淺析城建檔案員在市政公用工程建設(shè)全過程資料整理中的作用

徐飛

摘 要：檔案是傳承人類文明的載體，是聯(lián)系過去、現(xiàn)在和將來的紐帶，而市政公用工程的檔案尤其重要，不僅關(guān)乎現(xiàn)在的使用，還關(guān)乎到將來的保護(hù)、維修。市政基礎(chǔ)設(shè)施包括了城市范圍內(nèi)道路、橋梁、廣場、隧道、公共變通、排水、供水、供氣、供熱、污水處理、垃圾處理處置等工程，種類繁多。整理市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料是一項(xiàng)繁瑣、復(fù)雜的工作，從工程開工前的收集到工程竣工后的整理，最后編制成冊，需要做好每個(gè)細(xì)節(jié)，才能交出一套完整的竣工資料。

關(guān)鍵詞：市政基礎(chǔ)設(shè)施； 城建檔案； 全過程； 技術(shù)資料

Analysis of the urban construction archivist role in the whole process of data compilation of the municipal public works construction

Tong Fei

Abstract： This file is the carrier of the heritage of human civilization is the contact in the past， present and future ties， and municipal public works especially important file， not only about the use now， but also about the protection and maintenance. Municipal infrastructure， including roads， bridges， squares， tunnels， modifications， drainage， water supply， gas supply， heat supply， sewage treatment， waste treatment and disposal and other projects within the city limits， and variety. Finishing municipal infrastructure engineering data is a tedious and complex work from the collection before the start of the project to the completion of the project after finishing last the preparation of a booklet， need to do a good job in every detail， in order to produce a complete set of completion data.

Key words： municipal infrastructure； urban construction archives； whole process； technical information

近年來我國城市基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目建設(shè)日益增多，整體技術(shù)含量不斷提升，隨之帶來了城建檔案工作發(fā)展迅猛，城建檔案的體系已經(jīng)形成，檔案的利用開發(fā)取得了明顯的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。1987年江澤民同志在視察上海檔案局工作時(shí)就指出：“檔案工作是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要基礎(chǔ)，這個(gè)基礎(chǔ)不牢固，將來我們要負(fù)歷史責(zé)任?！背墙n案是城市建設(shè)發(fā)展的必然產(chǎn)物，綜觀城市發(fā)展史，任何一個(gè)城市無不是從小到大、從簡單到復(fù)雜、從原始到現(xiàn)代的過程。我國城市建設(shè)歷史悠久，內(nèi)容廣泛，但在漫長的歷史時(shí)期，由于社會(huì)生產(chǎn)力局限，人們從事建設(shè)活動(dòng)，其技術(shù)、技能的傳播是延續(xù)是靠工匠們口傳身授進(jìn)行，即使形成了少量關(guān)于城建檔案的記載，大部分還是沒有保存下來，有的只能在歷史典籍中找到零星記錄。在信息化技術(shù)發(fā)達(dá)的今天，我們完全有條件和責(zé)任用現(xiàn)代化的方式記載城建檔案。

1.市政公用工程城建檔案的內(nèi)容和城建檔案員

1.1 市政公用工程檔案。1997年12月23日建設(shè)部第61號(hào)令《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》以及2001年7月4日建設(shè)部第90號(hào)令第2條明確：城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。

1.2 市政公用工程檔案的范圍。城建檔案的范圍是由城建檔案這個(gè)概念的外延所決定的，在城市建設(shè)活動(dòng)中形成的各種專業(yè)檔案都屬于城建檔案，也就是說城市建設(shè)有關(guān)的活動(dòng)，其形成的檔案原則上都屬于城建檔案范圍，市政公用工程是典型的城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程，其檔案也是城建檔案的主要組成部分。在城建檔案的分類中，基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案歸屬于“市政公用工程檔案”類，其包括：道路、給水、排水、煤氣、熱力、電力、電信工程檔案等。

1.3 城建檔案管理員?！督K省城建檔案管理辦法》第七條規(guī)定：“從事城建檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，并按照國家和省有關(guān)規(guī)定，取得上崗資格”。因城建檔案員多分散在基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目建設(shè)的企事業(yè)單位，江蘇省建設(shè)主管部門每年組織數(shù)次“城建檔案管理員”資格考試，規(guī)范對(duì)檔案管理員的考核與管理。

