重大建設(shè)項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性評(píng)價(jià)指標(biāo)研究

田煜

摘 要：從項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、形式、整理三個(gè)方面對(duì)其系統(tǒng)性衡量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行界定，并將實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)條理化、系統(tǒng)化，歸納出項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性的判別方法和保障措施，以提升對(duì)項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性內(nèi)涵的認(rèn)知和管控水平。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目檔案；系統(tǒng)性；標(biāo)準(zhǔn)；方法；措施

系統(tǒng)性是評(píng)價(jià)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案（以下簡(jiǎn)稱項(xiàng)目檔案）質(zhì)量的重要指標(biāo)之一，既是其自身形成規(guī)律與整理效果的重要體現(xiàn)，又對(duì)其整體質(zhì)量評(píng)價(jià)和后續(xù)保管利用工作產(chǎn)生重要影響。那么項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性有無(wú)具體的衡量標(biāo)準(zhǔn)？在工作中如何判別項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性？采取哪些措施以確保項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性？筆者就上述問(wèn)題談幾點(diǎn)粗淺看法，以就教于各位同仁。

1 項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性衡量標(biāo)準(zhǔn)

1.1 項(xiàng)目檔案內(nèi)容的系統(tǒng)性。

1.1.1 以完整性為前提。項(xiàng)目檔案內(nèi)容的系統(tǒng)性應(yīng)以完整性為前提：一是縱向上各建設(shè)階段形成的各種載體形式的項(xiàng)目檔案應(yīng)完整；二是橫向上土建、工藝、通信、隱蔽工程、附屬工程等專業(yè)的項(xiàng)目檔案應(yīng)完整；三是歸檔文件應(yīng)辦理完畢，即評(píng)定意見(jiàn)、驗(yàn)收結(jié)論、形成日期、簽字、印章等法律手續(xù)應(yīng)完備。只有滿足上述要求，才能為日后的改建、擴(kuò)建、維護(hù)、管理、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等活動(dòng)提供系統(tǒng)的項(xiàng)目檔案。

1.1.2 以準(zhǔn)確性為核心。項(xiàng)目檔案內(nèi)容的系統(tǒng)性應(yīng)以準(zhǔn)確性為核心：一是確保項(xiàng)目檔案形成與建設(shè)過(guò)程同步，尤其隱蔽工程檔案切勿事后補(bǔ)制；二是確保項(xiàng)目檔案內(nèi)容與工程概況完全一致，竣工圖紙與建筑實(shí)體相符合。[1]特別是一些涉及專利、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、著作權(quán)等方面的項(xiàng)目檔案不能以擔(dān)心失密、泄密為由進(jìn)行“加工”后歸檔；三是隨著項(xiàng)目變動(dòng)應(yīng)及時(shí)更新、補(bǔ)充項(xiàng)目檔案。否則，項(xiàng)目檔案內(nèi)容就會(huì)失真、失信，內(nèi)容不準(zhǔn)確的項(xiàng)目檔案其系統(tǒng)性就無(wú)從談起。

1.1.3 以邏輯性為表現(xiàn)形式。項(xiàng)目檔案之間的邏輯關(guān)系具體體現(xiàn)在：①整體性。項(xiàng)目無(wú)論規(guī)模大小、技術(shù)難易、投資多少，形成的檔案是不可分割的有機(jī)整體。②依據(jù)性。項(xiàng)目的每一個(gè)建設(shè)階段或?qū)I(yè)都應(yīng)有相應(yīng)的批復(fù)文件、會(huì)議紀(jì)要、合同等作為依據(jù)，以確保建設(shè)過(guò)程的合法性、合理性，體現(xiàn)事物的來(lái)龍去脈。③關(guān)聯(lián)性。建設(shè)項(xiàng)目的醞釀、決策、立項(xiàng)、可研、設(shè)計(jì)、施工、竣工、驗(yàn)收、后評(píng)估、反饋等工作流程是一個(gè)邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、承上啟下、環(huán)環(huán)相扣的閉環(huán)管理系統(tǒng)，項(xiàng)目檔案之間不是孤立存在，而是相互關(guān)聯(lián)。④不可逆性。項(xiàng)目建設(shè)是按照流程進(jìn)行的，不同的建設(shè)階段可以合理交叉，但不可程序顛倒，同步形成的項(xiàng)目檔案的形成時(shí)間同樣具有不可逆性。

1.2 項(xiàng)目檔案表現(xiàn)形式的系統(tǒng)性。

1.2.1 載體形式的多樣性。載體形式的多樣性取決于：①隱蔽工程、復(fù)雜工藝等建設(shè)過(guò)程應(yīng)輔之以錄音、錄像等形式方能產(chǎn)生完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的記錄效果；②技術(shù)進(jìn)步引起的記錄和存儲(chǔ)方式的變革，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案載體的多樣性。③項(xiàng)目檔案來(lái)源的廣泛性，決定了項(xiàng)目檔案載體種類、規(guī)格等的多樣性。

