管理改進(jìn)才是管理信息化的本質(zhì)

文｜陳登明 陳永斌

管理信息化在工程建設(shè)行業(yè)如火如荼開(kāi)展建設(shè)，真抓實(shí)干的信息化建設(shè)已經(jīng)凸顯出信息化的效益，然而仍有部分懵懵懂懂的工程企業(yè)由于未能真正透視管理信息化的實(shí)質(zhì)，信息化的建設(shè)效果都不盡如人意。啟動(dòng)管理信息化工作的初衷往往決定信息化建設(shè)的方向、目標(biāo)和途徑等，比如有的建筑施工企業(yè)追求“升特”，這樣的信息化建設(shè)為了“升特”而升特，當(dāng)目的達(dá)到后，信息化工作也會(huì)告一段落；有的企業(yè)進(jìn)行管理信息化的初衷是對(duì)核心業(yè)務(wù)進(jìn)行過(guò)程管控，夯實(shí)管理基礎(chǔ)，提升管理水平，這樣的信息化建設(shè)方向就會(huì)務(wù)實(shí)推進(jìn)信息化的基礎(chǔ)管理工作，企業(yè)也會(huì)傾注更多的時(shí)間精力和資源到企業(yè)的基礎(chǔ)管理工作中去。

系統(tǒng)選型與管理信息化認(rèn)識(shí)

管理信息化的理念已經(jīng)推廣了很長(zhǎng)時(shí)間，實(shí)際上，管理改進(jìn)提升是信息化的本質(zhì)已經(jīng)成為眾多工程企業(yè)的共識(shí)，但真正能夠靜下心來(lái)務(wù)實(shí)提升管理的工程企業(yè)并不多見(jiàn)，大多數(shù)企業(yè)仍停留在局部改進(jìn)和框架設(shè)計(jì)上，管理系統(tǒng)改進(jìn)的綜合效益難以顯現(xiàn)。因此，現(xiàn)實(shí)中的眾多工程企業(yè)在信息化建設(shè)中，考慮到系統(tǒng)改進(jìn)的資源能力不足以及信息化系統(tǒng)預(yù)算投入和風(fēng)險(xiǎn)權(quán)衡，大多選擇了一條成熟產(chǎn)品套用，局部二次開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)固化管理的路子。

信息系統(tǒng)的選型策略也凸顯了工程企業(yè)對(duì)管理信息化的認(rèn)識(shí)和對(duì)自身資源能力的綜合評(píng)判。信息系統(tǒng)的選型策略有典型的三種模式，其中拿來(lái)主義直接就用屬于短期見(jiàn)效、理念推廣，可以提升管理信息化認(rèn)識(shí)的過(guò)渡；而購(gòu)買成熟產(chǎn)品，局部二次開(kāi)發(fā)屬于務(wù)實(shí)主義，大部分管理模式是相通的，局部不同再投入資源進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，實(shí)施方法成熟，資源投入相對(duì)可控，風(fēng)險(xiǎn)小、見(jiàn)效快；定制開(kāi)發(fā)模式則是工程企業(yè)對(duì)管理信息化的實(shí)質(zhì)已經(jīng)有了高度認(rèn)識(shí)，對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)體系、管理體系、變革推進(jìn)和IT技術(shù)及其融合有了透視，對(duì)實(shí)現(xiàn)定制開(kāi)發(fā)所需的資源能力有了充分的準(zhǔn)備，是一種對(duì)信息化本質(zhì)的系統(tǒng)思考過(guò)程。

由于對(duì)管理信息化的實(shí)質(zhì)認(rèn)識(shí)和實(shí)現(xiàn)程度不同，工程企業(yè)的管理信息化建設(shè)的效果呈現(xiàn)出一定差別。優(yōu)秀的工程企業(yè)已經(jīng)把管理信息化變成了一種先進(jìn)生產(chǎn)力，實(shí)實(shí)在在產(chǎn)生了巨大的效益，同時(shí)借助管理信息化實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的模式更新和管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)，助推企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的市場(chǎng)中獲得馬太效應(yīng)的領(lǐng)先優(yōu)勢(shì)。

管理改進(jìn)是信息化的本質(zhì)

