協(xié)同學(xué)理論在圖書館開展嵌入式學(xué)科服務(wù)應(yīng)用探討

鄭燕平

[摘要]針對(duì)高校嵌入式學(xué)科服務(wù)面臨的嵌入式學(xué)科館員難以走入學(xué)科用戶的問題，借鑒協(xié)同學(xué)理論提出圖書館與學(xué)院協(xié)同建設(shè)嵌入式學(xué)科服務(wù)新模式，通過建設(shè)主體協(xié)同突破嵌入式學(xué)科館員與學(xué)科用戶之間的合作壁壘。初步闡述館院協(xié)同建設(shè)模式的建設(shè)思路，并對(duì)館院協(xié)同建設(shè)中的難點(diǎn)進(jìn)行分析。

[關(guān)鍵詞]協(xié)同學(xué)；嵌入式學(xué)科館員；嵌入式學(xué)科服務(wù)

[中圖分類號(hào)]G252[文獻(xiàn)標(biāo)志碼]A[文章編號(hào)]1005-6041（2016）04-0006-04

1嵌入式學(xué)科服務(wù)面臨的發(fā)展瓶頸

嵌入式學(xué)科服務(wù)被視為圖書館學(xué)科服務(wù)發(fā)展的一個(gè)新階段，與早期學(xué)科服務(wù)相比，更強(qiáng)調(diào)圖書館員應(yīng)走出圖書館，深入用戶物理與虛擬空間開展學(xué)科服務(wù)。國外對(duì)于嵌入式學(xué)科服務(wù)的論述最早見于1993年T.Davenport與L.Prusak共同發(fā)表的《引爆合作型圖書館》[1]一文，文中提出：館員應(yīng)該走出圖書館，積極融入用戶環(huán)境，評(píng)價(jià)用戶需求，并為用戶提供信息服務(wù)。而國內(nèi)雖然早在1998年就由清華大學(xué)圖書館引入學(xué)科館員制度，但當(dāng)時(shí)學(xué)科館員職責(zé)要求相對(duì)簡單，更多的是起到學(xué)科聯(lián)絡(luò)人的作用[2]。直到2006年，由中國科學(xué)院國家科學(xué)圖書館實(shí)施的“融入一線、嵌入過程”新型學(xué)科服務(wù)，成為國內(nèi)第一家明確提出開展嵌入式學(xué)科服務(wù)的圖書館。此后，國內(nèi)學(xué)者與高校圖書館陸續(xù)開展嵌入式學(xué)科服務(wù)理論研究與實(shí)踐探索，并取得了一定的成果，但在實(shí)踐探索過程中也遇到諸多問題，其中關(guān)鍵問題就是嵌入式學(xué)科館員如何才能有效嵌入用戶。

嵌入式學(xué)科館員能否有效嵌入學(xué)科用戶是嵌入式學(xué)科服務(wù)有效開展的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。初景利教授對(duì)學(xué)科館員所做的一份調(diào)查中有87.8%被調(diào)查的學(xué)科館員認(rèn)為，得不到用戶的配合和參與，做好學(xué)科服務(wù)只能是異想天開[3]。當(dāng)前，國內(nèi)高校學(xué)科服務(wù)建設(shè)模式都是以圖書館作為建設(shè)主體，單獨(dú)建設(shè)運(yùn)轉(zhuǎn)學(xué)科服務(wù)工作，而相關(guān)學(xué)院僅被視為服務(wù)對(duì)象不參與其中。在這種建設(shè)模式下，圖書館與學(xué)院之間缺乏信息溝通與協(xié)作，學(xué)科館員要想有效嵌入到學(xué)科用戶中主要取決于學(xué)科用戶的個(gè)人意愿。而且高校學(xué)科用戶普遍存在對(duì)圖書館員能力的質(zhì)疑和不信任，導(dǎo)致學(xué)科用戶不愿主動(dòng)尋求嵌入式學(xué)科館員的服務(wù)或與嵌入式學(xué)科館員開展合作。在這種大環(huán)境下，嵌入式學(xué)科館員要想有效嵌入到學(xué)科用戶中開展服務(wù)與合作就只能依靠個(gè)人關(guān)系，這種依靠個(gè)人關(guān)系為基礎(chǔ)的嵌入式學(xué)科服務(wù)是難以拓展的，無法適應(yīng)嵌入式學(xué)科服務(wù)的發(fā)展需求，難以實(shí)現(xiàn)嵌入式學(xué)科服務(wù)的價(jià)值。

