淺談如何使檔案管理工作更規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

郝麗春

【摘要】現(xiàn)在各個企業(yè)在發(fā)展過程中都需要涉及相應(yīng)的檔案管理，但是各個企業(yè)進(jìn)行的檔案管理還有很大的不同，這就需要對各個企業(yè)對檔案的管理進(jìn)行全面的研究。從實踐研究中清楚地看出要想對檔案的管理有一定的提高，就需要對檔案實施規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式，只有這樣才能提高檔案在企業(yè)中的作用。這就需要采用合理有效的措施對檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化進(jìn)行一定的提高，進(jìn)一步促使企業(yè)得到更好的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

總的來說，企業(yè)在發(fā)展的過程中都會產(chǎn)生一些檔案，針對于這些檔案的出現(xiàn)就需要通過合理有效的方法對檔案進(jìn)行有效的管理，這樣不僅僅能夠使得檔案的查詢更加便利，而且對企業(yè)的發(fā)展也起到非常重要的作用。而且在社會科技的不斷發(fā)展過程中，對檔案管理方式也有了很大的創(chuàng)新，很多企業(yè)對檔案管理也不再局限于傳統(tǒng)的檔案管理方式，而是采用計算機(jī)檔案管理軟件對檔案實施更加有效的管理政策。

一、制發(fā)公文的推進(jìn)

公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提。公文是檔案的前身，檔案山公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅而尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂；二是要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等；四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文小要濫用簡稱和使用小規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應(yīng)用。

二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則

實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。現(xiàn)在不少企業(yè)對檔案管理的要求也有很大的提升，不僅僅要求對檔案能夠按照企業(yè)自身的制度規(guī)章進(jìn)行管理，還需要對檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理方式。這種管理方式的實施最根本的目的在于使得檔案的管理和使用能夠發(fā)揮自身最大的作用，而且在對檔案進(jìn)行檢查和收集的過程中也會非常便利。但是目前企業(yè)經(jīng)常會發(fā)生檔案重復(fù)和檔案順序混亂的情況，這兩種情況的發(fā)生對整個檔案進(jìn)行規(guī)范性管理起到嚴(yán)重的阻礙作用。因此這就需要采取合理有效的方法對這兩種檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行有效的管理。在實踐研究中清楚的發(fā)現(xiàn)實施以我為主的檔案管理模式對以上出現(xiàn)的兩個問題能夠有效的解決。在對檔案管理的過程中實施以我為主的管理方式，主要在于以企業(yè)自身的檔案管理要求對檔案實施有效的管理。這種管理方式的實施對保障檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化起到非常重要的作用。而且在實行這種檔案管理方式的時候還需要對檔案管理中存在的三個問題進(jìn)行全面的解決。第一，在進(jìn)行檔案管理的過程中需要對檔案確立的時間進(jìn)行了解。這主要是因為現(xiàn)在社會上存在的大多數(shù)檔案的可用年限都有很大的不同，而且在檔案進(jìn)行完成之后才可以允許進(jìn)行立卷歸檔的工作，在沒有完成的檔案只能進(jìn)行繼續(xù)管理。這一檔案管理主要是依靠檔案管理的時效性進(jìn)行的，而這種時效性管理的根本目的在于減少檔案在管理過程中混亂和無序的情況發(fā)生。第二，在對檔案進(jìn)行立卷歸檔的時候，僅僅只依靠一個檔案管理人員是根本不行的，需要有多個檔案管理人員才能夠完成檔案的立卷歸檔。而且在進(jìn)行這一步驟的時候還需要對檔案管理人員進(jìn)行合理的立卷分工，并且還需要依靠以我為主的基本原則進(jìn)行立卷歸檔的工作。需要注意的是對文件和資料進(jìn)行全面的分析，并根據(jù)分析結(jié)果進(jìn)行合理的劃分。對于形式相似的檔案和文件需要按照檔案自身的性質(zhì)對檔案和材料進(jìn)行區(qū)分，這樣不僅僅便于管理，而且在進(jìn)行檔案查閱的時候?qū)θ肆臀锪Φ男枨笠灿幸欢ǖ慕档?。第三，在堅持以我為主的前提下還需要對檔案的完整性進(jìn)行一定的保障，要知道任何檔案的管理都是以檔案完整性為主要執(zhí)行目標(biāo)。在檔案收集完畢進(jìn)行歸檔時還需要對檔案進(jìn)行主次劃分，對歸檔的檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，防治不應(yīng)該歸檔的檔案混入其中或者檔案缺失情況發(fā)生。在進(jìn)行歸檔之后還需要對檔案進(jìn)行立卷，這樣做的根本目的在于歸檔之后查閱檔案能夠更加便利的進(jìn)行。對涉及問題和解答的檔案還需要對其中的問題和相應(yīng)的及解決方案進(jìn)行全面的分析，在保持檔案完整的同時對檔案自身的可用價值也有一定的提升。

三、提高案卷質(zhì)量

這是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可、靠保證。不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。我國檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下，在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)，構(gòu)成一個嚴(yán)密完整的組織體系。文件也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機(jī)關(guān)檔案室階段，再到檔案館檔案階段的生命運動過程，也存在著類似文件中心的管理，中間性過渡性半現(xiàn)行文件的機(jī)關(guān)檔案室。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的，而且是必要的，文件中心能改變中小機(jī)關(guān)檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入日關(guān)，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

四、結(jié)束語

綜上所述可以清楚地看出要想促使檔案得到更好的保管，就需要在對檔案保管的過程中，保證檔案的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。這主要是因為這兩種性質(zhì)對檔案的內(nèi)容的變化起到一定的控制作用，對保障檔案自身的真實性和可用率起到非常重要的作用。因此這就需要在社會的發(fā)展過程中通過合理的方法來提高檔案保管的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，促使企業(yè)內(nèi)部的檔案保管得到更好的發(fā)展。