移動互聯(lián)環(huán)境下的高校OA系統(tǒng)建設(shè)研究

彭雪濤

摘 要：高校OA系統(tǒng)是信息技術(shù)在高教管理領(lǐng)域的深度應(yīng)用，推廣OA系統(tǒng)應(yīng)用對高校管理具有重要意義。文章回顧了OA系統(tǒng)的發(fā)展歷程，指出傳統(tǒng)高校OA系統(tǒng)的局限性，并結(jié)合實踐，提出在移動互聯(lián)環(huán)境下，OA系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)關(guān)注的重點(diǎn)內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng)；管理信息化；高校

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-8454（2016）15-0049-04

在21世紀(jì)的第一個十年，國內(nèi)高校圍繞著數(shù)字校園的醞釀、規(guī)劃、建設(shè)和應(yīng)用展開信息化工作，幾乎所有的高校都經(jīng)歷了一至兩輪的數(shù)字校園建設(shè)。[1]大部分高校都建成了OA系統(tǒng)（Office Automation，辦公自動化系統(tǒng)），圍繞業(yè)務(wù)流程貫通和辦公資源共享展開應(yīng)用。

近年來，隨著移動智能終端的逐漸普及、移動網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的逐步發(fā)展、移動應(yīng)用場景的日益豐富，泛在的移動互聯(lián)環(huán)境初步形成。在這個大環(huán)境下，高校信息化工作更關(guān)注如何方便、快捷地實現(xiàn)內(nèi)部各部門以及人員之間的協(xié)同、內(nèi)外部各種資源的有效整合，如何以信息化為師生員工提供更高效優(yōu)質(zhì)的管理和服務(wù)。工作流程向移動終端延伸成為了高校OA系統(tǒng)拓展升級的需求之一，移動辦公成為高校OA系統(tǒng)建設(shè)的新熱點(diǎn)。

高校對OA系統(tǒng)的新需求主要體現(xiàn)在：

簡單：高層管理者公務(wù)繁忙，不可能長時間在辦公室里計算機(jī)旁響應(yīng)事務(wù)請求，希望有一種簡單快捷的方式登錄辦公系統(tǒng)處理公務(wù)；

及時：教職員工出差期間，希望可以獲取辦公信息資源；

快捷：發(fā)起申請的用戶，希望減少流程周轉(zhuǎn)的等待時間，得到更迅速及時的響應(yīng)；

方便：部分場所不宜或不便網(wǎng)絡(luò)布線，無法對每個終端提供網(wǎng)絡(luò)接入端口，希望采用基于無線網(wǎng)絡(luò)的移動辦公，免去網(wǎng)絡(luò)布線的工作量；

靈活：教職員工希望在快節(jié)奏的社會活動中靈活利用碎片時間；

集成：用戶希望得到整合無縫的一站式服務(wù)，避免職能部門各有各的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、應(yīng)用“煙囪”林立的局面。

一、OA系統(tǒng)發(fā)展歷程

OA系統(tǒng)是管理理念和信息技術(shù)的綜合體，是辦公自動化的高級形態(tài)，包括工作流管理、知識管理、公文管理、辦公事務(wù)管理等。從發(fā)展歷程來看，OA系統(tǒng)經(jīng)歷了一個從以數(shù)據(jù)為核心到以信息交流為核心，進(jìn)而提升為以系統(tǒng)運(yùn)用知識為核心的發(fā)展過程。[2]根據(jù)其技術(shù)特點(diǎn)，可以大致劃分為三個階段，包括實現(xiàn)紙張信息數(shù)字化的萌芽階段、實現(xiàn)手工業(yè)務(wù)自動化的起步階段和實現(xiàn)全網(wǎng)資源協(xié)同化的深化階段。

實現(xiàn)紙張信息數(shù)字化的萌芽階段，以PC為中心，以 Office、WPS等辦公軟件為工具，輔助個人處理辦公事務(wù)。這一階段實現(xiàn)了基本的個人辦公數(shù)據(jù)管理，辦公效率有所提高，但基于單機(jī)，并未“協(xié)同”，缺乏辦公過程中的溝通協(xié)作支持。這一階段的特征是“無紙化辦公”，是OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)。

