全面推進(jìn)檔案管理信息化背景下醫(yī)院檔案管理信息化改革的探討

康婧

摘 要：隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生單位的檔案越來越多，檔案管理的需求也越來越高，檔案管理信息化是一個(gè)必然趨勢(shì)。本文分析了目前醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題，闡述了檔案管理信息化的重要性，并對(duì)檔案管理信息化改革的策略進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理信息化已經(jīng)在全國(guó)范圍內(nèi)展開，檔案管理信息化程度越來越高。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是采用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)于檔案資料進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范化管理[1]，為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理、統(tǒng)計(jì)研究、分析決策等提供了基本條件。然而隨著檔案管理信息化的逐步深入，檔案管理信息化在許多方面遇到瓶頸，許多新問題成為檔案管理信息化推向深入的阻礙。

1 檔案管理信息化面臨新問題

（一）管理理念落后

在信息技術(shù)日新月異的今天，檔案管理信息化的新技術(shù)層出不窮，因此，技術(shù)問題已經(jīng)不是制約檔案管理信息化的主要問題，落后的管理理念直接決定了檔案管理信息化水平的上限。許多醫(yī)院認(rèn)為檔案管理信息化就是檔案資料的電子化，認(rèn)為通過引入數(shù)字化工具和系統(tǒng)將傳統(tǒng)的文稿、資料轉(zhuǎn)化為易于存儲(chǔ)的電子版是檔案管理信息化的最直接手段。必須說明，“檔案管理信息化”不等同于“檔案資料數(shù)字化”《國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十個(gè)五年計(jì)劃信息化重點(diǎn)專項(xiàng)規(guī)劃》中明確指出，信息化的內(nèi)涵是“以信息技術(shù)廣闊應(yīng)用為主導(dǎo)，信息資源為核心，信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，信息人才為依托，法規(guī)政策、標(biāo)準(zhǔn)為保證綜合體系”[2]。

（二）信息孤島難以消除

檔案管理信息化的一個(gè)主要目的就是消除信息孤島實(shí)現(xiàn)信息互通。而許多醫(yī)院的檔案信息化是分步或分類別完成的。例如人事檔案、績(jī)效檔案、職業(yè)檔案等信息化都是分別的系統(tǒng)單獨(dú)實(shí)現(xiàn)，未進(jìn)行數(shù)據(jù)接口的對(duì)接。實(shí)際工作中各個(gè)系統(tǒng)間形成信息壁壘，無法真正提高工作效率，隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)的信息化管理，信息數(shù)據(jù)的交互隔閡并沒有消除。醫(yī)院檔案管理信息化缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)，導(dǎo)致許多數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)格式、序列、范圍等方面都不能統(tǒng)一，沒法進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。各醫(yī)療機(jī)構(gòu)間的數(shù)據(jù)交互接口標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一成為各地進(jìn)行區(qū)域衛(wèi)生平臺(tái)建設(shè)面臨的最大困難。

（三）管理人才缺乏

檔案管理信息化是新事物，短時(shí)間內(nèi)檔案管理人員難以適應(yīng)全新的管理模式。隨著近年來檔案管理信息化的普及，醫(yī)院對(duì)檔案管理信息化操作技能越來越重視，檔案管理的信息化理念和操作也逐漸引入到檔案管理課程和培訓(xùn)中去，成為新時(shí)期檔案管理人員的必修課。盡管檔案管理人員的信息處理水平逐步提高，但與迅速發(fā)展的檔案管理信息化需求仍有巨大差距?，F(xiàn)在的檔案管理工作需要的是既懂得檔案管理規(guī)范和技術(shù)，又能合理利用計(jì)算機(jī)技術(shù)為實(shí)現(xiàn)檔案管理價(jià)值服務(wù)的復(fù)合型人才。檔案管理人才的匱乏也成為制約檔案管理工作發(fā)揮效率的重要因素。

（四）信息化改革不可持續(xù)

檔案工作涉及范圍廣、門類復(fù)雜，并且具有很強(qiáng)的專業(yè)性，檔案的收集、整理和開發(fā)工作任務(wù)繁重。而傳統(tǒng)的手工操作檔案管理方式，信息化利用程度低，工作效率低下，且很容易出現(xiàn)差錯(cuò)。計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)能夠有效提高檔案管理效率，還有存儲(chǔ)量大、出錯(cuò)率低、便于查找等優(yōu)勢(shì)，因此，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為迫在眉睫的重要任務(wù)。另外，資金短缺是阻礙檔案信息化建設(shè)的最主要的因素，由于資金不足，造成部分檔案管理部門至今還停留在手工操作的階段，不僅影響檔案管理工作的效率，還影響到檔案的安全。改革動(dòng)力不足、資金投入不足、檔案管理理念落后等是導(dǎo)致檔案信息化改革不可持續(xù)的重要因素。

