基層醫(yī)院科研檔案管理的探索及對(duì)策

蔣思敏

摘要：醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院科研開(kāi)發(fā)水平和技術(shù)實(shí)力的具體體現(xiàn)，然而現(xiàn)實(shí)中很多醫(yī)院，尤其是基層的科研檔案管理工作并不完善，甚至尚未開(kāi)展科研檔案管理的工作。本文對(duì)隨機(jī)選取某二甲醫(yī)院2010年-2015年50份科研檔案的管理情況進(jìn)行調(diào)查的結(jié)果進(jìn)行報(bào)道，并針對(duì)普遍存在的問(wèn)題，就關(guān)于加強(qiáng)基層醫(yī)院科研檔案管理工作的探索提出相應(yīng)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：基層醫(yī)院 科研檔案 對(duì)策

1978年黨的十一屆三中全會(huì)后，我國(guó)科學(xué)技術(shù)事業(yè)蓬勃發(fā)展，科技檔案工作進(jìn)入了發(fā)展的新時(shí)期，以科研單位為龍頭，各類(lèi)科技事業(yè)單位開(kāi)始把檔案工作納入組織管理、各項(xiàng)科技管理及科研工作程序，并開(kāi)始實(shí)行“四同步管理”，使檔案工作進(jìn)一步程序化、制度化。1991年以后，從各種類(lèi)型的科技檔案管理著手，逐漸發(fā)展到各類(lèi)型事業(yè)單位進(jìn)行科技檔案綜合管理，以及對(duì)檔案管理部門(mén)進(jìn)行整體建設(shè)。1995年3月國(guó)家檔案局召開(kāi)了事業(yè)單位科技檔案管理工作座談會(huì)，對(duì)工作做出了新的部署，將科技檔案管理工作的發(fā)展推向了一個(gè)新高潮。然而在醫(yī)療機(jī)構(gòu)，尤其是基層醫(yī)院，科研檔案管理不規(guī)范的問(wèn)題非常突出，本文隨機(jī)選取某而家醫(yī)院近年50份科研檔案的管理情況進(jìn)行調(diào)查，并在此基礎(chǔ)上就加強(qiáng)基層醫(yī)院科研檔案管理工作提出相應(yīng)對(duì)策。

一、資料和方法

1.研究對(duì)象

隨機(jī)選取某二甲醫(yī)院2010年-2015年50份科研檔案的管理情況進(jìn)行調(diào)查，設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)表，并進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。對(duì)科研準(zhǔn)備階段、研究試驗(yàn)階段、總結(jié)階段等3個(gè)階段共13個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)價(jià)，每一個(gè)項(xiàng)目分為3個(gè)滿(mǎn)意程度，分別為：“好”、“一般”、“差”。

2.方法

根據(jù)科研檔案管理的要求，對(duì)選取的科研檔案進(jìn)行13個(gè)項(xiàng)目定性評(píng)價(jià)，所有數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)統(tǒng)一收集、整理后，進(jìn)行滿(mǎn)意度分析，計(jì)數(shù)資料以百分率表示。

二、結(jié)果

1.科研準(zhǔn)備階段檔案管理的評(píng)價(jià)情況

科研準(zhǔn)備階段評(píng)價(jià)滿(mǎn)意程度為“好”的共216項(xiàng)，占比86.4%，評(píng)價(jià)滿(mǎn)意程度為“一般”的共30項(xiàng)，占比12%，評(píng)價(jià)滿(mǎn)意程度為“差”的共4項(xiàng)，占比1.6%（見(jiàn)表1）。

2.研究試驗(yàn)階段檔案管理的評(píng)價(jià)情況

研究試驗(yàn)階段評(píng)價(jià)滿(mǎn)意程度為“好”的共118項(xiàng)，占比59%，評(píng)價(jià)滿(mǎn)意程度為“一般”的共56項(xiàng)，占比28%，評(píng)價(jià)滿(mǎn)意程度為“差”的共26項(xiàng)，占比13%（見(jiàn)表2）。

3.總結(jié)階段檔案管理的評(píng)價(jià)情況

總結(jié)階段評(píng)價(jià)滿(mǎn)意程度為“好”的共127項(xiàng)，占比63.5%，評(píng)價(jià)滿(mǎn)意程度為“一般”的共47項(xiàng)，占比23.5%，評(píng)價(jià)滿(mǎn)意程度為“差”的共26項(xiàng)，占比13%（見(jiàn)表3）。

