隱性知識共享在教務管理中的運用研究

摘要：教務個人在長期工作實踐中積累的隱性知識是教務管理的寶貴財富，實現(xiàn)教務管理隱性知識的共享和利用，建立健全教務管理隱性知識共享機制，通過科學的路徑實現(xiàn)隱性知識向顯性知識的轉化，可以提高教務管理工作效率，更好地為學院和廣大師生做好服務工作。

關鍵詞：隱性知識共享 教務管理

一、教務管理中隱性知識的內涵

知識管理的興起，讓人們越來越關注隱性知識管理的重要性。隱性知識之父邁克爾·波蘭尼認為：隱性知識就是存在于個人頭腦中的、存在于某個特定環(huán)境下的、難以正規(guī)化、難以溝通的知識，是知識創(chuàng)新的關鍵部分。日本管理學教授野中郁次郎從“個人”視角出發(fā)，他認為：隱性知識是高度個人化的知識，很難規(guī)范化也不易傳遞給他人，主要隱含在個人經驗中，同時也涉及個人信念、世界觀和價值體系等因素。教務管理過程中的隱性知識資源主要來源于教務人員，他們是隱性知識資源的主要擁有者，是教務管理過程中隱性知識管理的主導因素。教務管理中的隱性知識是教務管理個人長期積累和創(chuàng)造的、深置于個人的行動和經驗之中、未被挖掘或表述的知識資源，一類難以表達、描述、交流和共享的知識，但卻往往是提高教務人員工作效率的寶貴資料。

教務管理工作效率與教學管理水平息息相關。目前大部分高職院校在教務管理過程中缺乏對隱性知識的有效管理，教務隱性知識的轉移基本依靠新老教務人員的私下交流或自行摸索，沒有健全的隱性知識共享機制或交流平臺，這一方面降低了工作效率，另一方面也難以實現(xiàn)知識傳承的完整性。在知識經濟飛速發(fā)展的時代，面對高校改革深入的局勢，如何在學校這樣一個知識密集型組織中實現(xiàn)教務管理過程中隱性知識的共享，轉變教務管理思維模式，提高教務管理水平，使之更適合今天高校的教學管理發(fā)展是亟待解決的問題。

二、教務管理中隱性知識共享的必要性

1.教務管理工作范圍廣、難度大

教學管理是高職院校的工作重心，教務管理工作是教學管理工作的重要組成部分，負責各項教學活動的組織和實施，教務管理水平的高低會影響到教學管理的水平，進而影響整體的人才培養(yǎng)工作。隨著我國職業(yè)教育進入了新的歷史時期，高職教育由精英教育向大眾教育轉換，辦學規(guī)模不斷擴大，學生人數(shù)不斷增加，學生層次多元化，教務管理工作也日益繁重和復雜。以無錫商業(yè)職業(yè)技術學院旅游管理學院為例，旅游管理學院目前包含四個專業(yè)：旅游管理、酒店管理、烹調工藝與營養(yǎng)、涉外管理、景區(qū)開發(fā)與管理五個專業(yè)，涉及高中起點、中職起點、高本銜接、自主招生等四個不同層次，共37個班級，學生人數(shù)1200多人。教務管理工作主要涉及的常規(guī)工作包括：教學任務安排及排課、教材及實訓報告征訂、各類課程考試安排、等級考試報名、學籍管理、畢業(yè)審核、教學資料整理歸檔等，除此之外還包括一些非常規(guī)的突發(fā)事件要處理，所以教務管理工作內容繁雜，管理跨度大，要求教務人員要有高度的責任心和處理突發(fā)事件的能力，且所有工作都由一名教務秘書承擔，對教務秘書來說工作壓力極大。

2.職業(yè)教育發(fā)展對教務管理提出更高的要求

傳統(tǒng)的高職院校在教務管理方面實行的是一級集權式管理模式，即教務管理的大部分權限集中在教務處。隨著高職院校辦學規(guī)模的擴大，很多學校開始推行院校二級管理模式，將管理權力下放至二級學院，旨在提升辦學質量。無論是傳統(tǒng)的一級管理模式還是新時期的二級管理模式，都要求教務管理要發(fā)揮其最大能效。然而，目前二級管理模式仍舊處于發(fā)展期，還存在諸多問題，比如如何合理配置人員、如何進行有效溝通等。在這樣的形勢下，二級學院教務管理如何精準定位自己的角色，提高工作效率，是教務管理亟待解決的問題。

