創(chuàng)建業(yè)務財務一體化管理會計信息機制

麥麗娜

【摘要】隨著計算機技術、現(xiàn)代網絡技術在社會生活的廣泛滲透，尤其是近年來大數(shù)據、移動互聯(lián)技術的快速發(fā)展，越來越需要順時應勢，創(chuàng)建業(yè)務財務一體化管控會計信息機制。A公司通過計費結算自動化項目，從業(yè)務前端客戶下單開始、合同簽訂、商務計費、財務結算、對賬、開票、收款、核銷創(chuàng)建了完整業(yè)務財務鏈條的管理會計信息化機制。

【關鍵詞】業(yè)務財務一體化計費自動化對賬自動化核銷自動化支付便捷化發(fā)票智能化內部結算自動清收清付

【中圖分類號】F275/F426.9

“工欲善其事，必先利其器”。在信息時代，公司要有效開展管理會計工作，必然要打造利器，即信息技術。隨著大數(shù)據和互聯(lián)網的發(fā)展，信息資源進一步開放和共享，公司與外部環(huán)境之間、公司內部各部門之間的信息溝通更加廣泛和快捷，業(yè)務信息與會計信息之間融合加快，為公司運用管理會計提供了更多可能。A公司作為大型國有企業(yè)，業(yè)務輻射范圍廣、業(yè)務類型豐富、分子公司眾多，實施技術驅動來增強企業(yè)競爭力十分必要。

一、A公司管理會計信息化水平現(xiàn)狀分析

A公司通過上市以來的現(xiàn)代企業(yè)運作，上線了oracle網絡財務系統(tǒng)，實現(xiàn)了賬務處理數(shù)字化、遠程化管理，同時公司結合各業(yè)務特點上線了相應的業(yè)務系統(tǒng)，但在系統(tǒng)前端的信息化、自動化水平尚待加強，主要體現(xiàn)在：

1.業(yè)務類型及業(yè)務系統(tǒng)眾多；

2.現(xiàn)階段各單位一線計費結算人員工作強度較高，所需人力投入較大；

3.計費結算自動化水平尚需提高，手工操作在各單位仍有不同程度的體現(xiàn)；

4.結算中心的上線，系統(tǒng)實現(xiàn)自動分稅，較好降低了營改增帶來的結算強度，但整體自動開票比重仍不高；

5.內部關聯(lián)交易清付不及時，內耗大。

結合上述現(xiàn)狀分析以及調研A單位業(yè)務、財務流程，核心關鍵環(huán)節(jié)主要體現(xiàn)在計費、對賬、開票、支付、核銷及內部清收清付，要提高計費結算自動化、標準化水平，必須創(chuàng)建與之相應的管理會計信息機制，抓住如下圖1核心環(huán)節(jié)開展。

二、創(chuàng)建業(yè)務財務一體化管理會計信息化愿景

在現(xiàn)今信息社會，管理會計信息化已經不單純是會計工具的運用，更需要與業(yè)務領域等因素相互作用、共同整合改造。為此，A公司以客戶供應更加方便快捷、公司內部更加自動智能來確定管理會計信息化建設的愿景目標。（如圖2）

從上述愿景圖可知，在客戶下單前，便從簽訂合同環(huán)節(jié)入手，規(guī)范標準合同、建立業(yè)務量*單價的自動計費標準；運用互聯(lián)網技術、方便客戶自動網上下載對賬單或系統(tǒng)自動發(fā)送賬單；稅務發(fā)票的提供上，實現(xiàn)客戶預約開票、自動取票；支付方式上，實現(xiàn)收付款渠道的多樣下，提升客戶體驗度，加快資金回收；會計核銷上，實現(xiàn)系統(tǒng)自動匹配和內部控制；在內部往來清收清付上實現(xiàn)自動清付、自動賬務處理、減少拖欠及差錯環(huán)節(jié)，從而建立業(yè)務、財務一體化的全流程自動化、信息化管理。

三、創(chuàng)建業(yè)務財務一體化管理會計信息化的六大創(chuàng)新路徑

要創(chuàng)建業(yè)務財務一體化管理會計信息化機制，需要以信息化為支撐、采用現(xiàn)代管理方法、抓住核心要點創(chuàng)新實施路徑。（如圖3）

（一）計費自動化

計費是指在企業(yè)經營活動中，客戶下單后，企業(yè)進行數(shù)量×單價的確認與計量。計費自動化目標是通過對計費規(guī)則的梳理規(guī)范，提升業(yè)務系統(tǒng)的計費自動化水平，主要實施路徑包括：規(guī)范合同和計費規(guī)則；建立業(yè)務內部編碼機制并推廣維護；費目梳理及標準化；提高業(yè)務數(shù)據的質量，確保數(shù)據及時、完整，建立有效的監(jiān)控機制；新增業(yè)務系統(tǒng)的計費自動化。