實現(xiàn)手工業(yè)務(wù)自動化的起步階段，在前一階段的基礎(chǔ)上，開始建設(shè)OA系統(tǒng)，也稱協(xié)同辦公系統(tǒng)，強(qiáng)調(diào)“協(xié)同”的概念。以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，以工作流為中心，提供文檔管理、電子郵件、目錄服務(wù)、群組協(xié)同等溝通協(xié)作支持。通過網(wǎng)絡(luò)，之前基于單機(jī)的手工業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱鬓D(zhuǎn)可控的工作流，信息的共享、信息的綜合處理得以實現(xiàn)，辦公效率大大提高。這一階段的特征是“協(xié)同辦公”，信息流通過系統(tǒng)流轉(zhuǎn)、用戶通過聯(lián)網(wǎng)的PC即可處理各種公務(wù)，遠(yuǎn)程進(jìn)行響應(yīng)。

實現(xiàn)全網(wǎng)資源協(xié)同化的深化階段，在前一階段的基礎(chǔ)上升級OA系統(tǒng)。以互聯(lián)網(wǎng)和移動互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，提供移動審批、業(yè)務(wù)協(xié)同、資源共享、知識管理、效率分析、流程定制等隨時隨地、統(tǒng)一集成的溝通協(xié)作支持。協(xié)同工作程度更為深化。這一階段的特征是“移動協(xié)同辦公”，處理待辦公務(wù)的終端由計算機(jī)轉(zhuǎn)變?yōu)楸銛y性更強(qiáng)的智能終端，事務(wù)響應(yīng)更為及時，信息流流轉(zhuǎn)更具時效。

縱觀以上三個發(fā)展階段，可以發(fā)現(xiàn)OA系統(tǒng)的時空概念越來越淡化。第一個階段，以單機(jī)應(yīng)用為主，簡單的人-機(jī)交互、計算機(jī)技術(shù)作為輔助個人辦公的手段。第二個階段，以互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用為主，計算機(jī)與計算機(jī)之間連接了起來，不同地域的用戶通過聯(lián)網(wǎng)的PC機(jī)協(xié)同工作，信息流通過互聯(lián)網(wǎng)更為有效快速地流轉(zhuǎn)。第三個階段，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用與移動互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用相輔相成，在前一階段基礎(chǔ)上，通過移動互聯(lián)網(wǎng)，人與人之間連接了起來，可以近似地視為待辦公務(wù)直接推送到人，辦公時間、辦公地點(diǎn)等被淡化，OA系統(tǒng)即時的業(yè)務(wù)和通訊成為可能，實現(xiàn)了更為有效的協(xié)同。（見圖1）

二、傳統(tǒng)高校OA系統(tǒng)的局限性

從OA系統(tǒng)的發(fā)展歷程來看，OA系統(tǒng)與信息技術(shù)環(huán)境息息相關(guān)。在互聯(lián)網(wǎng)時期，OA系統(tǒng)盡管已發(fā)展到了網(wǎng)絡(luò)協(xié)作階段，但OA實現(xiàn)的工作合作也僅是局部的、淺層次的，只是將一部分手工進(jìn)行的事務(wù)搬到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上， 除了將一些文檔、信息進(jìn)行了電子化，并在工作流管理上有所增強(qiáng)外，并未體現(xiàn)出更多價值。主要體現(xiàn)在：

（1）傳統(tǒng)OA系統(tǒng)依行政部門方便管理而建，模仿傳統(tǒng)的行政管理模式，以滿足各自部門需求為導(dǎo)向，系統(tǒng)提供的信息與服務(wù)項目少，部門間提供的應(yīng)用割裂分散，用戶難以從系統(tǒng)上獲得整合的豐富的信息與行政服務(wù)，是信息員等小范圍人群使用的辦公系統(tǒng)。且限于當(dāng)時技術(shù)環(huán)境，未能提供移動辦公。OA系統(tǒng)與用戶的緊密度和親和度仍存在很大距離。

（2）傳統(tǒng)OA系統(tǒng)的建設(shè)模式，多是軟件供應(yīng)商通過采集行政部門需求，設(shè)計系統(tǒng)框架及編寫代碼以實現(xiàn)。一旦成型后可拓展性有限，沒有預(yù)先編程固化的流程，系統(tǒng)就無法處理。是“靜態(tài)”的系統(tǒng)。OA系統(tǒng)無法擺脫隨著應(yīng)用逐漸深入、系統(tǒng)程序越來越難以修改甚至陷于崩潰的困境。

