秘書負(fù)面情緒來源調(diào)查研究

張雅楠（暨南大學(xué)，廣東 廣州　510632）

秘書負(fù)面情緒來源調(diào)查研究

張雅楠
（暨南大學(xué)，廣東 廣州510632）

秘書是從業(yè)人數(shù)巨大的社會(huì)群體，秘書工作相比較 其他職業(yè)具有特殊的工作屬性，服務(wù)型、從屬性、保密性、機(jī)要性、程序性、潛隱性等秘書屬性決定秘書群體更容易遭受負(fù)面情緒困擾。本文從秘書產(chǎn)生負(fù)面情緒的來源入手，對(duì)黨政機(jī)關(guān)（含事業(yè)單位）、國企、民營企業(yè)展開問卷調(diào)查，共回收174份有效數(shù)據(jù)，通過對(duì)問卷數(shù)據(jù)的分析，探索秘書負(fù)面情緒的來源，為研究者解決秘書負(fù)面情緒困擾提供參考。

秘書；負(fù)面情緒；工作；生活

一、秘書負(fù)面情緒來源研究背景

秘書是非常龐大的社會(huì)從業(yè)群體，根據(jù)2013年9月全國工商聯(lián)發(fā)布年度民營經(jīng)濟(jì)發(fā)展分析報(bào)告，我國秘書從業(yè)人員估計(jì)可達(dá)3000萬。秘書是“潤滑劑”是“屏風(fēng)”，同時(shí)也是“滅火器”。秘書身兼要職，更接近領(lǐng)導(dǎo)核心層，更多在領(lǐng)導(dǎo)面前展現(xiàn)的機(jī)會(huì)，更易獲取領(lǐng)導(dǎo)決策及信息，但也更難發(fā)揮自主性、主動(dòng)性，工作緊、任務(wù)重、隨時(shí)待命等工作特質(zhì)更容易使秘書受到負(fù)面情緒困擾，也對(duì)秘書身體狀況帶來損害。

2015年10月，在對(duì)15名秘書從業(yè)者進(jìn)行負(fù)面情緒訪談后，發(fā)現(xiàn)15名秘書人員在面對(duì)負(fù)面情緒困擾時(shí)，有5人對(duì)負(fù)面情緒采取不管理策略，憋在心理，等感受就沒那么激烈，使情緒得到化解；有9人選擇娛樂方式比如看電影、聽音樂來轉(zhuǎn)移情緒，讓負(fù)面情緒隨著外界環(huán)境的改變而暫時(shí)忘卻；有1人通過向家人、好友傾訴來排解情緒，使內(nèi)心得到寬慰。訪談結(jié)果說明，秘書調(diào)節(jié)負(fù)面情緒的方式非常的單一，情緒困擾周期也較長。在負(fù)面情緒來源上，有4人的負(fù)面情緒主要來自工作壓力，有2人來自復(fù)雜的人際關(guān)系，有1人來自和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系處理不善，有1人來自升遷受限，有2人來自薪酬待遇低，有3人來自情感因素，有2人飽受房貸壓力。訪談結(jié)果表明，秘書負(fù)面情緒的來源是多樣、復(fù)雜的。本文從負(fù)面情緒產(chǎn)生的源頭出發(fā)，分別考量工作因素來源和生活因素來源，同時(shí)在訪談對(duì)象提供的情緒來源的基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)調(diào)查問卷，對(duì)秘書負(fù)面情緒來源進(jìn)行調(diào)查研究，從而為其他研究者提供參考。

二、調(diào)查問卷設(shè)置

（一）研究假設(shè)。

在初步訪談的基礎(chǔ)上，提出如下研究假設(shè)：

假設(shè)一：秘書負(fù)面情緒受工作因素和生活因素的困擾。

假設(shè)二：秘書負(fù)面情緒工作來源大于生活來源。

假設(shè)三：領(lǐng)導(dǎo)情緒不好是工作方面秘書負(fù)面情緒的最主要來源。

假設(shè)四：還款還貸是生活方面秘書負(fù)面情緒的最主要來源。

（二）問卷設(shè)計(jì)原則。

1.合理性原則：問卷問題及答案設(shè)計(jì)具備合理性解析，被調(diào)查者閱讀題目后能迅速有效讀懂題目，將自身情況與答案內(nèi)容進(jìn)行對(duì)應(yīng)，選出貼合自身的答案。

