談突發(fā)事件中檔案風(fēng)險預(yù)警機制的構(gòu)建

王明

摘 要：檔案的保護日益受到重視，突發(fā)事件對檔案造成的影響也備受學(xué)界關(guān)注，檔案預(yù)警機制的構(gòu)建是研究熱點。文章從對突發(fā)事件中檔案預(yù)警的系統(tǒng)部分進行了分析，并提出了構(gòu)建檔案災(zāi)害預(yù)警機制的建議。

關(guān)鍵詞：突發(fā)事件 檔案 風(fēng)險預(yù)警 機制 構(gòu)建

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）03-259-01

因檔案具有不可復(fù)制和不可再生的特點，國內(nèi)自汶川地震類重大災(zāi)害后，對檔案災(zāi)害的預(yù)警和處置工作越來越重視。

一、研究的背景

2008年以后，各級各部門對檔案災(zāi)害的重視程度大幅度提高，特別是針對災(zāi)害的應(yīng)急處置建立起了應(yīng)急預(yù)案與防控體系，加強了檔案災(zāi)害的應(yīng)急處置工作，但是對災(zāi)害的風(fēng)險預(yù)警評估機制的建設(shè)仍相對薄弱。普遍問題是，專業(yè)檔案機構(gòu)和工作人員應(yīng)急管理的意識仍然較淡薄，風(fēng)險評估的技能掌握不夠，機構(gòu)大多沒有建立起預(yù)警機制，同其他災(zāi)害衍生導(dǎo)致的檔案災(zāi)害聯(lián)動機構(gòu)缺失、力度不夠。

二、檔案風(fēng)險的預(yù)警機制的構(gòu)建

（一）檔案風(fēng)險預(yù)警信息的監(jiān)測機制

1.完善檔案風(fēng)險預(yù)警監(jiān)控系統(tǒng)。各組織部門要從消防、治安、環(huán)境監(jiān)測、后勤保障等各個環(huán)節(jié)建立起風(fēng)險監(jiān)測系統(tǒng)，界定出風(fēng)險點，并建立監(jiān)測機制，指定專人負責(zé)，及時收集預(yù)警信息。

2.建立檔案風(fēng)險信息收集機制。對檔案存在的各種潛在的危險進行分析評價，定期匯總檔案災(zāi)害可能發(fā)生的類型、時間、概率，相同事件的進行歸類，對風(fēng)險點進行預(yù)測分析，特別是針對已發(fā)生的各種檔案災(zāi)害的原因、影響、危害進行記錄，并對發(fā)展衍生趨勢進行預(yù)測，分析風(fēng)險趨勢轉(zhuǎn)化的可能性，做出是否需要發(fā)出預(yù)警報告的判斷，并據(jù)此形成應(yīng)急預(yù)案，建立起行之有效的操作流程，加強處置效率。

（二）檔案風(fēng)險的預(yù)警信息評估方法

1.列出檔案風(fēng)險因素指標。預(yù)警信息的評估需明確列出分析指標，包括災(zāi)害發(fā)生的誘因、可能造成的影響、發(fā)展變化趨勢和涉及范圍，來預(yù)測災(zāi)害的大小、持續(xù)的時間以及災(zāi)害的影響程度等，以便后期做好風(fēng)險的預(yù)警評估。

2.用風(fēng)險矩陣方法分析預(yù)警信息。信息的分析方法也直接影響到結(jié)果的客觀性，可按照常用的風(fēng)險矩陣分析法，結(jié)合專家打分，一般采用風(fēng)險矩陣和德爾菲法，對預(yù)警信息進行分析，確定出重要的風(fēng)險點，劃分出不同的風(fēng)險系數(shù)，對高、中、低等不同風(fēng)險進行區(qū)別應(yīng)對。

