從財(cái)務(wù)視角探析企業(yè)合同管理內(nèi)控措施

楊　華

從財(cái)務(wù)視角探析企業(yè)合同管理內(nèi)控措施

楊華

在全球經(jīng)濟(jì)一體化的大背景下，合同的性質(zhì)和形式隨著經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的變化不斷呈現(xiàn)出復(fù)雜化、多樣化的特征。企業(yè)進(jìn)入市場(chǎng)后，簽訂合同及實(shí)際履行合同的過程中所面臨的不確定因素也越來越多，這些直接影響著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。所謂“工欲善其事，必先利其器”，如何具有前瞻性地規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)或?qū)L(fēng)險(xiǎn)控制在可承受范圍內(nèi)，是企業(yè)財(cái)務(wù)管理中一項(xiàng)重要的課題。本文通過論述中小企業(yè)合同管理現(xiàn)狀，分析并識(shí)別合同管理的內(nèi)部控制流程關(guān)鍵點(diǎn)，粗淺提出企業(yè)合同管理的改進(jìn)措施，旨在提高中小企業(yè)的管理水平和綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

中小企業(yè)財(cái)務(wù)視角合同管理內(nèi)部控制措施

一、引言

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)在某種意義上是法制經(jīng)濟(jì)，或契約經(jīng)濟(jì)。企業(yè)重要的經(jīng)濟(jì)往來基本上是通過合同形式建立并實(shí)現(xiàn)的。經(jīng)營成敗和合同管理之間有著密不可分的關(guān)系。當(dāng)前，一些施工企業(yè)頻繁地通過招標(biāo)投標(biāo)，參與市場(chǎng)化競(jìng)爭(zhēng)，與此同時(shí)，市場(chǎng)的缺陷以及合同管理意識(shí)的淡薄，使企業(yè)常常不可避免地遭受法律風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的影響。常見的諸如，合同主體資格預(yù)審缺乏、訂立合同內(nèi)容過于簡(jiǎn)單粗糙、條款有失公允、賠償?shù)忍幚砑m紛約定不明、超越資質(zhì)等級(jí)簽約、借用他人資質(zhì)獲取承包資格、肢解中標(biāo)合同非法轉(zhuǎn)包或分包無資質(zhì)的施工隊(duì)等，導(dǎo)致施工項(xiàng)目難以控制進(jìn)度，無法保證工程質(zhì)量，從而使企業(yè)合法權(quán)益受到侵害，信譽(yù)形象受損，索賠之路漫長艱辛，甚至訴訟失敗損失慘重。這些由于合同管理不當(dāng)最終引發(fā)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)給管理者敲響了警鐘?！肮び破涫?，必先利其器”，如何以財(cái)務(wù)視角探析合同管理中內(nèi)部控制各關(guān)鍵環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，前瞻性地規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)或通過內(nèi)部控制將風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受范圍，如何在認(rèn)清當(dāng)前企業(yè)合同管理過程中存在的問題下，方向性地提出管理措施，推進(jìn)單位合同管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、法制化，保證提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和發(fā)展持續(xù)力，是當(dāng)下企業(yè)財(cái)務(wù)管理者必須思考的一個(gè)重要課題。

二、當(dāng)前中小企業(yè)在合同管理中存在的問題

（一）財(cái)務(wù)人員對(duì)合同管理參與度不高，內(nèi)控基礎(chǔ)薄弱

一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的出現(xiàn)，企業(yè)財(cái)務(wù)人員從前期合同談判，到合同簽訂、合同履行，以及最后合同結(jié)算的整個(gè)合同管理過程中，基本上很少參與，也無積極主動(dòng)參與的意識(shí)。財(cái)務(wù)人員只負(fù)責(zé)報(bào)銷、核算、統(tǒng)計(jì)方面的工作，導(dǎo)致內(nèi)部控制基礎(chǔ)薄弱。

（二）缺乏一整套制度及合同保障體系，存在許多控制盲點(diǎn)

部分企業(yè)缺乏完善的合同管理制度體系建設(shè)，更談不上利用信息系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)化合同管理控制，合同管理的內(nèi)容及流程不明確，缺乏必要的審查和評(píng)估步驟，對(duì)合同管理沒有有效監(jiān)督與控制，使得從談判訂立到履行、考核和糾紛處理整個(gè)合同管理工作無章可循。

（三）缺乏合同管理人才，整體素質(zhì)水平偏低

企業(yè)缺乏專業(yè)的合同管理人才，或管理人員知識(shí)面不寬，思想責(zé)任意識(shí)不足，對(duì)合同管理工作不夠的重視。企業(yè)中尤其欠缺兼具經(jīng)濟(jì)管理知識(shí)與法律知識(shí)且實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人才，導(dǎo)致現(xiàn)代信息技術(shù)開展實(shí)施合同管理工作的難度較大。

三、從財(cái)務(wù)視角探析合同管理的內(nèi)部控制關(guān)鍵環(huán)節(jié)

合同管理是企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理，合同訂立、履行、糾紛處理是合同管理中的主要流程，具體涉及締約談判環(huán)節(jié)、文本擬定環(huán)節(jié)、合同審核環(huán)節(jié)、合同簽署環(huán)節(jié)、合同履行環(huán)節(jié)、合同結(jié)算環(huán)節(jié)六個(gè)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。

第一，締約談判環(huán)節(jié)。應(yīng)識(shí)別合同對(duì)方的主體資格某些要素是否不具備、信用狀況及履約能力是否不足、對(duì)合同條款重大問題的識(shí)別力不足，以及涉及合同內(nèi)容的專業(yè)知識(shí)是否能夠支撐的簽約風(fēng)險(xiǎn)。