2.完整性原則：問卷答案本身是完整而統(tǒng)一的，幾乎能夠覆蓋被調(diào)查者選項(xiàng)的全部可能。

3.相關(guān)性原則：問題和答案之間存在相關(guān)性，且問題對(duì)于特定被調(diào)查人群秘書具有相關(guān)性，選項(xiàng)和選項(xiàng)之間在一個(gè)層次之上，同屬于一個(gè)范疇，是并列關(guān)系。

（三）問卷內(nèi)容。

問卷分為四大部分，第一部分是人口統(tǒng)計(jì)學(xué)基本變量，涉及調(diào)查對(duì)象的性別、年齡、教育程度、工作單位性質(zhì)、工作年限、婚姻狀況；第二部分主要調(diào)查目前秘書的情緒狀態(tài)；第三部分是調(diào)查秘書負(fù)面情緒的影響因素；第四部分是秘書容易產(chǎn)生的負(fù)面情緒類型。本文作為碩士論文研究成果一部分，摘選第三部分秘書情緒的來源角度進(jìn)行研究。

根據(jù)初步訪談結(jié)果，秘書負(fù)面情緒來源可以分為內(nèi)部因素和外部因素，也可以分為工作因素和生活因素，本文主要采用對(duì)生活和工作因素的研究。問卷第三份設(shè)置工作來源和生活來源兩道試題，通過對(duì)選項(xiàng)排序的方式分析出秘書負(fù)面情緒來源最主要的因素。

1.工作來源。

工作方面，您的負(fù)面情緒可能來源于：（請(qǐng)按影響大小選擇選項(xiàng)）

［ ］工作內(nèi)容繁瑣［ ］時(shí)常加班［ ］領(lǐng)導(dǎo)正確批評(píng)［ ］領(lǐng)導(dǎo)誤解

［ ］同事議論 ［ ］領(lǐng)導(dǎo)情緒不好 ［ ］晉升緩慢或晉升無門［］薪酬待遇低

2.生活來源。

生活方面，您的負(fù)面情緒可能來源于：（請(qǐng)按影響大小選擇選項(xiàng)）

［ ］婚姻情感 ［ ］子女教育 ［ ］老人贍養(yǎng) ［ ］還款貸款

（四）問卷發(fā)放。

從調(diào)查問卷取樣的代表性和便利性考慮，把調(diào)查范圍主集中在廣東省、安徽省、江蘇省、北京市等地的黨政、國企、民企、中外合資。

黨政及國企調(diào)查范圍包括了廣東省委、廣州市委、肇慶市委、肇慶市政府及下屬機(jī)關(guān)、清遠(yuǎn)市委、清遠(yuǎn)市政府及下屬機(jī)關(guān)、南方電網(wǎng)、合肥市委、合肥市政府、南京市政府等單位，企業(yè)主要集中北京百度網(wǎng)訊科技有限公司、芭樂網(wǎng)、奇虎360科技有限公司、樂視TV、58到家、聯(lián)合利華等大型民營、外資企業(yè)。

問卷調(diào)查方式主要借助社交軟件，同時(shí)輔助電話調(diào)查。調(diào)查方式的選取主要從以下幾點(diǎn)進(jìn)行考慮：

1.發(fā)放紙質(zhì)問卷難度性：調(diào)查對(duì)象有部分為黨政機(jī)關(guān)人員，發(fā)放紙質(zhì)問卷需到達(dá)單位，而因?yàn)檎{(diào)查單位的保密性，非本單位人員及明確目的性，難以進(jìn)入。

2.樣本的針對(duì)性：借助社交軟件直接將問卷傳輸給符合條件的問卷本人，有針對(duì)性的投放問卷，減少了中間環(huán)節(jié)，保證了樣本的完整性。

3.網(wǎng)絡(luò)問卷的便捷性：相比較紙質(zhì)調(diào)查問卷，網(wǎng)絡(luò)問卷調(diào)查對(duì)象更廣，回收問卷周期更短，操作更加便捷，對(duì)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析更加方便。

（五）問卷回收。

從2016年1月至2016年3月，共有176人對(duì)調(diào)查問卷進(jìn)行填寫，除去2份無效問卷，共回收174份有效問卷，問卷回收的有效率為98.8%。

三、調(diào)查結(jié)果

（一）相關(guān)性分析。

利用SPSS軟件對(duì)調(diào)查數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，得到如下表格：