1.2.2 記錄方式的組合型。項(xiàng)目檔案和普通黨政公文相比，其內(nèi)容難以采用單一的文字記錄方式反映項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程和概貌，需要文字（包括引進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的外文資料）、表格、圖紙、聲音、影像、實(shí)物等組合方式進(jìn)行全面、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地呈現(xiàn)。

1.2.3 整理方式的兼容性。首先，項(xiàng)目檔案既包括通常意義上的建設(shè)項(xiàng)目檔案，也包括與項(xiàng)目有關(guān)的設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、科研檔案等，在表現(xiàn)形式上兼具多個(gè)門類檔案的組卷和排序特征。其次，項(xiàng)目檔案來(lái)源于不同地區(qū)、行業(yè)，甚至不同國(guó)家，項(xiàng)目檔案采用的整理標(biāo)準(zhǔn)具有明顯的地域和行業(yè)特色。

1.3 項(xiàng)目檔案整理的系統(tǒng)性。

1.3.1 體現(xiàn)建設(shè)流程?！犊茖W(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）5.5款規(guī)定：建設(shè)項(xiàng)目類案卷宜按項(xiàng)目前期、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目施工、項(xiàng)目監(jiān)理、項(xiàng)目竣工、項(xiàng)目驗(yàn)收及項(xiàng)目后評(píng)估等階段排列。因此，項(xiàng)目檔案組卷和排序時(shí)，應(yīng)清晰體現(xiàn)建設(shè)流程，明確建設(shè)階段，不宜跨階段組卷和排序。

1.3.2 區(qū)分專業(yè)類別。重大建設(shè)項(xiàng)目多涉及工藝、通信、電力、設(shè)備、附屬工程等專業(yè)，在同一建設(shè)階段內(nèi)不同的專業(yè)應(yīng)分開(kāi)組卷，專業(yè)間形成同位平行關(guān)系，專業(yè)內(nèi)形成上下位隸屬關(guān)系。

1.3.3 遵循形成規(guī)律。在項(xiàng)目檔案的組卷、卷內(nèi)文件排序，以及案卷之間的排序方面應(yīng)遵循文件材料的客觀形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于項(xiàng)目檔案的保管和檢索利用。切勿盲目組合，簡(jiǎn)單堆砌文件材料，人為割裂文件之間內(nèi)在、客觀、必然的聯(lián)系。

1.3.4 展現(xiàn)組卷特征。組卷應(yīng)體現(xiàn)文件之間的有機(jī)聯(lián)系、專業(yè)特點(diǎn)，兼顧文件數(shù)量，綜合采用階段、專業(yè)、文種、問(wèn)題、地區(qū)等組卷方法。具體要求：①管理性文件按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間或按依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷。②施工、原材料試驗(yàn)文件按單項(xiàng)工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷。③監(jiān)理文件按文種組卷。④竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等組卷。⑤聲像文件單獨(dú)組卷，并通過(guò)互見(jiàn)號(hào)進(jìn)行關(guān)聯(lián)。

2 建設(shè)項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性的判別方法

2.1 目錄審查法。目錄審查法是通過(guò)對(duì)項(xiàng)目檔案的案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、全引目錄等檢索工具的審查、比較、分析，綜合判斷其組卷特征、有機(jī)聯(lián)系、排列順序、完整程度的方法。此方法能比較直觀的對(duì)全套項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性進(jìn)行一個(gè)整體判斷，并建議對(duì)一些明顯不合適的組卷內(nèi)容和排列順序進(jìn)行調(diào)整。

2.2 模板對(duì)照法。模板對(duì)照法又稱典型示范法，是借鑒同類項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性管理方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)建立同類項(xiàng)目檔案文件材料名稱數(shù)據(jù)庫(kù)，創(chuàng)建組卷、卷內(nèi)文件排序、案卷排列的基本模板，并以此為依據(jù)在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收等活動(dòng)中進(jìn)行對(duì)照、比較，以判斷項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性程度的方法。此方法既能快速查驗(yàn)項(xiàng)目檔案整理的系統(tǒng)性程度，又能汲取好的經(jīng)驗(yàn)和做法，為模板自身的創(chuàng)新發(fā)展提供參考。

2.3 重點(diǎn)關(guān)注法。重點(diǎn)關(guān)注法是對(duì)項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性方面容易出現(xiàn)問(wèn)題的地方進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，提出存在的具體問(wèn)題及整改意見(jiàn)，并倒逼項(xiàng)目檔案管理者今后不再出現(xiàn)類似問(wèn)題的方法。[2]例如：建設(shè)合同的訂立、變更、履行、爭(zhēng)議解決等是一個(gè)不可分割的過(guò)程，不宜人為割裂文件的有機(jī)聯(lián)系，將不同建設(shè)階段的合同按照文種集中排列，從而使系統(tǒng)性受到影響。