2協(xié)同學(xué)理論及其在圖書館中的應(yīng)用

協(xié)同學(xué)是由德國功勛科學(xué)家哈肯（H.Haken）于20世紀(jì)60年代末到70年代[4]在多學(xué)科研究基礎(chǔ)上提出的一種可以廣泛應(yīng)用的現(xiàn)代橫斷科學(xué)。協(xié)同學(xué)的研究對(duì)象是由完全不同性質(zhì)的大量子系統(tǒng)（諸如電子、原子、分子、細(xì)胞、神經(jīng)原、力學(xué)元、光子、器官、動(dòng)物乃至人類）所構(gòu)成的各種系統(tǒng)。它主要研究這些子系統(tǒng)通過怎樣的合作才在宏觀尺度上產(chǎn)生空間、時(shí)間或功能結(jié)構(gòu)（即自組織）[5]。協(xié)同學(xué)從新的角度揭示了系統(tǒng)從無序到有序的演化的內(nèi)在機(jī)制和規(guī)律性，是自組織理論的重要組成部分[6]。按照協(xié)同學(xué)的思想，協(xié)同的實(shí)質(zhì)在于強(qiáng)調(diào)事物或系統(tǒng)在發(fā)展過程中其內(nèi)部各要素或各子系統(tǒng)之間保持合作性、集體性的狀態(tài)和趨勢，它強(qiáng)調(diào)整合、協(xié)作的一致性或和諧性；以及在某種模式的支配下事物或系統(tǒng)產(chǎn)生不同于原來狀態(tài)的質(zhì)變過程。簡單地說，協(xié)同就是指系統(tǒng)中諸要素或各子系統(tǒng)間在操作、運(yùn)行過程中的合作、協(xié)調(diào)和同步[7]。

協(xié)同學(xué)作為一門以研究完全不同的學(xué)科中共同存在的本質(zhì)特征為目的的新的橫斷學(xué)科，引起了不同學(xué)科領(lǐng)域許多學(xué)者的廣泛關(guān)注，這其中也包括了圖書館領(lǐng)域的學(xué)者。筆者在中國期刊網(wǎng)全文數(shù)據(jù)庫中以“篇名”為檢索字段，以“協(xié)同+圖書館”為檢索式進(jìn)行檢索，共檢索到219條相關(guān)數(shù)據(jù)，其中最早的一篇為1986年由婁策群和盧紹君合著并發(fā)表在《圖書館學(xué)研究》上的《論圖書館系統(tǒng)的協(xié)同與競爭》一文，由此可見圖書館領(lǐng)域?qū)W者很早就認(rèn)識(shí)到協(xié)同對(duì)圖書館的重要性并開展了相關(guān)研究。