（說明：因問卷設(shè)置有8個(gè)選項(xiàng)，為方便SPSS軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，將問卷選項(xiàng)按照數(shù)值從小到大進(jìn)行編號(hào)，定義數(shù)值最小為1，其次為2，工作因素定義最大數(shù)值至8，生活因素定義最大值為4。根據(jù)數(shù)據(jù)定義及統(tǒng)計(jì)學(xué)原理，在工作因素和生活因素中，平均值越大的因素，對(duì)秘書負(fù)面情緒影響力越小，呈負(fù)相關(guān)。）

1.工作因素。

（1）工作內(nèi)容繁瑣有146人選擇，平均值為2.72，平均值最小，在8個(gè)工作影響因素中影響力越大，排名越靠前，是首要影響因素。

（2）領(lǐng)導(dǎo)誤解有128人選擇，平均值為3.05，平均值按照從小到大是第二位，在8個(gè)工作影響因素中影響力其次，是第二影響因素。

（4）同事議論有116人選擇，平均值為4.31，平均值按照從小到大是第四位，在8個(gè)工作影響因素中是第四影響因素。

（5）晉升緩慢或晉升無門有138人選擇，平均值為4.43，平均值按照從小到大是第五位，在8個(gè)工作影響因素中是第五影響因素。

（6）領(lǐng)導(dǎo)情緒不好有123人選擇，平均值為4.54，平均值按照從小到大是第六位，在8個(gè)工作影響因素中是第六位。

（7）薪酬待遇低有129人選擇，平均值為4.65，平均值按照從小到大是第七位，在8個(gè)工作影響因素中是第七位。

（8）領(lǐng)導(dǎo)正確批評(píng)有108人選擇，平均值為5.76，平均值按照從小到大是最大數(shù)值，在8個(gè)工作影響因素中是影響力最小的。

通過以上分析，得出如下結(jié)論：

A：工作因素中負(fù)面情緒來源的主次按照由大到小的順序排列為：

工作內(nèi)容繁瑣＞領(lǐng)導(dǎo)誤解＞時(shí)常加班＞同事議論＞晉升緩慢＞領(lǐng)導(dǎo)情緒不好＞薪酬待遇低＞領(lǐng)導(dǎo)正確批評(píng)

國防教育是增強(qiáng)民族凝聚力，提高全民國防素質(zhì)的重要途徑。而青少年是未來國防人力資源的主力軍，是國防教育的重點(diǎn)對(duì)象，為進(jìn)一步喚起全省中小學(xué)生的愛國熱情、國防觀念和憂患意識(shí)，使廣大中小學(xué)生扎牢“國無防不立、民無兵不安”的思想根子，樹立起“天下興亡、匹夫有責(zé)”的責(zé)任擔(dān)當(dāng)，2018年，山西省國防教育辦公室和山西日?qǐng)?bào)報(bào)業(yè)集團(tuán)《青少年日記》雜志社聯(lián)合開展了在全省范圍內(nèi)創(chuàng)建國防示范學(xué)校的活動(dòng)。

B：領(lǐng)導(dǎo)情緒不好會(huì)對(duì)秘書負(fù)面情緒產(chǎn)生影響，影響程度較小，并未像研究假設(shè)所設(shè)想帶來巨大影響，驗(yàn)證假設(shè)三不成立。

C：工作內(nèi)容繁瑣是工作因素中給秘書負(fù)面情緒帶來最大困擾的因素。

秘書工作內(nèi)容復(fù)雜、瑣碎，大多為程序性工作，雖不需耗費(fèi)技術(shù)，但需耗費(fèi)大量時(shí)間和精力，工作沒有固定時(shí)間，稱職的秘書是領(lǐng)導(dǎo)需要時(shí)能隨時(shí)隨地出現(xiàn)，加班也成為秘書工作常態(tài)。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的“臉面”，很多時(shí)候扮演“屏風(fēng)”角色，需要為領(lǐng)導(dǎo)適時(shí)“擋駕”，這不僅是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威的維護(hù)也是對(duì)秘書處理復(fù)雜人際關(guān)系的考量，“擋駕”藝術(shù)處理得當(dāng)，得到領(lǐng)導(dǎo)的贊賞，“擋駕”藝術(shù)處理不當(dāng)，遭到領(lǐng)導(dǎo)的誤解和批評(píng)，容易引起同事的議論。秘書也是領(lǐng)導(dǎo)的“減壓閥”，領(lǐng)導(dǎo)情緒不好，秘書從感染出發(fā)，幫助領(lǐng)導(dǎo)調(diào)適情緒，減輕情緒負(fù)擔(dān)，倘若秘書無動(dòng)于衷，任憑領(lǐng)導(dǎo)肆意發(fā)泄情緒，最終受委屈的是秘書，也會(huì)對(duì)晉升產(chǎn)生影響。