（一）流程優(yōu)化是信息化的基礎(chǔ)工作

企業(yè)的本質(zhì)就是流程運(yùn)營(yíng)，工程企業(yè)也不例外。IT系統(tǒng)也是通過(guò)流程運(yùn)行來(lái)支持線下業(yè)務(wù)的開(kāi)展，從某種意義上來(lái)說(shuō)，IT系統(tǒng)只是把線下流程植入到IT工具中，從而能讓線下流程運(yùn)營(yíng)更便捷，讓管理看得見(jiàn)，讓管理看得早。如果線下流程運(yùn)營(yíng)本身出現(xiàn)問(wèn)題，比如流程不規(guī)范，流程要素不健全，流程節(jié)點(diǎn)控制點(diǎn)設(shè)置不恰當(dāng)?shù)?，都?huì)給企業(yè)管理帶來(lái)成本、效率和風(fēng)險(xiǎn)方面的障礙。因此，不對(duì)線下流程進(jìn)行優(yōu)化并直接固化到系統(tǒng)中去的信息化建設(shè)方式，不僅沒(méi)有起到管理的提升作用，反而可能由于線上的運(yùn)行，加速風(fēng)險(xiǎn)的積累并助長(zhǎng)不規(guī)范的管理風(fēng)氣，起不到管理改進(jìn)作用。

流程優(yōu)化至少要在幾個(gè)方面實(shí)現(xiàn)企業(yè)的管理改進(jìn)目標(biāo)。第一是流程環(huán)節(jié)數(shù)量的設(shè)置。流程環(huán)節(jié)數(shù)量的設(shè)置本質(zhì)上是企業(yè)效率的考量，環(huán)節(jié)數(shù)越多，審批時(shí)間及流程流轉(zhuǎn)的時(shí)間越長(zhǎng)；環(huán)節(jié)越少，意味著簡(jiǎn)政放權(quán)，效率的提升。第二是流程環(huán)節(jié)內(nèi)容的設(shè)置。每個(gè)流程環(huán)節(jié)需要知悉信息，一般都要通過(guò)表單和附件的形式反映出來(lái)，信息采集就是表單填寫(xiě)、附件上傳或者條形碼、二維碼掃描等方式，實(shí)質(zhì)上是要解決流程環(huán)節(jié)的信息獲取，通過(guò)表單字段的設(shè)置和屬性定義，可以使得企業(yè)獲取到的信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、格式統(tǒng)一、界定清晰、方便統(tǒng)計(jì)等，同時(shí)在這個(gè)環(huán)節(jié)，可以設(shè)置文檔模板等，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的格式和邏輯排序，節(jié)省環(huán)節(jié)工作人員的時(shí)間，大大提升工作效率和文檔信息的可讀性等。第三是風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的設(shè)置。為了防控風(fēng)險(xiǎn)，在流程環(huán)節(jié)中植入風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)是管控的必然需要，比如不相容環(huán)節(jié)拆分，重大節(jié)點(diǎn)的多層知曉及高層決策等。第四是環(huán)節(jié)工作成果表現(xiàn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)限標(biāo)準(zhǔn)。每個(gè)流程環(huán)節(jié)必須有合乎要求的成果體現(xiàn)，才能流轉(zhuǎn)到下一個(gè)環(huán)節(jié)，成果的表現(xiàn)形式需要明確，質(zhì)量如何控制及什么時(shí)間點(diǎn)提交等，都是流程下個(gè)環(huán)節(jié)關(guān)注的問(wèn)題，也是信息監(jiān)管的要求。

（二）模式定位是信息化的核心工作

信息化的目標(biāo)是為管理服務(wù)，為了更有效的實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，企業(yè)應(yīng)該設(shè)計(jì)恰當(dāng)?shù)纳虡I(yè)模式和管理模式。企業(yè)的資源總是有限的，能力也是有別的，如何在資源和能力約束下更好的實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，模式設(shè)計(jì)則是繞不過(guò)的坎，哪怕是常規(guī)模式。不同的模式耗費(fèi)的資源不同，實(shí)現(xiàn)的路徑不同，流程運(yùn)轉(zhuǎn)不同，效果也就千差萬(wàn)別。線下管理模式的梳理是管理信息化的前置工作，系統(tǒng)固化的是一種模式，模式的優(yōu)劣會(huì)影響到信息化工作的優(yōu)劣。

例如工程施工企業(yè)項(xiàng)目分包管理模式中，存在包工包料模式和擴(kuò)大性分包模式。這兩種模式下，項(xiàng)目的標(biāo)后預(yù)算編制中定額項(xiàng)目存在差異，對(duì)資源項(xiàng)目的管理方式也有所不同，同時(shí)，成本核算單元?jiǎng)澐旨昂罄m(xù)的歸集核算也存在不同，流程設(shè)計(jì)及運(yùn)轉(zhuǎn)也不一樣。由此可見(jiàn)，企業(yè)如果不作區(qū)分，不結(jié)合企業(yè)自身的資源能力優(yōu)化模式，信息化工作推進(jìn)就會(huì)磕磕碰碰。