2.4 抽絲剝繭法。全套項(xiàng)目檔案之間是一個(gè)承上啟下、環(huán)環(huán)相扣、有機(jī)聯(lián)系的整體，以某個(gè)節(jié)點(diǎn)為線索，通過(guò)理清項(xiàng)目檔案之間的相互關(guān)系，來(lái)判斷項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性的方法，謂之為抽絲剝繭法。比如：在竣工技術(shù)文件里發(fā)現(xiàn)了設(shè)計(jì)變更的內(nèi)容，便由此查找原設(shè)計(jì)的相關(guān)內(nèi)容、設(shè)計(jì)變更的審批手續(xù)、設(shè)計(jì)變更的具體內(nèi)容、設(shè)計(jì)變更后的竣工圖紙更新情況等，并判斷上述文件在內(nèi)容、形式、排序方面的系統(tǒng)性程度。

3 項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性的保障措施

3.1 加強(qiáng)內(nèi)控管理，優(yōu)化建設(shè)流程。項(xiàng)目檔案內(nèi)容的系統(tǒng)性受制于建設(shè)流程的科學(xué)性?？茖W(xué)的建設(shè)流程不僅是提高工作效率和工作質(zhì)量的基礎(chǔ)，也決定了同步形成的項(xiàng)目檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)性程度。因此，優(yōu)化內(nèi)控體系建設(shè)中的建設(shè)流程架構(gòu)設(shè)計(jì)，完善各建設(shè)流程節(jié)點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控，充分發(fā)揮審計(jì)的評(píng)價(jià)監(jiān)督功能，確保各建設(shè)流程運(yùn)轉(zhuǎn)順暢、銜接合理，是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案內(nèi)容系統(tǒng)性的基礎(chǔ)和前提。

3.2 強(qiáng)化制度保障，注重源頭管控。從立項(xiàng)開(kāi)始建立協(xié)調(diào)高效的檔案統(tǒng)一管理體系，提前介入，全程管理；[3]切實(shí)落實(shí)“三納入”“四參加”“五同步”制度；把項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性目標(biāo)列入合同條款和監(jiān)理單位職責(zé)；利用經(jīng)濟(jì)杠桿提升檔案管理部門話語(yǔ)權(quán)。通過(guò)構(gòu)建制度保障體系，提升源頭治理、過(guò)程管控效果，為提升項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性奠定基礎(chǔ)，避免亡羊補(bǔ)牢。

3.3 發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)，引入智能控制。項(xiàng)目檔案分類、組卷、排序結(jié)果受制于檔案信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮程度。將項(xiàng)目檔案分類方案、組卷規(guī)則、排序原則等嵌入管理系統(tǒng)，在每一份文件錄入（或?qū)耄┫到y(tǒng)時(shí)注明其形成階段、關(guān)聯(lián)文件等基本屬性，在組卷和排序時(shí)系統(tǒng)將自動(dòng)進(jìn)行識(shí)別、判斷、提示等，不斷糾正影響項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性的活動(dòng)，從而提高項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性的程度。

3.4 嚴(yán)格驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，建立倒逼機(jī)制。在項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收工作中，嚴(yán)格項(xiàng)目檔案內(nèi)容、形式、整理方面的系統(tǒng)性驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，從組織、程序、標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)論、后續(xù)工作跟進(jìn)等方面進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，并綜合運(yùn)用經(jīng)濟(jì)、法律、行政等手段對(duì)項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性方面不達(dá)標(biāo)的情況進(jìn)行整改，從而形成一定的“威懾力”，倒逼項(xiàng)目檔案管理者重視其系統(tǒng)性。

3.5 加強(qiáng)培訓(xùn)指導(dǎo)，做好典型示范。正視部分專（兼）職項(xiàng)目檔案人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)不適應(yīng)工作需要的現(xiàn)實(shí)，做好針對(duì)性強(qiáng)、機(jī)動(dòng)靈活、形式多樣的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。編制項(xiàng)目檔案整理指導(dǎo)手冊(cè)，創(chuàng)建項(xiàng)目檔案管理示范基地等，為其提供直觀的系統(tǒng)性參照標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到事半功倍的效果。

4 結(jié)語(yǔ)

項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性是客觀存在與主觀認(rèn)識(shí)的高度契合，是探尋內(nèi)在形成規(guī)律與外在表現(xiàn)形式的有機(jī)統(tǒng)一。正確認(rèn)識(shí)項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性的衡量標(biāo)準(zhǔn)、判別方法與保障措施，有利于提升對(duì)項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性內(nèi)涵的認(rèn)知和管控水平。