現(xiàn)代化管理辦法在事業(yè)單位檔案管理中的運(yùn)用

李洋

摘 要：當(dāng)前我國(guó)的事業(yè)單位，正隨著時(shí)代的步伐不斷向前邁進(jìn)，同時(shí)其功能也在朝著服務(wù)化、多樣化的方向發(fā)展，為了迎合時(shí)代改革的具體要求，我國(guó)的事業(yè)單位必須對(duì)單位檔案的管理進(jìn)行有效的完善，加快運(yùn)用現(xiàn)代化的管理辦法和手段，從而提高整體的事業(yè)單位工作水平。但是，當(dāng)前的單位檔案管理并沒(méi)有完全地融入現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，存在著許多的管理問(wèn)題，必須做出盡快的整改。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化管理；事業(yè)單位；檔案管理

隨著信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的全面到來(lái)，各事業(yè)單位的工作辦事效率正處于不斷地上升階段，而其自身的檔案管理水平也因?yàn)槿诤狭爽F(xiàn)代化的科技手段而逐步提升。但是，科技設(shè)備為單位檔案管理帶來(lái)的不只有管理效益，也出現(xiàn)了一些問(wèn)題和缺陷，如整體檔案管理存放制度不完善、檢索速度十分慢等，這些問(wèn)題出現(xiàn)的最主要原因在于沒(méi)有對(duì)現(xiàn)代化管理辦法進(jìn)行正確地認(rèn)識(shí)，其操作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)也有待提高。當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理，已經(jīng)越來(lái)越離不開(kāi)現(xiàn)代化的管理設(shè)備和手段，而如果要想獲得進(jìn)一步的管理方面的突破，就必須正視檔案管理當(dāng)中的各種問(wèn)題，采用現(xiàn)代化的管理措施進(jìn)行有效的解決，同時(shí)逐步健全檔案管理機(jī)制，使檔案管理更加具有可操作性。檔案管理是事業(yè)單位進(jìn)行辦公的核心環(huán)節(jié)，它不僅可以促進(jìn)辦公的效率，也能夠也能夠記錄事業(yè)單位的各項(xiàng)工作的具體流程，便于查閱尋找，并為事業(yè)單位接下來(lái)的工作提供方向和操作依據(jù)。因此，為了在日益發(fā)展的時(shí)代下全面促進(jìn)事業(yè)單位的工作效率和辦公水平，必須逐步推進(jìn)現(xiàn)代化的管理辦法，構(gòu)建科學(xué)的檔案存儲(chǔ)管理系統(tǒng)。

一、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理存在的主要問(wèn)題

（一）整體的檔案管理制度沒(méi)有全面地結(jié)合時(shí)代性

由于現(xiàn)階段的我國(guó)正處于高速發(fā)展的社會(huì)狀態(tài)，國(guó)家的各項(xiàng)事業(yè)日益變化，事業(yè)單位需要不斷進(jìn)行工作內(nèi)容和設(shè)備的革新，一旦出現(xiàn)對(duì)社會(huì)進(jìn)展信息缺失的狀況，很容易造成事業(yè)單位各項(xiàng)工作的落后和延誤。而要想從本質(zhì)上提升事業(yè)單位的工作效率，必須著重完善現(xiàn)階段的檔案管理制度，但是，當(dāng)前許多事業(yè)單位的檔案制度并不能很好地與時(shí)代接軌，沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行設(shè)備和管理系統(tǒng)的更新，甚至許多單位的檔案管理主要采用的還是文籍庫(kù)存的形式。因此，事業(yè)單位的檔案管理必須采用新的管理措施與手段，積極進(jìn)行現(xiàn)代化設(shè)備的革新，努力收集并保持檔案管理信息的先進(jìn)性，優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理制度，使事業(yè)單位的內(nèi)部管理系統(tǒng)始終處于時(shí)代前沿的地位。

（二）檔案管理中的程序銜接不當(dāng)、檢索十分不易

雖然當(dāng)前我國(guó)的多數(shù)事業(yè)單位都采用了現(xiàn)代化的檔案管理存儲(chǔ)設(shè)備，但是其在各個(gè)單位中的具體應(yīng)用和操作程序都是不同的，而且許多事業(yè)單位的管理人員都對(duì)現(xiàn)代管理設(shè)備的性能缺乏一定的認(rèn)知，不能較好地加以利用，實(shí)現(xiàn)其功能的最大化。在實(shí)際的檔案管理過(guò)程當(dāng)中，事業(yè)單位往往進(jìn)行了檔案管理的部分形式化作業(yè)，而實(shí)際的操作程序卻無(wú)法進(jìn)行具體的銜接，而且建立了許多繁瑣的搜索工具，導(dǎo)致檢索的過(guò)程十分冗雜，效率十分低下，缺乏實(shí)效性。