2 檔案管理信息化要有新思路

（一）不斷學(xué)習(xí)保持先進(jìn)理念

檔案信息不僅記錄著我國(guó)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，也關(guān)系著人才的考核和培養(yǎng)，因此，檔案有著極為重要的作用。21世紀(jì)以來，以計(jì)算機(jī)為主的信息技術(shù)取得了跨越式發(fā)展，其以省時(shí)、高效的特點(diǎn)很快便在各個(gè)領(lǐng)域得到了普及。檔案工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，無論存儲(chǔ)還是查找都是一項(xiàng)巨大的工程。而隨著信息化的不斷發(fā)展，檔案可以依靠數(shù)字信息方式來進(jìn)行存儲(chǔ)和查找，且可以得到長(zhǎng)久保存和快速傳遞。同時(shí)，利用信息化的檔案管理方式還可以降低管理成本，實(shí)現(xiàn)資源在線共享，優(yōu)化管理體制。因此，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

（二）注重標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)構(gòu)建互聯(lián)互通新框架

關(guān)于標(biāo)準(zhǔn)化的權(quán)威定義來自于GB/T20000.1-2002《標(biāo)準(zhǔn)化工作指南》，該指南認(rèn)為標(biāo)準(zhǔn)化系是指為了在一定范圍內(nèi)獲得最佳秩序，對(duì)現(xiàn)實(shí)問題或潛在問題制定共同使用和重復(fù)使用的條款的活動(dòng)[3]。因此，標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理信息化非常重要的組成部分。要消除信息孤島實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)、各機(jī)構(gòu)間真正的互聯(lián)互通就必須要把統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)放在信息化建設(shè)的首位。因此，在檔案管理信息化工作前要注重標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。一方面要關(guān)注國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地區(qū)一體化標(biāo)準(zhǔn)；另一方面要積極參與推動(dòng)在未建立標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)域盡快建立可靠、高效的新標(biāo)準(zhǔn)，為實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通打下基礎(chǔ)。應(yīng)盡快在醫(yī)院內(nèi)部建立檔案信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)集中管理，檔案管理系統(tǒng)與檔案信息平臺(tái)進(jìn)行對(duì)接，在檔案信息平臺(tái)層面實(shí)現(xiàn)各檔案管理系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通。將基于統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的平臺(tái)建設(shè)與可擴(kuò)展的系統(tǒng)對(duì)接作為檔案管理信息化的新框架。

（三）培養(yǎng)人才充實(shí)隊(duì)伍

檔案管理信息化是一個(gè)必然趨勢(shì)，但當(dāng)前事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員并沒有充分認(rèn)識(shí)到這一趨勢(shì)，依然習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理方式，對(duì)信息化認(rèn)識(shí)不足、意識(shí)淡薄。檔案工作人員素質(zhì)的提高是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，當(dāng)信息化硬件到位之后，檔案管理人員不僅要熟悉計(jì)算機(jī)操作，還需要適應(yīng)檔案工作信息化帶來的新業(yè)務(wù)。因此，必須通過培訓(xùn)等方式提高檔案工作人員的認(rèn)識(shí)和工作熱情，認(rèn)清檔案管理信息化的趨勢(shì)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，切實(shí)強(qiáng)化檔案管理的責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，以便檔案管理工作的順利、高效運(yùn)行。

（四）信息化改革個(gè)永遠(yuǎn)在路上

檔案管理信息化不改變檔案的根本價(jià)值，而是對(duì)檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)具有助推作用。檔案利用效益越好，檔案的價(jià)值實(shí)現(xiàn)程度越高，相應(yīng)的檔案就越有價(jià)值。塵封的檔案得不到利用，就不能體現(xiàn)其價(jià)值。對(duì)社會(huì)進(jìn)步具有正面推動(dòng)意義的檔案是有價(jià)值的，而帶來負(fù)面效應(yīng)的檔案則是沒有價(jià)值的，但是隨著時(shí)間的推移原本沒有價(jià)值的檔案會(huì)變得有價(jià)值，這就是檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值的轉(zhuǎn)化[4]。因此檔案信息化改革是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，任重道遠(yuǎn)，需要幾代人的不斷努力。

參考文獻(xiàn)

[1]王維瑄：《醫(yī)院檔案信息化管理工作方法初探》，《山東檔案》，2011年4月。

[2]溫小云：《關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)若干問題的思考》，《廣東土地科學(xué)》，2006年6月第5卷第3期。

[3]唐明良：《標(biāo)準(zhǔn)化與行政審批制度改革：意義、問題與對(duì)策》，《中國(guó)行政管理》，2013.05.05。

[4]李海軍：《檔案管理信息化之理念探討以高校檔案管理信息化建設(shè)為背景》，《北京檔案》2007年第2期17頁(yè)