（二）對賬自動化

對賬是指與客戶、供應商之間的往來對賬。對賬自動化目標是為減少計費結算過程中跨部門的重復、返工環(huán)節(jié)，手工操作動作、易錯易漏動作（含內外部客戶對賬），主要實施路徑包括：前端錄入及時完整，下單時日清月結，減少重復和后端對賬的返工；信息流通到對賬崗位能更自動、更全面，減少手工和錯漏；內部對賬（一端發(fā)送對賬單、另一端自動匹配）；輸出對賬單的自動化（對賬單格式、自動輸出、自動發(fā)送）。

（三）核銷自動化

核銷是指財務上對應收、應付款的核銷。目標是通過對核銷規(guī)則的梳理，實現(xiàn)部分收付款自動核銷，主要實施路徑包括對外與客戶、供應商的收付款自動核銷；對內實現(xiàn)內部交易往來核銷自動化（一方核銷，另一方自動核銷）。

（四）發(fā)票生成智能化

發(fā)票是指向客戶開具的收款憑據，也是國稅認可的作為收支入賬的核心單證。發(fā)票生成智能化目標是通過借助新的技術手段，提高發(fā)票生成的自動化水平，主要路徑包括：客戶自助預錄入、預約開票；發(fā)票的移動或智能化打印；開票信息自動化，提高調用業(yè)務系統(tǒng)和金稅系統(tǒng)的速度。

（五）收付便捷化

收付是指客戶支付款項到公司的資金往來活動。收付便捷化目標是通過借用移動支付、銀聯(lián)、預存款/卡、POS機等支付方式，減少客戶在計費結算過程中到生產現(xiàn)場往返、排隊、等候的時間，使客戶感到更便利、更高效，同時提升收款的及時性及效率（如圖4）。

（六）內部自動清收清付

內部清收清付是指公司內部公司間、不同業(yè)務間往來結算及清付。內部自動清收清付的目標是通過出臺《內部清付規(guī)則》，統(tǒng)一內部結算規(guī)則和最長付款期，開發(fā)配套IT系統(tǒng)，實現(xiàn)“自動付款、自動核銷、自動出賬”。主要實施路徑包括：事前簽訂合同、統(tǒng)一業(yè)務編號、統(tǒng)一費目、確定關聯(lián)映射方法；確定關聯(lián)交易定價機制，如政府價—>市場價—>原則定價；確定結算規(guī)則，如月結+15天，即本月15日前收付雙方需主動結清上月費用，如款項不足可申請透支/營運資金貸款。

四、創(chuàng)建業(yè)務財務一體化管理會計信息化實施策略

（一）管理會計信息化需求需納入公司信息化規(guī)劃

自《財政部關于全面推進我國會計信息化工作的指導意見》（財會【2009】6號）系列文件出臺以來，在繼續(xù)做好財會信息化的同時，管理會計信息化工作日益提升高度和重要性水平。由于管理會計貫穿于企業(yè)經營管理全過程，將管理會計信息化構建納入公司整體信息化規(guī)劃，才能較好避免信息系統(tǒng)與公司業(yè)務、財務經營活動需要脫節(jié)。

（二）建立相應專業(yè)隊伍做好系統(tǒng)整合、改造和創(chuàng)新

很多單位在業(yè)務系統(tǒng)、財務系統(tǒng)上有較多系統(tǒng)的開發(fā)運用，如不同業(yè)務類型有不同的業(yè)務系統(tǒng)，財務相關聯(lián)的系統(tǒng)也較多。如A公司業(yè)務系統(tǒng)有海運系統(tǒng)、倉碼系統(tǒng)、駁運系統(tǒng)、WMS系統(tǒng)、TMS系統(tǒng)等，財務系統(tǒng)相關聯(lián)的也包括前端計費系統(tǒng)、結算中心系統(tǒng)、oracle核算系統(tǒng)、久其報表系統(tǒng)、BI分析系統(tǒng)等。管理會計信息系統(tǒng)的建設，需要懂業(yè)務、熟財務的專業(yè)人才與IT專業(yè)人才，共同打通數(shù)據間的互聯(lián)互通，避免信息孤島、重復錄入及管理會計無法及時獲得和整合信息的情況。