3館院協(xié)同是嵌入式學(xué)科服務(wù)建設(shè)的必然要求

初景利在分析國內(nèi)外嵌入式學(xué)科服務(wù)相關(guān)論述的基礎(chǔ)上提出了嵌入式學(xué)科服務(wù)的概念，即“嵌入式學(xué)科服務(wù)是通過圖書館員嵌入用戶過程和場景，有機(jī)地將圖書館的資源和服務(wù)與用戶的需求相結(jié)合，在用戶的需求點(diǎn)，主動(dòng)地根據(jù)用戶的科研教學(xué)需求，提供即時(shí)、有效、有深度的信息服務(wù)與知識(shí)，直接支撐用戶的科研與教學(xué)，與用戶建立合作伙伴關(guān)系，充分實(shí)現(xiàn)圖書館的功能與價(jià)值”[2]。在這一概念中，明確指出圖書館員應(yīng)與用戶建立合作伙伴關(guān)系。此外，林燕也指出“嵌入式館員的工作定位是與用戶一體的，即館員不僅是信息服務(wù)的提供者和合作者，也是完全融合入用戶群體中的一員，是用戶群體的一分子”[8]。而李金芳在分析美國高校圖書館嵌入式學(xué)科服務(wù)典型案例時(shí)，也指出合作是美國高校圖書館嵌入式學(xué)科服務(wù)獲得成功的因素之一[9]。由此可見，嵌入式學(xué)科館員與學(xué)科用戶合作是嵌入式學(xué)科服務(wù)的基本特征。然而，當(dāng)前嵌入式學(xué)科服務(wù)建設(shè)模式將嵌入式學(xué)科館員和學(xué)科用戶劃分到不同的系統(tǒng)內(nèi)，使得兩者的合作成為一種“外部力”，直接阻礙了雙方的合作效率。協(xié)同學(xué)則開拓了系統(tǒng)的范圍，把施加給系統(tǒng)“外部力”而使系統(tǒng)形成組織的施力者也作為整個(gè)系統(tǒng)的一部分，于是，原來外部給定的外力變成了內(nèi)部相互作用，系統(tǒng)就可以形成自組織結(jié)構(gòu)[10]。因此，從協(xié)同學(xué)的視角可以將嵌入式學(xué)科服務(wù)系統(tǒng)擴(kuò)展為一個(gè)包含了圖書館與學(xué)院的多子系統(tǒng)的復(fù)雜系統(tǒng)，通過各子系統(tǒng)間的協(xié)同形成系統(tǒng)的自組織形式，將嵌入式學(xué)科館員與學(xué)科用戶間的合作由無序轉(zhuǎn)變?yōu)橛行?，從本質(zhì)上突破嵌入式學(xué)科服務(wù)發(fā)展瓶頸，促進(jìn)嵌入式學(xué)科服務(wù)的快速發(fā)展。簡而言之，圖書館與學(xué)院協(xié)同是嵌入式學(xué)科服務(wù)的必然要求。

4館院協(xié)同模式建設(shè)思路

如圖1所示，館院協(xié)同建設(shè)模式結(jié)構(gòu)圖包括協(xié)同管理層和嵌入服務(wù)層兩個(gè)部分。其中協(xié)同管理層承擔(dān)嵌入式學(xué)科服務(wù)中跨部門間的協(xié)同與管理，由館院協(xié)同委員會(huì)和各學(xué)科服務(wù)點(diǎn)組成；而嵌入服務(wù)層則負(fù)責(zé)具體的嵌入式服務(wù)工作的開展，包括各學(xué)科服務(wù)點(diǎn)及相關(guān)學(xué)科用戶群。

4.1 建立館院協(xié)同委員會(huì)

館院協(xié)同委員會(huì)是館院協(xié)同建設(shè)模式的核心，具有雙重功能。一方面，館院協(xié)同委員會(huì)是館院協(xié)同建設(shè)嵌入式學(xué)科服務(wù)的協(xié)同中心。圖書館和學(xué)院作為相對(duì)獨(dú)立的部門，有各自穩(wěn)定完善的組織結(jié)構(gòu)和管理體系，對(duì)于這種跨部門間的組織協(xié)同在管理學(xué)里一般采用委員會(huì)形式，它可以在不打破各部門原有的組織結(jié)構(gòu)和管理體系的前提下，通過由各部門相關(guān)負(fù)責(zé)人參與的委員會(huì)開展定期或不定期的協(xié)調(diào)會(huì)議，使得各個(gè)部門之間可以交流信息，了解相關(guān)部門的工作計(jì)劃、存在的問題以及相互要求，以保證取得或提供相互間的必要配合，從而有效突破各部門間的界限，協(xié)調(diào)各種職能，實(shí)現(xiàn)各部門間的協(xié)同。另一方面，館院協(xié)同委員會(huì)是館院協(xié)同建設(shè)嵌入式學(xué)科服務(wù)的決策中心。館院協(xié)同建設(shè)模式最根本的改變就是，在嵌入式學(xué)科服務(wù)建設(shè)中相關(guān)問題的決策不再由圖書館單一決定，而是由參與到嵌入式學(xué)科服務(wù)建設(shè)的所有部門所組成的館院協(xié)同委員會(huì)共同協(xié)商決定，通過委員會(huì)協(xié)商可以綜合各參與部門的意見，從而提高決策的正確性。此外，由于各部門都參與到?jīng)Q策的制定過程中，有助于決策結(jié)果在各部門中得到有效執(zhí)行。

