檔案自媒體信息傳播的SWOT分析
——以檔案微信為例

張澍雅

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檔案自媒體信息傳播的SWOT分析
——以檔案微信為例

張澍雅

摘要：時(shí)代的發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步極大地改變了信息的傳播方式和傳播途徑?；赟WOT方法分析檔案自媒體的信息傳播。以檔案微信為例，分析當(dāng)前微信傳播檔案信息的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)、威脅，希望通過(guò)對(duì)微信傳播檔案信息的分析，最大限度地發(fā)揮自媒體傳播檔案信息的功能。

關(guān)鍵詞：檔案自媒體；檔案微信；信息傳播

一、引言

檔案自媒體即是通過(guò)現(xiàn)代化、電子化的手段，向單人或多人傳遞規(guī)范及不規(guī)范檔案信息的一種媒介，具有平民化、普遍化、低門(mén)檻、傳播速度快的特點(diǎn)。[1]通過(guò)自媒體檔案信息傳播，人們可以簡(jiǎn)單、快捷地了解更多的檔案信息。當(dāng)前檔案自媒體平臺(tái)包括檔案微信、檔案博客、微博、貼吧、論壇等。截至目前，有330個(gè)檔案用戶(hù)在新浪微博上進(jìn)行機(jī)構(gòu)認(rèn)證，有158個(gè)通過(guò)認(rèn)證的檔案微信公眾號(hào)，檔案自媒體呈現(xiàn)快速發(fā)展的趨勢(shì)，見(jiàn)表1。

表1　檔案微信公眾號(hào)的發(fā)展現(xiàn)狀

注：官方各級(jí)檔案館、雜志社、高校的分類(lèi)主要根據(jù)其承辦者劃分；其他類(lèi)指推送的內(nèi)容與檔案無(wú)關(guān)的公眾號(hào).

SWOT分析法是企業(yè)用來(lái)確定自身競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)(strength)、劣勢(shì)(weakness)、機(jī)會(huì)(opportunity)和威脅(threat)，從而將公司戰(zhàn)略與公司外部環(huán)境、內(nèi)部資源有機(jī)結(jié)合起來(lái)進(jìn)行科學(xué)分析的方法。本文借用此方法對(duì)檔案自媒體信息傳播進(jìn)行科學(xué)分析，探討今后檔案自媒體如何充分利用自身優(yōu)勢(shì)，同時(shí)避免其劣勢(shì)，以更好地發(fā)揮其傳播檔案信息的價(jià)值。

本文將主要以遼寧檔案、江蘇檔案、四川省檔案局、廣西檔案、浙江省檔案局五個(gè)檔案微信公眾號(hào)為例展開(kāi)分析，表2所示為其基本情況。

二、檔案自媒體信息傳播SWOT分析

(一)優(yōu)勢(shì)(strength)分析

1.傳播功能強(qiáng)大

(1)用戶(hù)數(shù)量極大

檔案?jìng)鹘y(tǒng)門(mén)戶(hù)網(wǎng)站的用戶(hù)多為研究檔案的相關(guān)人員、高校在校檔案學(xué)學(xué)生以及普通人群，而檔案微信傳播則面向社會(huì)全體人員，在用戶(hù)群上占有絕對(duì)優(yōu)勢(shì)。微信與傳統(tǒng)門(mén)戶(hù)網(wǎng)站相比，通過(guò)依靠移動(dòng)終端設(shè)備，讓用戶(hù)對(duì)信息的利用更加便捷，且與傳統(tǒng)門(mén)戶(hù)網(wǎng)站相比微信穩(wěn)定性強(qiáng)且操作簡(jiǎn)捷，更易于人們認(rèn)可和接受。

(2)隨時(shí)隨地傳播信息

相比于電腦，手機(jī)更便于攜帶。依靠智能手機(jī)為載體的微信，自然而然地成為一種新的即時(shí)通信工具，它支持多種平臺(tái)，能夠通過(guò)群聊、語(yǔ)音消息、公眾號(hào)等方式傳播檔案信息。微信通過(guò)借助移動(dòng)設(shè)備的優(yōu)勢(shì)，從而能隨時(shí)隨地地傳播大量檔案信息和提供檔案相關(guān)服務(wù)。