（3）傳統(tǒng)OA系統(tǒng)建設(shè)中，關(guān)注點(diǎn)一直是數(shù)據(jù)傳遞、流程控制的自動化，為事務(wù)而事務(wù)，較少有人重視OA系統(tǒng)的知識管理和數(shù)據(jù)分析。組織活動中的信息與知識，難以通過積累、分享、更新、創(chuàng)新等過程，回饋到組織系統(tǒng)中，形成組織的智慧資本。

三、移動互聯(lián)環(huán)境下的高校OA系統(tǒng)

1.移動互聯(lián)環(huán)境的特征

（1）互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)高速泛在[3]

迄今為止，移動通信技術(shù)經(jīng)歷了四個階段的發(fā)展。1G：模擬蜂窩網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)了用戶在通話期間自由移動并在相鄰基站間無縫切換；2G：數(shù)字語音網(wǎng)絡(luò)，使用了數(shù)字傳輸取代語音，并提供更穩(wěn)定的基站信號覆蓋，提高了手機(jī)語音通話的質(zhì)量；3G：多媒體移動通信網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)了語音、視頻和其他多媒體內(nèi)容在內(nèi)的數(shù)據(jù)包傳輸；4G：寬帶接入和分布網(wǎng)絡(luò)，4G網(wǎng)絡(luò)集3G網(wǎng)絡(luò)和無線局域網(wǎng)（WLAN）為一體，基于寬帶IP，以無縫接入融合方式，完全利用分組交換方式傳輸，擁有超高數(shù)據(jù)傳輸速度，能夠快速高質(zhì)傳輸數(shù)據(jù)、音頻、視頻和圖像等。

移動互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展突破了有線網(wǎng)絡(luò)對網(wǎng)絡(luò)接入的空間限制，實現(xiàn)了在社會生活任何一個地方，都有一個雙向交流的網(wǎng)絡(luò)存在。為人與人、人與物、物與物之間的互聯(lián)互通提供基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)條件。

（2）智能終端廣泛應(yīng)用[3]

智能終端成為人們?nèi)找嫫占暗碾S身裝備，智能手機(jī)上網(wǎng)用戶已形成龐大規(guī)模。根據(jù)中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心（CNNIC）發(fā)布的《第36次中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計報告》，截至2015年6月，我國手機(jī)網(wǎng)民規(guī)模達(dá)5.94億，較2014年12月增加3679萬人。網(wǎng)民中通過手機(jī)上網(wǎng)的比例為88.9%，較2014年增長3.1%；通過臺式電腦和筆記本電腦接入互聯(lián)網(wǎng)的比例分別為68.4%和42.5%，較2014年底分別下降了2.4%和0.7%，電腦端向手機(jī)端遷移趨勢明顯。我國手機(jī)網(wǎng)民中通過3G/4G上網(wǎng)的比例為85.7%。

（3）用戶體驗引領(lǐng)產(chǎn)品

在互聯(lián)網(wǎng)時代，獲取信息越來越便利，用戶選擇產(chǎn)品越來越有主動權(quán)，只有體驗良好的產(chǎn)品才有可能吸引用戶，并形成口碑營銷。而只有用戶群基數(shù)足夠巨大，百分之幾的付費(fèi)率才能產(chǎn)生足夠的收入，才有可能產(chǎn)生利潤?？梢?，互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品必須高度重視用戶體驗。在傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)時代，產(chǎn)品銷售給顧客，銷售過程即結(jié)束；而在互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)中，一個產(chǎn)品到用戶手里，用戶體驗才開始，產(chǎn)品要根據(jù)用戶的反饋迭代發(fā)展。

2.移動互聯(lián)背景下的高校OA系統(tǒng)

移動互聯(lián)背景下的高校OA系統(tǒng)建設(shè)，筆者認(rèn)為，應(yīng)該以“合”為貴：適合高校用戶需求，融合管理與服務(wù)的理念，整合環(huán)境、業(yè)務(wù)、應(yīng)用。