2.市政公用工程檔案的形成過程

2.1 市政公用工程檔案活動(dòng)中各單位的職責(zé)和義務(wù)。工程項(xiàng)目發(fā)包、承包和監(jiān)理等單位在簽訂建設(shè)工程合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)明確收集、編制、移交建設(shè)工程檔案的責(zé)任、要求等內(nèi)容。在工程實(shí)施過程中，建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。施工單位應(yīng)當(dāng)按照國家和省有關(guān)規(guī)定以及合同的約定，編制、移交建設(shè)工程竣工圖及其他建設(shè)工程檔案。監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集、整理在工程建設(shè)監(jiān)理過程中形成的檔案，并在竣工驗(yàn)收前移交建設(shè)單位。

2.2 市政公用工程檔案的形成與法定要求程序

（1）城建檔案報(bào)建登記：建設(shè)工程在開工建設(shè)前，應(yīng)當(dāng)?shù)疆?dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行報(bào)建并登記。江蘇省的管理要求是建設(shè)廳印發(fā)《城建檔案報(bào)送責(zé)任書》，要求建設(shè)單位在開工前必須到城建檔案管理機(jī)構(gòu)登記，簽訂責(zé)任書，報(bào)建設(shè)工程檔案的報(bào)建登記作為一項(xiàng)行政審批事項(xiàng)。

（2）城建檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收：即在建工程竣工驗(yàn)收前，必須提請所在地城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，由城建檔案管理機(jī)構(gòu)核發(fā)工程檔案認(rèn)可文件，取得認(rèn)可文件后，建設(shè)單位方可組織正式竣工驗(yàn)收，否則不能進(jìn)行正式驗(yàn)收，不得交付使用，建設(shè)行政主管部門不得辦理竣工驗(yàn)收備案。

4.檔案員在建設(shè)工程過程中的工作內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)

4.1 開工前的準(zhǔn)備工作。

（1）熟悉施工圖紙 ：開工前的準(zhǔn)備工作尤為重要，首先熟悉設(shè)計(jì)施工圖、設(shè)計(jì)說明，發(fā)現(xiàn)施工圖有疑問、差錯(cuò)時(shí)，應(yīng)及時(shí)提出意見和建議。

（2）填寫和準(zhǔn)備工程開工必備的資料：填寫市政工程施工安全開工條件驗(yàn)評(píng)表、市政工程文明施工開工條件驗(yàn)評(píng)表、工程質(zhì)量保證體系審查表、開工報(bào)告、見證取樣計(jì)劃表、施工組織設(shè)計(jì)、安全施工組織設(shè)計(jì)，資料準(zhǔn)備齊全后就找相關(guān)單位辦理簽字、蓋章、審核的手續(xù)。

（3）分類存放各種資料：為了便于日后竣工資料的整理，在平常的資料收集過程中就按照檔案館的市政道路（排水）工程竣工檔案檢查清單順序分類歸檔；對(duì)于施工中與業(yè)主、監(jiān)理等相關(guān)單位的來往資料雖不歸檔，也應(yīng)分類整理；對(duì)于用于施工中的各種表格分編號(hào)、單位放好，便于使用時(shí)拿取。

4.2 工程開工后應(yīng)著手的工作。

（1）原材料送檢：進(jìn)入施工現(xiàn)場的原材料、成品、半成品、構(gòu)配件在使用前必須按現(xiàn)行國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定抽取試樣，交由具有相應(yīng)資質(zhì)的檢測試驗(yàn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行復(fù)試，復(fù)試結(jié)果合格方可使用。

（2）可進(jìn)行的收集工作：將工程預(yù)算、測量交樁復(fù)核記錄、圖紙會(huì)審記錄、技術(shù)交底記錄，與開工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、施工許可證一起歸檔。

4.3 施工過程中收集和填報(bào)資料應(yīng)注意的事項(xiàng)。

（1）收集材料質(zhì)量證明文件 ：在施工過程中不斷會(huì)購進(jìn)各種材料，就需要收集每種材料的出廠合格證及有效的檢測報(bào)告（有CMA標(biāo)志的），必須是原件。有效證件的時(shí)間、數(shù)量及品種規(guī)格必須與材料進(jìn)場的時(shí)間相符。