4.整體評(píng)價(jià)情況

根據(jù)調(diào)查結(jié)果可見(jiàn)，評(píng)價(jià)滿(mǎn)意程度為“好”的共461項(xiàng)，占比70.92%；評(píng)價(jià)滿(mǎn)意程度為“一般”的共133項(xiàng)，占比20.46%；評(píng)價(jià)滿(mǎn)意程度為“差”的共56項(xiàng)，占比8.62%。被調(diào)查醫(yī)院在科研檔案管理方面主要情況如下：第一，科研檔案的準(zhǔn)備階段和總結(jié)階段管理情況良好，而研究試驗(yàn)階段則整體管理情況則有待加強(qiáng)。第二，科研準(zhǔn)備階段中，開(kāi)題報(bào)告與課題調(diào)研論證材料管理方面仍有欠缺。第三，總結(jié)階段中，研究報(bào)告、論文專(zhuān)著材料管理情況不理想，有待進(jìn)一步加強(qiáng)。

三、討論

1.醫(yī)院科研檔案的重要性

醫(yī)院科研檔案包含了大量的科研成果、專(zhuān)利、版權(quán)等信息，是醫(yī)院重要的無(wú)形資產(chǎn)，是醫(yī)院科研開(kāi)發(fā)水平和技術(shù)實(shí)力的具體體現(xiàn)：第一，醫(yī)院科研檔案是反映醫(yī)院科研活動(dòng)的系統(tǒng)史料，是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件。利用醫(yī)院科研檔案有助于醫(yī)院科研創(chuàng)新過(guò)程中充分學(xué)習(xí)、借鑒已有的研究成果，避免發(fā)生重復(fù)性勞動(dòng)，提高科研效率，推動(dòng)更高層次科研成果的產(chǎn)生。第二，醫(yī)院科研檔案是開(kāi)展科技交流的重要工具。醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展是一個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程，發(fā)展就得有繼承，更要合作。隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，醫(yī)院對(duì)外技術(shù)交流不斷擴(kuò)大，如開(kāi)展學(xué)術(shù)交流、合作研制技術(shù)項(xiàng)目等，這些都離不開(kāi)記載了眾多醫(yī)學(xué)科學(xué)研究信息的科研檔案。第三，醫(yī)院科研檔案是一種無(wú)形的財(cái)富，是知識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力。醫(yī)院科研檔案可以說(shuō)是潛在的、知識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力，蘊(yùn)含著很高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。通過(guò)科研檔案的科學(xué)利用，把科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，讓科研檔案這一無(wú)形資產(chǎn)的作用得以充分發(fā)揮，可提高醫(yī)院醫(yī)療水平，增強(qiáng)醫(yī)院整體實(shí)力和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

2.基層醫(yī)院科研檔案管理中存在的主要問(wèn)題

醫(yī)院科研檔案與其他門(mén)類(lèi)檔案存在一些不同特征。具體來(lái)說(shuō)，一是學(xué)科突出，專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)。在醫(yī)院科研中，科研工作是分專(zhuān)業(yè)進(jìn)行的?？蒲袡n案按各自的專(zhuān)業(yè)自然形成，科研檔案的分類(lèi)，體現(xiàn)出專(zhuān)業(yè)特征。二是專(zhuān)題突出，成套性強(qiáng)。醫(yī)院科研的專(zhuān)題性強(qiáng)，每一個(gè)專(zhuān)題都是一個(gè)完整的科研過(guò)程，所形成的檔案也相應(yīng)以專(zhuān)題突出。三是檔案形成的時(shí)間跨度大，周期長(zhǎng)。通常，檔案形成的周期取決于科研周期。醫(yī)學(xué)科研相當(dāng)復(fù)雜，研究周期往往很長(zhǎng)，這決定了醫(yī)院科研檔案的形成也是一個(gè)長(zhǎng)期、漫長(zhǎng)的過(guò)程。四是保密性強(qiáng)，醫(yī)院科研許多項(xiàng)目都需要保密，多于非涉密科研項(xiàng)目，一般也對(duì)相關(guān)人員賦予了不能隨意泄露的義務(wù)。