（三）管理會計信息系統(tǒng)建設中信息安全機制建立

管理會計信息系統(tǒng)整合發(fā)揮有效作用，不但可以分析過去，還與控制現(xiàn)在和籌劃未來緊密結合，大量信息的使用對象及作用主要是“對內”，涉及企業(yè)核心商業(yè)秘密，一旦發(fā)生泄漏，將對企業(yè)經濟利益產生不可估量的損失。同時，管理會計信息對決策的支持作用，需要信息質量的有效保證。因此信息安全機制的建立不容忽視，需要做到保密性、完整性、可用性。

（四）管理會計信息系統(tǒng)建設需要業(yè)務財務一體化的合作及日常機制建立

管理會計信息化建設涉及業(yè)務、財務方方面面，不是一蹴而就、也不是一建立便可一勞永逸的，需要業(yè)務財務一體化實時聯(lián)動，緊密合作，形成常態(tài)化的日常溝通管理機制。

五、A公司管理會計信息化水平提升成效

（一）內部計費結算自動化程度提升

A公司結合內部計費結算工作需要迫切提高效率的流程節(jié)點及影響計費結算效率的因素，通過對內部員工、外部客戶供應商的結算需求調研，項目首年實現(xiàn)了倉碼、駁運系統(tǒng)跨系統(tǒng)計費數(shù)據的一方錄入數(shù)據，另一方自動生成的功能，解決了應付方的計費自動化、內部對賬自動化的需求，完成內部駁運與五碼頭計費數(shù)據對接和自動生成，自動化程度超過98%。

（二）開發(fā)自動賬單系統(tǒng)、提升對賬效率

結算對賬工作是財務結算工作的重要環(huán)節(jié)。為確保系統(tǒng)功能更加貼近業(yè)務單位的需求，A公司通過對18家業(yè)務單位的客戶、供應商賬單需求進行調研，結合不同業(yè)務特點及對賬流程，完成自動賬單系統(tǒng)的開發(fā)工作，并在試點單位順利上線，滿足60%～70%的客戶由系統(tǒng)自動發(fā)送對賬單。自動對賬系統(tǒng)上線后，一方面將原有手工制作、發(fā)送及打印賬單的繁雜步驟完全實現(xiàn)了自動化；另一方面，自動對賬系統(tǒng)可提供客戶網上自動對賬的功能，隨著線上對賬功能的推廣，將逐步形成線上對賬、線上收款、線上收款自動核銷的一體化功能，全面提升結算自動化程度。

（三）實現(xiàn)自動核銷、提高工作效率

在日常的財務結算工作中，收款核銷往往需要通過大量的手工重復操作步驟，尤其是對于現(xiàn)結量較大的單位，需逐筆核銷的現(xiàn)金收款更是令財務結算人員頗為頭疼。通過對現(xiàn)結收款核銷及月結收款核銷自動化開發(fā)，現(xiàn)金收款的全部自動核銷、部分月結客戶自動核銷，為計費結算工作提升效率12.5%。同時，結合POS機收款的推廣應用，開發(fā)POS機收款自動核銷功能，實現(xiàn)POS機收款100%自動核銷。

（四）發(fā)票生成更加自動智能

為提高結算中心系統(tǒng)開票功能效能，提升開票人員工作效率，開發(fā)了6%和11%增值稅開票接口，減少了開票環(huán)節(jié)的錄入工作，提高了開票質量和效率。研究的自助繳費開票終端，可以實現(xiàn)客戶自助辦理，突破客戶作業(yè)現(xiàn)場排隊辦理的現(xiàn)狀；也可以24小時不間斷提供發(fā)票打印服務，突破時間限制。此外，自助開票終端可以通過將開票數(shù)據實時上傳到所屬稅務機關，滿足稅務機關核查管理要求，更便于稅務管控。

（五）出臺內部結算清付規(guī)則、開發(fā)上線自動清付系統(tǒng)、內部往來收付清算更加高效

應A公司一體化業(yè)務需要，為提升內部結算效率、減少內耗，一方面形成內部結算清付規(guī)則機制，一方面與之相配套的內部結算自動清付系統(tǒng)上線，實現(xiàn)了內部業(yè)務往來款的到期自動清付、自動核銷及賬務處理等功能，提高了內部結算清付效率，為公司日后清理內部往來提供制度、系統(tǒng)和機制保障，也有利于各單位業(yè)務一線將更多精力投入到與外部客戶、供應商的結算對賬中，為外部提供更加優(yōu)質的服務。

綜上所述，管理會計信息化建設，需要業(yè)務財務一體化的信息建設設計，需要將其納入到公司信息化規(guī)劃的重要部分，不斷整合、改造、創(chuàng)新，這是市場競爭日趨激烈、信息技術日新月異下，提升企業(yè)競爭力的重要創(chuàng)新。