2.生活因素。

（1）婚姻情感有154人選擇，平均值為1.60，在4個(gè)生活因素中數(shù)值最小，是最大的影響因素。

（2）還款還貸有132人選擇，平均值為2.45，在4個(gè)生活因素中數(shù)值從小到大排第二，是第二大影響因素。

（3）老人贍養(yǎng)有134人選擇，平均值為2.75，在4個(gè)生活因素中數(shù)值從小到大排第三，是第三個(gè)影響因素。

（4）子女教育有133人選擇，平均值為2.78，在4個(gè)生活因素中數(shù)值最大，影響力也最小。

通過以上分析，得出結(jié)論：

A.生活因素中負(fù)面情緒來源的重要程度按照由大到小的書序排列為：

婚姻情感＞還款還貸＞老人贍養(yǎng)＞子女教育

B.還款還貸并不是秘書負(fù)面情緒中最主要的影響因素，驗(yàn)證假設(shè)四不成立。

C.婚姻情感因素成為秘書負(fù)面情緒來源的最主要因素。

D. 老人贍養(yǎng)和子女教育相比較，老人贍養(yǎng)對(duì)秘書負(fù)面情緒的影響大于子女教育。

因調(diào)查對(duì)象大多為中青年秘書，秘書更多的是受婚姻情感因素的困擾，感情生活順利，秘書能保證良好心情，感情生活不順，工作壓力大，秘書情緒則會(huì)出現(xiàn)不良反應(yīng)。和外界對(duì)秘書“二把手”身份相背離的是，秘書尤其是青年基層秘書同樣受到還款還貸的壓力，也面臨來自資金方面的困擾，秘書并未因?yàn)橘N近權(quán)力核心層而使生活得到徹底改善。因調(diào)查對(duì)象80%為35歲以下秘書群體，老人贍養(yǎng)和子女教育也并未在此時(shí)成為負(fù)面情緒來源的焦點(diǎn)。

（二）回歸分析

為研究負(fù)面情緒工作來源和負(fù)面情緒生活來源與情緒之間的具體關(guān)系，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行回歸分析：

表2

（說明：上面的表中“負(fù)面情緒來源_工作“、“負(fù)面情緒來源_生活”分別與“對(duì)負(fù)面情緒感知程度”做線性回歸分析，前者為自變量，后者為因變量。）

投入的變量順序?yàn)樨?fù)面情緒來源（工作）與負(fù)面情緒來源（生活），對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化回歸系數(shù)為0.231、0.707，數(shù)值都為正數(shù)，說明情緒受工作或生活影響程度越大的秘書其情緒狀態(tài)越差，驗(yàn)證假設(shè)一，秘書負(fù)面情緒受二者影響。

楊樹森對(duì)秘書的定義有“職業(yè)說、職務(wù)說”，秘書就像教師、醫(yī)生、律師一樣，是一種職業(yè)，會(huì)受到來自工作和生活方面的困擾，工作和生活二者安排妥當(dāng)，秘書會(huì)情緒積極，倍感活力，工作和生活安排不當(dāng)，秘書會(huì)情緒低落，倍感壓力。經(jīng)過上述數(shù)據(jù)驗(yàn)證，秘書情緒受工作因素和生活因素困擾，工作因素對(duì)秘書情緒影響越大，秘書的情緒狀態(tài)越差，生活因素對(duì)秘書情緒影響越大，秘書的情緒狀態(tài)越差。

為研究工作因素來源和生活因素來源，哪個(gè)對(duì)秘書負(fù)面情緒帶來更大的影響，對(duì)兩個(gè)變量的數(shù)據(jù)進(jìn)行了回歸分析，運(yùn)用SPSS軟件導(dǎo)入得出如下表格：

表3

a. 因變量： 對(duì)負(fù)面情緒感受程度

b. 通過原點(diǎn)的線性回歸

上表是兩個(gè)變量同時(shí)進(jìn)入回歸模型的結(jié)果，在顯著性水平α取0.1的情況下，工作、生活兩個(gè)變量對(duì)應(yīng)的回歸系數(shù)通過了t檢驗(yàn)，回歸方程結(jié)果：負(fù)面情緒=0.178*工作+1.128*生活。因此工作、生活兩因素對(duì)負(fù)面情緒均有正向影響，回歸系數(shù)1.128〉0.178，由此說明生活中的不順利比工作中遇到問題更易導(dǎo)致負(fù)面情緒的產(chǎn)生，生活因素來源對(duì)秘書情緒的影響大于工作因素來源對(duì)秘書情緒的影響，從而驗(yàn)證假設(shè)二是不成立的。

