加強基層黨校電子照片檔案管理的幾點建議

摘 要：黨校檔案管理在日常教學(xué)、科研等領(lǐng)域中起著至關(guān)重要的影響作用，因而在此基礎(chǔ)上，為了推進黨校建設(shè)工作的有序開展，要求黨校管理人員在實際管理工作開展過程中應(yīng)提高對電子照片管理的重視程度，并注重在實踐管理工作開展過程中結(jié)合傳統(tǒng)管理模式凸顯出的相應(yīng)問題，從信息化建設(shè)角度出發(fā)，加強電子照片檔案管理工作，滿足黨校發(fā)展需求。本文從電子照片檔案結(jié)構(gòu)分析入手，旨在推動當(dāng)前基層黨校管理工作的有序開展。

關(guān)鍵詞：基層黨校；電子照片；檔案管理

檔案管理工作在實施過程中逐漸呈現(xiàn)出專業(yè)性、機密性、政策性特點，且承載著基層黨校歷史材料、重要文件等的管理，因而在此基礎(chǔ)上，為了保障基層黨校管理與信息化時代的相適應(yīng)性，要求管理人員在實際工作開展過程中應(yīng)結(jié)合歸檔文件材料不全、管理手段落后等問題，對電子照片檔案管理環(huán)境進行完善，由此達(dá)到最佳的管理狀態(tài)。以下就是對如何加強基層黨校電子照片檔案管理的詳細(xì)闡述，望其能為基層黨校的進一步發(fā)展提供有力的參考。

1 電子照片檔案結(jié)構(gòu)

就當(dāng)前的現(xiàn)狀來看，電子照片檔案結(jié)構(gòu)主要涵蓋了以下幾個方面：

第一，實體結(jié)構(gòu)，即電子照片檔案在管理過程中需依附固定硬盤、光盤、移動硬盤等載體的支撐，同時在電子照片檔案材料管理過程中為了提升材料使用率，注重以電子文件實體排序、電子文件歷史聯(lián)系等形式，對檔案實施管理，且在實踐管理過程中完善電子檔案信息符號、電子檔案信息、電子檔案信息符號載體等內(nèi)容，并明確背景或事件，由此達(dá)到最佳的電子照片檔案管理狀態(tài)；

第二，邏輯結(jié)構(gòu)，即管理人員在對電子照片實施管理過程中為了規(guī)避電子文件信息缺失問題的凸顯，注重在電子照片信息管理過程中將“內(nèi)容信息”、“歷史聯(lián)系”等作為電子照片邏輯結(jié)構(gòu)要素，繼而將電子照片檔案濃縮為“知識單元”，以知識單元間相互聯(lián)系的方式達(dá)到管理目的。

2 當(dāng)前基層黨校電子照片檔案管理中存在的問題

就當(dāng)前的現(xiàn)狀來看，基層黨校電子照片檔案管理工作在實施過程中呈現(xiàn)出的問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，管理手段滯后，即部分基層黨校在實踐管理工作開展過程中缺乏規(guī)范化管理意識，從而呈現(xiàn)出硬件設(shè)施配置不健全的問題，繼而影響到了電子照片信息化管理水平，且不利于檔案長期存放；

第二，檔案管理制度不健全，即部分基層黨校在電子照片檔案管理工作開展過程中未規(guī)定歸檔時間、歸檔要求等，由此影響到了電子照片檔案管理的規(guī)范性。同時，部分基層黨校在檔案管理工作實施過程中亦未實現(xiàn)獎懲措施的落實，從而致使部分管理人員在實際管理工作開展過程中呈現(xiàn)出消極的管理態(tài)度，且缺乏常規(guī)性監(jiān)督、檢查工作，促就電子照片檔案信息處在混亂狀態(tài)下[1]；

第三，歸檔文件材料不健全，即部分管理人員在電子照片收集過程中未及時進行同步處理，繼而誘發(fā)信息丟失現(xiàn)象，影響到了整體檔案管理水平，為此，在當(dāng)前檔案管理工作實施過程中應(yīng)著重強調(diào)對此問題展開有效處理。

