試論如何發(fā)揮檔案管理的服務(wù)效能

高美玲

摘 要：一個(gè)單位的檔案館里可以看到一個(gè)單位的發(fā)展歷程，它裝載著一個(gè)單位的文化底蘊(yùn)和無數(shù)個(gè)里程碑。檔案館對(duì)于一個(gè)單位的重要性也就不言而喻了。本文從檔案管理制度化的重要性與檔案管理與各個(gè)部門之間協(xié)作發(fā)揮效能出發(fā)，認(rèn)真探討了如何能夠發(fā)揮檔案管理的服務(wù)效能。

關(guān)鍵詞：檔案管理；制度化；互動(dòng)化；信息化

檔案是人類對(duì)于自身的活動(dòng)和文明成果有意識(shí)的進(jìn)行記錄和保存，對(duì)于人類的文明發(fā)展鋪設(shè)了一個(gè)文化的長(zhǎng)廊。檔案對(duì)于一個(gè)單位來說是非常的寶貴的財(cái)富，它承載著一個(gè)單位的發(fā)展歷史和光輝的成就，它是能夠真實(shí)的還原歷史，對(duì)于一個(gè)單位的進(jìn)步和發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。因此檔案的管理工作對(duì)于一個(gè)單位來說就不單單只是個(gè)保管員的工作，而是對(duì)于單位工作提升起到重要作用的工作，那么怎樣能夠讓檔案管理工作發(fā)揮最大的能量呢？

1 加強(qiáng)檔案管理的制度化

制度對(duì)于任何單位，任何部門都是必須的。沒有規(guī)矩不成方圓的這句古話是一個(gè)千古不變的道理。

1.1 歸檔制度要健全

首先我們就來說說各類檔案的歸檔問題，檔案的前身是文件，檔案是由文件引申而來的。但是隨著社會(huì)的進(jìn)步和文明的發(fā)展，檔案變得更加的多種多樣，除了書面形式上的文件之外，還包括許多的圖片、音頻和視頻檔案等。對(duì)于這些表現(xiàn)形式不同的檔案就要進(jìn)行分類的收納和管理。文件中也會(huì)包括人事檔案、會(huì)議檔案、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的文件檔案等，對(duì)于這些都要做出細(xì)致的管理。以便以后需要時(shí)能夠更快速查找。減輕今后的工作負(fù)擔(dān)，從而更好的為其他部門服務(wù)。

1.2 整理制度要健全

我們的檔案在收集和收納的過程中，也需要有嚴(yán)格的制度來約束，不能夠盲目的進(jìn)行歸檔工作。對(duì)于一個(gè)檔案，我們首先要細(xì)致的檢查其完整性、真實(shí)性，要做到去冗取精，保證檔案的質(zhì)量。對(duì)于不完整的檔案我們要立即和有關(guān)部門聯(lián)系，共同解決和跟進(jìn)，做到不漏收一個(gè)有用的檔案。對(duì)于有悖于事實(shí)的文件等我們也要堅(jiān)決的進(jìn)行退回并且與相關(guān)部門共同來查出事情的緣由，吸取教訓(xùn)，杜絕此類事情的再次發(fā)生。只有嚴(yán)格的把好第一關(guān)才能夠更好的發(fā)揮檔案管理的效能。

1.3 日常制度要健全

除了整理和歸檔工作之外，檔案管理的日常工作也是非常重要的，也要制定健全的相關(guān)制度。檔案管理的日常工作主要包括檔案的借閱、檔案的調(diào)出、檔案的保密、工作人員的職責(zé)等。檔案的借閱是指其他部門的借看，檔案都是非常珍貴的資料，所以在借閱的過程中一定要有詳細(xì)的登記，不同等級(jí)的機(jī)密文件要設(shè)定不同等級(jí)人員的借閱限制，檔案不能夠長(zhǎng)時(shí)間的外借等。檔案的調(diào)出也要有相關(guān)的詳細(xì)的一個(gè)流程，一定要按程序辦事，不能隨意調(diào)出和調(diào)入。檔案的保密顧名思義就是要做好保密工作，不能隨便泄露檔案的內(nèi)容。對(duì)于在檔案館工作的館員也要制定規(guī)章制度來約束工作人員的日常工作，按章管理人員，按章管理檔案。

2 廣泛應(yīng)用信息化的管理技術(shù)