三、調(diào)查啟示

在對(duì)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，本文認(rèn)為對(duì)秘書負(fù)面情緒來源于工作方面和生活方面，工作方面的主要影響因素有工作內(nèi)容繁瑣、領(lǐng)導(dǎo)誤解、時(shí)常加班；生活方面的主要影響因素有婚姻情感。

針對(duì)上述四個(gè)主要來源，秘書可以對(duì)負(fù)面情緒進(jìn)行調(diào)節(jié)。

（一）工作內(nèi)容繁瑣。秘書工作本身屬性決定了秘書工作的內(nèi)容，瑣碎、枯燥、緊張、高壓是秘書工作的常態(tài)，秘書也極易產(chǎn)生煩躁、苦悶的情緒狀態(tài)。秘書應(yīng)掌握時(shí)間管理的藝術(shù)和技巧，以結(jié)果導(dǎo)向?yàn)樵瓌t，按照“輕重緩急”制定工作計(jì)劃，快速、高效的完成工作任務(wù)?？梢試L試改變工作硬環(huán)境和軟環(huán)境，通過外部環(huán)境的改變，轉(zhuǎn)移負(fù)面情緒。

（二）領(lǐng)導(dǎo)誤解。秘書與領(lǐng)導(dǎo)工作上是上下級(jí)關(guān)系，生活上是同志關(guān)系，面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)誤解，秘書會(huì)感到委屈、失落。作為管理者，應(yīng)關(guān)心、理解秘書，多對(duì)秘書工作給予肯定。作為秘書，通過自我心理暗示或向他人傾訴方式疏解情緒。

（三）加班。加班過多或加班時(shí)間過長，秘書容易產(chǎn)生煩躁、苦悶的情緒狀態(tài)，而且會(huì)導(dǎo)致工作效率低下，也會(huì)損害身體健康。秘書工作講究“同、中、時(shí)、效”，秘書應(yīng)把效率至上作為工作原則，同時(shí)輔助運(yùn)動(dòng)、鍛煉的調(diào)節(jié)手段，使負(fù)面情緒得到合理宣泄。

（四）婚姻情感。秘書個(gè)人情感處理妥當(dāng)，精神面貌好，工作效率高，秘書個(gè)人情感處理不好，精神狀態(tài)萎靡，沒有更多熱情投入工作，沒有精力去維護(hù)人際關(guān)系，造成人際關(guān)系緊張，對(duì)晉升也形成阻礙。秘書可通過閱讀書籍，增長情緒相關(guān)知識(shí)，對(duì)自我情緒進(jìn)行管理，同時(shí)把生活情緒和工作區(qū)分開來。多參加集體活動(dòng)，結(jié)交朋友，充實(shí)情感體驗(yàn)。

秘書負(fù)面情緒產(chǎn)生有多種綜合原因，既有來自工作方面，又有來自生活方面。本文先行訪談了解秘書負(fù)面情緒現(xiàn)狀，然后制定問卷，派發(fā)問卷，回收處理問卷，分析數(shù)據(jù)，從而得出結(jié)論并針對(duì)性提出對(duì)策。在對(duì)調(diào)查數(shù)據(jù)進(jìn)行分析時(shí)，遵循客觀性、精確性原則，驗(yàn)證假設(shè)一是正確的，秘書負(fù)面情緒來源工作和生活。在工作來源方面，工作內(nèi)容繁瑣、領(lǐng)導(dǎo)誤解、時(shí)常加班是造成秘書負(fù)面情緒的重要來源，驗(yàn)證假設(shè)三、假設(shè)四是不正確的。在對(duì)工作來源和生活來源數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，結(jié)果驗(yàn)證生活來源對(duì)于秘書負(fù)面情緒的影響大于工作因素，驗(yàn)證假設(shè)二是不正確的。本文通過調(diào)查問卷研究，從樣本角度分析出負(fù)面情緒的主要來源，從秘書個(gè)體及組織層面為調(diào)節(jié)、調(diào)適負(fù)面情緒提供數(shù)據(jù)支撐和借鑒。

G471

A

1671-864X（2016）05-0024-03

張雅楠（1991.06-），女，漢，安徽人，暨南大學(xué)碩士研究生，研究方向：高級(jí)秘書與行政助理學(xué)。