3.對檔案災(zāi)害形成風(fēng)險分析報告，確定可能存在的風(fēng)險點，并且按照相對法，得出一個百分數(shù)的相對系數(shù)，劃定風(fēng)險級別，如0-30%的風(fēng)險為低風(fēng)險，30-60%的風(fēng)險為中風(fēng)險，60-100%的為高風(fēng)險，按照不同級別確定哪些是需要重點防范和處置的風(fēng)險點，并進行排序，列出預(yù)警的重點并指定不同等級的應(yīng)急響應(yīng)，實現(xiàn)大險大救，中險中防，小險小控。

（三）檔案風(fēng)險預(yù)警應(yīng)急響應(yīng)及處置預(yù)案的制定

1.依據(jù)檔案風(fēng)險信息分析對信息分析評估得出的結(jié)果數(shù)據(jù)，確定出風(fēng)險點的數(shù)量和類別，評估出風(fēng)險的危害與處置難度，區(qū)分出外部風(fēng)險和內(nèi)部風(fēng)險，明確各類風(fēng)險可能涉及的范圍，并以此來確定應(yīng)急響應(yīng)級別和處置預(yù)案。

2.按照災(zāi)害的嚴重程度和影響范圍等因素，確立不同的響應(yīng)。我們國家一般將預(yù)警響應(yīng)列為4級，但各單位及部門可根據(jù)情況自擬響應(yīng)級別，既可以并入組織內(nèi)部大的應(yīng)急響應(yīng)體系，也可以自定簡單的響應(yīng)級別，以便增加可操作性。建議一般檔案的響應(yīng)級為3級，一級為最大級別的響應(yīng)，二級響應(yīng)可為超出檔案災(zāi)害范圍但仍局限于一個組織內(nèi)部的災(zāi)害響應(yīng)，三級響應(yīng)為檔案部門內(nèi)部可以指揮處置的風(fēng)險。級別越高，顯示的風(fēng)險越大，其響應(yīng)的范圍與難度也大。確定好應(yīng)急響應(yīng)后，可針對預(yù)警標志制定不同級別下的應(yīng)急預(yù)案，包括報告流程、指揮流程、人員響應(yīng)的范圍、人員物資調(diào)配、后續(xù)處置情況。

3.處置預(yù)案的制定。根據(jù)風(fēng)險分析和響應(yīng)級別制定檔案應(yīng)急預(yù)案，包括適用的范圍、風(fēng)險處置的操作流程、人員調(diào)動與物資調(diào)配、報告與信息發(fā)布、外部聯(lián)動協(xié)調(diào)，以及處置信息的記錄和收集，并且包括處置后期的總結(jié)、評價，災(zāi)害損失的評估、恢復(fù)重建，檔案損失如何修復(fù)，都要在預(yù)案內(nèi)體現(xiàn)。

三、檔案災(zāi)害預(yù)警響應(yīng)的啟動和終止

1.預(yù)警響應(yīng)的啟動。當預(yù)警信息達到一定的響應(yīng)級別時，要及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)和部門，及時啟動相應(yīng)級別的應(yīng)急預(yù)案，并展開應(yīng)急救援，調(diào)動人力、物資，啟動聯(lián)動機制等，確保檔案災(zāi)害得到及時、有效的處置。

2.預(yù)警響應(yīng)的互動。檔案災(zāi)害具有衍生性，也可因其他方面的次生災(zāi)害引發(fā)，響應(yīng)啟動時也要建立及時的信息報告機制，密切觀察檔案災(zāi)害和其他災(zāi)害的動態(tài)，請注意災(zāi)害事件的變化，以隨時調(diào)整響應(yīng)和處置。

3.預(yù)警系統(tǒng)的終止：檔案災(zāi)害影響結(jié)束后，由檔案館（室）及時完成檔案災(zāi)害預(yù)警終止報告，由檔案預(yù)警負責(zé)人發(fā)布終止指令，終止檔案預(yù)警及災(zāi)害響應(yīng)。

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（作者單位：山東省德州市人民醫(yī)院 山東德州 253014）

（責(zé)編：呂尚）