（1）適合高校用戶需求

不追求大而全的“航空母艦”式系統(tǒng)，不盲目上馬華而不實的應(yīng)用，而是允許產(chǎn)品迭代發(fā)展。改變過去重開發(fā)、輕運(yùn)維的局面，以用戶需求為導(dǎo)向，重視用戶體驗，不斷提高系統(tǒng)業(yè)務(wù)內(nèi)容的實用性和使用操作的易用性。同時重視知識管理、數(shù)據(jù)分析、公共信息發(fā)布。從而為用戶提供豐富的應(yīng)用和信息，獲取用戶對OA系統(tǒng)的心理認(rèn)同，提高OA系統(tǒng)生命力。

（2）融合管理與服務(wù)的理念

信息化能夠提高管理效率已經(jīng)取得了大家的共識，但信息化更是學(xué)校為師生服務(wù)、為社會服務(wù)的橋梁。OA系統(tǒng)的建設(shè)不是純粹的技術(shù)問題，外延式的技術(shù)應(yīng)用只能是“舊瓶裝新酒”，使新技術(shù)去適應(yīng)原有的行政業(yè)務(wù)流程、辦事方式、服務(wù)范式和組織結(jié)構(gòu)，新技術(shù)不可能發(fā)揮最大效用。OA系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)注點(diǎn)應(yīng)由之前的解決行政部門內(nèi)部需求轉(zhuǎn)向為公眾提供高效優(yōu)質(zhì)的管理與服務(wù)，降低公眾的辦事成本。

（3）整合環(huán)境、業(yè)務(wù)、應(yīng)用

OA系統(tǒng)以效率為價值追求之一，當(dāng)前的移動互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展為OA系統(tǒng)提供了良好的大環(huán)境，隨時隨地的協(xié)作成為可能。同時，OA系統(tǒng)由封閉的系統(tǒng)發(fā)展為開放的平臺，流程設(shè)計工作由后臺的程序員轉(zhuǎn)移到前端的系統(tǒng)管理員，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)與技術(shù)的松耦合，使應(yīng)用逐步擺脫技術(shù)實現(xiàn)細(xì)節(jié)的糾纏。

筆者所在單位經(jīng)過多代OA系統(tǒng)發(fā)展，2015年4月，基于移動互聯(lián)的協(xié)同辦公平臺正式上線。（見圖2）新平臺支持組織機(jī)構(gòu)樹、崗位、角色構(gòu)架，支持工作流程的自定義、優(yōu)化和重構(gòu)，支持移動辦公，與學(xué)校其他信息化基礎(chǔ)平臺互聯(lián)互通，充分利用目前的信息化成果和移動互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，打破部門壁壘，橫向整合流程業(yè)務(wù)，形成響應(yīng)及時、協(xié)同配合、資源共享、流程規(guī)范、節(jié)點(diǎn)可查的透明辦事環(huán)境。

3.OA系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的技術(shù)細(xì)節(jié)

（1）移動OA的適配原則

移動終端的特點(diǎn)有：屏幕小，移動終端以便攜為主要特性，屏幕尺寸有一定范圍；缺乏窗口，在移動終端上，同一時間只有一個網(wǎng)頁顯示，不能跟PC機(jī)一樣打開多個窗口并進(jìn)行多重任務(wù)；互動操作靈活性弱，以觸摸屏作為基本的輸入設(shè)備，在操控靈活性上不如PC；移動網(wǎng)絡(luò)的收費(fèi)較高，雖然政府加大對移動上網(wǎng)的扶持，督促運(yùn)營商降低上網(wǎng)資費(fèi)，但移動網(wǎng)絡(luò)收費(fèi)還是高于固定線路的互聯(lián)網(wǎng)接入服務(wù)。

因此，移動OA開發(fā)要考慮移動終端的特點(diǎn)，不照搬PC端的功能，而是通過適度剪裁，推廣輕量級的移動應(yīng)用，開發(fā)原則：界面簡潔，充分利用有限的屏幕空間；操作簡單，盡量通過簡單的觸屏、刷屏或上下鍵來操作；功能簡要，盡量減小軟件的體積，只提供必要的功能；終端兼容，在設(shè)計時要考慮對多種移動終端的兼容，以提高用戶體驗。

（2）OA系統(tǒng)的安全建設(shè)