(3)傳播效果好

與簡(jiǎn)單的文字表述相比，通過(guò)微信這一平臺(tái)，人們可以傳遞相關(guān)的圖片、音頻、視頻、表情等，充分滿足人們表達(dá)情感的需要，更具有親和力，從而

避免了單一傳遞文字而導(dǎo)致的信息理解錯(cuò)誤的情況。例如“浙江省檔案館”在“記憶浙江”中的“鄉(xiāng)村的呼喚”版塊，運(yùn)用數(shù)字記憶的方式，做成專(zhuān)門(mén)視頻記錄當(dāng)?shù)氐恼Z(yǔ)言特色。通過(guò)這種方式避免了單一文字描述帶來(lái)的問(wèn)題，便于人們直觀了解當(dāng)?shù)氐奶厣幕?/p>

表2　五省檔案部門(mén)開(kāi)通的檔案微信公眾號(hào)

2.傳播環(huán)境安靜

微信公眾號(hào)傳播檔案信息的重要特征是點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的傳播[2]，即直接給訂閱該公眾號(hào)的用戶(hù)推送檔案信息，不經(jīng)過(guò)其他途徑的二次傳播，使得檔案信息能夠原汁原味地表達(dá)編者意圖。同時(shí)由于微信更加注重點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的互動(dòng)，特別是在朋友圈中設(shè)置消息壁壘，使用戶(hù)發(fā)布的信息更加具有私密性。例如用戶(hù)在“江蘇檔案”公眾號(hào)中閱讀一篇推送的文章，只有訂閱該公眾號(hào)的用戶(hù)才能進(jìn)行閱讀，如果用戶(hù)沒(méi)有對(duì)該文章進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)，其他人是無(wú)法瀏覽的，并且用戶(hù)轉(zhuǎn)發(fā)文章只能進(jìn)行原文轉(zhuǎn)發(fā)，不能對(duì)其原始信息進(jìn)行修改，因此它的傳播環(huán)境十分安靜。

3.便于建設(shè)、維護(hù)，成本較低

檔案公眾號(hào)借助微信公眾平臺(tái)傳播檔案信息，具有精準(zhǔn)、快速的特點(diǎn)。通過(guò)在微信公眾平臺(tái)注冊(cè)賬號(hào)，編輯者就可以免費(fèi)發(fā)布關(guān)于檔案的各種信息。由于微信公眾平臺(tái)發(fā)布檔案信息時(shí)，不需要支付高昂的廣告和版面費(fèi)，直接傳遞給訂閱檔案信息的相關(guān)用戶(hù)即可，不需要花費(fèi)較多的時(shí)間和精力尋找想要了解該方面信息的受眾，因此建設(shè)起來(lái)比較簡(jiǎn)便。同時(shí)檔案微信公眾號(hào)的維護(hù)只需要編輯人員定期推送有關(guān)檔案信息，并對(duì)受眾提出的問(wèn)題和建議進(jìn)行回復(fù)就能完成。

4.推送目的性強(qiáng)、精準(zhǔn)度高

用戶(hù)通過(guò)主動(dòng)訂閱自己想要了解的檔案公眾號(hào)，提高了檔案信息傳遞的準(zhǔn)確率和信息的接收率。同時(shí)由于用戶(hù)的主動(dòng)訂閱，而不是媒體的被動(dòng)推送，使信息的價(jià)值得到充分體現(xiàn)。拿“江蘇檔案”來(lái)說(shuō)，江蘇檔案能夠及時(shí)推送檔案學(xué)界發(fā)生的前沿信息，讓檔案領(lǐng)域的用戶(hù)能及時(shí)地了解當(dāng)前情況。人們可以通過(guò)訂閱此類(lèi)檔案公眾號(hào)，從而獲得更多檔案領(lǐng)域的相關(guān)信息，使得信息的推送更有針對(duì)性，精準(zhǔn)度更高。從表3可以看出，每個(gè)地方檔案館對(duì)自己推送的內(nèi)容都有一定的針對(duì)性，目的性強(qiáng)、精準(zhǔn)度高。