（2）填報(bào)資料：對(duì)于質(zhì)檢資料的填報(bào)需填寫監(jiān)理規(guī)范用表，如報(bào)驗(yàn)申請表、隱蔽記錄與檢驗(yàn)批、測量記錄、砼澆注記錄等。按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的相應(yīng)工序驗(yàn)收內(nèi)容填寫表格，不同的監(jiān)理對(duì)資料的要求不完全一樣，填寫報(bào)驗(yàn)資料前應(yīng)積極與監(jiān)理溝通，達(dá)成一致后填寫。隱蔽記錄與檢驗(yàn)批應(yīng)寫明具體部位，這樣便于日后整理資料時(shí)更清晰、直觀；其內(nèi)容應(yīng)符合實(shí)際，不能照搬。

（3）收集試驗(yàn)報(bào)告 ：試驗(yàn)報(bào)告是工程資料的重要組成部分。屬工程質(zhì)量保證材料，70%的試驗(yàn)報(bào)告為自檢報(bào)告，30%為見證取樣報(bào)告，由市政質(zhì)監(jiān)站委托的檢測中心出據(jù)，這30%為強(qiáng)制規(guī)定，在進(jìn)入每道工序施工前后都有相應(yīng)的試驗(yàn)，需要熟悉各種試驗(yàn)，試驗(yàn)完成后的試驗(yàn)報(bào)告應(yīng)收集完整，跟資料中的樁號(hào)、時(shí)間、混凝土澆注記錄、施工記錄等相符合，工程中的大多數(shù)資料都相互聯(lián)系，不僅相符，匯總和評(píng)定記錄也需要根據(jù)試驗(yàn)報(bào)告進(jìn)行填寫。

4.4 工程接近尾聲時(shí)可提前進(jìn)行的竣工資料整理工作。

（1）匯總資料：檢查報(bào)驗(yàn)資料中有無報(bào)漏、書寫錯(cuò)誤等情況；將所有原材料分類匯總，壓實(shí)度、彎沉值、試塊等試驗(yàn)資料進(jìn)行匯總。檢驗(yàn)批表的點(diǎn)數(shù)匯總并計(jì)算填寫質(zhì)量評(píng)定匯總表、部位質(zhì)量評(píng)定表、單位工程質(zhì)量評(píng)定表，所有工序、部位和單位工程的合格率都在這3種表格中得以充分反映，完成后需監(jiān)理及業(yè)主方的簽字蓋章手續(xù)。

（2）復(fù)印裝訂：復(fù)印所需的套數(shù)（業(yè)主、接受單位各一套；監(jiān)理與設(shè)計(jì)只看不存檔），裝訂成冊。送備案館的一套需用牛皮紙裝訂，送檔案館的一套為不裝訂的原件。

（3）竣工圖的編制要求：竣工圖與施工技術(shù)資料、設(shè)計(jì)變更、洽商等一一對(duì)應(yīng)，市政工程圖紙一般為電腦出圖，利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更、修改的依據(jù)，凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變。就應(yīng)重新繪制竣工圖，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件，竣工圖還需加蓋竣工圖章。

（4）工程竣工后的資料收集工作：填寫工程竣工報(bào)告、工程交工驗(yàn)收證書和質(zhì)量保修書，必須是原件，簽字、蓋章手續(xù)完備。竣工驗(yàn)收會(huì)議結(jié)束后將竣工會(huì)議記錄放入竣工資料中，基本是一套完整的工程竣工資料。

5.市政公用檔案的移交與管理

在諸項(xiàng)管理中，檔案的移交是重中之重，無論是市政公用工程的檔案登記還是專項(xiàng)驗(yàn)收制度，都是圍繞檔案移交服務(wù)的。檔案的移交是保證集中統(tǒng)一管理最重要的制度，其具體內(nèi)容是工程在竣工驗(yàn)收后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，必須向所在地城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的工程檔案資料。

建設(shè)單位是第一責(zé)任人。建設(shè)單位是項(xiàng)目建設(shè)的中心，因此建設(shè)單位在工程檔案中處于第一責(zé)任人，有責(zé)任收集匯總施工、監(jiān)理等各方主體的資料，或協(xié)調(diào)調(diào)度解決檔案移交問題。

各級(jí)法律、法規(guī)對(duì)城建檔案的形成、保管、監(jiān)定、保密、統(tǒng)計(jì)、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)工作以及現(xiàn)代化管理都提出了明確的要求，這是城建檔案工作者的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，隨著市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的迅速發(fā)展，要求市政工程資料內(nèi)容更加全面、完善，所以城建檔案工作者要想做好檔案工作，也必須不斷的學(xué)習(xí)和掌握新的整理方法，使得城建檔案管理工作逐步走上規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化的軌道。

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