在二十一世紀(jì)的今天，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)涉及到了很多的領(lǐng)域，而且在眾多的領(lǐng)域中都發(fā)揮出了很大的作用，如今已經(jīng)成為了人們工作中必不可少的一部分了。我們的檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，積極的引進(jìn)信息化的技術(shù)。信息化的技術(shù)可以更加有效的幫助我們進(jìn)行分類管理工作。對(duì)于檔案的查詢更加的便利了，不用在復(fù)雜的繁多的檔案中翻找需要的檔案，信息技術(shù)可以快速的幫助我們找到我們想找的檔案，并鎖定其位置。對(duì)于我們檔案館里沒有的信息也可以通過互聯(lián)網(wǎng)來向其他的檔案館來尋求幫助。計(jì)算機(jī)也可以把我們現(xiàn)有的資料和人事資源等通過形象的圖表來表現(xiàn)出來，使得數(shù)據(jù)信息看起來更加的直觀，可以更加有效的幫助對(duì)于單位的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，有利于幫助單位制定下一步的工作計(jì)劃。

檔案形成者要具有檔案整理意識(shí)，應(yīng)該按照歸檔制度想檔案室移交具有保存價(jià)值的文件材料，力求做到準(zhǔn)確、完備、齊全。檔案形成者要認(rèn)識(shí)到檔案材料的查考憑證作用，這是對(duì)檔案形成的起碼要求。檔案形成者要具有較強(qiáng)的歸檔意識(shí)，在工作中隨時(shí)注意歸檔材料的積累。對(duì)于有多人共同參與完成的工作，尤其應(yīng)收集散存于每個(gè)人手中的文件材料?！稒n案法》規(guī)定，檔案形成者應(yīng)確保歸檔材料的質(zhì)量，鑒定歸檔的文件材料，并分類、整理立卷。檔案形成者應(yīng)該清楚整理立卷并不是檔案管理者的事，為此絕不能把零散材料分類、不裝訂就交給檔案管理者。

3 提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑

人事檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，應(yīng)按程序辦理。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。

3.1 檔案交接手續(xù)

一是對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；三是對(duì)未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時(shí)歸檔；四是按檔案移交要求進(jìn)行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊(cè)、頁數(shù)等，還應(yīng)在移交文件上簽字蓋章，要做到對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。

3.2 檔案信息資源的有效共享

利用信息系統(tǒng)進(jìn)行加工和通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行保存?zhèn)鬏敚瑢⒃械牟煌d體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與社會(huì)共享。隨著信息化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現(xiàn)，文件從起草、修改到印發(fā)都通過計(jì)算機(jī)運(yùn)行，它具有便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在，使檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質(zhì)檔案截然不同，當(dāng)前檔案?jìng)鹘y(tǒng)的工作模式和技術(shù)水平已不能適應(yīng)。因此需要盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，使人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。檔案部門要充分利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大，檢索速度快等優(yōu)勢(shì)，大力開發(fā)適用于計(jì)算機(jī)完成的檔案檢索方法和存儲(chǔ)模式。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實(shí)體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全，將歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規(guī)模、大信息量的分布式數(shù)字信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

3.3 檔案工作科學(xué)化的要求

提升檔案管理工作人員的現(xiàn)代化素質(zhì)對(duì)于提高檔案管理的科學(xué)化水平十分重要。只有擁有一批專業(yè)技能過硬、現(xiàn)代管理意識(shí)較強(qiáng)的檔案管理人員，檔案管理事業(yè)才能夠不斷的進(jìn)步，不斷的提高檔案管理的科學(xué)化水平，要根據(jù)檔案工作者所負(fù)責(zé)的具體工作及實(shí)際的能力開展突出重點(diǎn)、抓好典范，的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與管理意識(shí)培訓(xùn)，通過相關(guān)的知識(shí)學(xué)習(xí)、技能培養(yǎng)，讓檔案工作人員能夠熟練的掌握最新的檔案法規(guī)制度，熟練的掌握最新的檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，通過培訓(xùn)讓檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案工作科學(xué)化的要求。

總之，檔案管理工作是一個(gè)看似輕松，實(shí)則非常繁復(fù)的工作。檔案的管理工作是與一個(gè)單位的各個(gè)部門都相同的一個(gè)部門，檔案館可以說是一個(gè)單位的核心部門，是一個(gè)單位中至關(guān)重要的部門。所以我們?cè)谌粘５墓ぷ髦幸欢ㄒ獔?jiān)守自己的職責(zé)，加強(qiáng)與各個(gè)部門之間的溝通和合作，不斷的自我發(fā)展，從而更好的發(fā)揮檔案管理的服務(wù)效能。

參考文獻(xiàn)

[1]徐義全；談檔案現(xiàn)代化管理的建設(shè)[N]；中國檔案報(bào)；2000年

[2]支宗玉；做好民生檔案工作的幾點(diǎn)思考[J]；蘭臺(tái)世界；2008年15期

[3]周兆霞；加強(qiáng)民生檔案建設(shè)之管見[J]；檔案與建設(shè)；2010年04期