檔案規(guī)范化管理的策略研究

苗紅梅

實踐證明，檔案管理只有逐步規(guī)范才能更加科學(xué)。檔案規(guī)范化管理的實現(xiàn)，可以通過以下策略加以保障：

1 抓好檔案管理制度落實

檔案規(guī)范化管理，要以完善的檔案管理制度為基礎(chǔ)。只有建立健全檔案工作規(guī)章制度，才能保證檔案工作規(guī)范化的有效實施。檔案管理制度首先應(yīng)做到：對已有制度的不斷完善，對缺失制度的及時補充，對新增工作內(nèi)容的制度配套。不斷制定和完善檔案規(guī)章制度，使檔案工作有章可循、有法可依。其次，提高檔案制度的執(zhí)行力。規(guī)章制度不應(yīng)束之高閣，檔案工作各個環(huán)節(jié)都應(yīng)嚴(yán)格按照制度的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。最后，要構(gòu)建檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)的建立，有利于形成各部門多管齊下、各司其職、多角度、全方位的檔案管理格局，真正將檔案制度落到實處。

2 加強公文制發(fā)流程管理

檔案大部分是由公文轉(zhuǎn)化而來，公文制發(fā)的質(zhì)量直接影響檔案的規(guī)范化水平。加強公文制發(fā)流程管理，能有效提高公文的整體質(zhì)量。公文制發(fā)流程管理應(yīng)把握三個方面：一是公文簽發(fā)手續(xù)要齊全。發(fā)文手續(xù)需經(jīng)相關(guān)人員審批簽字，發(fā)文稿簽的內(nèi)容填寫要齊全完整。二是公文格式要規(guī)范。制作公文時不能自降標(biāo)準(zhǔn)或“差不多”就行，每個細節(jié)都應(yīng)嚴(yán)格按照國家規(guī)定的公文格式規(guī)范執(zhí)行。三是歸檔前要嚴(yán)格檢查公文細節(jié)。如：底稿與正文是否相符、有無公章、日期、筆墨紙張使用是否規(guī)范、有無破損等，確保歸檔公文的質(zhì)量，提高檔案的規(guī)范化水平。

3 嚴(yán)格遵守立卷歸檔原則

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作規(guī)范化的最大障礙。因此，立卷歸檔應(yīng)遵循 “以我為主”原則。另外，還要把握三個特性：一是時效性。完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)是立卷歸檔的前提，只有達成目前文件任務(wù)才可以立卷歸檔。二是完整性。歸檔工作中，既要把握重點，分清主次，嚴(yán)把入口關(guān)，更要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失，要做到“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”。三是實用性。立卷過程中，把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料放在一起，保持同一問題的完整性和連續(xù)性，使歸檔后的檔案既完整又不重復(fù)，以提高檔案的利用效率。

4 強化執(zhí)法監(jiān)督和考核機制

檔案規(guī)范化管理的實現(xiàn)，首先要有嚴(yán)格的監(jiān)督管理作保障。檔案行政管理部門要依法依規(guī)加強檔案執(zhí)法檢查，監(jiān)督檔案制度的實施，確保各項檔案制度落到實處。其次，要嚴(yán)格推進考核制度的落實。制定科學(xué)、實用的檔案管理考核辦法，注意對反饋結(jié)果的搜集，同時輔以激勵約束機制，保障考核實效。

5 通過檔案升級達標(biāo)創(chuàng)建工作逐步規(guī)范

《河南省機關(guān)檔案規(guī)范化管理認證標(biāo)準(zhǔn)》涵蓋檔案管理體制、檔案業(yè)務(wù)“兩基”建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、檔案提供利用等四大類、四十小項內(nèi)容，是對檔案工作全方位的檢驗和考核。創(chuàng)建單位需要按照認證標(biāo)準(zhǔn)的要求，逐條解讀和對照，逐項自查整改，不斷完善。認證標(biāo)準(zhǔn)的完善過程，既是不斷補充、創(chuàng)新的過程，也是檔案工作不斷規(guī)范、提升的過程。通過晉升達標(biāo)創(chuàng)建活動，檔案的硬件設(shè)施和軟件水平都會得到很大改善和提升。

6 注重檔案資源的深度開發(fā)

加強檔案的規(guī)范化管理，其根本目的就是要實現(xiàn)檔案利用價值的最大化。搞好檔案資源的開發(fā)利用是實現(xiàn)檔案價值的最直接手段。對檔案資源的深度開發(fā)，能夠使“死檔案”變成“活資源”。一是檔案的編目要更加全面規(guī)范。在一般檔案編目的基礎(chǔ)上，及時編制新增檔案類別的檢索工具，如電子檔案的檢索工具等，使檔案檢索工具更加高效、準(zhǔn)確，實現(xiàn)多途徑檢索。二是檔案的編纂要更加科學(xué)實用。通過先進的檔案軟件，將龐雜、零散的數(shù)據(jù)信息整理、精煉和歸類，使其更加準(zhǔn)確、系統(tǒng)；將內(nèi)容一致、有規(guī)律性的數(shù)據(jù)信息有機地結(jié)合，集中編目成冊，形成科學(xué)實用的專題編研資料。

7 加強檔案管理人員的技能培訓(xùn)

加強對檔案管理人員業(yè)務(wù)技能特別是信息技術(shù)方面的培訓(xùn)，不斷提高實際操作能力，促進其運用新技術(shù)、新理念對檔案進行規(guī)范化管理。