3.教務管理中缺乏對隱性知識共享的有效管理

在知識經濟社會，知識更新的速度越來越快，在這樣的時代背景下，知識共享有著非常重要的意義和作用，“第一，避免重復開發(fā)；第二，提高和實現(xiàn)知識的價值”。隱性知識共享是知識共享的一個特殊領域，目前國內外學者較為贊同的知識共享概念是知識所有者將與他人共享自己的知識，是知識從個體擁有向其他個體乃至群體擁有的轉變過程?？梢婋[性知識共享就是知識主體將自身的隱性知識與他人共享，是個體知識轉化為他人或群體知識的過程。隱性知識的有效共享能起到事半功倍的效果，讓我們以更少的投資取得更大的收益。教務管理中的隱性知識和企業(yè)知識管理一樣，都包含顯性知識和隱性知識兩部分，我們把教務管理知識比喻成一個冰山，顯性知識只是露在海面上的一角，海面下巨大的部分才是隱性知識。教務管理人員的隱性知識是在個人綜合能力的基礎上，通過長期實踐中逐漸累積的知識，是無法自動生成的，但卻是提高教務管理工作效率的重要財富。

以旅游管理學院為例，筆者在從事教務管理工作之初，首先要學習的就是如何處理和做好每項工作，而這些工作除了一些簡單的操作流程可以通過文字表述學習外，其他工作方法和技巧都要向前任教務人員請教，而后再通過個人長期的工作實踐才能逐漸掌握。而這些工作經驗和技巧都是教務管理人員在長期的工作積累中形成的隱性知識，不易用言語表達也不易傳播，也沒有經過專門的記錄、收集和整理，因此無法及時被共享和利用并發(fā)揮最大價值。所以一位教務人員要想達到完全獨立工作，至少需要一年的時間去適應和學習，這樣的過程不但浪費時間，而且大大降低了工作效率，甚至很多時候會出現(xiàn)疲于應付的局面。與此同時，學校也缺乏對教務人員的專項培訓或同行間的交流與學習，這些都反映了學校對教務人員的隱性知識缺乏足夠的重視和管理。

三、教務管理隱性知識的共享機制

將最恰當?shù)闹R在最恰當?shù)臅r間傳遞給最恰當?shù)娜?，將教務管理個人隱性知識轉化為顯性知識，可以實現(xiàn)教務管理部門的隱性知識共享，從而提高教務管理部門的整體管理水平和辦事效率。筆者認為要實現(xiàn)教務管理隱性知識的共享，必須健全隱性知識共享機制。這一機制的創(chuàng)建單獨從某一角度構建是不夠的，需從建立學習型組織、搭建隱性知識共享平臺和完善激勵機制等三方面來入手。

1.建立學習型組織，采取有效措施，將組織內部的隱性知識顯性化，實現(xiàn)知識共享

所謂學習型組織，是指通過培養(yǎng)彌漫于整個組織的學習氣氛，充分發(fā)揮員工的創(chuàng)造性思維能力而建立起來的一種有機的、高度柔性的、扁平的、符合人性的、能持續(xù)發(fā)展的組織。知識只有分享和傳播才能才能實現(xiàn)其最大化價值。首先，要樹立教務人員終身學習意識。因為只有通過不斷的學習，教務人員才能意識到自身的不足，從而不斷地更新知識，提升自身的創(chuàng)新意識，在個體內部形成更有價值的隱性知識。同時，鼓勵教務人員及時做工作記錄及總結，及時記錄工作中閃現(xiàn)的交流片段、瑣碎思想、零散念頭、個人經驗等，使隱性知識及時轉化為顯性知識，在必要的時候進行交流與分享。其次，要進行團隊建設。封·科若赫等提出，促使個人的隱性知識轉化為組織的顯性知識的第一步是形成知識愿景，即“能夠勾畫出這個組織未來最需要的知識”。組織的共同愿景，來源于員工個人的愿景而又高于個人的愿景。愿景能使不同個性的人凝聚在一起，朝著組織共同的目標前進。以無錫商業(yè)職業(yè)技術學院為例，各二級學院及教學部共有教務人員16名，這16名教務人員構成了學校的教務管理團隊，團隊中的每個個體成員都擁有豐富的隱性知識，通過科學的團隊建設，可以凝聚每位教務管理個人。同時，教務主管部門要為教務團隊明確組織目標，營造出一個平等、友愛、合作和團結的組織環(huán)境，塑造出良好的組織文化，凝聚教務組織成員的意志力，在組織正確決策的基礎上，透過集體思考和分析，找出個人弱點，強化團隊向心力，增強他們學習的意識和動力，培養(yǎng)教務人員的奉獻精神和團體意識，使得隱藏在教務人員行為中的實踐性和情境性知識被捕捉、提煉并顯現(xiàn)出來。