建立館院協(xié)同委員會(huì)應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：首先需要控制好委員會(huì)的規(guī)模。由于委員會(huì)都是利用開會(huì)、討論的方式來開展工作的，其信息溝通的質(zhì)量與參與人數(shù)成反比，參與討論的人數(shù)過多則溝通效果差，反之則溝通效果好[11]。其次要選擇適合的委員會(huì)成員。委員會(huì)成員的選擇取決于運(yùn)用委員會(huì)的目的，館院協(xié)同委員會(huì)的目的是協(xié)同建立嵌入式學(xué)科服務(wù)，嵌入式學(xué)科服務(wù)所涉及的服務(wù)內(nèi)容主要包括教學(xué)和科研兩大部分，因此其成員應(yīng)為各學(xué)院負(fù)責(zé)分管教學(xué)與科研工作的學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，以及圖書館負(fù)責(zé)讀者服務(wù)的館領(lǐng)導(dǎo)，而委員會(huì)主席則應(yīng)由分管圖書館的校領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，這樣有利于委員會(huì)的組建和工作開展。最后應(yīng)建立委員會(huì)相關(guān)規(guī)章制度，明確參與各部門的責(zé)任、委員會(huì)聯(lián)絡(luò)機(jī)制、工作時(shí)間等，確保館院協(xié)同委員會(huì)工作效率。

4.2 建立學(xué)科服務(wù)點(diǎn)

嵌入學(xué)科用戶物理空間是嵌入式學(xué)科服務(wù)的重要特征之一，而學(xué)科服務(wù)點(diǎn)正是嵌入式學(xué)科館員嵌入學(xué)科用戶物理空間開展嵌入式學(xué)科服務(wù)的重要場所。在很大程度上，學(xué)科服務(wù)點(diǎn)在學(xué)院所處的地理位置決定了嵌入式學(xué)科服務(wù)的運(yùn)行效果，恰當(dāng)?shù)牡乩砦恢糜兄谇度胧綄W(xué)科館員開展嵌入式學(xué)科服務(wù)工作，反之，則會(huì)限制嵌入式學(xué)科館員開展嵌入式學(xué)科服務(wù)。由于各學(xué)院的物理空間分布各不相同，因此，學(xué)科服務(wù)點(diǎn)建設(shè)應(yīng)根據(jù)各學(xué)院物理空間特點(diǎn)選擇合適的地理位置。所謂合適的地理位置，筆者認(rèn)為應(yīng)滿足以下幾個(gè)條件：1）便于與用戶進(jìn)行面對(duì)面的交流。面對(duì)面的交流是嵌入式學(xué)科館員嵌入學(xué)科用戶物理空間的一個(gè)重要因素，通過面對(duì)面的交流，不僅可以使嵌入式學(xué)科館員與學(xué)科用戶之間形成最有效的信息溝通，最大限度地減少信息噪聲的干擾，有利于嵌入式學(xué)科館員及時(shí)準(zhǔn)確掌握學(xué)科用戶的信息需求；而且通過面對(duì)面的語言交流有助于學(xué)科用戶對(duì)嵌入式學(xué)科館員的服務(wù)能力做出正確判斷，從而獲得學(xué)科用戶的積極參與與配合。2）便于與學(xué)院管理部門溝通。通過與學(xué)院管理部門的有效溝通，一方面可以使嵌入式學(xué)科館員及時(shí)掌握學(xué)院動(dòng)態(tài)，挖掘?qū)W科用戶的潛在信息需求，主動(dòng)開展服務(wù)；另一方面可以有效協(xié)調(diào)圖書館與學(xué)院之間合作，提高兩者間的協(xié)同效率。3）便于實(shí)施。學(xué)科服務(wù)點(diǎn)建設(shè)應(yīng)符合實(shí)際需求，充分利用學(xué)院現(xiàn)有資源，減少學(xué)院投入，這樣有助于提升學(xué)院建設(shè)意愿。