（三）檔案的管理措施不當(dāng)、發(fā)揮不出本質(zhì)的作用

在當(dāng)前的信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，事業(yè)單位能夠較好地保存以往的工作記錄，便于進(jìn)行及時(shí)地糾正和引用，同時(shí)電子設(shè)備的存儲(chǔ)空間是十分大的，事業(yè)單位并不需要擔(dān)心儲(chǔ)存的數(shù)量問(wèn)題。但是，雖然現(xiàn)階段的檔案管理主要由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備操作，仍然需要一些人為的管理措施，比如對(duì)檔案進(jìn)行整理歸集、分類(lèi)排序等，從而提高檢索查找的效率，可是現(xiàn)狀并非如此，當(dāng)下的事業(yè)管理人員已然形成了對(duì)電子管理設(shè)備一定程度上的依賴(lài)，對(duì)檔案的管理規(guī)范幾乎全都由這類(lèi)設(shè)備運(yùn)行，同時(shí)對(duì)于其中過(guò)時(shí)的無(wú)實(shí)際功能的檔案未能進(jìn)行及時(shí)地清理革新，導(dǎo)致檔案管理信息查詢(xún)系統(tǒng)存在著許多的漏洞，實(shí)際的文件整體繁雜不清，檔案的信息無(wú)法得到最有效地運(yùn)用，發(fā)揮不出應(yīng)有的功能。

二、現(xiàn)代化管理方法在事業(yè)單位檔案管理中的運(yùn)用策略

面對(duì)當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中存在的各種問(wèn)題，必須加快全面落實(shí)現(xiàn)代化的管理方法和手段的步伐，促使事業(yè)單位的檔案管理水平不斷上升，同時(shí)要在運(yùn)用信息設(shè)備管理的基礎(chǔ)上，加入現(xiàn)代化的人為管理方法，使事業(yè)單位的工作開(kāi)展變得更加順利，辦公效率獲得有效提高。

（一）加強(qiáng)檔案管理制度的科學(xué)規(guī)范化

現(xiàn)有的事業(yè)單位檔案管理制度，在各個(gè)環(huán)節(jié)和實(shí)施中都存在著許多的不足，要想使其更加的具有執(zhí)行力和操作力，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)優(yōu)先進(jìn)行檔案管理制度的規(guī)范和深化，利用新型的科技電子管理設(shè)備不斷對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的整理分配，同時(shí)在時(shí)代的督促下加大對(duì)管理制度的革新，使其隨著時(shí)代的進(jìn)步不斷具有新鮮的活力和動(dòng)力，能夠在日益變化的社會(huì)中保持其先進(jìn)的管理水平。除此之外，在進(jìn)行檔案管理制度的創(chuàng)新和制定時(shí)，管理者要充分結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際工作，采取因地制宜的管理方式，促使檔案管理制度能夠得到最有效的深化。

（二）提高管理人員計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的操作水平

新時(shí)代下的事業(yè)單位檔案管理必然離不開(kāi)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的運(yùn)用，但是許多的事業(yè)單位管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)的管理運(yùn)用手段并沒(méi)有較好的認(rèn)知，其計(jì)算機(jī)的操作水平也亟待提升。因此，事業(yè)單位必須對(duì)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的強(qiáng)化，提高其基本技能的操作能力，逐步加強(qiáng)計(jì)算機(jī)管理在檔案管理中的實(shí)際運(yùn)用，使得新時(shí)代的檔案管理更加具有條理性和科學(xué)性。

（三）健全現(xiàn)代化的管理措施與手段

當(dāng)前事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理手段是多種多樣的，而且分別具有不同的可操作性，在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體的工作要求建立相應(yīng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案進(jìn)行分批分類(lèi)管理，形成便捷的管理查詢(xún)系統(tǒng)，簡(jiǎn)化工作內(nèi)容，提高辦公的效率。

三、結(jié)束語(yǔ)

在時(shí)代發(fā)展的新階段，面對(duì)時(shí)刻變化著的社會(huì)，事業(yè)單位若想保持持久的活力，逐步提升檔案的管理水平，就必須深入落實(shí)現(xiàn)代化的管理制度，充分利用現(xiàn)代化的管理方法，發(fā)現(xiàn)并解決當(dāng)前檔案管理制度中的不足，使檔案管理變得更加具有實(shí)效性，最終全面提高工作的效率。

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