習(xí)總書記指出：“網(wǎng)絡(luò)安全和信息化是一體之兩翼、驅(qū)動之雙輪，必須統(tǒng)一謀劃、統(tǒng)一部署、統(tǒng)一推進(jìn)、統(tǒng)一實施?！币苿踊ヂ?lián)環(huán)境下的OA系統(tǒng)面臨著更復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)安全威脅。要針對業(yè)務(wù)系統(tǒng)的不同階段設(shè)置針對性的防護(hù)措施，做到對數(shù)據(jù)的有效保護(hù)；同時，加強(qiáng)和改進(jìn)網(wǎng)絡(luò)層、傳輸層和用戶層的安全策略，系統(tǒng)數(shù)據(jù)和系統(tǒng)應(yīng)用必須分開服務(wù)器部署；再次，加強(qiáng)對人為因素影響的控制，嚴(yán)管用戶訪問的權(quán)限和范圍，開展用戶安全知識培訓(xùn)。

需要強(qiáng)調(diào)的是，安全體系的建設(shè)是有經(jīng)濟(jì)成本、系統(tǒng)成本的，安全系數(shù)高，其系統(tǒng)的便利性和普適性也將受影響。應(yīng)正確評估系統(tǒng)的安全級別，采取相應(yīng)的安全技術(shù)方案，取得安全性和便利性之間的平衡。

四、推廣OA系統(tǒng)應(yīng)用對高校管理的重要意義

1.加快行政部門職能向管理服務(wù)型轉(zhuǎn)化

通過OA系統(tǒng)，信息能及時、快速地傳遞和處理，提高了行政事務(wù)處理效率，改變了傳統(tǒng)的部門分割運(yùn)行的狀況，實現(xiàn)了部門間的協(xié)作與信息共享，使行政活動具有了跨部門 、跨功能的一體化特征，也消除了不同地域（校區(qū)）之間信息交流的壁壘。師生員工獲得更快捷、便利、自主的服務(wù)。

2.促進(jìn)行政部門結(jié)構(gòu)的合理化

我國高校行政機(jī)關(guān)是典型的科層組織機(jī)構(gòu)，管理幅度小、管理的中間層級多、機(jī)構(gòu)龐大，對外界影響應(yīng)變緩慢。而網(wǎng)絡(luò)在形式上是一種網(wǎng)狀形的、全方位的、多元化的溝通與聯(lián)系方式。通過OA系統(tǒng)的組織架構(gòu)管理，對組織、崗位、角色靈活授權(quán)，組織結(jié)構(gòu)由單一、固化的轉(zhuǎn)化為多元、具有彈性和適應(yīng)力，從而更有生命力。同時，OA系統(tǒng)可以加強(qiáng)高層管理者、行政執(zhí)行者和師生員工的聯(lián)系和溝通，減少中間管理層級，使組織結(jié)構(gòu)扁平化。

3.推進(jìn)信息公開進(jìn)程

通過OA系統(tǒng)，師生員工能及時、全面了解學(xué)校工作的辦事程序和議事規(guī)則，提高了行政管理工作的透明度，使行政行為的外部監(jiān)督更便捷、成本更低，增加了外部監(jiān)督的可行性。從而弱化行政部門的信息特權(quán)，推進(jìn)高校信息公開的進(jìn)程。

4.規(guī)范辦事流程

高校行政辦事流程通過梳理、優(yōu)化后固化在OA系統(tǒng)中，每一步有章可循，有痕跡可查，任何節(jié)點(diǎn)的操作人員都必須根據(jù)權(quán)限，按流程操作。從而規(guī)避了對辦事流程人為的隨意性修改，實現(xiàn)規(guī)范、有序的管理與服務(wù)。

5.降低行政成本

OA系統(tǒng)比傳統(tǒng)紙質(zhì)文件更經(jīng)濟(jì)地收集、處理和傳遞信息，減少了行政人員的重復(fù)勞動和手工作業(yè)，簡化了行政運(yùn)作的環(huán)節(jié)和程序，實現(xiàn)了一定范圍的信息與資源共享，形成了多校區(qū)之間扁平的、無中心的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，從而大大提升了高校行政工作效能，降低了辦公成本。

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（編輯：王天鵬）