2.搭建隱性知識共享平臺

隱性知識是在大量的實踐過程中逐漸形成的，隱性知識共享的前提是要將隱性知識外顯，但因為隱性知識具有隱藏性、無序性和雜亂性等特點，如果工作中閃現(xiàn)的交流片段、瑣碎思想、零散念頭、個人經驗等不能及時被記錄，就會造成隱性知識流失或者外顯困難。因此，要想將隱性知識進行有效的共享，搭建教務隱性知識共享平臺是十分必要的。學校通過建立虛擬化網絡平臺，利用各種知識管理技術，將教務管理過程中的隱性知識及時進行收集、分類和整理，并不斷進行知識更新，通過科學的管理，實現(xiàn)隱性知識顯性化。教務人員在工作中遇到問題時一方面可以在平臺中快速獲取他人提供的隱性知識，另一方面在獲取的同時也轉化為自身的隱性知識，提高自身的工作能力，從而提高教務管理效率。

3.完善激勵機制

研究表明，隱性知識轉移與共享的困難性不僅取決于隱性知識難以編碼的性質，而且還取決于個體轉移和共享隱性知識的動力問題。傳統(tǒng)的激勵理論主要關注的是外在激勵，現(xiàn)代的激勵理論更關注對內在激勵。外在激勵主要是物質激勵，是指工作以外的獎賞，包括增加報酬、提升職務、改善人際關系等等；內在激勵主要是非物質激勵，是指工作本身帶給人的激勵，包括工作本身有趣味、讓人有責任感、成就感等，相比之下，內在激勵有更穩(wěn)定、更持久、更強烈的效果。隱性知識是高度個人化的知識，是個人在長期的實踐中總結提煉的，有時候是個人的優(yōu)勢所在，因此，要將教務隱性知識顯性化并進行共享，必須要對教務管理人員進行適當?shù)募睢Ｐ袨榭茖W理論之一的馬斯洛需求層次理論，將人的需求分為五個層次，即生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實現(xiàn)需求。這一理論告訴我們，人的最高追求是自我實現(xiàn)，但是這個需求必須是在基本需求得到滿足的基礎上進行。所以對教務人員的激勵應以內在激勵為主，外在激勵為輔，讓教務人員產生共享知識的動力，提高教務人員對工作內容和分享行為的滿足感和認同感，讓教務人員感受到共享隱性知識可以促進自我成長，可以更好地幫助個人實現(xiàn)自我，最終實現(xiàn)組織和個人的共同目標。

四、結語

教務管理是教學管理的重要組成部分，學校在建立健全隱性知識共享機制的

基礎上，通過建立學習型組織，凝聚教務個人的向心力，讓教務個人在不斷創(chuàng)新隱性知識的同時也樂于分享個人的隱性知識，通過虛擬網絡平臺將個人分享的隱性知識進行收集、分類和整理，讓更多的人在共享平臺上進行學習，真正實現(xiàn)知識的公開、共享和交流。同時加以一些激勵保障措施，讓隱性知識分享者對自己的分享行為產生滿足感和認同感，在科學管理的基礎上讓教務管理工作更加規(guī)范化、高效化和有序化，從而逐步提高教務管理水平，使之更適應當今高職院校發(fā)展的需要。

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[作者簡介]任禾（1981—），女，助理研究員