表3　檔案微信公眾號(hào)推送內(nèi)容介紹

(二)劣勢(shì)(weakness)分析

1.缺少溝通機(jī)制

雖然現(xiàn)在有越來(lái)越多的檔案微信公眾號(hào)，但它們只局限于推送相關(guān)檔案信息，與用戶(hù)的互動(dòng)非常有限。在調(diào)查的五個(gè)檔案微信公眾號(hào)中，大部分公眾號(hào)都設(shè)有“檔案服務(wù)”的版塊，便于人們進(jìn)行檔案利用和提供檔案相關(guān)服務(wù)，但對(duì)于個(gè)性化的用戶(hù)問(wèn)題，他們卻不能進(jìn)行有針對(duì)性的回答，或只是機(jī)械性的回復(fù)，缺少真正的個(gè)性化溝通。同時(shí)訂閱用戶(hù)之間不能交流他們對(duì)某一事物的看法，只能自顧自地進(jìn)行相關(guān)閱讀，這種局限性使得受眾與媒體、受眾與受眾之間缺少必要的溝通交流。

2.信息重復(fù)率高

近年來(lái)，微信公眾號(hào)蓬勃發(fā)展，但究其內(nèi)容來(lái)說(shuō)，很多公眾號(hào)只是復(fù)制其他地方的相關(guān)內(nèi)容，同化現(xiàn)象嚴(yán)重，缺少新意和真正原創(chuàng)性的東西，有價(jià)值的消息更是寥若晨星[3]，這一現(xiàn)象在檔案公眾號(hào)中也存在。如果僅僅搬運(yùn)其他地方的文章而沒(méi)有創(chuàng)新，公眾號(hào)將失去存在的意義和價(jià)值。以“四川省檔案館”為代表的檔案微信公眾號(hào)同樣也出現(xiàn)這種情況。據(jù)其相關(guān)負(fù)責(zé)人介紹，他們推送的內(nèi)容多是四川歷史上的今天、清代檔案摘選等信息，原創(chuàng)信息很少，大多都只是簡(jiǎn)單地復(fù)制，缺少對(duì)檔案內(nèi)容的深度挖掘。因此，當(dāng)前公眾號(hào)要在深度挖掘檔案信息的同時(shí)，通過(guò)對(duì)館藏檔案的編研，推出更多有價(jià)值的檔案作品。

3.用戶(hù)體驗(yàn)差

用戶(hù)體驗(yàn)即用戶(hù)在使用一類(lèi)產(chǎn)品前、中、后期的全部感受，簡(jiǎn)單地說(shuō)就是評(píng)價(jià)“東西是否好用，是否用著方便”。當(dāng)前，用戶(hù)雖然可以自主訂閱相關(guān)檔案公眾號(hào)，但公眾號(hào)本身卻存在著有用信息少、互動(dòng)性差等缺陷。由于公眾號(hào)的迅猛增加，信息冗余現(xiàn)象越來(lái)越突出，不能吸引用戶(hù)的閱讀興趣，出現(xiàn)閱讀量偏低的現(xiàn)象。同時(shí)內(nèi)容的不及時(shí)更新，使用戶(hù)的滿意度和檔案微信公眾號(hào)的影響力大大下降。

