文素養(yǎng)，同時全面提高綜合素質(zhì)、綜合能力，多與地方檔案行政管理部門聯(lián)系溝通，學(xué)習(xí)掌握新的檔案法規(guī)和新的檔案業(yè)務(wù)規(guī)定，才能夠勝任新時期下的檔案管理新工作。

首先，要加強(qiáng)基層檔案工作者的職業(yè)道德建設(shè)，增強(qiáng)愛崗敬業(yè)意識，提高思想覺悟；要打造一支服務(wù)型的檔案管理隊伍，在崗兢兢業(yè)業(yè)工作，養(yǎng)成善于吃苦，敢于吃苦，不怕吃苦的崇高精神，這就要求檔案人員有兢兢業(yè)業(yè)的工作態(tài)度、無私奉獻(xiàn)的工作作風(fēng)。此外，要成為一名合格的檔案管理工作人員，僅有良好的職業(yè)道德是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足以勝任的，較強(qiáng)的業(yè)務(wù)技能是必須要具備的，基層檔案管理人員只有具備了較為深強(qiáng)的專業(yè)技能才能在以后的工作中對各項檔案管理業(yè)務(wù)做到得心應(yīng)手，有條不紊。

對專職的基層檔案管理人員繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)應(yīng)不拘一格，可以選出代表參加各種情報學(xué)學(xué)術(shù)會議及報告會，并在會后召開大家集體學(xué)習(xí)新的知識和管理經(jīng)驗。也可以定期組織同行間的學(xué)習(xí)交流、經(jīng)驗研討等各種交流方式以促進(jìn)思想和眼界的提高和開拓，而最終的目的是促進(jìn)大家的共同提高。就普通兼職檔案管理人員來說，應(yīng)堅持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實效”的方針來指導(dǎo)工作，切實踐行“學(xué)以致用”這一準(zhǔn)則，重點在于進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，如檔案的收集、整理、分類、立卷、檢索、利用等基礎(chǔ)技能，使其較好的掌握基層檔案管理的常識性知識并明確其負(fù)責(zé)上交并歸檔文件材料的范圍。

2.2 加快檔案管理信息化步伐和數(shù)字化建設(shè)

數(shù)字化的信息已經(jīng)滲透到社會生活的各個領(lǐng)域，為人們的生活、工作和學(xué)習(xí)帶來了很多方便。傳統(tǒng)的基層檔案管理模式顯然已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前數(shù)字化發(fā)展的各種要求，這時基層檔案工作數(shù)字化管理體系的建設(shè)就顯得尤為重要， 迫切需要對傳統(tǒng)的基層檔案信息管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展。因此， 我們必須順應(yīng)信息時代的發(fā)展趨勢，加大現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字信息通訊技術(shù)在基層檔案管理中的應(yīng)用， 創(chuàng)新基層檔案信息管理的方式與方法，盡快建立科學(xué)、規(guī)范、高效、實用的數(shù)字化管理體系。尤其是以計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用為代表的新型檔案管理體系使得檔案管理工作變得更加高效和方便，在檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等方面顯示出突出的優(yōu)勢。利用計算機(jī)可以快速方便的建立檔案編制體系，以著錄項目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，可根據(jù)不同要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制檔案體系。其突出的特點還在于能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化的檔案檢索，快速查找到特征文獻(xiàn)，節(jié)省大量時間。計算機(jī)可根據(jù)所輸入的檢索條件和特征，快速檢索出符合條件的檔案目錄及文獻(xiàn)并做到精確定位。大量節(jié)省人工翻閱查找的時間與精力。

不僅基層檔案數(shù)字化建設(shè)力度要不斷加強(qiáng)，而且應(yīng)當(dāng)以提高整個系統(tǒng)的工作效率和服務(wù)能力為根本出發(fā)點，即提高各個子系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的相互連通，實現(xiàn)資源共享，只有這樣才能充分發(fā)揮自身的整體優(yōu)勢和潛能，提升基層檔案數(shù)字化系統(tǒng)整體管理水平。

數(shù)據(jù)庫建設(shè)是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對基層檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用對基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設(shè)，它是一個系統(tǒng)、長期而又重要的任務(wù)，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)當(dāng)經(jīng)歷一個從單一到復(fù)雜的逐級遞進(jìn)的進(jìn)程。因此，相關(guān)基層檔案管理部門要持續(xù)增加投入，把各基層單位檔案目標(biāo)庫的建立與綜合數(shù)據(jù)庫的逐步完善有效結(jié)合起來，善于利用現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)打造出數(shù)字化的資料管理庫，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和優(yōu)勢互補(bǔ)。為真正實現(xiàn)基層檔案管理制度的現(xiàn)代化、數(shù)字化邁出堅實的一步。

3 總結(jié)

基層檔案管理工作是我國檔案管理事業(yè)的基礎(chǔ)，目前也同樣是我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展取得新突破的重要基石。把基層檔案工作做好事關(guān)我國現(xiàn)代化建設(shè)成敗，是促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)及各項事業(yè)發(fā)展的重要一環(huán)。時代在進(jìn)步，社會在變革，而我們的檔案管理工作也應(yīng)該與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新、認(rèn)清形勢、加快步伐，進(jìn)一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，以新的工作方法將基層檔案管理工作做扎實，做細(xì)致；做出水平，做出亮點，以適應(yīng)新形勢下所面臨的工作挑戰(zhàn)。為我國基層行政生活和社會活動提供服務(wù)，為我國經(jīng)濟(jì)將建設(shè)提供服務(wù)，為全面建成小康社會，實現(xiàn)兩個“一百年”奮斗目標(biāo)和中華民族偉大復(fù)興“中國夢”這一宏偉藍(lán)圖提供服務(wù)。

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[責(zé)任編輯：楊玉潔]