（三）組織建設(shè)是信息化的保障工作

信息化是一項(xiàng)隊(duì)伍培養(yǎng)工作。工程企業(yè)管理信息化本質(zhì)是一項(xiàng)業(yè)務(wù)管理IT和變革四維一體的系統(tǒng)工程，對(duì)信息化本質(zhì)的認(rèn)識(shí)要在實(shí)踐中和樣板工程中學(xué)習(xí)和借鑒就需要一個(gè)專業(yè)互補(bǔ)、團(tuán)結(jié)互助、學(xué)習(xí)力強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)共同完成，人才隊(duì)伍培養(yǎng)就是團(tuán)隊(duì)建設(shè)的基本要求。組織建設(shè)要解決四大問(wèn)題。第一是要有合適的專業(yè)人才和統(tǒng)籌人才，至少企業(yè)要能整合到相關(guān)人才為企業(yè)所用，否則在信息系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)中可能存在短板。其次是要培養(yǎng)各專業(yè)人才站在系統(tǒng)角度發(fā)表專業(yè)意見(jiàn)和執(zhí)行專業(yè)工作，這就需要各專業(yè)人才具有復(fù)合型人才特征，需要與其他專業(yè)有一定的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的交集，提升各專業(yè)人才的勝任能力。再次，構(gòu)建和優(yōu)化各專業(yè)人才的合作機(jī)制，使得各專業(yè)人才愿意并主動(dòng)進(jìn)行合作，共同為信息化建設(shè)做出貢獻(xiàn)。最后，明確各專業(yè)人才和統(tǒng)籌人才的分工與權(quán)責(zé)，建立團(tuán)隊(duì)工作的組織機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置。

信息化也是一項(xiàng)文化塑造工程。機(jī)構(gòu)和隊(duì)伍有了，如果沒(méi)有意愿，沒(méi)有堅(jiān)持，管理信息化的變革終究會(huì)受到影響。以信息化為契機(jī)的管理變革如果缺乏核心的價(jià)值凝聚和有效的氛圍支持，缺乏機(jī)制和制度保障，執(zhí)行力就會(huì)大打折扣，信息化推進(jìn)也會(huì)變得異常艱難，甚至導(dǎo)向失控。企業(yè)文化與信息化落地必須有機(jī)融合，信息化工程中要體現(xiàn)企業(yè)核心價(jià)值觀，核心價(jià)值觀要能有效支撐信息化落地，二者相輔相成。

（四）戰(zhàn)略承接是信息化的終極目標(biāo)

管理信息化以戰(zhàn)略為導(dǎo)向，以業(yè)務(wù)架構(gòu)、管理架構(gòu)、功能架構(gòu)和IT架構(gòu)融為一體，細(xì)化流程，優(yōu)化表單，調(diào)整組織，完善機(jī)制，培育文化，承戰(zhàn)略之上，啟管理之下，最終為達(dá)成企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)服務(wù)。無(wú)論是項(xiàng)目管理信息化、人力資源管理信息化、OA協(xié)同辦公信息化還是全面預(yù)算管理信息化等，都從某個(gè)業(yè)務(wù)和職能領(lǐng)域入手為達(dá)成企業(yè)的目標(biāo)服務(wù)，是利用信息系統(tǒng)這種高效的工具手段把對(duì)應(yīng)領(lǐng)域的管理降本增效控風(fēng)險(xiǎn)，為達(dá)成企業(yè)總目標(biāo)做基礎(chǔ)支撐。

從信息化實(shí)施推進(jìn)過(guò)程來(lái)看，大量的工作聚焦在流程梳理、表單模板和實(shí)施推進(jìn)的機(jī)制構(gòu)建方面，而并非IT技術(shù)層面上。信息系統(tǒng)只是一種高效的監(jiān)控和管理工具，但信息化是企業(yè)全方位的管理改進(jìn)工程，包括基礎(chǔ)管理的夯實(shí)，比如業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，操作規(guī)范的建立，管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和其他工作標(biāo)準(zhǔn)的建立等。體制機(jī)制的構(gòu)建，包括以流程為基礎(chǔ)的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、權(quán)責(zé)利分配；以流程為核心的管控模式的搭建，與戰(zhàn)略密切相關(guān)的商業(yè)模式構(gòu)建；以勝任素質(zhì)為核心的人力資源管理體系構(gòu)建；以價(jià)值觀為核心的企業(yè)文化培育等都是管理信息化的組成部分。