從文件生命周期看供電企業(yè)檔案的保密與利用

翁凱琳

中圖分類號：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2016）07-000-01

摘 要 保密是檔案管理的基礎(chǔ)，利用是檔案管理的目的。如何解決好檔案利用與保密的關(guān)系，已成為新時(shí)期供電企業(yè)檔案工作重要的研究課題。本文從文件生命周期出發(fā)，探討新時(shí)期如何在保密的前提下更好地發(fā)揮檔案的作用。

關(guān)鍵詞 文件生命周期 保密 利用

“文件生命周期”指的是文件從產(chǎn)生直至因喪失作用而被銷毀或者因具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值而被檔案館永久保存的整體運(yùn)動過程。文件在生命周期的各個(gè)階段中進(jìn)行著有規(guī)律的運(yùn)動，每一階段都被賦予不同價(jià)值。同時(shí)，也正是由于在生命周期的各個(gè)環(huán)節(jié)中檔案的整理、存放與利用不同，其開放與利用可能存在的泄密可能性也有所不同。把握檔案生命周期，平衡保密與利用的關(guān)系，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案工作的意義。

一、檔案開放與利用中存在的問題

（一）檔案歸檔前的泄密

按照生命周期理論，在歸檔前文件對形成機(jī)關(guān)來說具有原始價(jià)值。一般而言，供電企業(yè)都能認(rèn)識到檔案安全的重要性，對已接收歸檔的檔案安全管理較為規(guī)范，但是歸檔移交之前的文件材料的安全，卻很容易被忽視。特別是工期長、人員變動大、案卷數(shù)量多的項(xiàng)目，雖然文件材料雖沒有正式經(jīng)審核、整理后歸檔，但部分文件已經(jīng)涉及敏感數(shù)據(jù)，如果保管條件不妥善，容易發(fā)生文件遺失、泄密等情況，給企業(yè)造成損失。

（二）檔案利用中的泄密

在歸檔后，文件主要是對其所有機(jī)關(guān)和利用者具有從屬價(jià)值。在這一階段，主要是由部門的檔案管理人員按照企業(yè)規(guī)定的程序及條件對其進(jìn)行專門管理。在這一環(huán)節(jié)中，主要泄密的風(fēng)險(xiǎn)存在于利用過程中，如檔案閱覽、外借、復(fù)制過程，都存在信息泄密風(fēng)險(xiǎn)。尤其是隨著辦公自動化的迅速發(fā)展與普及，大量的計(jì)算機(jī)軟盤、移動硬盤、光盤、磁帶等數(shù)字化介質(zhì)成為主要的歸檔來源，給保密工作增加了難度。

（三）檔案銷毀的泄密

當(dāng)現(xiàn)行價(jià)值完全消失后，檔案走到衰退期，經(jīng)由檔案管理人員鑒定可以銷毀后，這一階段的泄密風(fēng)險(xiǎn)則主要在于銷毀過程。如果只是自行簡單處理，沒有進(jìn)行規(guī)定處理，則容易造成泄密，必須在保密部門的指導(dǎo)下由相關(guān)的技術(shù)人員負(fù)責(zé)處理。

二、做好檔案開放利用中的保密工作

（一）完成檔案開放利用前的準(zhǔn)備工作

從檔案的源頭開始，進(jìn)行前段介入，注重未歸檔文件的整理和保護(hù)，設(shè)置保管文件的場所和設(shè)施。 一要做好檔案案卷的分類整理。對涉密檔案和非涉密檔案進(jìn)行認(rèn)真劃分和鑒別，做到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、摘要準(zhǔn)確，確保開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。二是審查確定檔案的開放與控制范圍。在開放前，檔案專業(yè)人員應(yīng)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對開放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行鑒定，嚴(yán)格遵循《保密法》與企業(yè)的有關(guān)規(guī)定，劃清密與非密、內(nèi)部與外部的界限，確定能開放利用的檔案。

（二）加大檔案利用過程管理與監(jiān)督的力度

做好檔案利用中的管理與監(jiān)督是做好科技檔案保密工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。通過利用過程的監(jiān)督管理，發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而較好地平衡檔案利用與保密二者之間的關(guān)系。

1.加大力度，嚴(yán)格執(zhí)行保密工作管理辦法，并且根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行完善執(zhí)行。一是要實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，；二是要規(guī)范保密檔案的管理行為，用完后應(yīng)及時(shí)歸檔，專柜存放，集中統(tǒng)一管理，定期檢查；三是要明確使用人員的使用權(quán)限，嚴(yán)格審批程序，使檔案利用有章可循。

2.強(qiáng)化電子檔案安全保密工作。在保護(hù)檔案利用的過程中，要特別關(guān)注對電子檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全的保密管理。一是嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)規(guī)定，對電子檔案信息系統(tǒng)主體及其與外界關(guān)聯(lián)行為進(jìn)行規(guī)范和約束。二是技術(shù)監(jiān)督，一方面涉密網(wǎng)絡(luò)必須與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)行物理隔離，增強(qiáng)涉密網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)防范能力。同時(shí)，定期進(jìn)行網(wǎng)上信息檢查，確保涉密檔案信息不上網(wǎng)。

（三）嚴(yán)格落實(shí)銷毀措施

電子檔案隨著目前科技手段的提升，即便刪除了有關(guān)文件或進(jìn)行了格式化，甚至在介質(zhì)已經(jīng)損壞的情況下，都可以通過專業(yè)手段恢復(fù)和提取大部分?jǐn)?shù)據(jù)，有可能造成泄密。涉密數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)報(bào)廢時(shí)， 必須進(jìn)行清點(diǎn)、登記、建立銷毀檔案， 履行必要的手續(xù)。

（四）失密泄密的應(yīng)對措施

如果在檔案的生命周期中，一旦發(fā)生人為或自然災(zāi)害引起的泄密事件，必須在第一時(shí)間向主管領(lǐng)導(dǎo)和上級業(yè)務(wù)部門報(bào)告，及時(shí)采取有效的補(bǔ)救措施， 將損失控制在最小程度。

三、結(jié)語

如何合理地利用檔案，為企業(yè)工作服務(wù)，是檔案工作的根本目的，也是檔案部門的職責(zé)所在。對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。只有從檔案生命周期入手，在檔案各個(gè)環(huán)節(jié)都注重平衡好利用和保密二者關(guān)系，盡可能地挖掘檔案利用價(jià)值，同時(shí)又避免在檔案的利用過程中造成泄密，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案工作的價(jià)值，更好地為企業(yè)服務(wù)。

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