4.3 建立嵌入式服務(wù)協(xié)同機(jī)制

嵌入式服務(wù)協(xié)同機(jī)制是嵌入式學(xué)科館員開展學(xué)科服務(wù)的重要支持系統(tǒng)。每位嵌入式學(xué)科館員的知識(shí)和能力都是有限的，在服務(wù)過程中都會(huì)遇到超出嵌入式學(xué)科館員知識(shí)和能力范圍的服務(wù)請(qǐng)求，這就需要建立一套完善的嵌入式服務(wù)協(xié)同機(jī)制以協(xié)助嵌入式學(xué)科館員的工作，提高嵌入式服務(wù)的效率。如圖2所示，嵌入式服務(wù)協(xié)同機(jī)制參與主體包括圖書館各職能部門，他們通過協(xié)同軟件平臺(tái)與嵌入式學(xué)科館員保持密切協(xié)作，同時(shí)各職能部門間也保持密切協(xié)作。每個(gè)參與的職能部門確定一位精通本部門工作并且有一定服務(wù)能力的館員作為協(xié)同責(zé)任人，負(fù)責(zé)對(duì)協(xié)同軟件平臺(tái)進(jìn)行跟蹤，對(duì)與本部門相關(guān)的服務(wù)請(qǐng)求及時(shí)提供意見反饋。其工作流程如下：當(dāng)嵌入式學(xué)科館員將學(xué)科用戶服務(wù)請(qǐng)求發(fā)送到協(xié)同軟件平臺(tái)后，各職能部門的協(xié)同責(zé)任人應(yīng)根據(jù)本部門職責(zé)及個(gè)人知識(shí)儲(chǔ)備提供建議并反饋，嵌入式學(xué)科館員將反饋建議匯總完善后提供給用戶參考，如用戶滿意則流程結(jié)束，否則嵌入式學(xué)科館員將把用戶意見或進(jìn)一步要求反饋到協(xié)同軟件平臺(tái)，各部門協(xié)同責(zé)任人根據(jù)用戶意見及要求完善建議并反饋，再由嵌入式學(xué)科館員將建議匯總完善并提供給用戶，這一過程將重復(fù)進(jìn)行，直到用戶滿意。

5.1 提升館院協(xié)同意愿

協(xié)同意愿是推動(dòng)館院協(xié)同的前提。對(duì)高校圖書館而言，為教學(xué)和科研服務(wù)是其基本特征，也是高校圖書館存在的價(jià)值所在，是它全部工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，并貫穿于它的全部工作的各環(huán)節(jié)之中[12]。長久以來，這些服務(wù)都被限定在圖書館范圍之內(nèi)，缺乏與高校其他部門的交流與合作。而嵌入式學(xué)科服務(wù)要求圖書館嵌入式學(xué)科館員走出圖書館走入用戶，這就勢必要求圖書館與高校其他相關(guān)部門保持常態(tài)化的交流與合作。因此，高校圖書館具有較高的協(xié)同意愿，特別是隨著嵌入式學(xué)科服務(wù)的開展，高校圖書館將面臨越來越多需要學(xué)院參與配合的工作，這將促使高校圖書館積極尋求館院協(xié)同的實(shí)現(xiàn)。相對(duì)而言學(xué)院的協(xié)同意愿偏低，主要原因就在于學(xué)院對(duì)嵌入式學(xué)科服務(wù)的價(jià)值認(rèn)同度低，沒有意識(shí)到嵌入式學(xué)科服務(wù)對(duì)其自身目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的價(jià)值。一般而言，當(dāng)個(gè)體相信通過協(xié)作能帶來好處時(shí)就會(huì)產(chǎn)生協(xié)作的愿望，進(jìn)而尋求協(xié)作伙伴，因此要提升學(xué)院協(xié)同意愿就要讓其意識(shí)到嵌入式學(xué)科服務(wù)對(duì)其自身目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的價(jià)值。筆者認(rèn)為，高校圖書館應(yīng)加強(qiáng)對(duì)嵌入式學(xué)科服務(wù)理念的宣傳，闡明其對(duì)學(xué)院目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的價(jià)值；應(yīng)加大嵌入式學(xué)科館員隊(duì)伍建設(shè)的力度，提升嵌入式學(xué)科館員的服務(wù)能力，讓用戶成為嵌入式學(xué)科服務(wù)價(jià)值的宣傳員，進(jìn)而推動(dòng)學(xué)院開展協(xié)同服務(wù)。如美國亞利桑健康科學(xué)圖書館（The Arizona Health Sciences Library，AHSL）的藥學(xué)院嵌入式學(xué)科館員就是在教師的支持下申請(qǐng)了辦公空間[9]。