在基層醫(yī)院，科研檔案管理普遍存在以下幾方面的問(wèn)題：一是對(duì)科研檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)欠缺，未予足夠重視，缺乏激勵(lì)機(jī)制；二是管理人員業(yè)務(wù)水平有限或人數(shù)不足，難以承擔(dān)起科研檔案管理龐大的工作量；三是涉及部門(mén)較多，職責(zé)不清等。

3.基層醫(yī)院科研檔案管理中的對(duì)策

針對(duì)基層醫(yī)院科研檔案管理存在的問(wèn)題，本文根據(jù)近年來(lái)相關(guān)部門(mén)對(duì)本院的檢查反饋以及實(shí)際工作開(kāi)展總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)，提出以下幾點(diǎn)對(duì)策：

第一，強(qiáng)化對(duì)科研檔案重要性的思想認(rèn)識(shí)。首先要從領(lǐng)導(dǎo)層面予以足夠的思想重視，要充分認(rèn)識(shí)到科研檔案管理的重要性，這是基層醫(yī)院做好科研檔案管理的重要前提。

第二，提高管理人員的科研檔案管理的工作能力?，F(xiàn)階段，基層醫(yī)院檔案管理人員負(fù)責(zé)的主要工作仍停留于大事記、招投標(biāo)資料、會(huì)議紀(jì)要等文件材料的整理歸檔，對(duì)于科研檔案的管理仍缺乏經(jīng)驗(yàn)，缺乏基本的業(yè)務(wù)能力，因此，應(yīng)派出檔案管理人員參加專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)班，加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，這是保證基層醫(yī)院科研檔案管理工作順利開(kāi)展的基本條件。

第三，明確劃分各相關(guān)部門(mén)職責(zé)，加強(qiáng)檔案文件材料的收集。基層醫(yī)院科研管理的歸口部門(mén)主要是醫(yī)務(wù)科（科教科），還可能涉及人事科、財(cái)務(wù)科等科室，容易導(dǎo)致職責(zé)不清，檔案管理人員難以開(kāi)展科研檔案管理工作，對(duì)此，必須針對(duì)做好科研檔案管理工作，明確各相關(guān)科室的職責(zé)，理清各種關(guān)系，從制度上保證科研檔案管理工作的實(shí)施。

第四，啟動(dòng)科研檔案管理的信息化建設(shè)。 受限制于基礎(chǔ)設(shè)施的投入，包括硬件和軟件，基層醫(yī)院檔案管理手段仍處于較落后水平，工作量大，程序復(fù)雜，如能加大投入建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，能很大程度上推動(dòng)科研檔案管理工作的開(kāi)展。當(dāng)然，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)涵蓋數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動(dòng)化和文檔一體化管理等。這就要求檔案管理人員既要掌握基礎(chǔ)的檔案學(xué)理論，還要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能，能熟練運(yùn)用信息工具。

第五，建立激勵(lì)機(jī)制與獎(jiǎng)懲機(jī)制。應(yīng)重視檔案管理工作人員，通過(guò)建立合理的激勵(lì)機(jī)制，使其獲得成就感和自我價(jià)值，醫(yī)院應(yīng)把檔案管理工作納入考核、評(píng)比等活動(dòng)，對(duì)檔案工作有突出貢獻(xiàn)的領(lǐng)導(dǎo)和個(gè)人，給予適當(dāng)?shù)谋碚煤酮?jiǎng)勵(lì)。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予足夠的關(guān)注，從而促進(jìn)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的良性發(fā)展。

第六，規(guī)范試驗(yàn)階段的檔案管理。根據(jù)本文的調(diào)查結(jié)果，試驗(yàn)階段的檔案資料管理雖談不上空白，但仍處于沒(méi)有章法的管理狀態(tài)，試驗(yàn)階段的類(lèi)目包括：實(shí)驗(yàn)、測(cè)試、調(diào)查等各種原始記錄、數(shù)據(jù)處理材料、設(shè)計(jì)的文字說(shuō)明、階段工作總結(jié)等資料，可見(jiàn)，這是科研管理的核心環(huán)節(jié)，科研檔案管理者必須充分認(rèn)識(shí)到，規(guī)范試驗(yàn)階段的檔案管理工作，將起到把科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，讓科研檔案這一無(wú)形資產(chǎn)的作用得以充分發(fā)揮的核心作用。

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