跨越發(fā)展更需規(guī)范會計檔案管理

唐小琴

近年來，隨著農(nóng)信社各項業(yè)績?nèi)〉每焖侔l(fā)展，會計出納、信貸業(yè)務(wù)管理等基礎(chǔ)工作凸顯出許多薄弱環(huán)節(jié)，需進一步強化內(nèi)控管理，確?；A(chǔ)工作穩(wěn)固，規(guī)模效益提升。

厘清六點，檔案管理查漏補缺

——歸檔隨意，裝訂記載不規(guī)范。1.會計檔案歸檔整理不規(guī)范，裝訂隨意。一是有的基層網(wǎng)點是按傳票、賬簿分類逐年登記保管，有的營業(yè)網(wǎng)點是按會計檔案保管期限逐年登記保管。二是有的營業(yè)網(wǎng)點1996年以前按保管期限登記保管，1996年以后又是按傳票和賬簿逐年進行登記。2.應(yīng)歸檔裝訂的資料收集不齊。一是未上交后督中心的憑證附件，未及時收集整理裝訂入檔。二是裝訂不規(guī)范。三是要求下載的報表資料，未登記保管、交接。

——重網(wǎng)點裝修，輕檔案設(shè)施建設(shè)。一是有的檔案室自建立后，未進行過修葺，墻面破爛不堪，個別內(nèi)門也無法關(guān)鎖。二是有的檔案柜是上世紀八十年代的木質(zhì)柜子，年久失修，存在安全隱患。三是有個別網(wǎng)點的檔案室分多處存放檔案，灰塵堆積，對檔案室的規(guī)范更無從談起。

——機構(gòu)網(wǎng)點撤并頻繁，會計檔案管理混亂。比如百子圖支行，保管了原萬順行分社（大山坪支行前身）、堰塘灣分社（已撤銷）、躍進分社（已撤銷）、老華陽分社（已撤銷）、華陽支行2011年以前、南城支行2010年以前、大山坪支行2000年以前的會計檔案，這些資料未隨著機構(gòu)的撤并進行交接，未能保證網(wǎng)點會計檔案的一貫性。

——會計人員變動頻繁，交接流于形式，職責不清。會計檔案的移交是會計人員工作調(diào)動和網(wǎng)點合并等業(yè)務(wù)交接的重要內(nèi)容，但部分網(wǎng)點交接時，往往只辦理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的交接，而對會計檔案要么未辦理交接，導(dǎo)致檔案管理職責不清。

——業(yè)務(wù)技能不高，工作積極性不強。一是基層員工變化較大，特別是二類網(wǎng)點的檔案管理員（運營主管），日常工作較為繁雜，無暇顧及檔案管理。二是檔案管理員會計專業(yè)知識較為缺乏，基層老員工較少，“傳、幫、帶”作用較差。三是沿用老的管理方式，未對新制度要求進行學(xué)習(xí)更新。四是多數(shù)員工熱衷于信貸工作，對會計工作缺乏熱情。

——電子檔案形同虛設(shè)。近年來，會計電算化融入農(nóng)村信用社各個業(yè)務(wù)領(lǐng)域，并逐漸取代了傳統(tǒng)的手工操作。但省聯(lián)社沒有明確的規(guī)定，基層網(wǎng)點設(shè)不設(shè)電子檔案？怎樣設(shè)？對會計軟件及其生成的電子數(shù)據(jù)并未納入或未全部納入會計檔案的管理范疇，由此造成此類會計檔案的缺項，影響了會計檔案的正常使用及科學(xué)利用的效率。

理順六條，會計檔案看得明白

——多措并舉，確保會計檔案真實完整。一是對原有會計檔案要成立清理小組，組織人員集中進行全面徹底清理，做到賬實相符，防止丟失。清理過程中明確職責，清理人對清理結(jié)果簽字確認，劃分界限，重新建立電子檔的會計檔案登記簿，對檔案登記進行規(guī)范，將老的會計檔案登記簿裝訂列入永久性保管檔案備查。二是規(guī)范整改一批，做到歸檔及時、保管完整、保證現(xiàn)有會計檔案完整、規(guī)范，使新增會計檔案有科學(xué)管理的起點。三是財務(wù)部門要監(jiān)督好網(wǎng)點運營主管調(diào)動和網(wǎng)點撤并時會計檔案的移交工作，會計檔案交接要編制移交清冊，交接雙方負責清點核對，會計檔案交接不清的會計人員不得離開工作崗位，對清理過程中發(fā)現(xiàn)的因原移交人員移交不清的會計檔案，必須要求當事人回原單位查明原因。四是要嚴格遵守會計檔案調(diào)（查）閱登記制度，防止會計檔案丟失和泄密，并定期檢查會計檔案，及時對破損、變質(zhì)會計檔案進行復(fù)制、修復(fù)或其他技術(shù)處理，對超過保管期限且無保管必要的會計檔案及時組織銷毀。四是銷毀一批。清理后，對符合條件銷毀的檔案，清理造冊，在會計部門、稽核部門核實后，當場封包，統(tǒng)一銷毀。

——加強制度建設(shè)，形成一套行之有效的規(guī)章制度。首先要制定操作流程，其次在制度上有管理辦法，有實施細則，做到操作性實用性強。

——加強會計檔案后續(xù)管理的檢查、考核力度。管理會計部門、稽核部門要將會計檔案管理納入日常檢查，發(fā)現(xiàn)不規(guī)范行為立即糾正。

——加強會計人員崗位培訓(xùn)，提高會計檔案的案卷質(zhì)量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人，會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員上崗前的培訓(xùn)，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。

——加大會計檔案管理硬件投入，提高會計檔案利用效率。存放會計檔案的場所應(yīng)具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，各支行、分理處要及時為會計檔案保管提供有利條件。同時，各支行、分理處應(yīng)充分利用現(xiàn)代化科技設(shè)備和手段，特別是運用會計電子化建設(shè)生成的數(shù)據(jù)。

——分層管理，分而治之。一是建議總行對永久性保管的會計檔案進行外包或是進行集中管理。二是建議總行對于定期保管的會計檔案，采取片區(qū)集中管理，可采取江南、江北、半島三個區(qū)域集中管理，提高管理效率和管理質(zhì)量。以上保管方式都不能實現(xiàn)的話，由運營網(wǎng)點自行保管，但需由總行牽頭對老檔案室進行改造，使之達到檔案室要求。

（作者單位：四川瀘州江陽農(nóng)商銀行）