筆者分別調(diào)查了東、南、西、北四個(gè)地域的檔案微信公眾號(hào)的代表，發(fā)現(xiàn)“浙江省檔案局”推送信息相對(duì)較及時(shí)，更新速度較快，推送的內(nèi)容比較貼近當(dāng)前檔案界發(fā)生的重大新聞和動(dòng)態(tài)，能使用戶(hù)較為快捷地了解到當(dāng)前檔案界的最新信息，用戶(hù)體驗(yàn)相對(duì)較好。但“遼寧檔案”“四川省檔案局”推送的內(nèi)容多是檔案日常的業(yè)務(wù)工作，表現(xiàn)形式較單一，多以文字為表現(xiàn)形式，用戶(hù)體驗(yàn)相對(duì)較差。“廣西檔案”在推送信息方面，更新速度慢，從創(chuàng)辦以來(lái)到現(xiàn)在共推送了四條信息，長(zhǎng)期信息不更新將導(dǎo)致用戶(hù)黏度急劇下降?！敖K檔案”雖然推送信息較及時(shí)，但沒(méi)有設(shè)置相應(yīng)的版塊與用戶(hù)互動(dòng)，用戶(hù)沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的地方咨詢(xún)個(gè)性化問(wèn)題，體驗(yàn)效果也不令人滿意。

(三)機(jī)會(huì)(opportunity)分析

1.智能手機(jī)迅速普及和終端功能完善

信息技術(shù)的迅速發(fā)展和智能手機(jī)的快速普及給微信的迅速發(fā)展帶來(lái)了新的機(jī)遇，使傳統(tǒng)媒體不再是人們獲取信息的唯一途徑。同時(shí)由于手機(jī)便于攜帶，使用功能強(qiáng)大，使得微信的使用率得到提高。據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前中國(guó)大陸智能手機(jī)的使用率高達(dá)74%，且每天約有5.7億人登錄微信，微信成為現(xiàn)在活躍度最高的平臺(tái)。正是由于智能手機(jī)的迅速普及，讓檔案信息通過(guò)微信傳播的效率更高效、便捷。

2.“長(zhǎng)尾效應(yīng)”追求個(gè)性化言論

“長(zhǎng)尾效應(yīng)”即提倡個(gè)性化，把需求集中在頭部的較大部分稱(chēng)為流行，把分布在尾部的、零散的需求稱(chēng)為個(gè)性化，“長(zhǎng)尾效應(yīng)”就在于把這些分布在尾部的個(gè)性化需求累加起來(lái)，從而形成一個(gè)比流行市場(chǎng)還大的市場(chǎng)。

知識(shí)時(shí)代的到來(lái)使接受專(zhuān)業(yè)教育的人越來(lái)越多，檔案學(xué)界也不例外。如今參與檔案微信公眾號(hào)編輯的人員不僅包括檔案工作人員，還有高校本科生、研究生和高校老師等。他們不僅了解該領(lǐng)域的信息，更渴望傳播、分享新見(jiàn)解、新想法，微信平臺(tái)正好為他們提供了分享信息、知識(shí)的渠道。如今，有越來(lái)越多的檔案館、高校檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)的學(xué)生加入到創(chuàng)辦檔案微信公眾號(hào)的進(jìn)程中，如高校檔案學(xué)的學(xué)生創(chuàng)辦的“檔案小報(bào)”“檔案微傳播”“檔案那些事兒”等。他們往往對(duì)檔案學(xué)領(lǐng)域有著各種各樣的思考和想法，檔案公眾號(hào)這一平臺(tái)正好給他們提供了便捷的渠道來(lái)發(fā)表各自的想法。

(四)威脅(threat)分析

1.內(nèi)容不規(guī)范

獲取檔案知識(shí)的傳統(tǒng)途徑主要包括專(zhuān)家講授、閱讀檔案相關(guān)書(shū)籍、社會(huì)實(shí)踐、傳統(tǒng)媒體傳播等。以微信為代表的自媒體的產(chǎn)生，使檔案信息獲取更加開(kāi)放。但有些公眾號(hào)發(fā)布的檔案信息內(nèi)容與當(dāng)前檔案發(fā)展?fàn)顩r并不相符，需對(duì)其加以控制。據(jù)統(tǒng)計(jì)，高校、各級(jí)地方檔案館和檔案雜志社建立的檔案公眾號(hào)占所有名稱(chēng)中包含檔案的公眾號(hào)的36%。剩余的大部分公眾號(hào)雖然題目中含有檔案兩字，但推送的內(nèi)容與檔案毫不相干。因此需要對(duì)檔案公眾號(hào)的推送內(nèi)容進(jìn)行一定的規(guī)范，保證信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和規(guī)范性。