3 加強基層黨校電子照片檔案管理措施

（一）加強電子照片檔案收集工作

就當(dāng)前的現(xiàn)狀來看，傳統(tǒng)電子照片檔案管理方式已經(jīng)無法滿足基層黨校發(fā)展需求，因而在此基礎(chǔ)上，為了提升電子照片檔案使用率，要求管理人員在實踐管理工作開展過程中應(yīng)加強檔案收集工作，即于教學(xué)科研、基礎(chǔ)建設(shè)、黨校干部培訓(xùn)等活動開展過程中，運用數(shù)碼相機及時記錄活動場景，同時基于真實場景記錄的基礎(chǔ)上，應(yīng)將檔案內(nèi)容同步至檔案管理中心，繼而達(dá)到高效性電子照片檔案收集目的。例如，雞東黨校在電子照片檔案收集工作開展過程中，為了保障電子照片檔案信息的完整性，即設(shè)定專人管理電子照片，同時在電子照片收集過程中將兄弟黨校領(lǐng)導(dǎo)、上級黨校部門納入到管理范圍內(nèi)，且針對黨校正門、報告廳、檔案室、閱覽室、多媒體教室、微機室等院校容貌電子照片進行收集整理，并收集輔導(dǎo)講座、專題報告、案例教學(xué)等活動電子照片信息，由此達(dá)到最佳的電子照片檔案收集狀態(tài)[2]。此外，為了提升基層黨校電子照片檔案管理工作，要求黨校在發(fā)展過程中應(yīng)組織電子照片交流會，且鼓勵社會各界參與到其中，對電子照片收集技巧作出正確的引導(dǎo)，達(dá)到高效性收集狀態(tài)。

（二）強調(diào)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變

在電子照片檔案管理工作開展過程中涉及到了收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)，即工作量較大且繁瑣，因而在此基礎(chǔ)上，為了提升電子照片檔案管理效率，要求管理人員應(yīng)注重轉(zhuǎn)換管理方式，如，縮微、光盤、計算機、多媒體等技術(shù)的引進，由此來打造信息化檔案管理空間，實現(xiàn)對上萬張電子照片的提煉、加工，由此達(dá)到最佳的檔案信息資源管理狀態(tài)[3]。此外，在電子照片檔案管理工作開展過程中，為了突破傳統(tǒng)管理方式的限制，應(yīng)注重建構(gòu)信息化管理平臺，且在平臺利用過程中對電子照片檔案進行分類處理，如，黨校教學(xué)類、科研類、活動類、學(xué)校容貌類等，即以模塊化管理形式提升整體管理效率，并為檔案材料信息使用者提供便捷的服務(wù)平臺，提升檔案使用率。從以上的分析中即可看出，在基層黨校電子照片檔案管理工作開展過程中注重強調(diào)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變是非常必要的，為此，應(yīng)提高對其的重視程度。

（三）加強電子照片保管使用工作

在基層黨校電子照片檔案管理工作開展過程中加強保管使用環(huán)節(jié)的開展亦是非常必要的，為此，應(yīng)注重從以下幾個層面入手：

第一，在電子照片管理過程中為了保障檔案使用價值，要求管理人員在實際管理工作開展過程中應(yīng)加強檢查工作，即查看電子照片載體劃痕情況、清潔度、病毒性、有效性、完整性、真實性等，同時針對電子照片使用需求，核查操作手冊、審核手續(xù)、版本、軟件等的完整性，達(dá)到最佳的管理狀態(tài)[4]；

第二，在當(dāng)前電子照片管理工作開展過程中基于病毒、網(wǎng)絡(luò)攻擊等因素的影響下逐漸呈現(xiàn)出部分?jǐn)?shù)據(jù)缺失現(xiàn)象，因而在電子照片管理工作開展過程中為了規(guī)避安全性問題的凸顯，應(yīng)對電子照片進行防寫處理，且實施雙套保存方法，并將單片載體裝入盒內(nèi)，豎立存放，由此滿足電子照片檔案使用需求，達(dá)到最佳的檔案管理狀態(tài)。

結(jié)論：綜上可知，部分基層黨校在電子照片檔案管理工作實施過程中逐漸呈現(xiàn)出管理方法單一且管理意識薄弱等問題，影響到了電子照片檔案的使用。為此，為了滿足電子照片檔案資源共享需求，要求當(dāng)前基層黨校在管理工作開展過程中應(yīng)積極處理電子照片檔案信息，且從加強電子照片保管使用工作、強調(diào)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變、加強電子照片檔案收集工作等層面入手，應(yīng)對傳統(tǒng)檔案管理工作中呈現(xiàn)出的問題，提升電子照片檔案使用價值。

參考文獻

[1]董麗娜.加強基層黨校電子照片檔案管理的思考[J].科技信息，2014，46（07）：135.

[2]王蘭芳.加強基層黨校檔案信息化管理的思考[J].現(xiàn)代營銷（下旬刊），2014，12（06）：32-33.

[3]李建飛.淺談基層黨校檔案信息化管理[J].黑龍江史志，2015，34（09）：149.

[4]李建飛.如何加強基層黨校教務(wù)檔案管理問題研究[J].黑龍江史志，2015，34（11）：157.

作者簡介

潘春歸（1978年2月—），女，漢族，湖南省邵陽人，大專學(xué)歷，檔案助理館員，研究方向：檔案管理。