第二，文本擬定環(huán)節(jié)。應(yīng)識(shí)別內(nèi)容是否已違反國家規(guī)定，合同條款是否存在重大疏漏、重大誤解或顯失公平或遭受欺詐，示范文本合同應(yīng)識(shí)別權(quán)利與義務(wù)與實(shí)際情況是否產(chǎn)生沖突矛盾的風(fēng)險(xiǎn)。

第三，合同審核環(huán)節(jié)。應(yīng)識(shí)別出是否未恰當(dāng)修正審核后的合同，承辦部門是否未按審核意見完善修改的風(fēng)險(xiǎn)。

第四，合同簽署環(huán)節(jié)。應(yīng)識(shí)別代理人是否超越權(quán)限，合同專用章是否使用及保管失當(dāng)，合同是否存在篡改的風(fēng)險(xiǎn)。

第五，合同履行環(huán)節(jié)。應(yīng)識(shí)別雙方是否能全面有效履行義務(wù)，是否未及時(shí)補(bǔ)充約定不明確的重要內(nèi)容，是否對(duì)履行不當(dāng)未及時(shí)采取有效措施止損，是否未恰當(dāng)處理合同糾紛的風(fēng)險(xiǎn)。

第六，合同結(jié)算環(huán)節(jié)。應(yīng)識(shí)別財(cái)務(wù)是否違反合同約定期限、金額、方式付款，是否不及時(shí)催收到期合同金額，是否未按合同正確辦理結(jié)算業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)。

四、企業(yè)加強(qiáng)合同管理內(nèi)部控制的措施

（一）財(cái)務(wù)部門實(shí)施合同全過程內(nèi)部控制

財(cái)務(wù)是企業(yè)管理的核心，是整個(gè)合同管理系統(tǒng)中的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，做好合同管理要充分發(fā)揮關(guān)鍵環(huán)節(jié)的作用，通過合同訂立前的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)、風(fēng)險(xiǎn)辨析、執(zhí)行中的資金支付控制、合同收尾階段的驗(yàn)收和履約監(jiān)督等，保證合同管理程序的良好運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)全過程的財(cái)務(wù)管控。財(cái)務(wù)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的界定要有超前意識(shí)，應(yīng)及時(shí)收集和分析與風(fēng)險(xiǎn)有關(guān)的各種信息，并預(yù)測(cè)可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，提出監(jiān)控預(yù)警。此外，對(duì)合同生效后可能涉及的稅收政策、收入情況、成本費(fèi)用情況、資金使用情況以及合同執(zhí)行情況密切關(guān)注，對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，須經(jīng)財(cái)務(wù)主管審核并簽署意見，再由財(cái)務(wù)部蓋具合同專用章，交由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一存檔。

（二）完善企業(yè)合同管理制度，充分利用信息化合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全面有效管控

企業(yè)應(yīng)完善合同管理制度，使管理工作有章可循。其主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會(huì)簽、審查、登記、備案，法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查，合同管理人員培訓(xùn)，合同管理獎(jiǎng)懲與掛鉤考核等。充分利用信息化合同管理系統(tǒng)，以“合同”為中心，以“合同文本”“合同審批”“合同執(zhí)行”“收付款管理”“預(yù)警提醒”“統(tǒng)計(jì)分析”為核心應(yīng)用，通過各流程來建立起一個(gè)統(tǒng)一共享的合同信息管理平臺(tái)，供所有合同相關(guān)不同角色的人員使用。把一些對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)效益影響大的合同，挑出來作為合同的重點(diǎn)管理對(duì)象。從合同的項(xiàng)目論證、對(duì)方當(dāng)事資信調(diào)查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過程，都由財(cái)務(wù)部門及法律顧問參與，嚴(yán)格管理和控制，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生，通過建立合同管理制度，做到管理職責(zé)明確，流程清晰規(guī)范，實(shí)現(xiàn)全面有效管控。

（三）加強(qiáng)人才培養(yǎng)，普及全員法律知識(shí)，提高合同管理水平

人是提高管理水平的第一要素，提高合同管理人員的整體素質(zhì)是合同管理的首要任務(wù)，也是當(dāng)前企業(yè)的迫切需要。由于企業(yè)項(xiàng)目施工合同涉及知識(shí)面廣、內(nèi)容多，因此需要法律意識(shí)強(qiáng)、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富、綜合能力強(qiáng)、專業(yè)技術(shù)知識(shí)水平高的管理人才。企業(yè)可采用外聘、定向培養(yǎng)、內(nèi)訓(xùn)等方式，從人才市場(chǎng)引入合同管理人才，或定向培養(yǎng)合同管理專業(yè)人才。還可以由中高層領(lǐng)導(dǎo)帶頭組織學(xué)習(xí)《合同法》等一系列法律相關(guān)知識(shí)，掌握合同簽約技巧，強(qiáng)化法制觀念，增強(qiáng)合同參與人員的責(zé)任感和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提高全員合同管理水平。

五、結(jié)語

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，企業(yè)建立合同管理責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn)控制措施變得尤為重要。財(cái)務(wù)的內(nèi)控管理職能要想得到有效發(fā)揮，必須讓財(cái)務(wù)人員積極參與到合同管理中來，做好風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別分析，更好地履行內(nèi)部監(jiān)督控制職能，從而及時(shí)有效地防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，真正為企業(yè)經(jīng)濟(jì)健康持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

（作者單位為江西省核工業(yè)地質(zhì)局二六三大隊(duì)）

［1］于忠強(qiáng).施工企業(yè)合同管理中存在的問題及解決對(duì)策［J］.技術(shù)與市場(chǎng)，2015 （03）：112-113.

［2］黃欣.施工企業(yè)合同管理中的問題及對(duì)策［J］.水利水電施工，2007（02）：12-13.