2.競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境不激烈

由于公眾號(hào)的運(yùn)營(yíng)成本較低，不需要花費(fèi)大量的人力、物力，出現(xiàn)部分檔案館對(duì)公眾號(hào)的推廣不重視現(xiàn)象，造成信息推送不及時(shí)，對(duì)用戶(hù)的反饋不能及時(shí)回復(fù)，這種狀況在很大程度上影響用戶(hù)使用公眾號(hào)的積極性。通過(guò)表3檔案微信公眾號(hào)推送內(nèi)容介紹，我們可以看出，雖然每個(gè)地方推送的內(nèi)容都有一定的針對(duì)性、一定的地方特色、一定數(shù)量的受眾，但他們目前仍存在一定的缺陷，如果僅滿足于現(xiàn)狀，其發(fā)展將受到阻礙。各個(gè)檔案館之間應(yīng)該互相借鑒，不斷改進(jìn)微信公眾號(hào)的運(yùn)行效果。在公眾號(hào)日常運(yùn)行和維護(hù)的過(guò)程中，不要滿足于現(xiàn)狀，要充分挖掘檔案內(nèi)容的深度和廣度，在形式上不斷創(chuàng)新，利用數(shù)字記憶等現(xiàn)代化方式，讓自己的微信公眾號(hào)更有特色。

3.易形成信息孤島

微信不同于微博，只要知道對(duì)方的微博名稱(chēng)，便能看到對(duì)方所發(fā)的微博和與他人的互動(dòng)。想要瀏覽對(duì)方微信的朋友圈和消息，必須要進(jìn)行身份認(rèn)證并獲得對(duì)方同意，因此微信的私密性極強(qiáng)。目前雖有100多家檔案微信公眾號(hào)，但用戶(hù)只能通過(guò)訂閱該公眾號(hào)才能獲取檔案信息。用戶(hù)如果想要了解“檔案數(shù)字記憶”方面的信息，通過(guò)百度等搜索引擎輸入“檔案數(shù)字記憶”關(guān)鍵詞就能找到相關(guān)信息，而微信公眾號(hào)并不能提供這樣的檢索途徑供用戶(hù)查找相關(guān)檔案文章。這一缺陷使檔案信息處于相對(duì)封閉的狀態(tài)，易形成“信息孤島”，不利于檔案信息的傳播與交流。

三、檔案自媒體發(fā)展方向的思考

微信作為一種新型檔案信息傳播媒介，打破了傳統(tǒng)檔案信息傳播的方式，用戶(hù)通過(guò)訂閱檔案微信公眾號(hào)，主動(dòng)接收公眾號(hào)推送的檔案信息，使檔案機(jī)構(gòu)對(duì)公眾的服務(wù)由被動(dòng)轉(zhuǎn)向主動(dòng)。我們?cè)陧槕?yīng)自媒體發(fā)展浪潮的同時(shí)，也要看到其中的不足，使檔案自媒體真正服務(wù)于檔案領(lǐng)域。

(一)提高認(rèn)識(shí)，加大投入

自媒體的出現(xiàn)是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物。當(dāng)前我國(guó)自媒體雖已獲得了長(zhǎng)足發(fā)展，但檔案學(xué)領(lǐng)域并沒(méi)有充分發(fā)揮自媒體應(yīng)有的作用，還需要進(jìn)一步的改進(jìn)和完善。如部分檔案館雖然創(chuàng)建微信公眾號(hào)來(lái)傳播檔案信息，但他們僅僅局限于推送信息，缺乏與用戶(hù)之間的互動(dòng)，用戶(hù)體驗(yàn)效果較差。檔案機(jī)構(gòu)不能僅僅滿足于當(dāng)前現(xiàn)狀，檔案機(jī)構(gòu)和從事檔案的相關(guān)人士應(yīng)學(xué)習(xí)利用檔案自媒體來(lái)傳播檔案知識(shí)、文化，開(kāi)展檔案服務(wù)。檔案微信、微博等自媒體的開(kāi)通代表了檔案機(jī)構(gòu)的形象，如果沒(méi)有相關(guān)人員進(jìn)行維護(hù)和管理，將不能充分發(fā)揮其傳播和利用價(jià)值。因此，自媒體雖然在檔案信息傳播方面存在較大優(yōu)勢(shì)，但我們?nèi)砸粩嗵岣哒J(rèn)識(shí)，加大經(jīng)費(fèi)、人員的投入，以充分發(fā)揮自媒體的作用。