5.2 激勵(lì)約束機(jī)制建設(shè)

建立一套完善的激勵(lì)約束機(jī)制是館院協(xié)同嵌入式學(xué)科服務(wù)有效開展的保證。激勵(lì)約束機(jī)制指組織根據(jù)組織目標(biāo)、人的行為規(guī)律，通過各種方式激發(fā)人的動(dòng)力，使人在行為過程中有內(nèi)在動(dòng)力、積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，同時(shí)規(guī)范人的行為，使得行為主體的行為朝著激勵(lì)主體期望的目標(biāo)前進(jìn)[13]。就館院協(xié)同嵌入式學(xué)科服務(wù)而言，完善合理的激勵(lì)約束機(jī)制可以激發(fā)嵌入式學(xué)科館員和教師的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，既能提升館院協(xié)同嵌入式學(xué)科服務(wù)的運(yùn)行效率，又能促進(jìn)嵌入式學(xué)科館員和教師的個(gè)人發(fā)展。相反，不合理的激勵(lì)約束機(jī)制在壓制嵌入式學(xué)科館員和教師積極性的同時(shí)，還會(huì)助長嵌入式學(xué)科館員和教師的懈怠情緒及其他不利于館院協(xié)同嵌入式學(xué)科服務(wù)發(fā)展的行為，從而制約了館院協(xié)同嵌入式學(xué)科服務(wù)的進(jìn)一步發(fā)展。明確行為主體目標(biāo)責(zé)任制是激勵(lì)約束機(jī)制建立和實(shí)施的前提和依據(jù)。筆者認(rèn)為在館院協(xié)同模式下對(duì)教師和嵌入式學(xué)科館員的目標(biāo)責(zé)任有所不同，對(duì)教師的目標(biāo)責(zé)任是要促使他們接受并配合嵌入式學(xué)科服務(wù)，而對(duì)嵌入式學(xué)科館員的目標(biāo)責(zé)任則應(yīng)引導(dǎo)他們積極開展嵌入式學(xué)科服務(wù)，提高服務(wù)水平。構(gòu)建激勵(lì)約束機(jī)制時(shí)應(yīng)有針對(duì)性的區(qū)別對(duì)待。館院協(xié)同模式下建設(shè)一套完善合理的激勵(lì)約束機(jī)制絕非易事，需要長期的探索與完善。

6結(jié)語

館院協(xié)同嵌入式學(xué)科服務(wù)建設(shè)模式開啟了高校圖書館與學(xué)院協(xié)同發(fā)展的大門，對(duì)高校圖書館而言，有助于提升其地位與價(jià)值認(rèn)同；對(duì)學(xué)院而言，將改變其傳統(tǒng)的育人方式，有助于提高人才培養(yǎng)水平。館院協(xié)同模式從初期探索到成熟運(yùn)作還有相當(dāng)長的路要走，除了本文所述的幾個(gè)建設(shè)難點(diǎn)外，還有許多未知的困難有待學(xué)者在以后的實(shí)踐中進(jìn)行探索與研究。

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