(二)合理準(zhǔn)確定位，突出自身特色

檔案部門(mén)在開(kāi)展檔案自媒體建設(shè)工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身情況，明確定位，并根據(jù)這一定位確定推送的信息。一些檔案部門(mén)雖然開(kāi)通了微信、微博等自媒體，但并沒(méi)有意識(shí)到用他們來(lái)做什么，對(duì)于發(fā)布的信息往往存在照搬照抄的現(xiàn)象，信息重復(fù)率極高，這歸根到底是對(duì)自媒體認(rèn)識(shí)的不準(zhǔn)確。例如南京檔案自媒體根據(jù)當(dāng)?shù)厍闆r，定制了“國(guó)民時(shí)期的南京”“南京大屠殺市民呈文”等特色專(zhuān)題，在突出自身特色的同時(shí)，獲得了民眾的廣泛關(guān)注和好評(píng)，也提高了部門(mén)與民眾的互動(dòng)程度。所以，檔案部門(mén)在開(kāi)展自媒體工作時(shí)，必須要明確自身定位，挖掘自身特色。

(三)嚴(yán)格把關(guān)檔案信息，保證檔案信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性

由于自媒體傳播的檔案信息脫離了檔案原件，檔案信息的真實(shí)性易受到威脅。[4]因此，必須對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

第一，政府以及檔案部門(mén)必須對(duì)檔案自媒體進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，為其創(chuàng)造良好的傳播環(huán)境。檔案自媒體在傳播過(guò)程中發(fā)揮價(jià)值，必須依靠政府相關(guān)的法律、制度支撐以及檔案部門(mén)的信息引導(dǎo)。

第二，運(yùn)營(yíng)商要做好檔案信息把關(guān)工作。運(yùn)營(yíng)商要不斷提升技術(shù)水平，加強(qiáng)過(guò)濾，及時(shí)對(duì)虛假信息進(jìn)行屏蔽，保證檔案信息的真實(shí)性。

第三，檔案部門(mén)和用戶(hù)要不斷提高自身的媒介素養(yǎng)。檔案部門(mén)、用戶(hù)是檔案信息的主要發(fā)布者，要從根本上保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，必須要從信源上進(jìn)行管理，這就要求檔案部門(mén)和用戶(hù)不斷提高媒介素養(yǎng)，從信源上過(guò)濾發(fā)布的檔案信息，保證其準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著科技的發(fā)展，檔案學(xué)的傳播方式越來(lái)越豐富，對(duì)社會(huì)影響力越來(lái)越大，自媒體作為一種新的傳播媒介，它的出現(xiàn)拓寬了檔案信息的傳播渠道，滿足了用戶(hù)獲取檔案信息的需求。以微信、微博為代表的檔案自媒體的出現(xiàn)，正是信息時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，但在取得這些成就的同時(shí)也要認(rèn)識(shí)到背后存在的威脅。針對(duì)目前出現(xiàn)的問(wèn)題，我們要不斷改進(jìn)、創(chuàng)新、探索，讓檔案學(xué)充滿活力，有更好的發(fā)展前景。

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(責(zé)任編校：張靜，羅紅)

DOI:10.19327/j.cnki.zuaxb.1007-1199.2016.04.015

(作者單位：鄭州大學(xué) 信息管理學(xué)院)